Lekce 2 - Netisknutelné a zástupné znaky a Najít a nahradit v MS Word

V minulé lekci, Úvod do pokročilého používání MS Word, jsme si zopakovali některé pojmy z předchozího kurzu, probrali jsme práci s textem, klávesové zkratky a generátory náhodného textu.

Vítám vás u druhé lekce kurzu zaměřeného na pokročilé ovládání MS Word. V této lekci se budeme bavit trochu podrobněji o netisknutelných znacích a mimo jiné si ukážeme i pokročilé využití funkce Najít a nahradit.

Netisknutelné znaky

Netisknutelné znaky jsou symboly, které nás v dokumentu informují o použitém formátování a rozložení textu, které aplikujeme - ať už zcela úmyslně (nový řádek, odsazení zleva) nebo tak nějak automaticky (třeba mezera mezi slovy).

Pokaždé, když stiskneme některou z kláves: Enter, Tab či Mezerník, vloží se do souboru netisknutelný znak. Většinou ho ovšem nevnímáme, ani o jeho existenci nemusíme vědět, neboť je skrytý. Skrytý může i zůstat, pokud se nechceme formátováním dokumentu zabývat více do detailu, což by ovšem byla škoda.

K zobrazení těchto znaků použijeme klávesovou zkratku Ctrl + Shift + 8 (na klávese s á, nikoliv na numerické klávesnici), nebo na kartě Domů klikneme na tlačítko s charakteristickým symbolem:

Náhle vidíme v dokumentu ony znaky, tak jak naznačuje následující obrázek:

Na začátku odstavce vidíme malou šipku vpravo. Ta je symbolem odsazení odstavce pomocí klávesy Tab. Pokud chce nezkušený uživatel dosáhnout většího odsazení, často použije Tab třeba dvakrát, což se projeví jako dvě šipky vedle sebe. Taková praxe je ale špatná, vždy je třeba použít Tab jen jednou s tím, že správné odsazení si předem nastavíme. Jak přesně odsazení nastavit si ukážeme v dalších lekcích.

Mezi slovy vidíme ve většině případů malou plnou tečku (puntík). To je symbolem běžné mezery mezi slovy, což není žádné velké překvapení. Trochu jiná situace je hned na začátku odstavce, kde za písmenem K (tedy jednomístnou předložkou) vidíme jako horní index malé kolečko. To je symbolem speciálního druhu mezery, která se správně nazývá pevná mezera nebo taky mezera nedělitelná. Ta má tu funkci, že slova jí oddělená (nebo spíše spojená) vždy skončí na jednom řádku, tedy nikdy nemohou být od sebe oddělena.

Ptáte-li se, proč by nějaká slova vůbec takto svázána být měla, tak jde vlastně o respektování pravidel – pravopisných a typografických. Pravopis nás učí, že krátké předložky a spojky by se neměly nechávat osamoceně na konci řádku a měly by být vždy těsně před následujícím slovem, konec konců přispívá to i k lepší čitelnosti. Druhá skupina slov, která se zásadně spojuje touto mezerou (a zde už je třeba to udělat manuálně), jsou hodnoty a jednotky, jako třeba následující: Kč, hod., cm, % apod. Je hrubým porušením zvyklostí, jestliže třeba jeden řádek končí číslovkou 178 a další začíná jednotkou cm.

Když už víme, že to je nežádoucí, naučíme se, jak tomu předejít. Pevná mezera se vkládá kombinací kláves Ctrl + Shift + Mezerník. Bez zobrazených netisknutelných znaků vypadá úplně stejně jako mezera běžná, ale funkčně se velice liší. V některých situacích je Word přece jen dost chytrý, aby tuto mezeru doplnil sám, ale vždy se vyplatí si přinejmenším ověřit, jaká mezera je v dané situaci použita, v lepším případě rovnou použít tu nedělitelnou, je-li to vhodné.

Posledním znakem, který zmíníme, je Enter,který nalezneme na konci odstavce. Tento znak (vzdáleně připomínající obrácené velké P) je rovněž tím, který je použit jako tlačítko na kartě Domů, pokud zobrazujeme netisknutelné znaky pomocí myši. I tady platí, že počet symbolů rovná se počtu odsazení Enterem, ale i zde platí, že není správné zvětšovat odsazení násobným použitím Enteru – místo toho použijeme nastavení odsazení za odstavcem.

