Lekce 4 - Tvorba tabulky v aplikaci Excel

V minulé lekci, Ukládání sešitů a práce s listy v aplikaci Excel, jsme si přiblížili práci s listy - jejich vytvoření, úpravu, odstranění a kopírování.

V tomto tutoriálu základů Excelu se budeme věnovat vkládání dat, jejich kopírování i přesouvání a vytvoříme si základní tabulku.

Vkládání dat

Vkládání dat je jednou ze základních operací, které s daty provádíme. Vkládání je velice jednoduché, stačí vybrat buňku, do které chceme data vkládat, a začít psát. Při zadávání vidíme záznam v buňce, a zároveň také v řádku vzorců. Pozice blikajícího kurzoru v buňce nám označuje aktivní místo pro vložení dalšího znaku.

Pokud jsme s vkládáním hotovi, stačí stisknout klávesu Enter nebo Tab a data se do buňky uloží. Při ukončení vkládání klávesou Enter se aktivní buňka přesune pod buňku, do které jsme data zadávali, zatímco při použití klávesy Tab se přesune vpravo od této buňky.

K uložení dat dojde automaticky také při kliknutí levým tlačítkem myši na novou buňku. Pokud nechceme data ukládat, stačí stisknout v aktivní buňce (kde bliká kurzor) klávesu Esc.

V Excelu rozlišujeme dva základní typy záznamů, které můžeme do buněk vkládat – konstanty a vzorce. Konstanty dělíme na číselné hodnoty, textové hodnoty, data a čas, měnové hodnoty, procenta, zlomky, logické hodnoty, symboly, komentáře a také chybové hodnoty.

O vzorcích si v našem kurzu více povíme až v dalších lekcích.

Zápis čísel a textu

Podle toho, jaké znaky do buňky zapíšeme, Excel sám pozná, zda se jedná o číslo nebo text.

Pokud zapisujeme číslo, může se obsah buňky skládat z kombinace číslic a speciálních znaků jako jsou např. +, -, e, E, (), %. Pokud na začátek čísla napíšeme nuly, budou automaticky vynechány.

Pokud do buňky napíšeme jakýkoliv jiný znak, Excel automaticky vyhodnotí řetězec jako text. Pokud se nevejde do vybrané buňky, přesahuje přes vedlejší prázdné buňky. Jestliže není vedlejší buňka prázdná, zobrazí se pouze část textu a zbytek přesahujícího textu je skryt za buňku.

Excel zarovnává text k levému okraji buňky a čísla k pravému okraji:

Zápis měny

Pokud zapisujeme měnu, tvoříme ji kombinací číselných znaků a znaků měny. Znaky měny české koruny (Kč) a eura (€), můžeme zapisovat do buňky přímo. Jiné měny musíme nastavit ve formátování jednotlivých buněk ručně:

Zápis zlomku

Pokud zapisujeme zlomek, je třeba mít v buňce kombinaci číselných znaků společně se znakem lomeno (/). Zlomek zapisujeme ve speciálním tvaru např. místo 3,5 zapíšeme 3 1/2:

Zápis data a času

Pokud zapisujeme datum a čas, musíme mít v buňce číselné znaky a speciální oddělovače. Při zapisování data používáme jako speciální oddělovač tečky (.), lomítka (/) nebo spojovníky (-). Při zápisu času použijeme jako oddělovač částí času dvojtečku (:). Pokud píšeme datum a čas do jedné buňky, stačí pro jejich oddělení vložit mezeru:

Zápis procent

Pokud zapisujeme procenta, využijeme kombinaci číselných znaků a znaku určeného pro procenta (%). Tento znak zapisujeme do buňky společně s čísly:

Zlomek, datum a čas, měna a procenta jsou ve výchozím formátování zarovnány vpravo.

V případě, že chceme změnit formát dat, která máme uložena v buňce, můžeme jít na kartu Domů a ve skupině Číslo máme rozbalovací nabídku, ve které stačí kliknout na některý nabízený formát. Tímto výběrem se formát změní:

Oprava a odstranění dat

Pokud budeme potřebovat již vložená data z nějakého důvodu opravit, provádíme opravu vždy pouze v aktivní buňce. Buňku zaktivníme dvojitým kliknutím na buňku nebo stisknutím klávesy F2, jestliže máme již buňku, kterou budeme upravovat, označenou. Provedené změny potvrdíme klávesou Enter.

Pokud chceme obsah buňky odstranit, je potřeba, aby byla buňka označena a poté stačí stisknout klávesu Delete.

