Lekce 10 - Funkce v aplikaci Excel

V předchozím kvízu, Kvíz - SmartArt, WordArt, vzorce a adresace v aplikaci Excel, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V této lekci se budeme věnovat funkcím.

Funkce

Jak jsme si již řekli v minulé lekci, pro výpočty v Excelu se používají vzorce a funkce. Funkce jsou předem připravené a jedná se vlastně také o vzorce, které používáme k výpočtům.

Funkce je vždy tvořena názvem a argumenty funkce. Např. pokud máme funkci SUMA, která nám sčítá hodnoty, její tvar může vypadat např. takto: =SUMA(G2:G6). V tomto případě je tedy názvem funkce "SUMA" a argumentem je oblast buněk G2:G6, v rámci které dojde k součtu všech hodnot zapsaných v buňkách.

Vložení funkce

Funkce můžeme vkládat několika různými způsoby.

Jeden z nich je následovný:

• Označíme si buňku, do které chceme funkci vložit
• V levé části vedle Řádku vzorců klikneme na tlačítko Vložit funkci

• Otevře se nám dialogové okno Vložit funkci, v rámci kterého si zvolíme funkci, kterou chceme použít

• Klikneme na zvolenou funkci a dále na tlačítko OK (případně dvakrát klikneme na zvolenou funkci)
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém zvolíme jednotlivé argumenty

• Po zvolení jednotlivých argumentů klikneme na tlačítko OK a funkce se nám vloží

V dialogovém okně Vložit funkci můžeme po kliknutí na jednotlivé funkce vidět v dolní části okna jejich popis, což nám může ulehčit rozhodnutí, kterou funkci použít.

Druhým způsobem vložení funkce je zápis funkce do řádku vzorců:

• Označíme si buňku, do které chceme funkci vložit
• Do buňky napíšeme znak rovná se =
• Začneme psát název funkce a objeví se nám rozbalovací nabídka, ze které můžeme funkci zvolit dvojitým kliknutím levého tlačítka myši
• Poté je třeba ještě do funkce dopsat argumenty podle zobrazeného tvaru funkce (na obrázku níže označené červeně)

• Je také možné vybrat celou oblast buněk jejím označením na listu
• Zápis funkce potvrdíme stisknutím klávesy Enter

Vkládat funkce můžeme také na kartě Vzorce ve skupině Knihovna funkcí pomocí tlačítka Vložit funkci nebo AutoSum.

Kategorie funkcí

Jak jsme si mohli všimnout při vkládání funkce v dialogovém okně Vložit funkci, můžeme vybírat z několika kategorií funkcí. Mezi tyto kategorie patří:

• Finanční - používáme pro výpočty, které se týkají obchodu a peněz - např. výpočet úroku nebo výpočty s cennými papíry
• Datum a čas - používáme pro výpočty, které se týkají práce s daty a časem - např. počet pracovních dní mezi 2 daty, vrácení aktuální hodnoty data a času nebo vrácení čísla týdne v roce
• Mat. a trig. - používáme pro výpočty, které se provádějí pomocí matematických a trigonometrických funkcí - např. součet, cosinus a sinus úhlu, faktoriál čísla nebo odmocnina
• Statistické - používáme pro statistické výpočty - např. pravděpodobnost výsledku pokusu nebo počet buněk v oblasti splňující požadované kritérium
• Vyhledávací - používáme pro vyhledávání hodnot - např. převod vodorovné oblasti buněk na svislou, vyhledání požadované hodnoty v matici nebo vrácení počtu řádků či sloupců
• Databázové - používáme pro souhrn dat splňující určité podmínky - např. vrácení maximální hodnoty záznamů databáze nebo vynásobení hodnoty záznamů databáze
• Textové - používáme pro práci s textovými řetězci - např. převedení čísla na text nebo vrácení počtu znaků textového řetězce
• Logické - používáme pro testování podmínek - např. ověření zda je podmínka splněna nebo vrácení logických hodnot PRAVDA nebo NEPRAVDA
• Informace - používáme pro ověření uložených typů dat - např. ověření zda je číslo sudé nebo zda hodnota odkazuje na prázdnou buňku
• Inženýrské
• Datová krychle
• Kompatibilita
• Webové

Excel nabízí opravdu velké množství funkcí, proto je vhodné si je důkladněji projít a zjistit, které chceme při práci s Excelem nejčastěji používat.

