Lekce 1 - Seznámení s aplikací Excel

Vítám vás u první lekce e-learning kurzu aplikace Microsoft Excel, který je určen pro začátečníky. V první lekci se seznámíme s aplikací Excel a jejím pracovním prostředím.

Co je to Excel a k čemu slouží?

Aplikace Excel je tabulkový procesor vyvinutý společností Microsoft a je součástí kancelářského balíku Microsoft Office. Jako tabulkový procesor zpracovává tabulky informací, tedy data. Tabulky, jak si později ukážeme, se skládají z řádků a sloupců. V těch jsou buňky s daty nebo vzorci, které s daty pracují. Tabulkové procesory jsou vysoce univerzálním nástrojem a používají se v nejrůznějších odvětvích lidské činnosti, kde svými funkcemi ulehčují i složitější procesy. Mezi jejich nejdůležitější funkce patří např. databáze, analýza dat, nejrůznější výpočty, tvorba grafů a samozřejmě mnoho dalších úkonů, které se týkají práce s daty a informacemi.

Sešit, list a buňka

Aplikace Excel pracuje s daty, která jsou uložená v souborech, kterým se říká sešity. Každý sešit se skládá z listů, ve kterých jsou uložena data v buňkách.

Sešit

Je vlastně soubor aplikace Excel a většinou mívá koncovku .xlsx, která je výchozí. Každý sešit má minimálně jeden list, ale může jich mít i více. Nový sešit vznikne při spuštění aplikace Excel, kdy si můžeme zvolit i jeho rozložení z přednastavených šablon.

List

Jak bylo napsáno výše, list nebo listy tvoří sešit. Každý sešit, který vytvoříme, obsahuje tedy minimálně jeden list, zpravidla pojmenovaný List1. V aplikaci Excel můžeme samozřejmě vytvářet listy nové a odstraňovat ty existující. Listy můžeme také různě upravovat, což si více popíšeme v další části tohoto článku.

Buňka

Buňky tvoří základ všech listů. Jedná se vlastně o rozdělení listu na jednotlivé části, do kterých můžeme zapisovat data, vzorce apod. Buňky jsou určeny jejich adresami. Adresa buňky je daná označením sloupce a řádku. Např. adresa buňky v řádku číslo 3 a ve sloupci C je tedy C3.

Spuštění aplikace Excel

Začněme zlehka a to tím, že si aplikaci spustíme. To můžeme učinit hned několika způsoby:

• V Nabídce Start ze seznamu aplikací vybereme aplikaci Excel
• Poklepeme na zástupce aplikace Excel
• Poklepeme na soubor aplikace Excel
• V Nabídce Start nebo v Prohledat napíšeme Excel

Souborům aplikace Excel někdy říkáme sešity. V kurzu můžeme občas používat i označení dokument.

Po samotném spuštění aplikace se zobrazí úvodní okno s nabídkou šablon sešitu a můžeme si zvolit tu, která nám bude nejvíce vyhovovat. Nám bude většinou stačit šablona "Prázdný sešit":

Jen pro úplnost si uveďme, že aplikaci můžeme zas ukončit standardně pomocí ikony "Zavřít" (křížek v pravém horním rohu okna) nebo stisknutím kláves Alt + F4.

V případě, že jsme v sešitu neudělali žádnou změnu, aplikace se zavře. V případě, že jsme v sešitu cokoliv upravovali, zobrazí se okno, zda chceme provedené změny uložit. Změny tedy následně můžeme uložit, neukládat nebo zrušit zavření aplikace.

Vytvoření nového sešitu

Nový sešit můžeme vytvořit z prázdného sešitu, nebo z předem připravených šablon. Můžeme jej vytvořit při spuštění Excelu nebo během práce v již spuštěném Excelu.

