Lekce 11 - Funkce v aplikaci Excel

V předchozím kvízu, Kvíz - SmartArt, WordArt, vzorce a adresace v aplikaci Excel, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V tomto tutoriálu základů Excelu se budeme věnovat funkcím.

Funkce v Excelu

Pro výpočty v Excelu používáme vzorce a funkce. Funkce jsou předem připravené výpočetní nástroje, které nám usnadňují práci s daty. Zjednodušeně řečeno se jedná o hotové vzorce, které můžeme přímo použít.

Každá funkce je tvořena názvem a argumenty. Například funkce SUMA(), která slouží ke sčítání hodnot, může vypadat takto: =SUMA(G2:G6).

V tomto případě je názvem funkce SUMA() a argumentem je oblast buněk G2:G6 tedy všechny buňky ve sloupci G od řádku 2 do řádku 6, jejichž hodnoty se sečtou.

Vložení funkce

Funkce lze vložit několika různými způsoby.

Vložení funkce pomocí dialogového okna

Funkci můžeme do listu vložit pomocí dialogového okna Vložit funkci:

• Označíme buňku, do které chceme funkci vložit
• a v levé části vedle Řádku vzorců klikneme na tlačítko Vložit funkci:

Tím otevřeme dialogové okno Vložit funkci, kde zvolíme funkci, kterou chceme použít:

V dialogovém okně Vložit funkci vidíme v dolní části okna popis vybrané funkce, což nám může ulehčit rozhodnutí, jakou funkci použít.

V okně najdeme požadovanou funkci a klikneme na tlačítko OK (případně dvakrát klikneme na zvolenou funkci). Otevře se dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém doplníme jednotlivé argumenty:

Kliknutím na tlačítko OK poté funkci vložíme do listu.

Vkládat funkce můžeme také na kartě Vzorce ve skupině Knihovna funkcí pomocí tlačítka Vložit funkci nebo AutoSum:

Vložení funkce ručním zápisem

Druhým způsobem vložení funkce je zápis funkce do řádku vzorců:

• Označíme buňku, do které chceme funkci vložit.
• Do buňky napíšeme znak rovná se =.
• Začneme psát název funkce a objeví se nám rozbalovací nabídka, ze které můžeme funkci zvolit dvojitým kliknutím levého tlačítka myši.
• Poté je třeba ještě do funkce dopsat argumenty, které funkce očekává (na obrázku níže označené červeně):

Zápis funkce potvrdíme stisknutím klávesy Enter.

V uvedené ukázce přijímá funkce SUMA() jako argumenty buňky, jež má sečíst. Můžeme jí také zadat celou oblast buněk ručním zápisem G2:G6 nebo označením oblasti na listu.

Kategorie funkcí

Při vkládání funkce pomocí dialogového okna Vložit funkci můžeme vybírat z několika kategorií funkcí. Mezi tyto kategorie patří:

• Finanční – používáme pro výpočty, které se týkají obchodu a peněz – např. výpočet úroku nebo výpočty s cennými papíry,
• Datum a čas – používáme pro výpočty, které se týkají práce s daty a časem – např. počet pracovních dní mezi dvěma daty, vrácení aktuální hodnoty data a času nebo vrácení čísla týdne v roce,
• Mat. a trig. – používáme pro výpočty, které se provádějí pomocí matematických a trigonometrických funkcí – např. součet, cosinus a sinus úhlu, faktoriál čísla nebo odmocnina,
• Statistické – používáme pro statistické výpočty – např. pravděpodobnost výskytu určitého výsledku nebo počet buněk v oblasti splňující požadované kritérium,
• Vyhledávací – používáme pro vyhledávání hodnot – např. převod vodorovné oblasti buněk na svislou, vyhledání požadované hodnoty v matici nebo vrácení počtu řádků či sloupců,
• Databázové – používáme pro souhrn dat splňující určité podmínky – např. vrácení maximální hodnoty záznamů databáze nebo vynásobení hodnoty záznamů databáze,
• Textové – používáme pro práci s textovými řetězci – např. převedení čísla na text nebo vrácení počtu znaků textového řetězce,
• Logické – používáme pro testování podmínek – např. ověření, zda je podmínka splněna, nebo vrácení logických hodnot PRAVDA nebo NEPRAVDA,
• Informace – používáme pro ověření uložených typů dat – např. ověření, zda je číslo sudé, nebo zda hodnota odkazuje na prázdnou buňku
• a další: Inženýrské, Datová krychle, Kompatibilita, Webové.

