Lekce 2 - Historie Wordu, typy souborů a základní operace

V minulé lekci, Úvod do programu Microsoft Word, jsme si představili aplikaci Word, Řekli jsme si jak vypadá a ukázali si pracovní prostředí.

Dnes si povíme více o MS Word coby počítačovém programu, a hlavně si ukážeme, jaké typy dokumentů lze ve Wordu používat, jelikož soubor, který jsme si vytvořili minule, rozhodně nebyl jediným typem, se kterým se ve Wordu dá pracovat.

Historie MS Word

Zcela první verze programu Word přišla na svět už v roce 1983, ale komerčně úspěšnou začala aplikace být až na platformě Windows v 90. letech.

Vzhled a funkce programu pochopitelně odpovídaly době vzniku. Vzhledově šlo v zásadě o šedý rám, kde v horní části se nacházela hranatá tlačítka a bílá plocha uprostřed tvořila stránku. Některé prvky si Word nese už z této doby, například obrázek diskety na tlačítku, kterým se ukládá soubor, nebo pravítko, což je měřítko nad stránkou, které ohraničuje aktivní část stránky od okrajů.

Od roku 2000 má Word (stejně jako Excel a další) charakteristické číslování verzí dle roku vydání, tedy Word 2000, Word 2003, Word 2007, Word 2010 atd.

Zásadní změnou si program prošel v roce 2007. Ve verzi 2007 (všimněte si, že byla jediná, která vyšla se čtyřletým, a nikoliv tříletým odstupem) byl jeden pás s hranatými tlačítky nahrazen pásem karet, což je nabídka v horní části obrazovky, kde se pro každou kartu při jejím vybrání zobrazí celá paleta souvisejících nástrojů, a horní část obrazovky je tedy proměnlivá, viz následující obrázky (příklad karet Vložení a Reference):

.

Horní pás vypadá jinak pro každou kartu z nabídky. Mimochodem, pás karet není neměnný, jeho obsah můžeme z části sami ovlivnit, a to případně následovně:

• Klikneme pravým tlačítkem na pás karet
• Zvolíme „Přizpůsobit pás karet“

• V nové nabídce v pravém sloupci zaškrtneme co chceme přidat/odškrtneme co chceme odebrat

V závislosti na verzi programu se může nabídka lišit, nicméně platí, že co je zaškrtnuté je viditelné a dostupné a co není tak je skryté. Zvláštní pozornost bych věnoval kartě Vývojář, která je ve výchozím nastavení vždy skrytá, a která se využívá pro vkládání interaktivních prvků, správu doplňků apod.

Od roku 2007 také končí soubory aplikace Word koncovkou .docx namísto předchozího .doc. Tato verze, vzhledem k pozdějšímu datu vydání, nabízí daleko více funkcí a úprav souborů.

Druhá dramatická změna proběhla v roce 2016, kdy Microsoft přišel s konceptem Office 365 (Office je balíček kancelářských aplikací, ve kterém je obsažený mimo jiné i Word). Od tohoto roku se program získává na základě pravidelné platby za poskytnutí licence, nikoliv jednorázového poplatku za nákup instalačního média. Zaplatíte tak tedy za možnost nainstalovat si některé programy MS Office a to zpravidla až na 5 počítačů, a každý rok se pak rozhodnete, jestli chcete svou licenci obnovit. Zároveň přišlo velké zlepšení konektivity, kdy je daleko snadnější vytvořené soubory sdílet s jinými uživateli a taktéž je možné se přihlásit na svůj účet a mít soubory živě synchronizované na cloudu a tím pádem dostupné odkudkoliv a v aktuální verzi.

Typy souborů

O pár odstavců dříve jsme si představili dva základní typy souborů – .doc a .docx. Ty jsou v podstatě totožné, jen se liší verzí (rokem vydání) programu, ve které byly vytvořeny. Existují však i další typy, o kterých je dobré mít alespoň obecný přehled.

Univerzální formát - RTF

V první řadě bych rád zmínil formát .rtf. Je to zkratka z anglického rich text format a jde o univerzální formát uchovávání textu nezávislý na editoru, jinými slovy tento formát lze otevírat ve všech programech, které mají stejný účel jako MS Word – i když je Word asi komerčně nejúspěšnější, stále existuje spousta jeho ekvivalentů.

Formát šablony - dotx

Velice užitečnou věcí je pak šablona, tedy formát typu .dotx. Jedná se o zvláštní typ souboru, který během vytváření ukládáme jako běžný soubor a v okamžiku, kdy jej máme hotový, ho uložíme jako šablonu. Od této chvíle se již nedá měnit a po jeho otevření se otevře nový soubor ve formě této šablony. Jako příklad využití může typicky sloužit formulář – jde nám o to nějakým způsobem vytvořit jeho formu, měnit se pak následně bude již pouze jeho obsah, nikoliv formátování a jeho podoba jako taková.

