Lekce 6 - Alokace nákladů (Charge-back)

V minulé lekci, Zavádění Master Data Management v praxi, jsme si na dvou příkladech ukázali, jak prakticky začít Master data řešit.

Alokace nákladů

Úvod

Cílem alokace nákladů je ukázat, kolik nás stojí jednotlivé služby, produkty, zákazníci, oddělení, programy apod. Jde o proces identifikace a přiřazení nákladů těmto nákladovým objektům. Pokud jsou náklady alokovány správně, dokáže organizace identifikovat nákladové objekty, které vytvářejí zisky nebo ztráty, a lépe přijímat potřebná rozhodnutí.

Náklady jakožto vstupy řešení můžeme někdy přímo přiřadit nákladovým objektům (výstupy řešení – např. týmy, organizační jednotky, nákladová střediska). Někdy to ale není možné, protože danou fakturu či mzdu platíme, abychom zajistili určitou službu. Služby následně poskytujeme uživatelům a ty lze přiřadit nákladovým objektům. Služby tak představují transformaci nákladů. Rozdělení nákladů alokovaných na jednotlivé služby pak řeší modely transformace.

Alokací nákladů se v organizacích zabývají týmy Financí a Účetnictví a tento proces je často podporován účetním software. V praxi však někdy bývá obtížné realizovat tuto alokaci, protože týmy zodpovědné za jednotlivé oblasti nákladů mají rozdílné představy o způsobu alokace. Konkrétní modely alokace nákladů může být také obtížné v účetním software realizovat.

Pokud se budete poohlížet po řešení pro alokaci nákladů, zaměřte se na možnosti přizpůsobení řešení. Tak jako u jiných software i zde platí, že ať bude daný software označován jako best practise sebevíc, nízké možnosti přizpůsobení vás budou omezovat. Vyplatí se proto sáhnout po řešeních low-code development platforem jako je např. ObjectGears, které nabízejí rychlý a efektivní způsob řešení těchto potřeb.

Parametry a koncepce vzorového řešení

Oblast	IT náklady
Náklady (Vstupy)	Faktury, Mzdové náklady IT, Odpisy majetku
Nákladové objekty (Výstupy)	Organizační jednotky, Týmy, Země
Transformační objekty	Služby
Modely transformace	Uživatelé služeb, Model tisku, Model diskového úložiště, Model serverů

Alokace nákladů:

• Přímo na nákladové objekty (organizační jednotky, týmy, země)
• Na uživatele
• Na skupiny uživatelů
• Na služby

V koncepční rovině může vyjádřit alokaci následujícím schématem.

Obrázek 1: Koncepce alokace nákladů

Uplatnění nákladových modelů si ukážeme na následujícím příkladu. Začínáme opět fakturami a mzdovými náklady za dané období, které přidělíme službě tisků. Do nákladů, které musíme rozdělit, však nevstupují pouze přímé náklady přidělené z faktur a mzdových nákladů, ale mohou to být náklady z jiných modelů. V příkladu níže to jsou náklady za servery používané pro tiskové řešení. Všechny náklady spojené se službou rozpočítáme na uživatele podle objemu tisku, který za dané období měli. Výsledné přiřazení nákladů k týmům a zemím pak proběhne podle toho, v jakém týmu a zemi uživatel pracoval. Protože uživatelé mezi týmy přecházejí nebo pracují souběžně pro více týmů a zemí, můžeme jednoho uživatele za dané období alokovat odpovídajícím podílem k více týmům a zemím. Náklady připadající na něj se pak proporčně rozdělí.

