Lekce 13 - Práce s objekty v Microsoft Wordu

V předchozím kvízu, Kvíz - Záhlaví, zápatí a vzhled stránky v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešním tutoriálu pro Microsoft Word se podíváme na práci se základními objekty. Ukážeme si, jak upravit jejich velikost, pozici a obtékání textu a jak tabulky vložit a formátovat tak, aby byly informace v dokumentu přehledné.

Základní vlastnosti objektů

Ještě než si začneme povídat o různých objektech, probereme obecné vlastnosti, které takové objekty mají a jak tyto vlastnosti upravovat.

Práci s objekty usnadňuje přídavná karta, která se interaktivně objevuje a mizí na pásu karet a jejíž název se skládá ze slova Formát a názvu objektu (Formát obrazce, Formát tabulky apod.). Všimneme si jí na obrázku níže:

Velikost objektů

Každý objekt má dva rozměry – šířku a výšku. Důležitý je také poměr těchto dvou rozměrů. Rozměry objektu můžeme měnit dvěma základními způsoby:

• Pomocí myši: uchopíme objekt za jeden ze zvýrazněných bodů a s přidrženým levým tlačítkem měníme velikost. Tyto body se nacházejí v rozích objektu a někdy i po stranách.
• Na horní liště: v menu Formát obrazce – Velikost máme možnost nastavit přesné rozměry v cm.

Obě varianty znázorňuje obrázek:

Poměru stran někdy chceme a někdy nechceme zachovat (respektive je nám jedno, jestli se změní). Měníme-li velikost objektu myší, pro zachování poměru stran současně s použitím myši musíme držet klávesu Shift. Jen tak zajistíme, že se ze čtverce nestane obdélník a z kruhu ovál.

Pokud využijeme horní lištu, všimneme si zvýrazněného tlačítka vpravo dole, které nás vede k rozšířenému menu. Zde zaškrtneme nebo odškrtneme Zachovat poměr stran, jako na obrázku níže:

Pokud jde o absolutní velikost objektů, připomeňme si, že stránka A4 má 29,7 × 21 cm. Obrázky tedy přizpůsobíme těmto rozměrům.

Šířka a výška se měří úplně u všech objektů, nezávisle na jejich tvaru. U obrazců, jako jsou třeba čára nebo trojúhelník, pak mohou hraniční body ležet mimo objekt samotný a šířka a délka představují maximální rozpětí bodů k tomu obrazci příslušných.

Pozice objektů

Dále můžeme určit pozici objektu na stránce. V zásadě může být kterýkoliv objekt umístěn kdekoliv, a to opět buď manuálně, nebo si pomůžeme předdefinovanými pozicemi. Těsně s pozicí obrazce souvisí i zarovnání textu.

Pozice se vyjadřuje (zjednodušeně řečeno) buď vzhledem ke stránce (okrajům stránky nezávisle na ostatních objektech), nebo vzhledem k textu. Pokud má objekt definovanou pozici vzhledem k okraji stránky, tak se se změnami obsahu dokumentu nepohybuje, jeho pozice je stálá. Pokud je vázán na text, tak se se změnami obsahu logicky posouvá. Nelze říct, co je lepší, oboje má svá pro a proti.

Pozice se nastavuje na stejné kartě – Formát obrazce. Vybráním některé z devíti předdefinovaných pozic se objekt umístí na své místo, nedbá přitom okolního textu. Toto je nejpřímější varianta umístění objektů. Pokud máme třeba devět fotografií, které chceme dát na jednu stránku (a vejdou se tam vedle sebe), tímto způsobem toho docílíme nejefektivněji.

Obtékání textu

Jak přesně probíhá interakce objektu a textu určuje obtékání (zalamování) textu. Můžeme si ho představit jako "bublinu" kolem objektu, do které prostě za žádných okolností nemůže žádný text vkročit.

Nejjednodušší systém obtékání je tzv. čtverec, tedy že bublina má jasně určené rozměry, např. 1 centimetr každým směrem. Druhou používanou možností je pak těsné obtékání, tedy že text se přibližuje, jak jen to jde. Tyto dvě možnosti vidíme ilustrované na dalším obrázku:

Celkově různých možností existuje spousta a lze je dodatečně upravovat ručním nastavením vzdáleností v různých směrech. Odlišná obtékání se proto v odlišných okamžicích mohou chovat stejně.

Možnost úprav opět nabízí karta Formát obrazce. Všimněme si i možnosti Před textem, tj. že obrazec text ignoruje a jednoduše ho zakrývá.

Práce s tabulkami

Předchozí výklad se týkal vlastností objektů, které nejsou pro všechny stejné. Například tabulky mají také svou velikost a pozici, ale pracujeme s nimi trochu jinak. Nyní se zaměříme právě na tabulky.

