Lekce 14 - Tabulky v MS Word

V předchozím kvízu, Kvíz - Základní objekty v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

Dnes se budeme věnovat tabulkám.

Jedním z běžných objektů, se kterým v textovém editoru pracujeme, jsou tabulky. Pro zpracování velikých a komplikovaných tabulek používáme spíše Excel, nicméně menší a jednodušší tabulky zvládá i Word, a i zde nacházíme řadu nástrojů k úpravě tabulek, které si dnes podrobněji ukážeme.

Co je tabulka

Tabulka je mřížkovitá struktura, která je ohraničena zvnějšku (a často i zevnitř) a mívá zvlášť vyznačený první řádek, někdy i první sloupec. Jde vlastně o kolekci buněk na různých řádcích a různých sloupcích. Asi každý z vás už v životě tabulku viděl. Kromě této elementární znalosti si ještě musíme odpovědět na to, co je to tabulka v MS Word.

Co není tabulka

Pro účely tohoto článku budeme tabulkami nazývat striktně pouze strukturu nazvanou tabulka. To, co vizuálně připomíná tabulku, můžeme do dokumentu dostat i jiným způsobem. Klasickým příkladem je obrázek, kdy pořídíme výřez nějaké tabulky na internetu či prostě v jiném programu a vložíme ho do dokumentu.

V lekcích pro pokročilé pak můžete najít další typ objektu, obecně zvaný interaktivní objekt, což je vlastně takový průhled do listu Excelu uloženého někde jinde. Ale ani toto, ani žádný další podobný způsob, na který můžete ještě přijít, není tabulka v pravém slova smyslu a nebudeme se jí tedy v tomto článku věnovat.

K čemu tabulky slouží

Tabulky jsou stručné, jasné, přehledné. Tedy téměř všechny, jelikož třeba nevhodně nastavené formátování může z tabulky vytvořit spíše kýč než dobrý zdroj informací. Většinou se toto ale nestane a tabulky nám tak ušetří mnoho času – jedna tabulka mnohdy vydá za celý odstavec textu.

Tabulky neobsahují kontext, ten musí být vysvětlen kolem nich, jsou nicméně úžasným způsobem prezentace organizovaných dat. Předpokladem je dodržení pravidel práce s tabulkami.

Práce s tabulkami

Ukážeme si, jak s tabulkami pracovat po technické i formální stránce.

Vložení tabulky

Vložit tabulku můžeme dvojím způsobem – buď již existující tabulku zkopírujeme a znovu vložíme, nebo vytvoříme zcela novou.

Nová tabulka se vkládá pomocí Vložení – Tabulka, což vyvolá ještě dotaz, jak veliká tabulka má být, pomocí dvou souřadnic (řádky x, sloupce y). Tímto způsobem vložíme pravidelnou tabulku, která nemá příliš veliké rozměry, které bychom již takto definovat nezvládli.

Druhou možností je přímo využít příkaz Vložit tabulku, který otevře malé menu, kde můžeme zadat velikost tabulky přímo a taktéž definujeme, čemu se má velikost tabulky přizpůsobit (šířce okna, velikosti obsahu atd).

Jestliže se zajímáme spíš o nepravidelnou tabulku, ve smyslu šířky sloupců a výšky řádků, můžeme uvažovat o třetí možnosti, tj. Navrhnout tabulku. Tím se otevře kreslící nástroj, kdy pomocí tahu myši nejprve nakreslím obdélník (vnější rámeček) a následně přidáváme řádky a sloupce. Ty nemusí být stejně široké, mohou být víceméně jakékoliv. Nástroj je zprvu trochu složitější na ovládání, ale je rychlejší než následné slučování buněk.

Možnost Tabulka Excelu vloží interaktivní objekt, což je přesně to, co v tuto chvíli neprobíráme. Naopak poslední volba, rychlé tabulky, vkládá řádnou tabulku MS Word, nicméně už zde máme předem definované formátování. Pro určité použití je to praktické – projděte si celou nabídku a podívejte se, zda byste nevyužili například kalendář.

Části tabulky

Každá tabulka má přirozené části. Základní skladební jednotkou je buňka, tedy řadový obdélníček. Buňky dohromady tvoří řádky a sloupce, přičemž minimum u každého může být 1.

Prvnímu řádku se říká záhlaví. Je to základní informace o tom, co se ve sloupcích nachází. Takové záhlaví má prakticky každá tabulka. Některé mají i zvláštní první sloupec, který také neobsahuje hodnoty, nýbrž popisy řádků. Specialitou je řádek souhrnů, což je naopak odlišený poslední řádek, který typicky obsahuje číselné souhrny – součet sloupce, průměr nebo i počet řádků, který se dá spočítat i z nečíselných hodnot.