Obrázek 2: Alokace nákladů v modelu tisků

Vzorové řešení používá tři nákladové modely:

• Model tisku – alokace na uživatele podle objemu tisku
• Model diskového úložiště – alokace na uživatele podle objemu dat
• Model serverů – alokace na uživatele, službu nebo zemi a tým podle objemu serverových prostředků

Obrázek 3: Logika rozúčtování prostřednictvím modelů služeb nebo přímým přiřazením

Správa řešení a základní dashboardy

Řešení pracuje se vstupními daty, kterými jsou údaje o fakturách a dalších nákladech, údaje pro rozdělení nákladů alokovaných na služby (viz např. přehled tisků) nebo alokace uživatelů z výše uvedeného příkladu. Data lze hromadně importovat ze vstupních souborů nebo přímo vyčítat např. z Active Directory. Některá data je třeba upravit (např. rozdělení částky z faktury na více služeb nebo týmů). Toto zajišťuje Správce řešení, který má k dispozici svůj dashboard. Dashboard obsahuje jednak rozcestník k hlavním datům řešení a jednak přehledy identifikující nejrůznější nesrovnalosti, které je třeba řešit (např. faktury, u nichž součet alokací neodpovídá celkové částce apod.).

Obrázek 4: Dashboard Správce řešení

Výsledky pak zachycuje dashboard, který pro daná období zobrazí náklady alokované na výstupní nákladové objekty (organizační jednotky, týmy, země).

Obrázek 5: Dashboard s výsledky alokace

Správa řešení

Správa řešení spočívá v udržování aktuálnosti základních parametrů řešení (číselníky), identifikaci eventuálních nesrovnalostí v importovaných datech a potřebných manuálních úpravách.

Číselníky – základní parametry řešení

Menu Číselníky obsahuje základní konfigurační přehledy:

• skupiny Active Directory (určují alokaci na uživatele u určitých služeb)
• období
• země
• týmy
• organizační jednotky

Obrázek 6: Menu Číselníky

V níže uvedeném příkladu číselníku vidíme seznam Týmů. Každý Tým je přiřazen do určité Organizační jednotky.

Obrázek 7: Číselník Seznam týmů

Identifikace nesrovnalostí

Správce řeší nesrovnalosti, které jsou automaticky identifikovány. Např.:

• faktury a jiné poplatky, které nejsou alokovány
• faktury a jiné poplatky, u nichž součet jednotlivých alokací neodpovídá celkové částce
• uživatelé, kteří nejsou alokováni na žádný tým nebo zemi
• …

Potřebné manuální úpravy

Správce může provést potřebné dodatečné úpravy. Příklad: Na obrázku níže vidíme rozúčtování mzdových nákladů helpdesku. Jeden náklad lze alokovat na více nákladových objektů a více způsoby. Lze ho rozdělit na částky přidělené přímo týmům a zemím, konkrétním uživatelům, skupinám uživatelů nebo službám.

Obrázek 8: Příklad rozúčtování poplatku

Modely rozúčtování služeb

Náklady alokované na služby můžeme často jednoduše rozdělit na uživatele, kteří danou službu používají. To platí např. pro aplikace. U služby pak uvedeme skupin uživatelů, kteří s danou aplikací pracují.

Někdy ale danou službu není možné přidělit přímo uživatelům. V případě služby Serverová infrastruktura jsou příjemcem služby často jiné služby. V takovém případě náklady připadající na službu nejprve rozdělíme mezi jednotlivé servery. Stanovíme si váhy podle základních parametrů serverů (např. CPU, RAM a HDD) – viz obrázek níže.

Obrázek 9: Model serverů

V druhém kroku pak u každého serveru určíme, kdo ho používá. Často to bude jedna aplikace, a tedy jedna služba nebo jeden tým, ale někdy bude rozúčtování složitější.

Na obrázku níže vidíme přiřazení serveru, který používá několik služeb a týmů. Toto přiřazení stačí většinou provést jen jednou a v dalších letech ho popř. drobně upravit, pokud došlo ke změnám. Čas investovaný na začátku do správného přiřazení se nám tak později vrátí ve správné alokaci nákladů i v následujících letech.

Obrázek 10: Rozúčtování serveru

Závěr

Představili jsme si řešení alokace nákladů, které nám umožní určit, kolik nás stojí jednotlivé služby, produkty nebo týmy ve firmě. Vlastní řešení si můžete prohlédnout v demo verzi.