Kopírování a přesouvání dat

Kopírování a přesouvání dat se od sebe liší. Pokud kopírujeme buňky, vytvoří se kopie, která se přesune na jiné místo v sešitu – budeme mít tedy dvě buňky se stejnými daty. V případě, že data přesouváme, kopie se nevytváří a data se pouze přesouvají na jiné místo v sešitu – budeme mít tedy pouze jednu buňku s daty.

Kromě dat můžeme kopírovat nebo přesouvat také např. obrázky, vzorce, grafy, formátování atd.

Přesouvání dat

Jak jsme si již řekli, při přesouvání dat je pouze přesouváme na jiné místo v sešitu, což uděláme následovně:

• Buňku si označíme kliknutím levého tlačítka myši na buňku.
• Na kartě Domů ve skupině Schránka klikneme na tlačítko Vyjmout:

Alternativně použijeme klávesovou zkratku Ctrl + X. Nabídku Vyjmout lze také zobrazit kliknutím pravého tlačítka myši na označenou buňku.

Po vyjmutí dat z vybrané buňky označíme buňku, do které chceme data přesunout a na kartě Domů ve skupině příkazů Schránka klikneme na tlačítko Vložit:

Alternativně stiskneme klávesy Ctrl + V. Vložení můžeme také vybrat po kliknutí pravého tlačítka myši na označenou buňku.

Při vkládání dat do sešitu můžeme zvolit, jakým způsobem se data vloží (např. zda se zachová jejich původní formát). Těmto možnostem se budeme podrobněji věnovat v některé z dalších lekcí.

Data můžeme v Excelu přesouvat také přetažením myší. Stačí označit buňku nebo oblast buněk a najet kurzorem myši na jejich okraj, až se kurzor změní na čtyřsměrnou šipku. Poté buňky přetáhneme na požadované místo v sešitu. Po uvolnění tlačítka myši se data přesunou na zvolené místo. Při tomto způsobu přesunu však nemáme možnost volby způsobu vložení ani úpravy formátu dat – data se přesunou tak, jak jsou.

Kopírování dat

Při kopírování vytváříme kopii dat, postup bude tedy částečně odlišný:

• Buňku si označíme kliknutím levého tlačítka myši na buňku.
• Na kartě Domů ve skupině Schránka klikneme na tlačítko Kopírovat:

Případně použijeme klávesovou zkratku Ctrl + C. Možnost Kopírovat lze opět také zvolit po kliknutí pravého tlačítka myši na označenou buňku.

Nyní si označíme buňku, do které chceme data zkopírovat a na kartě Domů ve skupině příkazů Schránka klikneme na tlačítko Vložit nebo stiskneme klávesy Ctrl + V. Vložení můžeme také zvolit po kliknutí pravého tlačítka myši na označenou buňku.

Při kopírování i přesouvání jsou data automaticky uložena do schránky, což je vlastně oblast paměti aplikace. Pokud tedy chceme data přesunout nebo zkopírovat do další buňky, stačí si buňku označit a opět data vložit. Toto je možné do té doby, než začneme psát nové hodnoty do jiné buňky.

Schránka se používá pro přenos dat i mezi jednotlivými aplikacemi Office – např. z aplikace Excel do aplikace Word.

Tvorba první tabulky v Excelu

Jako praktický příklad si vytvoříme tabulku, v níž budeme evidovat zboží, které nám přišlo na sklad. Vyzkoušíme si tak nabyté znalosti o vkládání dat a jejich formátech.

Ve sloupci Zboží využijeme formát Text, ve sloupci Naskladněno dne využijeme formát Datum. V dalším sloupci použijeme formát Číslo a v posledním sloupci, Cena za kus, využijeme formát Měna. Naše tabulka bude vypadat takto:

Vzpomněli jsme si ale, že do naší tabulky zboží potřebujeme doplnit mouku, která byla naskladněna dříve. Víme, že množství dodaných kusů bylo stejné jako u cukru. Doplníme si tedy údaje o názvu zboží a naskladnění. Do buňky s počtem kusů cukru klikneme levým tlačítkem myši a buňku zkopírujeme. Poté klikneme do buňky s počtem kusů mouky a data vložíme:

Při kontrole si také všimneme, že jsme zadali špatnou cenu za kus u cukru – tato cena za kus má být u mouky. Klikneme tedy na buňku s hodnotou ceny za kus cukru a zvolíme možnost Vyjmout:

Poté klikneme do buňky s cenou za kus mouky a data vložíme:

Nakonec ještě do tabulky doplníme správnou hodnotu ceny za kus cukru a naši první základní tabulku máme hotovou:

V následujícím kvízu, Kvíz - Seznámení s aplikací, tvorba tabulky v aplikaci Excel, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.