Lekce 3 - Google Forms - Nastavení a odeslání formuláře

V minulé lekci, Google Forms - Formáty odpovědí, jsme si prakticky vyzkoušeli, jaké v našich formulářích máme možnosti nastavení formátů odpovědí.

V této lekci Google Forms se budeme věnovat konkrétnímu nastavení formuláře a jeho odeslání respondentům. Ukážeme si, jak měnit a přizpůsobit grafický motiv i písmo, jak můžeme formulář otestovat a co konkrétně lze uživatelům při a po odeslání formuláře umožnit.

Nastavení formuláře v Google Forms

V horním menu vedle názvu formuláře najdeme několik ikon potřebných pro naši další práci. Pro přehlednost a vysvětlení jsme si ikony opět očíslovali:

Dle čísel na obrázku výše jsou to konkrétně tyto funkce:

1. Přizpůsobit motiv,
2. Náhled formuláře,
3. Zpět,
4. Dopředu,
5. Odeslat,
6. Další nastavení,
7. Přidat zástupce formuláře do složek na Google Disku,
8. Uložit zástupce do oblíbených položek na Google Disku.

Pro zobrazení zástupců je třeba si otevřít aplikaci Google Disk:

Přizpůsobení motivu

Pro úpravy motivu si vybereme tlačítko Přizpůsobit motiv (na obrázku výše označen číslem 1 - ikona s paletou). Otevře se pravý boční panel s možností měnit typ a velikost fontu pro záhlaví, otázku a text.

Pro záhlaví je možné vybrat z nabídky připravených obrázků či zvolit vlastní motiv. Dále lze nastavit barevnost horního okraje formuláře a pozadí za otázkami:

Náhled a otestování

Výsledek úprav a celkový vzhled formuláře si prohlédneme tlačítkem Náhled (na obrázku výše označen číslem 2 - ikona s okem). Tímto se otevře nová karta webového prohlížeče s náhledem formuláře.

Vyzkoušíme si celý formulář vyplnit a odeslat. Otestování nesmíme podcenit, vyzkoušíme odeslat i několik variant odpovědí. Před finálním použitím všechny testovací odpovědi vymažeme. Po vyzkoušení formuláře kartu s náhledem zavřeme.

Vyhodnocení testovaných odpovědí

Při formování dotazníku se nám bude hodit podívat se dopředu před odesláním respondentům na možnosti, jaká různá vyhodnocení odpovědí se nám nabízí. Prvně se podíváme na grafické vyjádření odpovědí. Najdeme ho nahoře uprostřed nad formulářem. Záložka Odpovědi je označena číslem s počtem odpovědí:

Prohlédneme si tedy, jak vypadají naše testovací odpovědi v grafickém provedení Souhrn. Odpovídá grafické vyjádření našim potřebám? Nebo bude lepší změnit typ otázky tak, aby vyhodnocení bylo více přehledné? Pokud jsou pro nás automatické grafy použitelné, stačí je tlačítkem Kopírovat uložit do paměti počítače a využít je pro naši další práci a vložit si je např. do Wordu či PowerPointu.

Grafické vyhodnocení není jediná možnost. Data můžeme dále analyzovat pomocí nabídky Otázka. Zde najdeme vyhodnocení odpovědí jednotlivých otázek. V nabídce Individuální si do detailu můžeme prohlédnout jednotlivé odpovědi.

Tři svislé tečky v pravém horním rohu formuláře, přepnutého do Odpovědí, nabízí možnost exportovat vyplněná data do *.csv souboru pro další analýzu např. v Excelu či PowerBI. Zelená ikona s křížkem nabízí vytvoření Google tabulky (Sheets) s odpověďmi. Vyhodnocení odpovědí lze tedy realizovat různými způsoby.

Tři svislé tečky nabízí také:

• Dostávat e-mailem oznámení o nových odpovědí - Forms nás bude informovat o nové odpovědi e-mailem.
• Vybrat cíl pro odpovědi - Tímto nastavíme automatické vytvoření odpovědi v tabulce Google, propojené s naším formulářem. Ukládáme-li odpovědi do Tabulek Google, neovlivní smazání odpovědi z formuláře příslušnou tabulku.
• Zrušit propojení - Přestane ukládat data z formuláře do tabulky.
• Vytisknout všechny odpovědi - Umožňuje tisk jednotlivých formulářů.
• Smazat všechny odpovědi - Umožňuje smazání odpovědí, využijeme např. pro smazání našich testovacích odpovědí.

V nabídce Odpovědi nesmíme opomenout přepínač: Přijímá odpovědi. Jeho přepnutí ukončí možnost přijímat další odpovědi do formuláře, např. po vypršení jeho platnosti.