Pravidla úpravy tabulek

Prohlédněme si tuto úplně jednoduchou tabulku:

Přestože není vzhledově zrovna perfektní, úspěšně ukazuje základní pravidla formátování v praxi. Ta jsou následující:

• první sloupec zarovnáváme vlevo,
• první řádek (záhlaví) zarovnáváme doprostřed,
• první sloupec i první řádek zvýrazňujeme zpravidla tučně,
• obsah buněk zarovnáváme doprava (čísla), nebo doleva (text), případně doprostřed (čísla i text),
• pokud mají čísla desetinná místa, všechna by měla míst stejný počet desetinných míst, i kdyby měly být vyplněné nulami
• sloupce by měly být, pokud možno, stejně široké a řádky stejně vysoké

Tabulka je ale mírně složitější, a tak si všimněte, že navíc:

• lze slučovat buňky v řádku (vodorovně) nebo ve sloupci (svisle), případně utvořit „megabuňku“ z více řádků a sloupců zároveň (ale to není moc časté)
• toto sloučení se používá, pokud lze logicky sloupce nebo řádky sloučit do nějaké kategorie (ze km, míle)
• záhlaví může být i dvojnásobné, jako vidíme zde, pokud je graficky odděleno a přehledně formátováno

U tabulek, zejména pokud se mají dostat do rukou někomu dalšímu a chceme předvést kvalitně odvedenou práci, se řídíme i následujícím:

• buňky nenecháváme prázdné, pokud hodnotu nelze doplnit, využijeme nějaký textový znak (pomlčka, křížek atd.), prázdná buňka budí dojem, že se na ni při vyplňování zapomnělo
• můžeme využít i systém znaků, kterými předáváme dodatečnou informaci, ale je třeba je někde níže vysvětlit; například * se používá pro upozornění, že jde pouze o odhad,
• je slušností u převzatých tabulek uvádět zdroj informací, to můžeme udělat přímo pod tabulkou hypertextovým odkazem, nebo jednoznačným pojmenováním s tím, že odkaz se nachází pod poznámkou pod čarou
• tabulka by měla být uvozena názvem, který vysvětluje, co v tabulce vidíme, a také může být číslována pomocí speciálního číslování tabulek – Tabulka 1, 2, atd.
• nezapomeneme někam do tabulky, do závorky v názvu, nebo do poznámky pod tabulko uvést jednotky, které se v tabulce vyskytují

Výsledek pak může být třeba následující:

Zároveň vidíme, jak jednoduše použít barvy, ale k těm se také ještě dostaneme.

Základní úpravy tabulek

Když už víme, čeho chceme zhruba docílit, ukážeme si ještě jak na to. Ve vložené tabulce vždy využijeme pravé tlačítko myši a možnost Vlastnosti tabulky. Některé úpravy jsou dostupné i přímo, chceme ale otevřít to hlavní menu.

V něm dostáváme možnost nastavit základní rozměry pro sloupec, řádek a buňku, u které máme i možnost nastavení zarovnání obsahu. Sloupce a řádky upravujeme jeden po druhém, nebo pokud je při otevření menu nejprve vybereme všechny, platí úpravy pro všechny najednou.

Na kartě Tabulka máme i tlačítko pro Ohraničení a stínování. To je ta volba, která upravuje „čáry“, které dělají tabulku tabulkou. U naší druhé exemplární tabulky si můžete všimnout, že barvy nejsou tolik třeba, pokud je nahradíme srozumitelnou úpravou ohraničení:

Stejně jako jinde i u tabulek můžeme formátování měnit rovnou pomocí tlačítek na hlavní liště karty Domů, a to včetně zarovnání a ohraničení.

Přidat nebo odebrat

Existující tabulky můžeme měnit i co se týče struktury. Chceme-li celou tabulku odstranit, vybereme ji celou myší a pod pravým tlačítkem zvolíme Odstranit tabulku. Jestliže vybereme jen část tabulky, tato volba se jmenuje Odstranit buňky a znamená, že dostaneme na výběr, co patří pryč:

Stejně tak postupujeme s volbou Vložit, která přidává nové části tabulky. Dobrá rada je, že se vloží tolik řádků/sloupců, kolik jich máme vybráno myší – chceme-li vložit tři nové sloupce, vybereme nejprve tři sloupce myší a pak klikneme na Vložit a máme rovnou tři nové sloupce namísto opakovaného vkládání po jednom.

Pokročilé úpravy

Dosud nebyly zmíněny dvě karty, které se objevují speciálně vždy když klikneme na tabulku – Návrh tabulky nabízí široké možnosti pro úpravy formátu (kromě již zmíněného jsou zde automaticky nastavené šablony, které tabulku obarví) a dále Rozložení, které umožní pracovat se strukturou tabulky. I zde se nacházejí již známé věci (vkládání a mazání, zarovnání), ale i pár novinek.

Existuje totiž i takový druh tabulek, který je seznamem – tj. typicky má velkou spoustu řádků a táhne se přes několik stránek. V takové situaci je žádoucí mít záhlaví na každé stránce – abychom vždy věděli, o co jde, a co se kde nachází. Než abychom to vkládali ručně (což dost dobře ani nejde), použijeme automatizovanou volbu Opakovat řádky záhlaví a tabulka bude na každé stránce začínat prvním řádkem, což je velice praktické.

Níže se nachází možnost Převést na text, která nás tabulky v dokumentu zbaví, ale tak, že hodnoty v zadané struktuře zachová, a je tedy šetrnější než celkové odstranění tabulky.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy ke 14. lekci Word pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.