Excel nabízí opravdu velké množství funkcí, proto je vhodné si je důkladněji projít a zjistit, které chceme při práci s Excelem nejčastěji používat.

Praktické použití funkcí

Vzhledem k tomu, že funkcí je v aplikaci opravdu mnoho, ukážeme si v následujícím příkladu alespoň některé základní funkce, abychom lépe porozuměli, jak fungují. Budeme pracovat s tabulkou, kterou máme připravenou z minulých lekcí.

Výpočet celkového zisku

Nejprve chceme zjistit celkový zisk z veškerého prodaného zboží. Tento výpočet provedeme pomocí funkce SUMA() následovně:

• Označíme si buňku H7, kterou máme ve sloupci s názvem Zisk z prodeje.
• V levé části vedle Řádku vzorců klikneme na tlačítko Vložit funkci.
• Otevře se nám dialogové okno Vložit funkci, kde zvolíme kategorii funkcí Mat. a trig. a v této nabídce dvakrát klikneme na funkci SUMA().
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém zkontrolujeme, zda je správně zadaná oblast buněk – v našem případě potřebujeme mít pro Číslo1 zadanou oblast buněk H2:H6.
• Výběr funkce a oblasti buněk potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
• V buňce H7 vidíme výsledek použité funkce, tj. součet všech zisků z prodeje jednotlivých druhů zboží.

Dále chceme zjistit celkový zisk v eurech. Zkopírujeme tedy funkci z buňky H7 a vložíme ji do buňky I7.

Kopírování funkcí funguje na stejném principu jako kopírování vzorců.

Poté musíme změnit měnu z Kč na eura, což jsme se již naučili v jedné z minulých lekcí.

Výsledek:

Počet kusů nejprodávanějšího zboží

Dále chceme zjistit počet prodaných kusů nejprodávanějšího zboží. K tomuto účelu použijeme funkci MAX():

• Označíme si buňku E7, kterou máme ve sloupci s názvem Počet prodaných ks.
• Klikneme na tlačítko Vložit funkci.
• Zvolíme kategorii funkcí Statistické a v této nabídce vybereme funkci MAX().
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém zkontrolujeme nebo zapíšeme oblast buněk pro Číslo1 – v našem případě to bude oblast buněk E2:E6.
• Výběr funkce a oblasti buněk potvrdíme opět kliknutím na tlačítko OK.
• V buňce E7 vidíme výsledek použité funkce, tj. počet prodaných kusů nejprodávanějšího zboží, zde 82 ks prodaných rohlíků.

Upozornění na nedostatek zboží

Dále potřebujeme zajistit, aby se nám zobrazovalo upozornění v případě, že skladové zásoby u jednotlivých druhů zboží klesnou pod 10 ks. V tomto případě použijeme funkci KDYŽ():

• Před sloupec G (Cena za kus) vložíme nový prázdný sloupec a pojmenujeme jej Objednat.
• Označíme buňku G2.
• Klikneme na tlačítko Vložit funkci.
• Zvolíme kategorii funkcí Logické a v této nabídce zvolíme funkci KDYŽ().
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce.
• Do pole Podmínka zapíšeme podmínku F2<10 – to znamená, že pokud hodnota v buňce F2 klesne pod 10 ks, bude podmínka splněna.
• Do pole Ano zapíšeme text, který chceme zobrazit v případě, že je podmínka splněna, vepíšeme ANO.
• Do pole Ne zapíšeme text, který chceme zobrazit v případě, že podmínka splněna není, vepíšeme NE.

Celý zápis podmínky vypadá takto:

Funkci vložíme kliknutím na tlačítko OK a v buňce G2 vidíme, že rohlíky není potřeba objednat. Máme jich totiž na skladě více než 10 ks. Podmínka, kterou jsme si nastavili, tedy nebyla splněna a v buňce se zobrazil text NE.

V případě, že se nám zbylé buňky ve sloupci Objednat nevyplní funkcí automaticky, funkci z buňky G2 jednoduše zkopírujeme do ostatních buněk sloupce.

Výsledek:

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 11. lekci Excel pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.