ClickUp

Úvod

ClickUp je software pro organizaci týmu, projektu a vlastně čehokoli.

V tomto článku ho budeme používat především pro organizaci IT projektu. Někdo si možná řekne: Proč plýtvat časem u čtení tohoto článku, když si můžu v týmech poslat soubory a úkoly třeba přes Dropbox či WhatsApp? I když je Dropbox určen pro sdílení souborů, tak se rozhodně nehodí na organizaci IT projektů. Netvrdím, že pro organizaci IT týmu je ClickUp nejlepší, ale tým by se nějak organizovat měl.

Kdyby jste něco nepochopili nebo vám něco nešlo, určitě napište do komentářů nebo se podívejte na oficiální dokumentaci.

Instalace

ClickUp můžeme používat buď na webu nebo si stáhnout aplikaci pro desktop. Já budu používat aplikaci, ale nebojte, obě verze jsou stejné.

ClickUp Web

Přejdeme na stránku aplikace ClickUp. Musíme se zaregistrovat, ale to snad zvládnete bez tutoriálu Když se se vším statečně proklikáme, uvidíme tuto obrazovku:

ClickUp Desktop

Oficiální ClickUp aplikace je ke stažení na clickup.com/apps. Zde vybereme desktop a typ operačního systému. Spustíme instalátor a nainstalujeme ho. Pokud tedy nejsme zaregistrováni, budeme to muset udělat teď. Zobrazí se něco takového:

Struktura

Na obrázku vidíme, že nám ClickUp vygeneroval ukázku projektu. My ho samozřejmě používat nebudeme, ale můžeme si na něm popsat strukturu. Vidíme, že je projekt rozdělen do čtyř fází. My se nacházíme v té první Phase 1 - Strategy. Jsou zde čtyři tasky (úkoly), každý task má 8 vlastností:

• Název - Název úkolu.
• Assignee- Polem assignee můžeme úkol někomu zadat (můžeme ho zadat i více lidem). Jak někoho pozvat do našeho projektu si ukážeme za chvíli.
• Due Date - Datum, do kdy má být úkol splněn.
• Priority - Priority označuje vlaječkami různých barev, jak moc je úkol důležitý. Dá se použít místo Due date, např. když budeme chtít úkol splnit do dvou dnů, dáme mu červenou vlaječku (Urgent).
• Status - V jaké fázi úkol je:
  • To Do - Nikdo ho ani nezačal dělat
  • In Progress - Na úkolu právě někdo pracuje
  • Ready - Připraven, např. na kontrolu
  • Complete - Dokončen.
• Budget - Rozpočet na úkol.
• Spent - Jakou částku jsme do úkolu investovali.
• Budget Remaining - Jaká částka ještě zbývá, aby jsme se vešli do rozpočtu.

Ikonou plus vpravo, vedle pole Budget Remaining můžeme přidávat různé další údaje o úkolu.

Vnitřní struktura úkolů

Do vnitřní struktury úkolů se dostaneme kliknutím na jeho jméno. Vpravo vidíme události týkající se úkolu (vytvoření, nastavení Priority atd.). Když sjedeme trochu dolů, uvidíme dvě důležité sekce: Subtasks a Attachments. Do sekce subtasks budeme přidávat podúkoly, do Attachments přílohy (např. skripty).

Subtasks

Vytvoříme si nový subtask a poté ho rozklikneme. Vidíme, že už můžeme nastavit pouze vlastnosti Status, Assign, Due Date a Priority. Také už nemůžeme vytvářet subtasky, ale pouze tzv. checklist, kde můžeme přidávat úkoly pouze s vlastností assignee a completed. Vlastnost completed je vlastně status, ale pouze s dvěma stavy, a to To do a Completed.

Attachments

Jak jsem již zmiňoval, do Attachments můžeme nahrávat soubory a to v jakémkoli formátu.

Invite

Na začátku jsem psal, že ClickUp budeme používat pro organizaci týmu, zatím jsme ale sami, to se ale hned změní. Ukážeme si totiž, jak někoho invajtnout. Uděláme to tak, že klikneme do levého dolního rohu a vybereme invite. Do kolonky "invite by email..." napíšeme email toho, koho chceme pozvat.

Dashboard

Dashboard slouží k tomu, abychom viděli náš postup lépe znázorněn. Obsahuje tedy grafy a různá grafická znázornění. My si z nich ukážeme jen některé.

Nejdříve si vytvoříme novou složku (přes ikonu pluska vedle *vaše jméno*´s Space->new folder). Složku nazveme třeba ITnetwork. Vidíme, že nám ClickUp vygeneroval List, ten odstraníme. Opět přes plusko vedle naší složky vytvoříme nový list s názvem příprava. Přidáme nový task s názvem připravit html, css a javascript kód, assign me a due date třeba za týden. Poslední věc před dashboard bude nastavení statusů (stavů). Klikneme na TO DO u našeho tasku a poté na manage statuses. Zde vidíme space statuses TO DO a Completed. V nabídce máme další návrhy statusů, žádný z nich nám ale nevyhovuje. Protože nebudeme chtít statusy nastavovat pokaždé v novém projektu, vytvoříme si vlastní template (přes odkaz new template) s názvem třeba default. Teď si do našeho templatu přidáme statusy (odkaz + add status), a to: IN PROGRESS a READY. Status READY přetáhneme do done statuses. Tak ClickUp pozná, že když má něco status READY, tak už na tom nikdo nepracuje. Naše statusy by tedy měly vypadat asi takto (barvy statusů jsem změnil):

Template uložíme přes tlačítko Save.

Nyní přejdeme do dashboards:

Přidáme dashboard kliknutím na add dashboard opět se jménem ITnetwork. Teď přidáme widget (add widget). Třeba Workload by Status, s názvem postup a zaklikneme show closed, abychom viděli i dokončené úkoly. Pokud jste neodstranili příklad, vygenerovaný ClickUpem měli byste vidět něco takového:

Graf znázorňuje 13 úkolů se statusem TO DO atd. Tento koláčový graf Workload by Status dělí jednotlivé skupiny podle statusu. Takových grafů je v ClickUp spousta (dělí např. podle assign), ale ty už objevíte sami.

Závěr

A přichází ta nejtěžší část - loučení Doufám, že po tomto článku budete umět používat ClickUp a docela dobře v něm pracovat. Tímto se s vámi loučím a doufám, že se vám článek líbil.