Vytvoření sešitu při spuštění Excelu

1. Otevřeme Excel
2. Vybereme Prázdný sešit nebo předpřipravenou šablonu
3. Otevře se nám vybraný sešit a můžeme začít pracovat

Vytvoření nového sešitu v otevřeném Excelu

1. Na kartě Soubor zvolíme možnost Nový
2. Dále pokračujeme stejně jako při postupu výše

Nový sešit můžeme vytvořit také stisknutím kláves Ctrl + N.

Ovládací prvky Excelu

Po vytvoření nového sešitu vytvoří Excel prázdný list s pojmenováním List1, ve kterém se dále pracuje.

Listy si můžeme představit jednoduše jako jednotlivé listy našeho sešitu a můžeme tak dokument logicky rozdělit na více částí. Neměly by se ovšem plést s tím, jak je náš dokument rozdělen na stránky papíru např. v případě tisku, jeden list může mít několik stran.

Prostředí aplikace Excel

Abychom aplikace dokázali obstojně ovládat, popišme si nyní jednotlivé prvky v jejím okně.

Panel rychlého přístupu

Jedná se o panel nástrojů, který je umístěn v levém horním rohu okna aplikace a umožňuje nám rychlý přístup k nejčastějším nástrojům. Ve výchozím nastavení obsahuje tlačítka Uložit, Zpět a Provést znovu.

Pás karet

K funkcím Excelu přistupujeme přes Pás karet. Jednotlivé karty jsou rozděleny podle typu úkonů, které s nimi lze provádět. Obsah těchto karet je v Excelu rozdělen do skupin podle příkazů, které dále využíváme pro jednotlivé úkony s daty. Samostatná příkazová tlačítka ve skupinách nám slouží k provedení příkazu nebo zobrazení jeho nabídky. Pojďme si nyní karty prolistovat.

Karta Soubor

Po otevření karty Soubor se nám zobrazí nástroje pro práci se souborem (sešitem). Informace o souboru obsahují informace a základní vlastnosti aktuálního souboru. Pomocí nabídky také můžeme vytvořit nový soubor, otevřít již vytvořený soubor, uložit nebo zavřít aktuální soubor. Sešit můžeme několika způsoby publikovat, k tomu nám poslouží nástroje: Tisk, Sdílet, Exportovat a Publikovat. V kartě Souboru je také nabídka Účet a Možnosti aplikace.

Karta Domů

Karta Domů je rozdělena na několik sekcí, které obsahují jednotlivé nástroje. Jedná se o sekce Schránka, Písmo, Zarovnání, Číslo, Styly, Buňky a Úpravy. Tato karta nám tedy umožňuje formátování textu, buněk, vkládání nových řádků i sloupců, nebo výběr různých stylů buněk.

Karta Vložení

Karta Vložení je rozdělena na sekce Tabulky, Ilustrace, Grafy, Prohlídky, Minigrafy, Filtry, Odkazy, Text a Symboly. Karta Vložení nám tedy umožňuje do sešitů vkládat různé typy objektů a následně s nimi pracovat.

Karta Rozložení stránky

Karta Rozložení stránky obsahuje Motivy, Vzhled stránky, Přizpůsobit měřítko, Možnosti listů a akci Uspořádat. Pomocí této karty nastavujeme vzhled listu a také připravujeme jeho rozložení pro následnou publikaci.

Karta Vzorce

Karta Vzorce obsahuje sekce Knihovna funkcí, Definované názvy, Závislosti vzorců a Výpočet. Tato karta nám umožňuje rychlé vytvoření různých vzorců, upravovat jejich závislosti a definovat názvy.

Karta Data

Karta Data obsahuje sekce Načíst a transformovat data, Dotazy a připojení, Seřadit a filtrovat, Datové nástroje, Prognóza a Přehled. V této kartě jsou tedy nástroje pro práci s daty, spolupráci s externími zdroji, filtrování dat a definování názvů.

Karta Revize

Karta Revize je dělena na sekce Kontrola pravopisu, Přístupnost, Jazyk, Komentáře, Změny a Rukopis.

