Lekce 1 - Úvod do programu Microsoft Word

Vítám vás u zcela první lekce o aplikaci Microsoft Word. V této lekci si ukážeme úplné základy – co to jednoduše řečeno ten Word vlastně je, jak vypadá, k čemu se používá a proč je dobré o něm něco vědět.

Microsoft Word (někdy zkráceně MS Word, ale nejčastěji prostě jen Word) je textový editor. Jde vlastně o jakousi elektronickou obdobu prázdného papíru, do kterého můžeme vepsat text a pak ho editovat, tedy upravovat dle libosti. Možností úpravy textu nabízí Word skutečně hodně, a i se znalostí spíše těch jednodušších se dá vytvořit poměrně hezký dokument.

Dokument je standardně používaný název pro soubor vytvořený ve Wordu, tedy jakákoliv stránka nebo i vícero stránek popsaných textem. Platí, že jeden souvislý text (dopis, příběh, formulář,…) uložíme do jednoho dokumentu. Pokud chceme začít s psaním jiného, dalšího textu, jednoduše si vytvoříme dokument nový.

Kromě textu je Word připraven na vkládání objektů, mezi než patří například tabulky, obrázky a seznamy (to jsou ty snáze představitelné, které si v kurzu probereme). Mezi komplikovanější objekty pak patří například různé citační a referenční prvky, vodoznaky, rovnice a další, které budou předmětem navazujícího kurzu pro pokročilé.

Vzhledem k tomu, jak moc oblíbeným a rozšířeným nástrojem MS Word je, se kromě vlastnoručně vytvořených dokumentů často setkáváme i s těmi, které vytvořil někdo jiný - ať už je to návrh smlouvy, který obdržíme do emailu, nebo čistopis formuláře, který si stáhneme z webu nějakého úřadu. Po otevření těchto souborů pak probíhá práce s nimi úplně stejně, až na drobné výjimky, které si ukážeme závěrem článku.

Přesuňme se nyní o kousek dále a pomocí několika ilustrací si ukažme základní prvky programu Word.

Kde, co a jak

Vytváření a otevírání dokumentů

Chceme-li pracovat s dokumentem ve Wordu, musíme si ho nějak vytvořit. To můžeme učinit celkem třemi způsoby.

1. Cizí dokumenty můžeme stáhnout z webu nebo z emailu, uložit na nějaké místo na disku (třeba do složky „Stažené soubory“) a následně otevřít. Tím získáme dokument a následně ho můžeme ve Wordu editovat.
2. Stejně můžeme postupovat při vytváření vlastního dokumentu – nejprve vytvoříme dokument a až pak otevřeme Word. Postup je následující:
   • Otevřeme okno složky, kam chceme dokument vytvořit
   • Klikneme pravým tlačítkem myši a z menu vybereme Nový – Dokument Microsoft Word
   • Dokument pojmenujeme, třeba Moje první lekce
   • Název potvrdíme stisknutím klávesy Enter
   • Dvojklikem otevřeme soubor

Průvodcem mohou být následující obrázky:

.<>

Po otevření souboru uvidíme klasické okno programu Microsoft Word – v tuto chvíli ho nazýváme prázdný dokument:

Tato metoda vytvoření nového dokumentu v aplikaci MS Word se ale moc často nepoužívá. Mnohem častěji při vytváření nových, vlastních dokumentů postupujeme po ose: otevřít program Word – založit nový soubor. Program Word se dá otevřít z řady míst, záleží, kde ho máte připravený. Jeho ikona se typicky vyskytuje:

• Na pracovní ploše počítače
• Na hlavní liště (úzký pruh s programy umístěný dole na obrazovce)
• V nabídce Start

Zařazení programu se odvíjí od toho, jak konkrétně si ho nastavíme při instalaci, tedy může být klidně na všech těchto místech najednou. Jelikož se Word využívá velice často, je šikovné mít jeho ikonu takto po ruce. Vzhled ikony se odvíjí od verze programu. Pro zajímavost níže vám ukáži, jak vypadá ikona v současnosti nejnovější verze – Word 365. Po dlouhé době totiž prošla větší úpravou a dost možná tak bude odlišná od té vaší:

Nyní už se dostáváme k samotnému programu. Otevřeme ho dvojím kliknutím na spouštěcí ikonu, nebo jedním kliknutím pravým tlačítkem a volbou Otevřít. Jak se můžete sami přesvědčit, program nám nenabídne rovnou bílé pozadí čistého listu papíru, nýbrž několik možností:

