Lekce 1 - Microsoft Outlook - Přidání a nastavení účtu

Potřebujete aplikaci, ve které si jednoduše zorganizujete e-maily i události v kalendáři? MS Outlook Vám nabídne pestré funkce pro každodenní používání pro firemní i osobní účely. V tomto článku si aplikaci představíme a ukážeme si základní funkce pro úspěšný start.

Aplikace Outlook je e-mailový softwarový program, který umožňuje uživatelům odesílat a přijímat e-maily na svém počítači nebo ve stejnojmenné mobilní aplikaci. Uživatel může využívat jak elektronickou poštu, tak i vedení kontaktů, organizaci času, úkolů, poznámek nebo deník.

Tenhle kurz se zaměří pouze na desktopovou verzi.

Správa uživatelských účtů

Před prvním použitím každé e-mailové aplikace potřebujeme vlastní uživatelský e-mail, který v aplikaci budeme následně spravovat. Vložit můžeme náš pracovní nebo školní e-mail.

Přidání nového účtu

Pro nás jedním z prvních důležitých kroků bude změna nebo přidání nového e-mailového účtu. Okno pro přidání účtu se nám automaticky zobrazí, pokud aplikaci používáme poprvé. Do kolonky napíšeme název e-mailu a zaškrtneme ruční nastavení e-mailového účtu.

V dalším kroku vybereme typ e-mailové účtu, který se chystáme v aplikaci používat. Máme na výběr Miscrosoft 365, Outlook, Exchange, Google, POP nebo IMAP.

V následujícím nastavení jsme schopni zvolit časové rozpětí, po které se budou zpětně e-maily stahovat.

Pokud již máte vytvořený a uložený účet v aplikaci, stačí pouze kliknout na první rámeček a vybrat z již uložených účtů.

Pokud již máme aplikaci s účtem, ale v našem zájmu je pouze přidání nového účtu, zajímá nás možnost Přidat účet na kartě Soubor. Po kliknutí na tuhle možnost nás aplikace už sama navede:

Možnosti účtu

V podrobnějším nastavení a možnostech účtu lze nastavit například i Datové soubory, Informační kanály RSS, Adresáře a další:

Automatické odpovědi

Automatická odpověď je velmi užitečná, někdy až potřebná funkce, především pokud aplikaci využíváme pro pracovní účely. Prostřednictvím téhle funkce si můžeme nastavit časové rozmezí v řádech hodin až dnů, kdy nám do schránky nebudou chodit žádné doručené e-maily. Nejčastěji se využívá v době dovolené, nebo v případě osobního užívání v době, kdy nechceme být rušeni. Odesílatel se o naší neaktivitě dozví automatickým e-mailem, který vytvoříme v tomhle nastavení.

Na kartě Soubory nalezneme možnost Automatické odpovědi a zobrazí se nám veškeré možnosti automatických odpovědí:

Podrobnější nastavení se nám po kliknutí otevře:

Funkci si tedy zapneme a máme zde i možnost, kde si nastavíme začátek a konec například pracovní doby, kdy nám budou chodit e-maily pouze během určitého časového období.

Pokud nás čeká náročný den, můžeme během toho dne zamezit i upozornění z kalendáře, pozvánky na události nebo schůzky.

Automatickou odpověď napíšeme do textového pole. Nastavení nezapomeneme uložit.

Nástroje

Nástroje nám umožní především manipulaci s e-maily, které se ve schránce chystáme vymazat:

Mažeme e-maily, u kterých víme, že pro nás nemají a nebudou mít už žádnou hodnotu. Může se totiž stát, že díky starým e-mailům dohledáme důležité informace.

U první možnosti Vyčištění poštovní schránky si lze jednoduše dohledat, jak dlouho staré položky má aplikace najít nebo dokonce dokáže najít položky větší než určitý počet kilobajtů. Výsledky hledání lze efektivně využít při třídění starých e-mailů, nebo takových e-mailů, které nám ve schránce zabírají příliš hodně místa.

Staré položky, které budou archivované se v doručené poště nebo v koši již nezobrazí, ale budou uloženy ve zvláštní složce, ke které máme stále přístup.

Pokud chceme uvolnit místo nebo trvale odstranit e-maily zvolíme předposlední možnost Vypráznit. Vyprázdit odstraněnou složku můžeme i v předchozím kroku, kde v možnosti Nástroje zvolíme druhou možnost Vyprázdnit složku Odstraněná pošta:

Poslední možnost Nástroje je Vyčištit staré položky:

Je to v podstatě archivace nejstarších položek po určité datum, které se tu nastaví. Soubor archivu vytvoříme v úložišti našeho počítače a následně složku zvolíme v nastavení jako konečné úložiště. Manipulujete většinou tedy s e-maily, které potřebujete ještě nějaký čas uchovat.

Pravidla

Aplikace nám umožní vytvořit i pravidla, podle kterých se budou zpracovávat příchozí e-maily:

Můžeme nastavit podmínky, které aktivují pravidlo i akce, na základě kterých se pravidla provedou. Pravidlo, které je v seznamu pravidel na prvním místě se spustí jako první:

Doplňky

Doplňky, které se rozhodneme naistalovat slouží především pro zjednodušení a zpestření práce se samotným Outlookem. Pokud si najdete své oblíbené doplňky, budete aplikaci otevírat s větší radostí a to jistě ocení i Váš zaměstnavatel! Zajímá nás především možnost Spravovat doplňky:

Aplikace nás navede do knihovny, ve které najdeme široký výběr doplňků, jejich nastavení a i pro lepší orientaci seznam doplňků, které již nainstalované máme. Můžeme zde najít například doplňky Emojis, Giphy, Microsoft forms, DocuSign a další užitečné doplňky.

Závěr

Seznámení s aplikací máme za sebou. Pokud s touhle aplikací nemáte žádné zkušenosti, je velice pravděpodobné, že ji budete muset používat, pokud se budete hlásit do nového zaměstnání nebo na vysokou školu. Jestliže využíváte balíček MS Office, tak jistě zjistíte, že tato aplikace má velice podobné prostředí jako například často používaný MS Word. Bude tedy pro vás jednodušší se s aplikací rychle seznámit. Aplikace je velice rozšířená a oblíbená. Informace zjištěné ze seznámení se s možnostmi a nastavení účtu, příchozí pošty nebo správy doplňků jistě při používání aplikace MS Outlook nepřijdou nazmar.

V následující lekci, Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu, se zaměříme na téma tvorba a odesílání e-mailu.