Karta Zobrazení

Karta Zobrazení obsahuje Zobrazení sešitů, Zobrazit, Lupa, Okno a Makra. Umožňuje nám tedy nastavit různé zobrazení a nastavení listů a maker.

Makra jsou automatizované úkoly, kterými se budeme zabývat až ke konci kurzu.

Úprava pracovního prostředí

Při prvním spuštění aplikace Excel je automaticky nastaven její vzhled. Tento vzhled je ale možné si do jisté míry upravit tak, aby co nejvíce vyhovoval přímo nám.

Přizpůsobení zobrazení pásu karet

Jak již bylo zmíněno, v aplikaci Excel používáme pro práci karty, příkazy a také skupiny příkazů.

Pás karet je poměrně vysoký a někdy může při práci s většími dokumenty překážet. Proto je pás možné zobrazovat ve třech režimech. Toto nastavení si můžeme zvolit v pravém horním rohu po kliknutí na ikonu se šipkou - Možnosti zobrazení pásu karet.

Na výběr máme z následujících režimů:

• Automaticky skrývat pás karet – umožňuje skrýt pás karet, po kliknutí v horní části aplikace na lištu se pás karet opět zobrazí
• Zobrazit karty – zobrazí se pouze karty pásu karet, po kliknutí na kartu se zobrazí příkazy
• Zobrazit karty a příkazy – zobrazí se karty včetně příkazů

Zobrazení nebo skrytí pásu karet

Zobrazení a skrytí pásu karet lze také nastavit v pravém horním rohu aplikace. V případě, že chceme pás karet skrýt, klikneme na tlačítko Sbalit pás karet.

V případě, že chceme pás karet opět zviditelnit, vybereme jakoukoliv kartu, na kterou klikneme (např. na kartu Domů) a poté v pravé části aplikace klikneme na tlačítko Připnout pás karet.

Další úpravy pásu karet

Po instalaci aplikace Excel je rozvržení pásu karet automaticky nastaveno. V aplikace je ale možné si pás karet upravit. Tuto funkci využijeme sice až budeme pokročilejší, nicméně souvisí s ovládáním programu a proto si ji zmiňme již nyní.

Pokud najedeme myší na jakékoliv volné místo na pásu karet a klikneme pravým tlačítkem myši – můžeme zvolit možnost Přizpůsobit pás karet.

Otevře se nám dialogové okno, ve kterém máme možnost si pás karet upravit:

Toto okno je rozděleno na dvě části:

• Levé pole – Zvolit příkazy z – tato část nabízí příkazy, které můžeme vložit do karet a do skupin příkazů na kartách
• Pravé pole – Přizpůsobit pás karet – zobrazuje aktuální nastavení pásu karet

V tomto okně můžeme vytvářet nové karty, nové skupiny karet nebo karty přejmenovat. Můžeme také měnit jejich pořadí. Dále se nám může také hodit možnost kartu skrýt – klikneme na kartu pravým tlačítkem myši, čímž zrušíme její zobrazení, pokud byla zobrazena dříve. Můžeme také obnovit původní nastavení pomocí zvolení možnosti Vlastní nastavení – Obnovit.

Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup

Na panel pro Rychlý přístup si můžeme časem přidat příkazy, které používáme nejčastěji. Když klikneme na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup, otevře se nám seznam možností. Ty můžeme zvolit a tyto se nám poté budou zobrazovat na panelu nástrojů.

V případě, že si z nabídky nevybereme, můžeme kliknout na nabídku Další příkazy. Otevře se nám dialogové okno, ve kterém máme na výběr z více možností. Stejně tak můžeme v tomto okně obnovit původní nastavení (obdobně jako u přizpůsobení pásu karet).

Tímto jsme seznámení s využitím a ovládáním aplikace Excel.

V příští lekci, Ukládání sešitů a práce s listy v aplikaci Excel, se můžete těšit na práci s listy - jejich vytvoření, úpravu, odstranění a kopírování.