Lekce 7 - Pravítko a pokročilé formátování v Microsoft Wordu
V minulé lekci, Práce s odstavci v Microsoft Wordu, jsme se naučili formátovat odstavce v Microsoft Wordu, nastavovat jejich zarovnání, odsazení, řádkování a mezery.
V tomto Microsoft Word tutoriálu si rozšíříme práci s odstavci. Ukážeme si, jak upravovat odsazení pomocí pravítka, jak používat mezery a odsazení jednotně a jak zadávat rozměry v různých jednotkách. Pomocí Copilotu si také necháme navrhnout logické členění delšího textu do odstavců. Tyto postupy nám pomohou vytvářet přehledné dokumenty a usnadní jejich další úpravy.
Pravítko a odsazení odstavců
Pravítko je grafický nástroj, pomocí kterého můžeme myší upravovat rozložení textu. Zobrazuje se v horní části dokumentu a jeho základní jednotkou jsou obvykle centimetry.
Zobrazení pravítka
Pokud pravítko v dokumentu nevidíme, jeho zobrazení zapneme na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazit pomocí možnosti Pravítko:
Pravítko má bílou a šedou část. Šedé oblasti odpovídají okrajům stránky. Přetažením hranice mezi bílou a šedou částí můžeme velikost okrajů změnit.
Změna okrajů ovlivňuje rozložení stránky, nikoli pouze jeden odstavec. Před tiskem proto zkontrolujeme dokument v náhledu.
Zmenšením okrajů nezajistíme, že tiskárna vytiskne obsah až k hraně papíru. Pokud se text nebo obrázek nachází mimo tisknutelnou oblast, může být při tisku oříznut.
Odsazení pomocí pravítka
Pomocí značek na pravítku upravujeme odsazení odstavce. Značky na levé straně ovládají první řádek, předsazení a levé odsazení. Značka na pravé straně určuje pravé odsazení.
Změny se použijí na odstavec, ve kterém se nachází kurzor, případně na všechny vybrané odstavce:
Přetažením značek můžeme odsazení upravit rychle přímo v dokumentu. Pokud potřebujeme zadat přesnou hodnotu, použijeme dialogové okno Odstavec.
Odsazení odstavce nezaměňujeme za okraje stránky. Odsazení mění polohu vybraných odstavců uvnitř textové oblasti, zatímco okraje určují prostor pro obsah na stránce.
Dobré praktiky při formátování dokumentu
Při formátování se snažíme používat stejné principy v celém dokumentu. Jednotné mezery, odsazení a řádkování zlepšují čitelnost a usnadňují pozdější změny.
Mezery a odsazení
Mezery mezi odstavci vytváříme pomocí nastavení Před a Za, nikoli opakovaným stisknutím klávesy Enter. Odsazení zleva nevytváříme pomocí klávesy Mezerník ani opakovaným použitím klávesy Tab. Použijeme nastavení odsazení nebo pravítko.
Prázdné odstavce a ručně vložené mezery mohou na první pohled vytvořit podobný výsledek. Při dalších úpravách se však dokument může snadno rozpadnout. Správně nastavené vlastnosti odstavce můžeme později změnit jednotně a přesně.
Zásady přehledného formátování
Formátování ovlivňuje také rozsah dokumentu. Větší řádkování nebo mezery mezi odstavci mohou zvýšit počet stran, zatímco příliš malé hodnoty mohou zhoršit čitelnost. Formátování proto nepoužíváme k umělému prodlužování nebo zkracování textu.
Při úpravě dokumentu se řídíme několika obecnými zásadami:
- používáme jednotnou velikost písma a stejné rozestupy pro prvky stejného typu,
- zarovnání volíme podle účelu dokumentu a požadavků zadání,
- řádkování a mezery nastavujeme tak, aby byl text dobře čitelný,
- odsazení používáme jednotně a pouze tam, kde má jasný význam.