Formát maker - docm

Využití maker umožňuje soubor typu .docm. Makra jsou procedury, které jsou do Wordu (a mnohem častěji do Excelu) přidávány pomocí nativního programovacího jazyku VBA. Takové makro pak může zajistit, že se váš soubor odešle na zadaný seznam kolegů stiskem jednoho tlačítka, přeuloží do nové složky s názvem odpovídajícím aktuálnímu datu a mnohé další. Jde tedy o automatizaci lidských činností. VBA je však výrazně mimo rozsah této lekce, proto si zde tento pojem zmíníme pouze ve spojitosti s možným typem souboru a věnovat se mu případně budeme až v pokročilejším kurzu.

Formát - pdf

Zvláštní roli pak hraje .pdf. Jedná se o univerzální formát pro zobrazování souborů, který je použitelný pro všemožné platformy. Pokud svůj soubor dokončíte a chtěli byste ho otevírat na jiném počítači, kde může být program v jiné verzi nebo dokonce i jiný operační systém, je pdf přesně to, co vám zaručí, že váš výtvor bude vypadat stále stejně. Někdy se totiž při otevření souboru na jiném počítači změní okraje, rozložení textu a objektů a tím pádem se změní třeba i počet stránek dokumentu, jinými slovy se dokument „celý rozhodí“ a v osudnou chvíli, kdy ho chcete pouze vytisknout, najednou nemáte soubor, který jste si doma vytvořili a čeká vás zbytečné a otravné editování. Právě proto existuje formát pdf, který tomuto spolehlivě zabrání.

Ale pozor, jde skutečně o prostý otevírač-zobrazovač dokumentů, následné úpravy v něm jsou pak velmi složité

Tyto typy souborů jsou příkladem těch nejčastěji užívaných. Svůj soubor tedy můžete uložit v kterémkoliv z nich, a to využitím volby uložit jako. Ta se dá spustit stiskem klávesy F12 nebo využitím volby Soubor – Uložit jako. Následně by se vám mělo zobrazit toto dialogové okno:

V něm pak už stačí pouze vybrat požadovaný formát. Vyjmenované typy formátů se od sebe liší i ikonami, které je reprezentují. Ačkoliv to závisí i na verzi programu Word, kterou používáte, můžete dostat například následující výsledek (malé zelené fajfky s programem nesouvisí):

Operace se souborem

Nezávisle na výše uvedeném do této lekce ještě pro jistotu zařadím připomenutí základních operací se souborem. Těmito základními operacemi se myslí vytvoření, otevření, uložení, přeuložení a zavření souboru. Vytvoření a otevření jsme probrali již minule. zbývají tedy tyto tři:

Uložení [uložit]

• Jde o to, aby se naše rozpracované dílo neztratilo třeba při neočekávaném restartu.
• Základním pravidlem je ukládat alespoň jednou za pět minut, aneb kdo ukládá, ten nelituje. Na světě bylo vlivem opomenutí ukládání ztraceno už tolik souborů, že by byla škoda přidávat další.
• Jednoduše tedy, uděláte-li v souboru pár úprav, raději svou práci vždy uložte a následně pracujte dál a tento postup neustále opakujte.
• Uložení se provádí buď stisknutím Ctrl + S, nebo volbou Soubor – Uložit. Je-li soubor zcela nový, je třeba v dialogovém okně vybrat lokaci a název, jinak toto můžeme přeskočit.

Přeuložení [uložit jako]

• Ukládáním souboru vlastně přepisujeme jeho obsah. Soubor samotný je však nedotčen. Chceme-li změnit jeho umístění, název nebo formát, je třeba použít volbu Uložit jako.
• K tomu slouží klávesa F12, nebo opět volba Soubor – Uložit jako, které vyvolají dialogové okno, které jsme si již představili výše.
• Použijeme-li tuto možnost, původní soubor se automaticky uloží a zavře a my pokračujeme v práci s tím novým, na novém místě, s novým názvem nebo novým formátem.

Zavření

• Zavření souboru není nijak složitá operace, vlastně je tu jen jeden možný zádrhel.
• K zavření dokumentu použijeme buď Ctrl + W (zavře jeden dokument, ale program zůstane běžet = můžeme mít otevřených více dokumentů v jednom programu), nebo Alt + F4, čímž zavřeme celý program a s ním i všechny příslušné dokumenty.
• Neprovede-li se zavření, tak proto, že soubor nebyl uložen a Word nás varuje před ztracením neuložené práce. Z dialogového okna podle obrázku níže pak vybereme požadovanou akci - uložit/neukládat nebo v případě, že jste soubor zavřeli omylem, zrušit zavření dokumentu a pokračovat v práci. Máme-li práci uloženou těsně před zavřením, takové dialogové okno se neobjeví.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1. - 2. lekci Word pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.