Lekce 12 - Filtry v aplikaci Excel
V předchozím kvízu, Kvíz - Funkce a grafy v aplikaci Excel, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V této lekci se budeme věnovat filtrům.
Filtr
Filtr nám v Excelu slouží k tomu, abychom si dočasně zobrazili pouze ta data, která v tu chvíli potřebujeme. Nejedná se tedy o trvalou ztrátu dat, ale pouze o zobrazování/skrývání dat. Filtry nejčastěji využijeme při práci s tabulkami, což si v této lekci ukážeme.
Existují dva typy filtrů, pomocí kterých můžeme data filtrovat:
- Automatický filtr - na tento se v lekci zaměříme
- Rozšířený filtr - využívá se pro filtrování dat podle několika zadaných kritérií, tento je však složitější a nebudeme se mu proto v tomto seriálu pro začátečníky věnovat
Automatický filtr
Automatický filtr se využívá pro běžnou práci s Excelem nejčastěji. Jeho hlavní výhodou je jednoduchost a rychlost použití. Pro lepší představu lze takový filtr použít např. pro vyfiltrování zaměstnanců, kteří pracují ve firmě více než 5 let nebo pro vyfiltrování jezdců cyklistického závodu, kteří patří do jedné cyklistické stáje apod.
Při použití tohoto filtru se nám zobrazí pouze data, která splňují určitou podmínku. Ostatní data se po aplikování filtru skryjí. Ve stavovém řádku můžeme také vidět, kolik celkem záznamů má celá tabulka a kolik jich bylo filtrem vybráno. Filtrovat můžeme pouze oblast buněk, která je souvislá, nejčastěji se tedy jedná o tabulku.
Typy automatických filtrů
Filtry textu - používáme pro filtraci dat, která jsou tvořena textem - např. filtrování osob se jménem Jan nebo filtrování osob, jejichž příjmení začíná na písmeno A apod.
Filtry kalendářních dat - používáme pro filtraci dat, která obsahují kalendářní data - např. filtrování produktů vyrobených před rokem 2019 nebo filtrování zisku, kterého jsme dosáhli v tomto čtvrtletí apod.
Filtry čísel - používáme pro filtraci dat, která obsahují číselné údaje - např. filtrování zboží, jehož skladová zásoba se rovná hodnotě 0 nebo filtrování účastníků závodu, kteří se umístili do 10. místa
Filtry barev - používáme pro filtraci podle barvy buňky nebo barvy obsahu buňky - např. filtrování modrého a červeného družstva v závodě nebo filtrování kladných a záporných čísel, které jsou odlišené černou a červenou barvou písma
Vložení filtru
Jak jsme si již řekli, pro vložení filtru musíme mít nachystanou souvislou oblast buněk/tabulku.
Filtr vložíme následovně:
- Označíme si oblast buněk, na kterou chceme filtr aplikovat
- Na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat klikneme na tlačítko Filtr
- Tím se nám filtr aktivuje a můžeme s ním dále pracovat
Filtr můžeme aktivovat také pomocí klávesové zkratky Ctrl + Shift + L.
- To, že máme filtr aktivovaný, poznáme v záhlaví tabulky, kde se nám v jednotlivých sloupcích zobrazí šipky, na které můžeme kliknout
- Po kliknutí se nám zobrazí nabídka, ve které můžeme volit jednotlivé typy filtrů, které jsme si popsali výše
- Pokud máme v tabulce opakující se záznamy, můžeme filtrovat jednoduše také tak, že zaklikneme nebo odklikneme typy dat v rozbalovací nabídce a tím se nám data vyfiltrují
- Výběr filtru potvrdíme kliknutím na tlačítko OK
Při výběru filtru můžeme v záznamech také vyhledávat pomocí nabídky Hledat, která je také obsažená v rozbalovací nabídce.
Odstranění filtru
V případě, že filtr dále nepotřebujeme, odstraníme ho tak, že:
- Klikneme na šipku pro rozbalovací nabídku u sloupce, který již dále nechceme filtrovat
- V rozbalovací nabídce klikneme na možnost Vymazat filtr z..., čímž filtr vymažeme z daného sloupce
V případě, že chceme zrušit všechny filtry najednou, označíme si oblast buněk, kde máme filtry aplikované, klikneme na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat na tlačítko Filtr, čímž se nám veškeré filtry zruší.
Příklad
V následujícím příkladu si ukážeme tři základní filtry, na kterých pochopíme princip filtrování dat. Budeme pracovat s tabulkou, kterou máme připravenou z minulých lekcí.
Nejprve si chceme vyfiltrovat zboží, které obsahuje v názvu slovo cukr.
Jako první si musíme aktivovat možnost Filtr. Na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat klikneme na tlačítko Filtr. Poté klikneme na šipku ve sloupci Zboží, dále na možnost Filtry textu a zvolíme možnost Obsahuje....
Otevře se nám dialogové okno Vlastní automatický filtr. Do prázdného pole v řádku Obsahuje napíšeme slovo cukr a výběr potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
Tímto se nám zobrazí pouze řádky, které ve sloupci Zboží obsahují slovo cukr, tedy řádky Cukr třtinový a Cukr.
Po zjištění požadovaných dat filtr odstraníme. Klikneme na šipku v buňce Zboží a vybereme možnost Vymazat filtr z Zboží.
Dále si chceme vyfiltrovat produkty, které byly naskladněny před datem 21. 8. 2019. Klikneme na šipku ve sloupci Naskladněno dne, dále na možnost Filtry kalendářních dat a zvolíme možnost Před....
Otevře se nám dialogové okno Vlastní automatický filtr. V řádku Předchází vedle prázdného pole klikneme na rozbalovací šipku a zvolíme datum 21.08.2019. Výběr potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
V případě, že bychom měli hodně dat, můžeme v pravé části okna kliknout na ikonu Výběr data, kde si datum zvolíme z kalendáře.
Tímto se nám zobrazí pouze řádky, které ve sloupci Naskladněno dne obsahují datum před 21. 8. 2019. Jedná se o zboží Mléko, Cukr třtinový a Cukr.
Tyto si ještě seřadíme v rozbalovací nabídce od nejstaršího k nejnovějšímu.
Po zrušení filtru budou seřazena pouze ta data, která byla vyfiltrována, nikoliv všechna data v tabulce.
Zároveň s tímto filtrem chceme aplikovat filtr, který nám vyfiltruje zboží, kterého se prodalo více jak 10 kusů a zároveň méně než 50 kusů.
Klikneme na šipku ve sloupci Počet prodaných ks, dále na možnost Filtry čísel a zvolíme možnost Větší než....
Otevře se nám dialogové okno Vlastní automatický filtr. Do prázdného pole v řádku Je větší než napíšeme hodnotu 10. Dále necháme označenou možnost A a ve druhém spodním řádku vybereme z nabídky možnost Je menší než a do prázdného pole v tomto řádku napíšeme hodnotu 50. Výběr potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
Tímto se nám zobrazí pouze řádky, které ve sloupci Počet prodaných ks obsahují hodnotu větší než 10 a zároveň menší než 50.
Veškeré podmínky, které byly stanoveny těmito dvěma filtry, tedy splňuje pouze zboží Cukr.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 12. lekci Excel pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