Nastavení formuláře

Poslední záložkou nahoře nad formulářem je Nastavení:

V nastavení najdeme položku Změnit na kvíz, který přepne formulář na kvíz. Tvorbu kvízů si vysvětlíme později v kurzu. Dále vidíme část Odpovědi, které umožňují volbu způsobu shromažďování a ochrany odpovědí s volbami:

• Sbírat e-mailové adresy - volba této možnosti vynucuje vložení e-mailu respondenta do formuláře,
• Zaslat respondentům kopii jejich odpovědí - tato možnost odešle respondentům zadané odpovědi,
• Povolit upravování odpovědí po odeslání - zvolení tohoto přepínače dovolí návrat do formuláře po odeslání,
• Omezit na 1 odpověď - v případě volby omezení je třeba, aby byl respondent přihlášen do svého Google účtu a přihlášení je sdíleno s vlastníkem formuláře.

Dále zde je nastavení Prezentace, které umožňuje:

• Zobrazit ukazatel postupu - což je vhodné použít při delších formulářích,
• Náhodné pořadí otázek - používáme hlavně u kvízů,
• Text potvrzení - který lze upravit a využít např. automatickou odpověď,
• Zobrazit odkaz pro odeslání další odpovědi - tato volba umožní znovu odpovídat, ale pokud máme aktivované Omezit na 1 opověď, tak toto nelze použít,
• Zobrazit souhrn výsledků s respondenty - zde je odkaz pro zobrazení souhrnu odpovědí, který bude automaticky nabídnut také respondentům našeho dotazníku,
• Zakázat všem respondentům automatické ukládání - to znamená, že v případě zavření nebo obnovení prohlížeče přijdou respondenti o neuloženou práci.

Nastavení pokračuje položkou Výchozí, která umožňuje dvě volby:

• Ve výchozím nastavení shromažďovat všechny e-mailové adresy,
• Ve výchozím nastavení jsou otázky povinné.

Nyní je náš dotazník kompletně nastaven a může být odeslán respondentům.

Odeslání prvního formuláře v Google Forms

Připomeňme si, že v nastavení našeho formuláře je možné vybrat několik hodnot vztahujících se k chování formuláře po odeslání. Pokud nechceme respondenty příliš "zatěžovat" sdílením e-mailové adresy a jde nám spíše o povrchový průzkum s anonymními odpověďmi, mohou všechny položky zůstat vypnuté. Pokud naopak chceme, aby si respondent mohl své odpovědi uložit či upravit a chceme-li jej sami případně následně oslovit, budou všechny položky aktivní, viz obrázek:

Varianty odeslání formuláře

Nastavení formuláře je hotové. Kliknutím na fialové tlačítko Odeslat v pravém horním rohu aplikace vyvoláme okno Odeslat formulář. Formulář lze poslat více způsoby:

Můžeme odesílat standardně e-mailem odesílaným přímo z Forms. Do pole Komu: vložíme adresy oddělené středníkem nebo čárkou, aplikace rozdělí e-maily na jednotlivé zprávy. Příjemci tedy nezískají e-mailové adresy ostatních a e-mailový klient je nevyhodnotí jako hromadnou poštu. Doplníme také předvyplněný předmět zprávy a zprávu samotnou včetně podpisu. Pak již můžeme formulář poslat tlačítkem Odeslat:

Je více než vhodné si vždy udělat testovací e-mail i do několika prostředí (Outlook, Google, Seznam apod.), ať máme představu, jaký bude výsledek. Výsledek odeslání formuláře do prostředí Outlook vypadá takto:

Můžeme také pouze okopírovat a vložit link jako příspěvek na sociální sítě nebo do dokumentu či do předpřipraveného e-mailu v e-mailovém klientovi. Můžeme použít i přednastavené linky pro sdílení na Facebook a Twitter:

Dotazník můžeme pomocí iframe vložit do vybraných webových stránek (iframe umožňuje do stránky vložit "rám" přesné velikosti a zobrazit v něm jinou stránku - je nutná kooperace majitele cílového webu, kde chceme iframe umístit).

V odeslání formuláře se také znovu objevuje možnost zatrhnout položku Shromažďovat e-maily, pokud bychom na ní zapomněli v nastavení.

Další tlačítko, které ještě uvidíme na jiném místě, je volba Přidat editora. Toto tlačítko nám umožňuje nastavit dalšímu člověku oprávnění k práci s formulářem (editoři mohou měnit oprávnění a sdílet). Náš formulář se editorovi automaticky přidá do seznamu mezi jeho Google Forms:

V této lekci jsme si prošli nastavením formuláře pro sběr zpětné vazby a formulář odeslali, či vygenerovali odkaz k jeho odeslání jinou cestou. Čekáme tedy na odpovědi reálných respondentů. Připomeňme si, že nesmíme zapomenout předchozí testovací odpovědi smazat. Mazání najdeme v nabídce Odpovědi - vpravo jsou tři svislé tečky pro nastavení. Pokud byl nastaven sběr e-mailových adres, máme v odpovědích také přehled těch, kteří neodpověděli a můžeme jim po čase poslat e-mail s připomenutím:

V příští lekci, Google Forms - Vytvoření kvízu, vytvoříme formulář jako kvíz a probereme možnosti jeho nastavení.