Funkce Gmailu, které jste nepoužívali a které budete milovat

Software Funkce Gmailu, které jste nepoužívali a které budete milovat

Patříte mezi ty, kteří mají spoustu e-mailových schránek? Shledáváte složité kontrolovat je každý den, pamatovat si přihlašovací údaje a vůbec na to všechno pamatovat v obavě, že vám někdo poslal nějaký důležitý e-mail?

V následujících odstavcích si společně ukážeme v detailním návodu jak nastavit e-mail forwarding u všech svých schránek, popř. jak si založit firemní (doménový) e-mail bez nutnosti webhostingu a e-mailového serveru (tzv. e-mailové aliasy) a to vše si napojit na gmail. Všechny své e-maily budete tak mít na jednom místě a uděláme to tak, že gmail bude automaticky odpovídat pod e-mailem, na který zpráva přišla. Takže pokud chcete, aby zprávy přijaté na jmeno@mojefirma.cz byly odeslány z vašeho firemního e-mailu s vlastní firemní patičkou, nemusíte se bát, vše bude fungovat automaticky, nebudete muset nic řešit :) Dále si nastavíme desktopové a mobilní notifikace, abyste o každém e-mailu věděli co nejdříve a ukážeme si základní vytváření filtrů pro pohodlnou správu a přehled v e-mailech.

Pokud vás úvod zaujal a shledali jste, že to je přesně to, co potřebujete, tak směle pokračujte dále, protože právě začínáme!

Forwarding (automatické přeposílání) e-mailů

Nejprve si ukážeme jakým způsobem nastavit automatické přeposílání e-mailů z vašich ostatních e-mailových schránek na gmail. Zprávy doporučuji dát přeposlat a smazat, aby se nestalo, že se vám zahltí schránka a neumožní přijetí dalších e-mailů. Měl by se přeposílat i spam, který se v gmailu následně zobrazí jako spam v patřičné složce.

Přeposílání lze udělat 2 způsoby. První je přidání filtru a druhý nastavení parsování. Pro začátek si ukážeme oba, ale doporučuji používat spíše ten druhý, jelikož budete mít v gmailu následně kompletní správu nad svými účty. Do budoucna se vám tedy nestane, že zapomenete heslo k jednomu z účtů a nebudete moci vypnout přeposílání z účtů, který již nechcete používat.

Způsob forwardování přes filtry (Seznam)

Po přihlášení zvolíme v pravém horním rohu odkaz Nastavení Zobrazí se nám okénko ve kterém nalezneme záložku Filtry. Po klepnutí na Přidat nový filtr se nám zobrazí formulář, který vyplníme následovně a Uložíme.

Forwardování e-mailů seznam

Nyní se nám každý přijatý e-mail v této schránce automaticky přepošle na gmail. Toto nastavení je velmi podobné u všech dalších e-mailových schránek.

Způsob parsování přes POP3

Po přihlášení na gmail.com zvolíme Ikonka gmail nastavení a klepneme na záložku Účty a Import (Accounts and Import). Kde níže nalezneme Kontrolovat emaily z jiných účtů (POP3) (Check email from other accounts (using POP3). Zde zvolíme Přidat POP3 účet, který vlastníte (Add a POP3 mail account that you own).

  1. Zadáte e-mailovou adresu, kterou chcete přidat.
  2. Formulářové prvky
    • Vyplnění uživatelského jména a hesla je stejné jako když se přihlašujete do dané e-mailové schránky.
    • Následně se po vás chce zvolit POP Server a port. Jedná se o server, na kterém jsou uloženy e-maily, u těch nejznámějších, mezi které Seznam patří, by se tyto údaje měly vyplnit samy (pop3.seznam.cz:995). Pokud se nevyplní, tyto údaje naleznete snadno na stránkách provozovatele (http://napoveda.seznam.cz/…p-pop3-smtp/), popř. pokud se jedná o nějaký soukromý e-mail, pak kontaktujte technika, který se o něj stará.
    • Můžete si zvolit, zda má zpráva zůstat zachována na serveru. Doporučuji tuto možnost nezaškrtávat z již zmíněného důvodu zahlcení schránky. Nechodily by vám totiž další e-maily a vy byste až za dlouho zjistili, že schránka je přeplněná.
    • Další možnost označuje zda použít chráněné spojení SSL, které používá port (995). Pokud tedy používáte SSL, je třeba tento port nastavit a mít tuto možnost zaškrtnutou. Rozhodně doporučuji používat šifrované připojení, jinak se vystavujete riziku, že vaše e-maily půjde snadno na veřejných sítích odposlechnout a zneužít.
    • Nastavení označování e-mailů (labelu) je skvělá věc a určitě doporučuji vytvořit si, pokud na daném e-mailu máte např. pouze firemní věci, speciální label pro práci a nechat gmail automaticky všechny přeposlané e-maily z této schránky označovat jako firemní. Velice usnadňuje hledání a zpříjemňuje práci s e-maily jak s novými tak s archivními. Vytvoření nového labelu naleznete jako poslední možnost v seznamu současných labelů.
    • Poslední možnost umožňuje v podstatě označit zprávy ihned jako přečtené a pouze je archivovat pro případné pozdější použití. Např. pokud vám účetní přeposílá faktury, které již vyřídila, můžete si je zařadit do složky (label) Faktury a pouze je nechat archivovat pro případné budoucí dohledávání.

