Lekce 6 - Formátování textu pomocí Odstavce v aplikaci MS Word 2

V minulé lekci, Formátování textu pomocí Odstavce v aplikaci MS Word 1, jsme se začali věnovat úpravě odstavců.

Touto lekcí si rozvineme znalosti o odstavcích a dozvíme se i nějakou zajímavost.

Formátování odstavců – pokračování

Mezery mezi odstavci

V situaci, kdy dopíšeme odstavec a načneme nový stisknutím klávesy Enter, se vytvoří mezi odstavci mezera o určité výšce, která je z principu vyšší než mezera mezi řádky. Určuje se pomocí počtu bodů stejných jako u velikosti písma. Běžné mezery se pohybují v rozmezí 6 až 18 bodů. Ale můžeme zajít kam až chceme, a to oběma směry, nicméně i v tomto ohledu doporučuji raději střídmost.

Zvláštním typem odstavce je Nadpis (ale skutečně je to v technickém slova smyslu odstavec, i když má třeba jen jedno slovo, vzpomeňme si, že odstavec je definován stisknutím klávesy Enter a ničím jiným). Mezery za nadpisem typicky bývají větší než mezi běžnými odstavci, třeba 24 bodů.

U nadpisů navíc může přijít vhod i druhá možnost nastavení odsazení, a to je ta před odstavcem. Normálně totiž definujeme odsazení za odstavcem. U běžného textu je to vlastně jedno, pokud vyberete jen jednu z možností, protože matematicky není rozdíl v tom, pokud mezera vzniká za odstavcem č. 1 směrem dolů, nebo před odstavcem č. 2 směrem nahoru. Akorát pokud vyplníte obě pole, tak se budou hodnoty sčítat.

U nadpisů je přece jen větší šance, že budeme potřebovat i nějaké to větší odsazení, abychom si ohlídali strukturu textu.

Využití pravítka

V MS Word máme grafický nástroj, kterým můžeme ovlivnit formát textu jen za pomoci myši. Nazývá se pravítko a jde vlastně o škálu zobrazenou v horní části obrazovky. Jednotkou na pravítku jsou centimetry.

Pokud ho ve svém dokumentu nevidíte, zapnete jeho zobrazení přes Zobrazení – Zobrazit – Pravítko (zaškrtnutím políčka).

Pravítko má bílou a šedou část a několik posuvných částí. Šedá škála je v okrajích dokumentu. Zatažením myši na hraně bílé a šedé oblasti můžeme okraje vlevo i vpravo zmenšit nebo zvětšit. Avšak ani zmenšení okrajů nám nezaručí, že obsah bude skutečně vytisknut, neboť existují i technická omezení a žádná tiskárna zkrátka nedokáže při tisku pokrýt úplně celý papír. Pokud ale máte obrázek, kterému byste rádi dopřáli pár milimetrů na každé straně navíc, určitě můžeme dokument tímto způsobem přizpůsobit.

Objekt na levé straně, připomínající přesýpací hodiny, se skládá ze dvou částí. Horní polovina, připomínající šipku mířící dolů, určuje odsazení prvního řádku odstavce, který zrovna upravujete. Můžeme ji libovolně posouvat vlevo i vpravo a pozorovat posouvání prvního řádku.

Spodní polovina, která je i na pravé straně pravítka, určuje omezení (ohraničení) celého odstavce. Ale pozor! Pouze toho jednoho zrovna aktivního, což ji odlišuje od změny okrajů (šedá zóna), která platí automaticky pro celý dokument.

Ponaučení

Časté chyby

V tomto okamžiku už by mělo být jasné, jak správně formátovat text.

Pro jistotu připomenu jednu důležitou věc, a to že mezera mezi odstavci se dá pro konkrétní dva odstavce upravit. Třeba i tak, aby se lišila od ostatních odstavců, a tím se vytvoří místo mezi nimi - zdánlivé volné řádky.

Toho se ovšem vždy dociluje právě nastavením mezery za odstavcem, nikoliv opakovaným stiskem klávesy Enter.

