Lekce 1 - Úvod do pokročilého využívání aplikace MS Excel

Vítám vás u první lekce kurzu Microsoft Excel pro pokročilé. V kurzu se naučíme zrychlit práci pomocí klávesových zkratek a chytrých postupů, profesionálně spravovat listy i pojmenované oblasti a tvořit robustní vzorce s jistotou v adresování.

Ukážeme si, jak tvořit podmíněné výpočty a představíme si pokročilé techniky vyhledávání (např. kombinaci funkcí INDEX() + POZVYHLEDAT()). Naučíme se analyzovat data přes řazení a pokročilé filtry a tvořit přehledné souhrny s využitím funkcí SUMIFS(), COUNTIFS() nebo AVERAGEIFS(). Pokročilou práci s Excelem zakončíme tématem podmíněného formátování, variantními výpočty a tvorbou dynamicky se rozšiřujících reportů.

Minimální požadavky

Lekce v tomto kurzu navazují na kurz Základy Microsoft Excel. Pokud ještě žádné zkušenosti s prací s Excelem nemáte, doporučujeme nejprve absolvovat tento základní kurz.

Možnosti využití Excelu

Excel je jedním z nejuniverzálnějších kancelářských programů pro uchovávání a zpracovávání dat, hlavně ve formě tabulek. Jeho schopnosti ale sahají daleko za běžné výpočty a evidenci čísel.

Aktuální verze Excelu v rámci Microsoft 365 se neustále rozšiřují díky průběžným aktualizacím. Excel dnes nabízí stovky vestavěných funkcí a možnost vytvářet i vlastní funkce. K tomu přidává široké možnosti datového propojení, analýzy i grafické prezentace výsledků.

Podívejme se na některé specifické oblasti, kde Excel vyniká.

Statistická analýza dat

Excel má k dispozici mnoho statistických funkcí od základních, jako je součet, průměr nebo rozptyl, až po pokročilejší. Excel dokáže pracovat s percentily, statistickým rozdělením, a dokonce provádět i lineární regresi. Díky doplňku Analysis ToolPak zvládne i serióznější statistické výpočty a vše lze doplnit o vizuální znázornění v grafech.

Řešení rovnic a optimalizace

Pro složitější matematické i praktické úlohy (cenové kalkulace, plánování zásob, logistika apod.) je k dispozici doplněk Řešitel (Solver). Řešitel umožňuje hledat optimální řešení podle zadaných podmínek a omezení.

Práce s daty z internetu

Pomocí Power Query / Get Data lze importovat tabulky a data přímo z webových stránek nebo API a nastavit jejich pravidelnou aktualizaci. To je spolehlivější a výkonnější alternativa k dřívějšímu kopírování dat.

Propojení na databáze

Excel umí načítat data přímo ze zdrojů jako SQL Server, Access nebo jiných databází prostřednictvím speciálních konektorů. Power Query navíc umožňuje data transformovat ještě před jejich vložením do sešitu. Práce s daty se tím pak velmi usnadňuje.

Uživatelské rozhraní a automatizace

Excel umožňuje tvorbu formulářů a dialogových oken pomocí VBA, ale moderní možnosti sahají i k Office Scripts a doplňkům (Add-ins) založeným na webových technologiích. Tyto nástroje dovolují připravit prostředí, kde uživatel nemusí vůbec zasahovat do buněk tabulky. Například po zadání volby v dialogovém okně se automaticky načtou a zobrazí výsledky z databáze nebo jiného zdroje dat, aniž by uživatel musel řešit, odkud přesně pocházejí.

Rozšíření pomocí maker a VBA

Nástroj Nahrávač maker i dnes umožňuje snadno automatizovat opakované činnosti. Pomocí VBA pak lze vytvářet složitější procedury, pracovat se soubory, databázemi nebo doplňovat vlastní funkce. V cloudovém prostředí Excelu (Excel Online) se postupně prosazují Office Scripts jako moderní alternativa.

Excel tak zůstává nástrojem, který dokáže propojit jednoduchou práci s tabulkami s profesionální analýzou dat, automatizací a napojením na firemní systémy.

Možnosti Excelu se rozšiřovaly s každou novou verzí. Velkou změnou prošel Excel v roce 2007 zavedením pásu karet místo jednoduchých tlačítek a v roce 2016 přechodem na Excel 365, který je nabízen jako služba, tedy za pravidelnou úhradu.

Excel v praxi

Excel je jedním z nejrozšířenějších nástrojů na světě. Pro domácí použití se často omezuje na jednoduché tabulky a výpočty, ale jeho skutečný potenciál se ukazuje hlavně v pracovním prostředí.

Pro mnoho oblastí existují specializované programy, které mohou být v určitém směru výkonnější nebo pohodlnější. Excel si ale udržuje náskok díky své univerzálnosti, snadnému ovládání a možnosti rychlého sdílení a vizualizace výsledků. Proto zůstává i tam, kde by ho teoreticky mohly nahradit jiné nástroje, stále nepostradatelným pomocníkem.

Automatizace pomocí maker

Pokud v Excelu často opakujeme stejné kroky, například nastavujeme formát čísel, upravujeme tabulky nebo importujeme data, je škoda to pokaždé dělat manuálně. Excel nám nabízí Nahrávač maker, který dokáže naši práci zaznamenat a uložit ji jako postup, jenž se pak spustí jediným kliknutím nebo klávesovou zkratkou.

Je to podobné, jako když si pustíme záznamník – všechno, co během nahrávání provedeme, si Excel zapamatuje a příště provede znovu za nás.

Možnost vytvoření maker najdeme v pravé části záložky Zobrazení:

Jakmile klikneme na ikonu Zaznamenat makro, zobrazí se dialog pro vytvoření nového makra. Zadáme název makra, například MyNumberFormat a nastavíme i klávesovou zkratku pro další spuštění makra. Potvrzením začne nahrávání:

Od této chvíle Excel zaznamenává každý náš krok. Vybereme libovolnou buňku a nastavíme jí požadovaný formát – například číslo s oddělenými tisíci a jedním desetinným místem:

Poté nahrávání zastavíme v nabídce Makra nebo kliknutím na ikonu čtverce v levé dolní části a máme hotovo:

Kdykoliv nyní vybereme nějakou buňku s číslem a stiskneme námi zvolenou zkratku (v ukázce jsme použili Ctrl + Shift + M), Excel číslo automaticky naformátuje tak, jak jsme si během nahrávání nastavili.

Takto jednoduchý příklad nám ukazuje princip, ale možnosti maker sahají mnohem dál. Makra se ukládají do souborů s podporou maker s koncovkou .xlsm nebo .xlsb. Pokud je chceme mít k dispozici napříč všemi soubory, můžeme je uložit do tzv. osobního sešitu maker, který se otevře pokaždé spolu s Excelem.

A pokud nám samotný nahrávač nestačí, můžeme nahrané kroky otevřít v editoru VBA a upravit nebo rozšířit je podle vlastních potřeb. V prostředí Excel Online pak máme navíc k dispozici moderní Office Scripts, které nám dovolují automatizovat úlohy i v cloudu.

Díky těmto možnostem dokážeme z Excelu udělat nástroj, který za nás spolehlivě zvládne rutinní činnosti, a my se můžeme věnovat důležitější práci.

V příští lekci, Klávesové zkratky a výběr buněk v Excelu, se seznámíme se základními klávesovými zkratkami pro práci v Excelu a naučíme se také, jak se pohybovat po liště a vybírat buňky myší.