• Bílý obdélník Prázdný dokument umožní přejít do nového souboru
• Napravo od prázdného dokumentu jsou tzv. šablony, což jsou dokumenty s předem definovaným formátem, které nám autoři nabízejí k využití – na našem příkladu zde můžeme vidět několik životopisů. Pokud na některou z ikon klikneme, objeví se hotový dokument, kde změníme jen obsah – v tomto případě vyplníme své osobní údaje a pracovní zkušenosti a náš vlastní životopis je na světě.
• Úplně vlevo se nachází modrý pruh, který můžeme nazvat třeba jednoduše Menu:
  • Aktivní je volba Domů, což je právě tato počáteční nabídka
  • Volba Nový nás stejně jako Prázdný dokument zavede na čistý list papíru
  • Možnost Otevřít nám naopak nabídne dialogové okno, v němž můžeme vyhledat a otevřít již existující soubor (jako alternativu k jeho vyhledání ve struktuře složek a otevření dvojklikem)
• Směrem dolů se nachází naposledy otevřené dokumenty, což jsou soubory, které jsme v nedávné době upravovali a Word si je pamatuje. Tím nám nabízí jakousi zkratku nebo ulehčení, abychom dokumenty nemuseli pokaždé složitě vyhledávat. Nejvýše umístěn je soubor, který jsme otevřeli před nejkratší dobou a čím níže v seznamu se pohybujeme, tím starší soubory nacházíme. Detailnější info se pak nachází v pravém sloupci, kde je konkrétně uvedeno, před jakou dobou jsme se souborem pracovali.

Ovládací prvky MS Word

Jelikož jsme si již ukázali všechny cesty k otevření dokumentu, je na čase si ukázat práci s dokumentem samotným. Následující obrázek zvýrazňuje hlavní ovládací prvky a jejich vysvětlení odshora dolů je uvedeno pod ním:

• Horní lišta - uprostřed ukazuje název dokumentu, aktuální stav uložení, případně stav dokumentu, který si detailněji popíšeme níže. Vlevo je malá „disketka“ k uložení souboru a vpravo tlačítka pro minimalizaci, případně zavření souboru.
• Pod horní lištou je pás karet – mezi tlačítky Soubor a Nápověda se rozkládají hlavní funkce aplikace. Níže jsou pod každou ze záložek uvedeny i detailní možnosti (dělené ještě do kategorií, v rámci našeho výstřižku to jsou Schránka, Písmo, Odstavec atd.). Aktivní karta je zvýrazněna a podtržena, v tuto chvíli je aktivní kartou karta Domů („domů“ je poněkud nešťastný překlad anglického „home“, což odkazuje na výchozí nabídku, je to vlastně soubor úplně těch základních úprav, které můžete s dokumentem dělat a taky karta, která je vždy aktivní po novém otevření dokumentu).
• V sytě oranžovém kroužku je pak zdůrazněna ikona šipky směrující ven, která otevírá další možnosti, a jelikož platí, že není možné zobrazit vyčerpávající seznam možných úprav na tak malé ploše, jakou nabízí pás karet, najdete takovouto šipečku prakticky kdekoliv a po jejím stisknutí následuje vždy otevření dialogového okna příslušné kategorie (např. Odstavec, Číslování a tak dále) uprostřed obrazovky, kde konečně máme zobrazené veškeré možnosti. Například u Odstavce získáme následující:

• Níže následuje samotná plocha dokumentu, které říkáme stránka – jednoduše jako v sešitě, píšeme-li delší text, vytváří se další a další strany, které dohromady tvoří celý dokument.
• Stavový řádek je dolní lišta, jež průběžné zobrazuje aktuální stav dokumentu, jako počet stran a počet slov, jazyk kontroly pravopisu (což nemusí být nutně čeština) a nabízí volbu zobrazení a přiblížení (vpravo dole).
• Nakonec posuvník, což je svislý nástroj vpravo na stránce, který když chytíme myší a táhneme nahoru/dolů, posouváme se po stránce, jelikož ne vždy vidíme najednou celý text; stejnou práci zastane i kolečko myši

Stav dokumentu

Stavem dokumentu se rozumí druh otevření a stav uložení dokumentu. V zásadě existují tyto tři možnosti:

• Dokument je otevřen a neuložen
• Dokument je otevřen a uložen (bude indikováno na horní liště)
• Dokument je otevřen jen pro čtení, což je zvláštní druh otevření, který se automaticky aplikuje u dokumentů otevřených z internetu a neumožňuje dělat žádné změny ani soubor uložit, dokud tyto úpravy nejsou patřičně povoleny.
• Dokument je otevřen v tzv. chráněném zobrazení, což je obdoba otevření jen pro čtení, ovšem aplikovaná na uložené dokumenty a též je třeba před jakoukoliv editací povolit úpravy, a to následujícím způsobem: kliknutím na kartu Soubor (první karta vlevo nahoře), volbou Informace a dále Povolit úpravy – viz ilustrační obrázek:

Po převedení získáme standardní dokument a můžeme s ním dále pracovat.

V příští lekci, Historie Wordu, typy souborů a základní operace, si řekneme něco málo o historii Wordu jako takovém, typech souborů otevíratelných ve Wordu a ukážeme si ještě několik základních operací, které by měl znát naprosto každý.