Může se zdát, že výsledek je stejný, a na první pohled to tak skutečně může být (ačkoliv s Enterem nemáme takovou kontrolu nad velikostí mezery), ale při další práci s dokumentem jsou tyto „volné entery“ na obtíž. Může se to zdát jako maličkost, ale proč se i takovou věc nenaučit správně.

Taktéž mezera vlevo nevzniká Mezerníkem nebo Tabulátorem, nýbrž opět správným nastavením odsazení.

Vliv na text

Tím, jak se mění struktura odstavců, mění se i délka celého textu, takže na to musíme myslet.

Ruku na srdce, kdo někdy nepotřeboval udělat svůj text delší, protože už nevěděl, o čem psát? Přesně toho lze docílit zvýšením mezer mezi řádky nebo mezi odstavci. Stačí mezery zvětšit jen nepatrně. Řádků bývá v textu dost a každá malá změna je násobena jejich počtem a v součtu tak může i malá změna udělat veliký rozdíl.

Nic se ale nemá přehánět, příliš řídké řádky jsou jednak nepříjemné na čtení (stejně jako příliš zahuštěný text) a navíc působí podezřele, když je na stránce více volného místa než textu.

Odborné práce mívají formátování odstavců a řádkování svázané striktními pravidly. Z nich některá si můžeme uvést, protože jsou dobře aplikovatelná na jakékoliv texty a jako mávnutím kouzelného proutku dokáží vyčarovat lepší estetický dojem.

Hlavními pravidly tvorby úhledného textu jsou:

• velikost písma 11-12 bodů, u nadpisů větší (max trojnásobek)
• zarovnání textu vlevo nebo do bloku (elegantněji už to nejde)
• řádkování nastavit na hodnotu 1,5 (optimální čitelnost dlouhých textů)
• mezery mezi odstavci zhruba stejné jako výška řádku
• první řádek odstavce je zarovnán více vlevo

Vlastnosti takto formátovaného textu samozřejmě závisí i na velikosti písma, a hlavně na použitém fontu. Proto pro dosažení nejlepšího výsledku může být zapotřebí různé texty formátovat trochu odlišně.

Zajímavost závěrem

Nyní se s vámi podělím o jednu zajímavou možnost, o které se dost možná nedočtete nikde jinde. Výše v textu jsme si řekli, že některá pole používají jako jednotky body a některá řádky. To není ale za každou cenu pravda. Platí, že použijete-li malé šipečky u číselníků, Word pracuje s definovanými jednotkami. U mezery mezi řádky jsou to násobky výšky řádků, tedy jednotkou jsou řádky (i když to tam není explicitně uvedeno), u mezery mezi odstavci se nabízejí body a u odsazení odstavců dokonce centimetry.

Realita je ovšem taková, že definovanou jednotkou se nemusíte řídit a můžeme použít vlastní. Třeba zrovna u mezery mezi odstavci. Proč se omezovat na nějaké body, které člověku ani tolik neříkají? Použijme násobek řádků! Jednoduše do políčka napište, že mezera za odstavcem bude „3 ř.“ a máte to. Nebo totéž s centimetry.

Word si to stejně nakonec nejspíš přemění na nějakou hodnotu v bodech, ale možnosti zadání máte rozšířené. Kombinací se nabízí přehršle, třeba můžeme experimentovat a zadat odsazení odstavce na úrovni 10 řádků. Jinými slovy - mezera mezi levým okrajem textu a okrajem odstavce bude stejná, jako je výška deseti řádků (v tom smyslu, v jakém jsme se o tom bavili výše).

Při tomto hraní si je pouze třeba správně zapisovat jednotky, a těmi jsou cm (bez tečky) a pak dvě možnosti s tečkou a mezerou mezi číslem a jednotkou: ř. a b.

Pro konspirační teoretiky doplním, že Word akceptuje i tajemnou jednotku „ch“. Můžete si zadat libovolnou mezeru nebo odsazení třeba na úrovni 3 ch, jakkoliv není pořádně jasné, co to vlastně je. Můžete zkusit zapátrat sami.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 5. - 6. lekci Word pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.