Lekce 16 - Další užitečné možnosti a nastavení v MS Word 2

V předchozím kvízu, Kvíz - Tabulky a další užitečné možnosti v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešní lekci si předvedeme zbývající znalosti, které do této úrovně ovládání MS Word patří. Jde o poslední lekci v tomto seriálu, ale nebojte - navazujeme seriálem pro pokročilé uživatele MS Word.

Kontrola pravopisu

Asi jste si všimli, že čas od času je nějaké slovo v textu podtrženo červenou vlnkovanou čarou. A někdy jsou třeba podržená slova všechna. Pachatelem je v tomto případě Kontrola pravopisu, což je automatický nástroj, který analyzuje každé slovo, které v dokumentu je a porovnává ho se seznamem slov pro daný jazyk a pokud ho nenajde, tak dojde k jeho zvýraznění podtržením.

Ne vždy platí, že podtržené slovo je skutečně chybné, ale většinou tomu tak bývá. Může jít třeba o překlep nebo o slovo, které člověk používá, ale v češtině prostě správně není, protože jde o slang, nářečí apod. Takováto slova pak končí červeně podržená.

Druhá možnost jsou modře podtržená slova nebo fráze, které upozorňují na chyby v gramatice a struktuře vět, jako třeba zapomenutou čárku v souvětí nebo přílišné opakování slov.

Kontrola jazyka se spouští pravým tlačítkem na podtrženém textu nebo klávesou F7.

Hypertextové odkazy

Druh textu, který nás po kliknutí přesměruje na nějakou webovou stránku, je znám jako hypertextový odkaz. Takové odkazy se do Wordu vkládají automaticky, pokud napíšeme název webové stránky nebo emailovou adresu. Tak automaticky, že to někdy může být nežádoucí.

Hypertextové odkazy jsou vždy podtrženy a přirozeně mají typickou modrou barvu. Pokud už byl z otevřeného dokumentu hypertext aktivován, barva se změní na fialovou.

Práce s hypertexty obnáší jejich tvorbu a jejich úpravu z hlediska obsahu a z hlediska formy. Z hlediska formy je upravujeme jako jakýkoliv jiný text, jen pozor na to, že podtržení sice můžeme odstranit, nicméně tím můžeme nechat zmizet jasné vodítko, že jde o odkaz, a to většinou nechceme. Barvu můžeme změnit třeba na černou jako má zbytek textu.

Obsah hypertextového odkazu se mění po kliknutí pravým tlačítkem na nějaký takový odkaz, čímž získáme následující nabídku:

Zde můžeme odkaz samozřejmě otevřít nebo odebrat, ale taktéž upravit. Tato volba otevře dialogové okno:

V tomto okně vidíme nahoře zobrazený text (taktéž můžeme upravit) a dole cílový odkaz. Můžeme tam samozřejmě odkazovat na web, který se neshoduje se zobrazeným textem, žádná taková vazba není požadována.

Komentáře

Při tvorbě a úpravě textu ve Wordu někdy platí, že je dlouhodobější nebo složitější, anebo dokonce že se na témž dokumentu podílí více lidí. V těchto situacích je dobré mít možnost si průběžně do textu vkládat poznámky. Samozřejmě důvodem může být i něco jiného.

Těmto poznámkám se říká komentáře a zobrazují se napravo od textu. Vkládají se tak, že vybereme úsek textu, ke kterému se poznámka vztahuje a klikneme pravým tlačítkem na volbu Nový komentář.

Tím se otevře vpravo komentářové pole, které vypadá zhruba následovně:

Každá změna komentáře se zapíše jako komentář nebo reakce a zaznamená se společně s časem úpravy a iniciály dané osoby. To je tedy důležité při vzájemné kolaboraci, kdy se více lidí může vyjádřit k nějakému bodu.

Pokud člověk dokument edituje sám a jde o něco složitějšího, představme si třeba bakalářskou práci, tak jistě ocení možnost sám sebe upomínat a komentovat to, co je třeba později v daném úseku upravit.

