Lekce 2 - Osobní finance v MS Access – Datové tabulky

V úvodní lekci, Osobní finance v MS Access – Záměr, bylo diskutováno vytvoření úlohy v databázi jako celku, která musí mít určité hranice a cíl, datové struktury a definici základních funkcí.

K objasnění malé úlohy řeči postačují, dnes se vrhneme do díla.

Vytvoření úlohy

Databázi pro naši úlohu vytvoříme podle základního schématu, který byl uveden v
lekci č. 1 základního kurzu MS Access

• Spustíme aplikaci MS Access.
• Klepnutím na ikonu Prázdná databáze na úvodní obrazovce spustíme dialog pro umístění a název databáze naší úlohy.
• Najdeme cestu a zadáme název, u mne to jsou c:\db\Finance\ a název dbFinance.
• Klepneme na Vytvořit.
• Vstupní návrh Tabulka1 zavřeme a máme připravenu databázi.

Nastavení prostředí

Z menu SOUBOR zvolíme Možnosti a nastavíme si prostředí. Pro vývojové práce je výhodnější pracovat s kartami (jen můj názor) a databázi komprimovat při zavření. Nastavení podle mého je na obrázku.

Vytvoření tabulek

Prosté vytvoření tabulek podle dosud uvedených rozborů je poměrně snadné a nikdo z nás by nad touto úlohou neměl zaváhat. Jde o opakování základního kurzu MS Access,
lekce č. 2. Pro osvěžení začneme z menu Vytvoření, pokračujeme Návrh tabulky. Ikonu Primární klíč najdeme v menu NÁVRH.

Pro okamžité rozlišení typu tabulky budu používat předpony názvů takto:

• tb0… parametry
• tb1… číselníky
• tb2… kmenová data
• tb9… archivní data – zde přijatá data z banky
• tbq… pracovní tabulky

Tabulka kmenových dat

Jako ukázku zde vytvoříme tabulku tb2Finance, kde budou uchovávána data pořízená z hotovosti a modifikovaná data z bank.

Pole tabulky a jejich specifikace:

Pohled na vytvořenou tabulku v návrhovém zobrazení je na obrázku.

Poznámku ponecháme v plné délce 255 znaků, abychom mohli text doplnit z příjmu banky např. zprávou po odesílatele, nebo vložit podrobnější specifikaci transakce. Někdo si zde uloží bankovní protiúčet. Předpokládáme, že poznámka bude prohledávána textovým způsobem a proto případné formalizované zkratky jsou žádoucí.

Pracovní tabulka tbqFinance

Pro pořizování dat hotovosti a pro doplnění a kontrolu dat importovaných z banky si vytvoříme pracovní tabulku tbqFinance o shodné struktuře s kmenovou tabulkou tb2Finance. Vytvoříme ji kopírováním, tedy v levém navigačním okně klepneme na název tabulky tb2Finance a např. klávesami Ctrl + C a Ctrl + V vytvoříme tabulku novou, kterou z nabízeného názvu přejmenujeme na tbqFinance.

Číselníky

Takto postupně vytvoříme tabulky číselníků, jejichž pole byla definována v předchozí lekci:

• tb1Zdroj, primární klíč bude pole Zdroj
• tb1Osoba, primární klíč bude pole Titul
• tb1Ucel, primární klíč bude pole Ucel

Upozorňuji, že v tb1Zdroj jde o číselník bankovních účtů, ne o záznamy z banky. Vy si můžete vytvořit účet a jeho zkratku libovolně, podle banky, jejíž služby používáte. V záznamech této tabulky budeme udržovat informace o posledně přijatém importu.

Po uložení vytvořené datové struktury do každé tabulky zadáme několik záznamů, definovaných v první lekci kurzu. U většiny číselníků jsou položky jasné, nebo libovolné podle přání uživatele. Do číselníku zdroje jsem naplnil pole:

• UzaverkaDatum konec předchozího měsíce před začátkem importu dat
• UzaverkaStav počáteční stav účtu ke dni startu, lze doplnit později
• ImportSoubor cesta a název importovaného souboru c:\db\Finance\fio.csv\

Tato pole slouží ke kontrolám, které zabezpečují, abychom nepřijali jeden soubor dvakrát, nebo některý nevynechali. Jejich použití bude předvedeno v lekci o importu.

Pokud vytváření tabulek je jednoduché, jiná situace už nastává v definování klíčů, indexů a relací. Budeme uvažovat, že databáze bude mít ročně několik set až tisíc záznamů. Pokud se na věc díváme s perspektivou deset roků, jde o několik desítek tisíc záznamů a to je pro aplikaci jako je MS Access peříčko. Z tohoto hlediska není počet záznamů žádný problém ve velikosti ani rychlosti z perspektivy deseti i více roků.

Definice primárních klíčů

V číselnících budu volit klíčovými, tedy jednoznačnými položkami jejich názvy, zkratky nebo přezdívky. Pro pohodlí při pořizování je budeme volit tak, aby v každé tabulce v primárním klíči bylo už první, nejvýše druhé písmeno odlišné. Je to pro naše pohodlí. Až budeme dotyčnou položku zadávat do datové tabulky, bude se po zadání prvního nebo druhého znaku sama doplňovat, což při pořizování více záznamů v jedné sadě přivítáme s potleskem.

V ostatních datových tabulkách, kterými budou průběžné záznamy o finančních operacích, budeme realizovat jako primární klíč Automatické číslo, tedy nádhernou službu databáze, která každý záznam očísluje jednoznačnou hodnotou.

Rozvaha nad vytvořením indexů

Předpokládáme, že nejčastěji budeme v datech o financích třídit nebo hledat podle zdrojů, osob a účelů. To budou číselníky velice krátké a použijeme z nich většinou ještě jen malou část, proto by bylo vhodné vytvořit v záznamech o financích indexy na tyto položky. Na druhé straně plyne z teorie indexů, že čím více je hodnot shodných, tím více index narůstá a snižuje se jeho efektivita. Je tedy účelné nevytvářet indexy na tyto položky a třídění nebo hledání v nich ponechat na klasické metody, které jsou v našem případě dostatečně rychlé a spolehlivé.

V ostatních tabulkách, tedy číselnících, jsou primární klíče, a tato pole jsou vždy indexována jako jednoznačná.

Jak na relace?

Relace je dobré vytvořit mezi číselníky zdrojů, osob a účelů ve vazbě na finanční tabulku tb2Finance, která bude tyto hodnoty obsahovat. Protože vytváříme databázi školní, kterou si může každý z vás upravit podle svého, ponechám tyto vazby volné, tedy bez definování relací, aby bylo možno některý z číselníků vynechat, položky nevyplňovat nebo si vytvořit číselník další, který bude mít jiný vztah, než zde uvádím.

Pro praktickou práci při naplňování dat hotovosti vytvoříme relace mezi číselníky zdrojů, osob a účelů a pracovní tabulkou tbqFinance. Relace spustíme z menu DATABÁZOVÉ NÁSTROJE. Výsledný pohled na nastavení relací je na obrázku

To je v této lekci vše. K této lekci je připojena databáze s vytvořenými tabulkami, indexy a relacemi.

Příště, Osobní finance v MS Access - Zápis hotovosti I, vytvoříme dotazy a formuláře pro pořízení dat o obratech peněz v hotovosti.