Příklad

Vzhledem k tomu, že funkcí je v aplikaci opravdu mnoho, ukážeme si v následujícím příkladu alespoň některé základní funkce tak, abychom lépe porozuměli mechanismu, jak fungují. Budeme pracovat s tabulkou, kterou máme připravenou z minulých lekcí.

Nejprve chceme zjistit celkový zisk z veškerého prodaného zboží. Tento výpočet provedeme pomocí funkce SUMA následovně:

• Označíme si buňku H7, kterou máme ve sloupci s názvem Zisk z prodeje
• V levé části vedle Řádku vzorců klikneme na tlačítko Vložit funkci
• Otevře se nám dialogové okno Vložit funkci, v rámci kterého si zvolíme kategorii funkcí Mat. a trig. a v této nabídce dvakrát klikneme na funkci SUMA
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém zkontrolujeme, zda je správně zadaná oblast buněk - v našem případě potřebujeme mít pro Číslo1 zadanou oblast buněk H2:H6
• Výběr funkce a oblasti buněk potvrdíme kliknutím na tlačítko OK
• V buňce H7 vidíme výsledek použité funkce, tj. součet všech zisků z prodeje jednotlivých druhů zboží

Kopírování funkcí funguje na stejném principu jako kopírování vzorců.

Dále chceme zjistit celkový zisk v EUR. Zkopírujeme tedy funkci z buňky H7 a vložíme ji do buňky I7. Poté je potřeba ještě změnit symbol EUR místo Kč, což jsme se již naučili v jedné z minulých lekcí.

Dále chceme zjistit počet prodaných kusů nejprodávanějšího zboží. K tomuto účelu použijeme funkci MAX.

• Označíme si buňku E7, kterou máme ve sloupci s názvem Počet prodaných ks
• Klikneme na tlačítko Vložit funkci
• V rámci dialogového okna Vložit funkci zvolíme kategorii funkcí Statistické a v této nabídce zvolíme funkci MAX
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce, ve kterém zkontrolujeme nebo zapíšeme oblast buněk pro Číslo1 - v našem případě to bude oblast buněk E2:E6
• Výběr funkce a oblasti buněk potvrdíme opět kliknutím na tlačítko OK
• V buňce E7 vidíme výsledek použité funkce, tj. počet prodaných kusů nejprodávanějšího zboží - v našem případě 82 ks prodaných rohlíků

Dále také chceme, aby se nám zobrazovalo upozornění v případě, že skladové zásoby u jednotlivých druhů zboží klesnou pod 10 ks. Pro tento výpočet budeme používat funkci KDYŽ.

• Před sloupec G - Cena za ks si vložíme nový prázdný sloupec a pojmenujeme jej Objednat
• Označíme si buňku G2
• Klikneme na tlačítko Vložit funkci
• V rámci dialogového okna Vložit funkci zvolíme kategorii funkcí Logické a v této nabídce zvolíme funkci KDYŽ
• Otevře se nám dialogové okno Argumenty funkce
• Do hodnoty Podmínka zapíšeme podmínku F2<10 - ta znamená, že pokud zásoba klesne pod 10 ks, bude podmínka splněna
• Do hodnoty Ano zapíšeme text, který chceme zobrazit v případě, že je podmínka splněna - v našem případě vepíšeme ANO
• Do hodnoty Ne zapíšeme text, který chceme zobrazit v případě, že podmínka splněna není - v našem případě vepíšeme NE

• Výběr funkce potvrdíme kliknutím na tlačítko OK
• V buňce G2 vidíme, že rohlíky nejsou potřeba objednat, protože jejich skladová zásoba je vyšší než 10 ks - tzn. nebyla splněna podmínka, kterou jsme si nastavili

V případě, že se nám zbylé buňky ve sloupci Objednat nevyplní funkcí automaticky, můžeme funkci z buňky G2 jednoduše zkopírovat do ostatních buněk sloupce.

Vidíme tedy, že je potřeba objednat chléb, jehož skladová zásoba je pouze 5 ks a zbytek zboží objednat nepotřebujeme, protože jejich skladová zásoba je vyšší než 10 ks.

To je pro dnešek vše. V této lekci jsme si řekli více o funkcích a ukázali jsme si příklady jednotlivých funkcí.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 10. lekci Excel pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.