Lekce 3 - Rozšiřování vzorců a formátů v Excelu
V minulé lekci, Klávesové zkratky a výběr buněk v Excelu, jsme si představili klávesové zkratky pro pohyb po listě a výběr buněk a ukázali jsme si, jak stejného výsledku dosáhnout s myší.
V tomto tutoriálu Excelu pro pokročilé si popíšeme další klávesové zkratky a ukážeme si, jak efektivně rozšiřovat vzorce a pracovat s formátováním.
Rozšířené možnosti ovládání klávesnicí
Než se zaměříme na nové zkratky a techniky, stojí za to doplnit několik dalších možností ovládání, které se mohou v praxi hodit.
Pohyb kurzorovými šipkami
První tip se vztahuje k pohybu po horní liště výhradně pomocí klávesnice. Aktivace probíhá stiskem levého Alt. V tuto chvíli není nutné používat jen písmena, která se nad lištou zobrazí, ale je možné přecházet i kurzorovými šipkami. Stačí se posouvat klávesami → nebo ←, případně ↓, a v okamžiku, kdy je volba zvýrazněna zeleným podtržítkem, ji spustíme stiskem Enter.
Zadávání celých oblastí buněk
Druhý tip se týká výběru celé oblasti dat pomocí kombinace Ctrl + Shift + Mezerník. Tato zkratka se hodí nejen pro rychlý výběr buněk v listu, ale také při zadávání oblastí do různých nástrojů Excelu – například u kontingenčních tabulek, rozšířeného filtru nebo podmíněného formátování. V takových případech se po stisknutí kombinace vybere celá tabulka a její adresa se vloží přímo do příslušného pole.
Praktický příklad
Na kartě Domů, v části Styly zvolíme možnost Podmíněné formátování > Nové pravidlo:
V novém okně zvolíme možnost Určit buňky k formátování pomocí vzorce:
V poli Formátovat hodnoty, pro které platí tento vzorec: poté můžeme kliknutím vybrat jednotlivé buňky nebo právě pomocí kombinace Ctrl + Shift + Mezerník vybrat celou oblast buněk:
Výběr řádků, sloupců a celých listů
Při práci s rozsáhlými tabulkami bývá ruční označování buněk nepraktické. Excel proto nabízí několik dalších klávesových zkratek, které nám umožní rychle vybírat celé oblasti.
Začít můžeme dvěma jednoduchými kombinacemi. Pokud stiskneme Ctrl + Mezerník, vybere se celý sloupec, ve kterém se nachází aktivní buňka. Podobně zkratka Shift + Mezerník vybere celý řádek.
Tyto postupy fungují bez ohledu na to, zda jsou buňky vyplněné, nebo prázdné.
Často se také hodí vybrat úplně všechny buňky na listu. Excel k tomu nabízí více možností:
- Stiskem Ctrl + A se označí aktuální blok dat. Pokud tuto zkratku použijeme podruhé, rozšíří se výběr na celý list.
- Stejnou funkci má i již uváděná kombinace Ctrl + Shift + Mezerník, kterou je někdy nutné zopakovat dvakrát.
- Další variantou je postupné použití Shift + Mezerník a Ctrl + Mezerník, tedy výběr celého řádku a hned poté celého sloupce. Výsledkem je opět označení celého listu.
Celý list lze vybrat také přímo myší. Stačí kliknout na malý čtverec v levém horním rohu listu, umístěný na křižovatce mezi popisky řádků a sloupců:
Rozšiřování vzorců a práce s formáty
Doposud jsme se zaměřovali na výběr buněk, nyní se podíváme na to, jak jednoduše přenést vzorce nebo hodnoty do dalších buněk. Ukážeme si také, jaký je rozdíl mezi rozšířením vzorce a kopírováním formátu.
Malý zelený čtvereček
Každá aktivní buňka v Excelu má v pravém dolním rohu malý zelený čtvereček, tzv. fill handle. Tento prvek umožňuje snadno roztáhnout obsah buňky do sousedních buněk. Pokud tedy máme vzorec v první buňce sloupce, stačí jej uchopit za tento čtvereček a táhnout dolů. Excel vzorec automaticky rozšíří do všech vybraných řádků:
Stejného efektu dosáhneme i dvojklikem na čtvereček. Excel pak vzorec automaticky rozšíří na tolik řádků, kolik je vyplněno v sousedním sloupci nalevo. Pokud však nalevo žádný obsah není, dvojklik nefunguje.
Problém s formátováním
Rozšíření vzorce pomocí zeleného čtverečku vždy kopíruje i formát původní buňky. To může vést k nežádoucím výsledkům, pokud máme tabulku, která už je naformátovaná. V takovém případě se spolu se vzorcem přenesou i barvy nebo zarovnání, a původní vzhled tabulky se tím naruší:
Využití klávesové zkratky
Abychom přenesli pouze vzorec a zachovali původní formát tabulky, můžeme použít kombinaci Ctrl + Enter. Postup je jednoduchý:
- Vybereme všechny buňky, kam se má vzorec dostat, včetně té, kde už vzorec máme.
- Ujistíme se, že buňka se vzorcem je aktivní (má bílé pozadí a je součástí zeleného rámečku).
- Vzorec otevřeme k úpravě (kliknutím do řádku vzorců nebo stiskem F2).
- Stiskneme Ctrl + Enter.
Excel vyplní všechny vybrané buňky vzorcem, ale formátování zůstane nedotčeno:
Tato zkratka funguje i na nesouvislé oblasti. Stačí je vybrat pomocí Ctrl a pak postup zopakovat. Díky tomu lze jedním krokem vyplnit vzorcem i buňky, které neleží vedle sebe.
Sdílení formátu buněk
Kromě rozšiřování vzorců je často potřeba přenést také vzhled buněk, například barvu pozadí, písmo nebo zarovnání. Excel k tomu nabízí nástroj Kopírovat formát, který najdeme na kartě Domů v sekci Schránka – je to ikona malého štětce:
Použití je jednoduché. Nejprve vybereme buňku, která má požadovaný formát. Klikneme na ikonu štětce a poté označíme buňku nebo oblast, kam se má formát přenést. Kliknutí na štěteček funguje pro jednu oblast, ale pokud na něj poklepeme dvojklikem, zůstane funkce aktivní a formát lze postupně aplikovat na více oblastí. Režim pak ukončíme stiskem Esc.
Podobných výsledků můžeme dosáhnout i bez myši pomocí nabídky Vložit jinak. Stačí zkopírovat buňku (Ctrl + C), otevřít dialog Vložit jinak (Ctrl + Alt + V):
Díky těmto postupům lze rychle sjednotit vzhled tabulky, aniž bychom museli každý parametr nastavovat ručně.
V této lekci jsme přešli od pouhého klikání k chytrému ovládání. Naučili jsme se vybírat celé oblasti klávesami, rozšiřovat vzorce malým zeleným čtverečkem i elegantně použít klávesovou zkratku Ctrl + Enter. A když jde o vzhled, zjistili jsme, že i obyčejný štěteček může být mocným nástrojem.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1.-3. lekci Excelu pro pokročilé, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
