Lekce 1 - Úvod a prostředí programu MS Access

V této úvodní lekci si představíme program MS Access, výhody a nevýhody databáze, vysvětlíme a definujeme si některé pojmy a vytvoříme si vlastní databázi.

Access jako část MS Office

Microsoft Office od svého počátku obsahoval jako jednu z hlavních částí Access, základní program pro uchování a manipulaci s daty. Pokud pracujete s Wordem nebo Excelem, tak z hlediska dat stavíte stan na zelené louce a za pět minut ho začnete používat. Pokud použijete databázi, musíte nejdříve vystavět sklad a vybavit ho regály a přihrádkami.

Pro náš kurz z toho plynou některé důležité závěry:

• zvládnout práci s databází už není jednoduché hraní a zkoušení metodou pokus-omyl
• vypracovat úlohu v databázi vyžaduje jasný cíl, je to projektová práce už před vlastní prací s daty

MS Access je relační databáze pracující s jazykem SQL, což je v kostce vysvětleno v následujících kurzech: Kterou SQL databázi využít a Úvod a příprava prostředí.

Tyto lekce tedy předpokládají, že už máte základní znalosti v ovládání programů MS Office a nebude tedy nutné vysvětlovat základní pojmy pracovního prostředí. Pokud potřebujete, podrobnější výklad je podán v lekci týkající se Excelu Seznámení s aplikací Excel, na kterou následně navazuje celá série článků o tomto programu . Význam jednotlivých funkcí, které použijeme, bude přesněji specifikován u každého případu.

Dřívější složitější úlohy přebírá postupně Excel

Jedním z nejrozšířenějších programů v kancelářích na celém světě je Excel, univerzální program pro zpracování informací v technické i obchodní práci. Otázka je tedy jasná, proč ještě databázi? Odpověď je také jasná:

• pro velké objemy dat
• pro rychlé zpracování dat
• pro bezpečnost dat
• pro zabezpečení vícevrstevného přístupu k datům

To jsou hlavní důvody, které je třeba mít na mysli při volbě prostředků k řešení firemních úkolů. Kde vidím hlavní směry uplatnění databáze, speciálně Access? Tam, kde vznikají velké objemy dat a současně záleží na jejich bezpečném uložení a rychlém přístupu k nim pro potřeby analýzy a modelování. Mohou to být například:

• výsledky z laboratoří
• měření a sledování jakosti ve výrobě
• důležité marketingové informace
• data z technologických a výrobních procesů

Výhody a nevýhody databáze

(každý ať sám posoudí, na kterou stranu se přikloní)

• přesná kontrola dat na vstupu
• přesná a přísná kontrola dat ve vztazích mezi sebou. Podle definovaných pravidel říkáme, že realizuje relační vztahy
• bezpečné uložení dat, jednotlivé položky se po vstupu ihned kontrolují a ukládají, aby nedošlo ke ztrátě nebo znehodnocení dat
• výběry dat z databáze na základě kritérií a jiné manipulace s daty, jako jsou opravy, vymazání, přidávání dat a vytváření nebo rušení vazeb mezi nimi - to vše s hlídáním definovaných vazeb. Říkáme, že databáze je v každém okamžiku konzistentní
• řízení oprávnění nakládat s daty a jejich částí jednotlivými pracovníky podle určených rolí
• transakční zpracování, to znamená - provede se řetězec výpočtů buď celý, nebo neproběhne nic z něho, typické např. v bankovnictví

Vysvětlení pojmů

Než se pustíme do tvorby samotné databáze, je ještě potřeba si definovat pár základních pojmů:

• MS Access - jeden z programů kancelářského balíku MS Office, zajišťuje spolupráci několika stovek programových modulů, které realizují služby spojené s akcemi nad databází
• prostředí pro vývoj a práci s databází (dále jenom prostředí) - synonymum pro spuštěný program MS Access s určitou konkrétní databází
• projekt - popis záměru a řešení, jak realizovat určitý skutečný problém v prostředí programů
• úloha - samostatná část projektu, v těchto lekcích budeme mít pojmy projekt a úloha jako synonyma
• databáze - souhrn datových struktur, dat a programových modulů, zajišťujících řešení určité úlohy nebo projektu, v MS Access tvoří databáze jeden fyzický soubor na disku
• SQL - obecný jazyk pro práci s databázemi, blíže objasněno v následující lekci
• tabulka - část databáze, popisující jednu datovou strukturu a obsahující data
• dotaz (anglicky query) - základní příkaz jazyka SQL
• menu, pruh nástrojů, pás karet - z hlediska MS Office synonyma pro skupiny funkcí, uživatel klepnutím na ikonu nebo název funkce spouští přesně definovanou akci programu.