Vložení a úprava tabulky

Tabulka je jednoduchá struktura pro přehledné zobrazení informací. Skládá se z řádků a sloupců, přičemž první řádek často slouží jako záhlaví a obsahuje názvy jednotlivých sloupců.

Tabulku vložíme pomocí příkazu Tabulka na kartě Vložit. Počet řádků a sloupců můžeme zvolit myší v připraveném schématu 10 × 8. Pokud potřebujeme větší tabulku nebo chceme zadat její rozměry přesně, použijeme volbu Vložit tabulku:

Karta Návrh tabulky slouží hlavně k úpravě vzhledu. Můžeme zde vybírat z předdefinovaných stylů nebo měnit podobu ohraničení, například jeho tloušťku, barvu a styl.

Karta Rozložení se zaměřuje na strukturu tabulky a práci s jejími buňkami. Najdeme zde například následující příkazy:

• Přidat nebo odstranit řádky nebo sloupce – umožňuje rozšiřovat nebo zmenšovat tabulku. Pokud například označíme několik řádků a přidáme pod ně nové, Word vloží stejný počet řádků, jaký jsme označili.
• Sloučit buňky – spojí několik označených buněk do jedné. Hodí se například pro záhlaví, které má více úrovní.
• Rozdělit buňky – jednu buňku naopak rozdělí na zvolený počet řádků nebo sloupců.
• Zarovnání – určuje vodorovnou i svislou polohu obsahu uvnitř buněk.
• Odstranit – umožňuje odstranit vybrané buňky, řádky, sloupce nebo celou tabulku.
• Seřadit – seřadí řádky například podle textu, čísla nebo data. Nastavit můžeme i více kritérií řazení.
• Opakovat řádky záhlaví – zopakuje záhlaví na každé stránce, pokud tabulka pokračuje přes více stran.
• Převést na text – odstraní tabulku, ale zachová její obsah. Při převodu zvolíme znak, který bude jednotlivé údaje oddělovat, například tabulátor.

Sloučené buňky můžeme využít například při vytvoření víceúrovňového záhlaví:

Když máme informace zapsané jako souvislý text nebo neuspořádané poznámky, nemusí být na první pohled jasné, jak je vhodně rozdělit do řádků a sloupců. Copilot nám může pomoci údaje analyzovat, navrhnout vhodná záhlaví a připravit z nich přehlednou tabulku. Nyní si ukážeme postup, jak pomocí Copilotu převést neuspořádané informace do tabulkové struktury.

Vytvoření tabulky pomocí Copilotu

Představme si, že máme v dokumentu několik poznámek o plánovaných školeních. U každého je různým způsobem uvedený název, termín, místo, lektor a počet účastníků. Informace jsou sice úplné, ale v souvislém textu se v nich obtížně orientuje:

Nejprve označíme text, který chceme zpracovat, a otevřeme Copilot v podokně na pravé straně Wordu. Zadáme například:

Převeď označené poznámky do přehledné tabulky. Navrhni vhodné sloupce a jejich záhlaví. Zachovej všechny původní informace, nic nového nepřidávej a jednotlivá školení seřaď podle data.

Copilot údaje rozdělí do jednotlivých kategorií a navrhne jejich uspořádání. Může například vytvořit sloupce Školení, Datum, Místo, Lektor/Lektorka a Počet účastníků:

Výsledek nejprve zkontrolujeme a ověříme, zda jsou všechny informace ve správných řádcích a sloupcích. Pokud nám navržené uspořádání nevyhovuje, můžeme pokračovat dalším zadáním, například:

Přesuň sloupec Lektor před Místo a školení seřaď podle data od nejvzdálenějšího.

Tímto způsobem můžeme s Copilotem doladit záhlaví, pořadí sloupců i řazení údajů ještě před finální úpravou tabulky. Výsledek následně vložíme do dokumentu a pomocí nástrojů Wordu upravíme jeho vzhled, rozměry buněk, zarovnání nebo další vlastnosti.

AI nám tedy pomůže hlavně s návrhem vhodné struktury tabulky a uspořádáním informací. Správnost údajů a konečnou podobu tabulky ale vždy zkontrolujeme sami.

Shrnutí lekce

U objektů v Microsoft Wordu můžeme upravovat především velikost, poměr stran, pozici a obtékání textu. Tabulku vkládáme přes kartu Vložit a její vzhled upravujeme na kartě Návrh tabulky, zatímco strukturu měníme na kartě Rozložení. V tabulkách můžeme přidávat a odstraňovat řádky či sloupce, slučovat a rozdělovat buňky, měnit zarovnání obsahu a řadit data. U delších tabulek můžeme opakovat řádek záhlaví na dalších stránkách a tabulku lze také převést zpět na text.

V příští lekci, Obrazce, textová pole a obrázky v Microsoft Wordu, se naučíme pracovat s obrazci, textovými poli a obrázky v Microsoft Wordu a upravovat jejich vzhled i vlastnosti.