Kromě samozřejmých možností čtení a odstranění komentáře máme ještě možnost reakce, a nakonec možnost komentář prohlásit za uzavřený, tedy takový, ke kterému už není třeba se vracet. Například proběhla určitá diskuse nebo prostě téma už není relevantní, ale poznámky chceme zachovat – prohlásíme komentář za uzavřený a vidíme, že už se k němu nebudeme vracet.

Jediná záludnější věc u komentářů je taková, že pokud jsou zobrazeny, tak se trošku rozbije vzhled stránky při tisku – stránka se zmenší ve prospěch komentářů, které ale typicky tisknout nechceme, tedy je potřeba je před tiskem skrýt. Ovšem pokud je tisknout chceme, tak dosáhneme cíle jednoduše, jen je třeba se prostě smířit se změněným měřítkem stránky.

Nastavení tisku

Ohledně tisku dokumentů se dá říct ještě několik dalších věcí. Tisk stránky vyvoláme klávesovou zkratkou Ctrl + P nebo pomocí Soubor – Tisk.

Tím se dostaneme do náhledu, který může vypadat následujícím způsobem:

To je přesně ta situace, kdy tiskneme i komentáře. Tisku komentářů se zbavím poněkud složitě, ale přesto – přes Revize – Sledování – (zobrazit) Žádné revize (vysouvací nabídka). Pak už máme jen obyčejný správný formát papíru.

Tisk tabulek

Druhým problémem při tisku mohou být tabulky. Běžné tabulky se samozřejmě přidávají do textu a běžně se tisknou. Pokud máme nějaké extra rozlehlé tabulky, přidáme je až na konec dokumentu jako přílohy a tisk si můžeme rozmyslet. I taková obyčejná tabulka nás ale může přivést do situace, kdy přesahuje jednu stránku a záhlaví (první zvýrazněný řádek) se zobrazuje jen na úplném začátku a na dalších stránkách je jen mřížka tabulky bez určení, co které sloupce znamenají.

To se obecně považuje za chybu, taková tabulka je těžko čitelná. Je proto potřeba dosáhnout opakování záhlaví. To v praxi znamená, že pokud bude tabulka přes tři stránky, budeme vidět záhlaví také třikrát – na každé stránce jednou. A to je pro přehlednost a usnadnění orientaci důležitý krok. Takto by to vypadat nikdy nemělo:

Pokud už tabulku nemůžeme posunout o něco nahoru nebo dolů (někdy to prostě nejde), tak zopakujeme záhlaví a získáme následující:

To je za daných okolností maximum možného. Znovu opakuji, že takto krátká tabulka by mohla (a asi i měla) přijít jen na jednu stránku, ale pokud tabulka je delší než stránka, tak se tam prostě nevejde.

Postup této úpravy je následující:

Vybereme myší řádek záhlaví k opakování – klikneme na Rozložení – Opakovat řádky záhlaví.

Pozor, že pokud myší vybereme něco jiného, tak se zopakuje to, co je vybráno, třeba první tři řádky, a pokud nemáme takto speciální záhlaví, tak to pak už smysl postrádá.

Vlastnosti tisku

Před samotným tiskem můžeme ještě dodatečně provést nějaké úpravy, třeba nastavit tisk stránek na šířku nebo změnit formát z A4. A samozřejmě vybrat cílovou tiskárnu a určit rozsah stran tisku a počet opakování. U jakéhokoliv tištěného dokumentu je dobré mít vložené číslování stránek, protože to usnadňuje práci s listy papíru poté, co se trochu zpřehází.

Poslední zmínka bude patřit tisku do souboru, kterým můžeme vytvořit soubor ve formátu .pdf, který je pro následné úpravy před tiskem daleko vhodnější. A celkově vhodnější je taktéž pro prohlížení a čtení dokumentu, a také pro jeho přenos a prezentaci – .pdf bude vždy na každém počítači vypadat úplně stejně, což se o Wordu, kde záleží na verzích, říct nedá.

Tímto náš seriál věnovaný základům MS Word končí. Samozřejmě vás zveme na seriál pro pokročilé .

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 15. - 16. lekci Word pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.