Vytvoření nové databáze

Po spuštění programu MS Access se zobrazí okno programu a v něm vstupní formulář do programu, který požaduje spuštění již vytvořené databáze, nebo vytvoření databáze nové. Pokud máte již dříve vytvořené databáze, objeví se jejich seznam v levém sloupci. My použijeme na ploše levou horní ikonu s názvem Prázdná databáze.

Zobrazí se formulář pro nastavení názvu a umístění nové databáze. Do pole Název souboru napíšeme db1.

Všimneme si textu pod vstupním polem, kde se zobrazí cesta k souboru databáze. Dále klepneme na tlačítko Vytvořit. Otevře se pracovní plocha, na které je připravena Tabulka1 k přípravě struktury tabulky a zadávání dat. Tuto tabulku zavřeme klepnutím na křížek v pravém horním rohu pod pásem karet.

Tím jsme v pracovním prostředí vytvořili prázdnou databázi. Z cvičných důvodů zavřeme program MS Access, ten současně ukončí práci s databází a zavře ji. Lze k tomu použít jeden z těchto způsobů:

• zavírací tlačítko MS Access v pravém horním rohu okna
• ikonu „A“ v levém horním rohu okna MS Access, která otevře menu, a z něho vybereme Zavřít.
• ve Windows klasicky: klávesami Alt + F4

Access ukládá programové moduly, datové struktury a data do jednoho souboru s příponou accdb, v našem případě db1.accdb, což zvyšuje rychlost zpracování a umožňuje jednoduchou manipulaci, soubor pak lze na disku kopírovat.

Druhé a další otevření vytvořené databáze

Spustíme MS Access, zobrazí se vstupní formulář. Naši nově vytvořenou databázi db1 otevřeme klepnutím na název v levém seznamu okna. Po otevření se zobrazí pracovní prostředí, tedy prázdná pracovní plocha s pásem karet v záhlaví a pod ním zpráva ve žlutém poli:

UPOZORNĚNÍ ZABEZPEČENÍ! Bylo zakázáno spuštění určitého aktivního obsahu. Kliknutím zjistíte další podrobnosti.

Databáze je nastavena na přísnější režim ochrany před spuštěním maker, která by mohla být nebezpečná v případě cizí databáze. Klepneme na tlačítko Povolit obsah.

Pracovní prostředí

MS Access je složitý systém souborů a tomu odpovídá i složitost jeho nastavení. Pro naše potřeby ponecháme tovární nastavení, seznámíme se jenom se třemi konkrétními případy. Z horního menu okna MS Access spustíme funkci Soubor, otevře se formulář se svislým menu v levé části. Zvolíme funkci Možnosti,

Ta otevře formulář Možnosti aplikace Access s menu v levém sloupci a detailními funkcemi. V pravé části je otevřena funkce Obecné. Zde nás zajímá nastavení, kde je otevřena naše nová databáze v poli Výchozí složka pro databáze. Zde je zobrazena cesta k naší první databázi.

Dále zvolíme v levém sloupci funkci Aktuální databáze. V seznamu možností si všimneme nastavení Možnosti okna dokumentu/Dokumenty s kartami, toto nastavení vytvoří ouška otevřených oken na ploše hned pod pásem karet. Dále nás bude zajímat funkce Komprimovat při zavření, tuto zaškrtneme jako platnou, budeme tím šetřit prostor na disku.

Následně zvolíme v levém sloupci funkci Kontrola pravopisu a mluvnice, možnosti nastavení si pouze prohlédneme.

Pozor, hovoří se zde o práci v Microsoft Office, ne o Access. Toto nastavení je tedy společné pro celou MS Office!

Dole na konci formuláře stiskneme tlačítko OK a máme nastavení hotovo. Zavřeme Access a tím je dnešní lekce ukončena.

V této lekci jsme se seznámili s vytvořením nové databáze v prostředí MS Access a objasnili si pracovní prostředí.

Úkol: podívejte se na disk, kde je umístěn soubor databáze db1.accdb. Ti zvídavější mohou tento soubor přemístit do jiné složky a zkusit si jej otevřít z nového umístění.

V příští lekci, Vytvoření tabulky a datové typy v MS Access, si vytvoříme tabulku. Nastavíme si v ní jednotlivá pole a definujeme si jejich podrobné vlastnosti.