Tyto netisknutelné znaky se jmenují netisknutelné proto, že se jednoduše na papír ani do PDF nevytisknou, ani když jsou v dokumentu zobrazené. Slouží tedy pouze jako informace o struktuře dokumentu.

Najít a nahradit

Najít a nahradit je funkce Wordu, pomocí které můžeme najít konkrétní slovo (nebo obecněji řetězec) v textu a v případě zájmu ho i nahradit něčím jiným. Tak nějak by zněl popis této funkce, pokud by byl určen lidem, kteří se nechtějí s Wordem seznámit více do hloubky. Jelikož ovšem tento článek je určen přesně takovým, můžeme se vesele pustit do hlubšího poznání této funkcionality.

Nejprve si osvěžíme, jak Najít a nahradit vlastně spouštíme. Pro fanoušky klávesových zkratek prozradím, že Najít se spouští přes Ctrl + F a Nahradit přes Ctrl + H. Pro nefanoušky klávesových zkratek zdůrazním, že klávesové zkratky jsou velice chytrým vynálezem, a proto se vyplatí postupovat přes ně a používat ke spouštění podobných věcí myš je zbytečně zpátečnický postup.

Kdyby někdo přece jen trval na starém dobrém klikání, tak funkci Najít i Nahradit najdeme jako dvě samostatná tlačítka vpravo na kartě Domů v sekci Úpravy, viz:

Povšimněte si nicméně, že Najít má ještě rozvinovací šipečku a dělí se na Najít a Rozšířené hledání.

Klávesová zkratka Ctrl + F totiž vede k tomu triviálnímu vyhledávání, které spouští dialogové okno v levé části obrazovky a s funkcí Nahradit přímo nekamarádí, proto doporučuji vždy spouštět volbu Rozšířené hledání a vlastně tak i hledání spouštět přes Ctrl + H a následně přepnout z Nahradit na Najít, viz obrázek níže. Já osobně však už nepřepínám, neboť i přímo vyvolané dialogové okno dokáže vyhledávat a nahrazování je fakultativní.

Jelikož se tento článek blíží ke konci, slíbím vám, že toto dialogové okno podrobněji probereme příště. Avšak je tu ještě něco, co se perfektně hodí do této lekce. Kromě nahrazování viditelných znaků (čehokoliv, co je v dokumentu napsané) lze totiž nahrazovat i naše oblíbené znaky netisknutelné.

Máme-li před sebou dokument, který je dílem fanatického uživatele klávesy Tab (což poznáme podle toho, že k odsazení od kraje je použit Tab třeba pětkrát i vícekrát) nebo fanatického obdivovatele klávesy Enter (což poznáme stejným způsobem, akorát se to týká řádků) a chceme-li toto jejich řádění napravit a uvést dokument do formálně správného stavu, využijeme nahrazování.

Zástupné znaky

V tuto chvíli tedy řešíme, jak Wordu nakázat, ať z těch pěti Tabulátorů / Enterů udělá jeden. K pojmenovaní netisknutelných znaků použijeme sérii speciálních znaků, obecně známých jako zástupné znaky (zastupují jiné znaky, ty netisknutelné). Samotné spojení speciální znak pak odkazuje na znaky na klávesnici, které nejsou písmenem ani číslem, tedy například: ., /, * apod. Daleko spíše ale ještě ty speciálnější, jako například: ampersand (&), stříška (^), zavináč (@).

Zástupné znaky Tabulátoru (anglicky začínající na t) a odstavce (anglicky začínající na p) hledáme a případně nahrazujeme pomocí kombinace stříšky a písmene, tedy ^p nebo ^t. Vyzkoušejte si sami jeden z těchto znaků zadat do pole Najít. Tabulátory se v souborech nevyskytují vždy, odstavce však ano, a tak toto hledání takřka vždy vede k úspěchu.

Naše úloha je ovšem nahrazovací. Chceme se zbavit pěti Tabulátorů ve prospěch jednoho. Jak na to je nasnadě. Do pole Najít zadáme ^t^t^t^t^t a do Nahradit totéž jen jednou, tedy ^t. A voilà, máme nahrazeno. Totéž platí i o Enterech. Samozřejmě můžeme nahrazovat libovolný počet. Nejjistější cesta je vždy nahrazovat dva za jeden, a to třeba opakovaně.

V následujícím kvízu, Kvíz - Úvod, zkratky a znaky v MS Word pro pokročilé, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.