Po tomto kroku se již váš e-mail objeví ve správě gmailu a začne se z něj parsovat. Nejprve se stáhnou všechny dosavadní e-maily, které se zařadí dle data, takže nebojte nezaspamuje vám to inbox. Tento proces bude trvat několik minut (může to trvat i hodinu) v závislosti na počtu e-mailů v dané schránce. Pokud se vám v gmailu přece jen objeví nějaké nepřečtené zprávy, napište do vyhledávacího okénka is:unread | label:unread a stiskněte hledat. Vypíší se vám všechny nepřečtené zprávy. Pokud jich bude opravdu hodně, zobrazí se vám také možnost zobrazit všechny na jedné stránce. Poté stačí jen stisknout Vybrat vše a pod tlačítkem Více (More) zvolit Označit vše jako přečtené (Mark all as read). Jakmile bude parsování u konce, bude se vždy kontrolovat jednou za pár minut a parsovat nové zprávy. Pokud budete chtít cokoliv změnit, můžete kdykoliv účet editovat či smazat.

Způsob e-mailových aliasů u domény

Máte vlastní doménu a chtěli byste mít svůj vlastní super e-mail? Je to jednoduché a nemusíte si kupovat ani webhosting :) Zmíním hostingy u kterých mám web/doménu, samozřejmě to jde i u ostatních velmi podobným postupem.

Wedos

V zákaznickém účtu* zvolíte domény a po vybrání konkrétní domény zvolíte z levého menu **Nastavení přesměrování. Zde už jen vyplníte e-mail, na který chcete e-maily přeposílat a nastavení uložíte :)

Doména.cz

Po přihlášení, ve sloupečku Pro odborníky zvolíme Správa domén, zde vybereme doménu a klepneme na oranžové tlačítko Přesměrovat (hledá se špatně, ale je tam - vlevo dole). Zde vyplníme opět e-mailovou adresu, na kterou chceme e-maily přeposílat. Ostatní pole vyplňovat nemusíme.

Pokud již máte k doméně aktivní webhosting, postup bude stejný jako u forwardování e-mailů přes filtry, pouze se v mailovém serveru přihlásíte a nastavíte si přeposílání. Pokud webhosting provider umožňuje nastavení přeposílání e-mailů, stačí si nastavit pouze přeposílání a nemusíte vytvářet e-mailové schránky.

V tomto bodě byste měli být schopni si napojit libovolnou e-mailovou schránku nebo dokonce i vlastní doménu na svůj gmail účet. Gratuluji :)

Odeslání emailů pod aliasy si ukážeme v druhém dílu tohoto článku.


 

  Aktivity (3)

Článek pro vás napsal David Jančík [sczdavos]
Avatar
Autor je vášnivý programátor v .NET C# a PHP. Nezná slovo "nelze", nebojí se zkoušet nepoznané a pronikat do nových technologií.

Jak se ti líbí článek?
Celkem (4 hlasů) :
55555


 



 

 

Komentáře

Avatar
Peccoskaify
Šéfredaktor
Avatar
Peccoskaify:

Děkuji za tutoriál. Moc mi pomohl. :)

 
Odpovědět 6. května 21:13
Děláme co je v našich silách, aby byly zdejší diskuze co nejkvalitnější. Proto do nich také mohou přispívat pouze registrovaní členové. Pro zapojení do diskuze se přihlas. Pokud ještě nemáš účet, zaregistruj se, je to zdarma.

Zobrazeno 1 zpráv z 1.