Konkrétní hodnoty se mohou lišit podle typu dokumentu, použitého písma nebo délky řádků. Stejné nastavení proto nemusí vyhovovat každému textu.
U delšího textu nemusí být na první pohled zřejmé, kde jednotlivé myšlenky rozdělit do odstavců a v jakém pořadí je uspořádat. Copilot nám může navrhnout logické členění textu a vhodné mezititulky, konečné rozhodnutí o podobě dokumentu ale zůstává na nás.
Rozdělení textu do odstavců pomocí Copilotu
Nyní si ukážeme postup, jak pomocí Copilotu rozdělit souvislý text do přehledných odstavců.
Návrh členění textu
Nejprve označíme delší souvislý text, jehož strukturu chceme upravit. Poté otevřeme Copilot. Pokud chceme, aby mohl změny později přímo zapracovat, ponecháme zapnutou možnost Povolit úpravy:
Nejprve si necháme pouze navrhnout nové členění, aniž by Copilot původní text měnil. Zadáme například:
Projdi označený text a navrhni jeho rozdělení do logických odstavců. Navrhni také krátké mezititulky, pokud pomohou jeho přehlednosti. Zachovej původní význam a nepřidávej nové informace.
Copilot navrhne, které části textu patří k sobě a kde je vhodné začít nový odstavec. Návrh projdeme a ověříme, zda struktura odpovídá tomu, co chceme dokumentem sdělit:
Zapracování návrhu
Pokud nám navržené členění vyhovuje, můžeme Copilotu říct, aby jej do dokumentu zapracoval:
Zapracuj navržené členění do označeného textu. Rozděl jej do logických odstavců a použij navržené mezititulky. Zachovej původní význam a nepřidávej žádné nové informace.
Po provedení změn text znovu přečteme. Zkontrolujeme, zda Copilot nezměnil jeho význam nebo důležité informace. Poté změny potvrdíme tlačítkem Hotovo:
Copilot nám pomáhá především s logickou strukturou obsahu. Vzhled jednotlivých odstavců potom upravíme pomocí zarovnání, odsazení, řádkování nebo mezer.
Použití jednotek v nastavení odstavců
Při nastavování odstavců se setkáme s různými jednotkami. Mezery před a za odstavcem se běžně zadávají v bodech, odsazení v centimetrech a řádkování může používat násobky řádku nebo hodnotu v bodech.
Při použití šipek u číselných polí Word pracuje s jednotkou nastavenou pro danou vlastnost. Do některých polí můžeme hodnotu zapsat také ručně společně s podporovanou jednotkou. Word ji následně převede na hodnotu používanou v daném poli.
Můžeme například zadat hodnoty 2 cm, 6 b. nebo
1,5 ř.. Nemusíme tak vždy ručně přepočítávat vzdálenost
na jednotku zobrazenou v daném poli.
Správný zápis jednotek
Při ručním zadávání používáme jednotky jednotně:
- centimetry zapisujeme jako
cm, - body jako
b., - řádky jako
ř..
Mezi číslem a jednotkou ponecháme mezeru, například 2 cm,
6 b. nebo 1,5 ř..
Microsoft Word podporuje v některých nastaveních také méně
běžné jednotky. Patří mezi ně například ch, která
vychází z rozměrů znaků. Pro běžné nastavení dokumentu si však
zpravidla vystačíme s centimetry, body a řádky.
Zadání vlastní jednotky v dialogovém okně Odstavec vidíme na následujícím obrázku:
Shrnutí lekce
Pomocí pravítka můžeme rychle upravovat odsazení odstavců a pracovat s okraji stránky. Mezery a odsazení nastavujeme pomocí vlastností odstavce, nikoli vkládáním prázdných řádků nebo nadbytečných mezer. Copilot nám může pomoci navrhnout logické členění delšího textu, jeho výsledek však vždy zkontrolujeme. Při nastavování vzdáleností můžeme pracovat s různými jednotkami a zvolíme takové hodnoty, které odpovídají účelu dokumentu.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 6. - 7. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
