Lekce 17 - Revize textu, odkazy a tisk v Microsoft Wordu

V předchozím kvízu, Kvíz - Tabulky a další užitečné možnosti v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešním Microsoft Word tutoriálu se zaměříme na nástroje, které využijeme při kontrole a dokončení dokumentu. Ukážeme si kontrolu pravopisu, práci s hypertextovými odkazy a komentáři a nakonec se zaměříme na nastavení tisku včetně tisku tabulek.

Kontrola a dokončení dokumentu

Před dokončením dokumentu je vhodné ověřit nejen jeho obsah, ale také způsob, jakým bude předán dalším lidem. Správně připravený dokument by měl být srozumitelný, obsahovat potřebné doplňující informace a zachovat přehlednou podobu také při tisku.

Kontrola pravopisu

Při psaní dokumentu si můžeme všimnout slov podtržených červenou vlnkovanou čarou. Někdy může být podtržena i větší část textu. Toto zvýraznění vytváří kontrola pravopisu, která porovnává slova v dokumentu se slovníkem pro nastavený jazyk. Pokud slovo nerozpozná, označí je podtržením.

Podtržení nemusí vždy znamenat skutečnou chybu. Může upozorňovat na překlep, ale Word může označit také správný výraz, který jeho slovník neobsahuje, například odborné, slangové nebo nářeční slovo.

Druhou možností jsou modře podtržená slova nebo fráze. Ta upozorňují na možné chyby v gramatice nebo stavbě vět, například na chybějící čárku v souvětí.

Kliknutím pravým tlačítkem na podtržený text zobrazíme návrhy opravy konkrétního problému.

Kontrolu pravopisu a gramatiky celého dokumentu můžeme spustit klávesou F7.

Hypertextové odkazy

Hypertextový odkaz je text, který nás po kliknutí přesměruje například na webovou stránku. Word může odkaz vytvořit automaticky, když napíšeme webovou nebo e-mailovou adresu. Automatické vytvoření ale nemusí být vždy žádoucí.

Hypertextové odkazy jsou ve výchozím nastavení podtržené a obvykle mají modrou barvu. Pokud jsme odkaz z otevřeného dokumentu již navštívili, může se jeho barva změnit na fialovou.

U hypertextového odkazu můžeme upravovat jeho obsah i vzhled. Vzhled měníme stejně jako u běžného textu. Podtržení sice můžeme odstranit, zároveň tím ale odstraníme běžné vizuální vodítko, že jde o odkaz. Podobně můžeme změnit také jeho barvu.

Obsah hypertextového odkazu můžeme změnit po kliknutí pravým tlačítkem. Zobrazí se následující nabídka:

Odkaz můžeme otevřít, odebrat nebo upravit. Volba pro úpravu otevře následující dialogové okno:

V horní části okna vidíme zobrazený text, který můžeme upravit, a dole cílovou adresu. Zobrazený text a cílová adresa se nemusí shodovat, takže například můžeme použít popisný text odkazující na konkrétní webovou stránku.

Komentáře

Při tvorbě rozsáhlejšího dokumentu nebo při spolupráci více lidí se hodí možnost vkládat do textu průběžné poznámky. Ve Wordu k tomu slouží komentáře, které se zobrazují vedle textu.

Komentář vložíme tak, že označíme část textu, ke které se poznámka vztahuje, a po kliknutí pravým tlačítkem zvolíme Nový komentář.

Tím se vpravo otevře komentářové pole:

U komentáře se zaznamenává autor a čas úpravy. Ostatní uživatelé na něj mohou reagovat nebo pokračovat v diskusi. Tyto informace jsou užitečné zejména při spolupráci více lidí na jednom dokumentu.

Komentáře můžeme využít i při samostatné práci. U rozsáhlejšího textu, například bakalářské práce, si pomocí nich můžeme označit místa, ke kterým se chceme později vrátit.

Komentář můžeme číst, odstranit, reagovat na něj nebo jej označit jako vyřešený. Tuto možnost použijeme ve chvíli, kdy už daný bod nevyžaduje další řešení, ale chceme původní poznámky zachovat.

Pokud do tisku zahrneme komentáře, mohou ovlivnit výsledné rozložení stránky. Pokud je tisknout nechceme, můžeme jejich zahrnutí do tisku vypnout. Pokud je naopak vytisknout potřebujeme, počítáme s tím, že se prostor stránky přizpůsobí také komentářům.

Nastavení tisku

Dokument můžeme připravit k tisku pomocí klávesové zkratky Ctrl + P nebo přes Soubor – Tisk.

Tím se dostaneme do náhledu pro tisk:

Pokud dokument obsahuje komentáře nebo sledované změny, mohou se v náhledu zobrazit a následně vytisknout. Pro jejich vypnutí v části Nastavení rozbalíme nabídku Vytisknout všechny stránky a zrušíme volbu Tisknout revize:

Dokument se poté vytiskne bez komentářů a dalších značek revizí. Samotné komentáře ani sledované změny tím z dokumentu neodstraníme, pouze je nezahrneme do tisku.

Tisk tabulek

Při tisku mohou vyžadovat zvláštní pozornost také tabulky. Běžné tabulky se tisknou jako součást dokumentu. Rozsáhlé tabulky můžeme podle potřeby umístit například na konec dokumentu jako přílohu.

I běžná tabulka může pokračovat na další stránku. Pokud se záhlaví zobrazí pouze na první stránce, na dalších stránkách už nemusí být zřejmé, co jednotlivé sloupce znamenají.

Taková tabulka je hůře čitelná. Proto můžeme nastavit opakování záhlaví. Pokud tabulka pokračuje například přes tři stránky, zobrazí se záhlaví na každé z nich. Pro přehlednost a usnadnění orientace je to důležitý krok. Takto by výsledek vypadat neměl:

Pokud tabulku nemůžeme vhodně posunout tak, aby se vešla na jednu stránku, zopakujeme záhlaví a získáme následující výsledek:

U krátké tabulky je vhodné pokusit se zachovat ji na jedné stránce. Pokud je ale delší než dostupný prostor, vybereme myší řádek záhlaví určený k opakování a zvolíme Rozložení – Opakovat řádky záhlaví.

Opakovat můžeme také několik prvních řádků tabulky. Výběr však musí vždy zahrnovat její první řádek.

Vlastnosti tisku

Před samotným tiskem můžeme upravit další nastavení. Můžeme například změnit orientaci stránek na šířku, zvolit jiný formát než A4, vybrat cílovou tiskárnu nebo určit rozsah stran a počet kopií. U tištěného dokumentu je vhodné používat také číslování stránek, které usnadňuje orientaci v jednotlivých listech.

Dokument můžeme uložit také ve formátu .pdf. Tento formát je vhodný především pro tisk, prohlížení a sdílení, protože zachovává rozložení dokumentu a omezuje nechtěné změny jeho vzhledu.

Shrnutí lekce

Ve Wordu můžeme před dokončením dokumentu zkontrolovat pravopis a gramatiku, doplnit hypertextové odkazy a využít komentáře pro poznámky nebo spolupráci. Při tisku můžeme skrýt komentáře a revize a u delších tabulek nastavit opakování záhlaví na dalších stránkách. Dokument můžeme pro tisk nebo sdílení uložit také ve formátu .pdf.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 16. - 17. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.