Lekce 7 - Formátování tabulek v aplikaci Excel
V předchozím kvízu, Kvíz - Formátování buněk, práce s řádky a sloupci v MS Excel, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto tutoriálu základů Excelu si řekneme více o sloučení a rozdělení buněk, stylech tabulek a podmíněném formátování.
Zarovnání textu v buňce
Z dřívějška už víme, jak nastavit základní zarovnání textu v buňce. Nyní si ukážeme zalamování textu, sloučení a rozdělení buněk.
Zalamování textu v buňce
Pokud píšeme do buňky text, který je delší než samotná buňka, automaticky nám Excel text posune přes další buňku vpravo. Jestliže však máme v další buňce nějaká data, Excel zasune text pod tuto buňku a jsou viditelná pouze data, která v sousední buňce již byla. Abychom viděli celý text, který v buňce máme, nastavíme na buňce zalamování textu.
Zalamování textu v buňce nastavíme následovně:
- Nejprve si označíme buňku, pro kterou chceme zalamování textu nastavit.
- Na kartě Domů ve skupině Zarovnání vybereme možnost Zalamovat text:
Zalamování textu můžeme také nastavit přes dialogové okno Formát buněk, kde na kartě Zarovnání v sekci Nastavení textu vybereme možnost Zalamovat text.
Zalomený text se poté rozloží do jedné buňky přes více řádků a výška řádku se automaticky přizpůsobí, aby byl text celý viditelný. Výsledek vypadá například takto:
Sloučení buněk
V případě, že chceme mít nadpis tabulky přes několik buněk, můžeme jednotlivé sousední buňky podle potřeby libovolně slučovat:
- Nejprve si označíme buňky, které budeme slučovat.
- Na kartě Domů ve skupině Zarovnání vybereme možnost Sloučit buňky (můžeme také vybrat možnost Sloučit a zarovnat na střed):
Text ve sloučených buňkách a zároveň zarovnaný na střed vypadá takto:
Rozdělení buněk
Pokud potřebujeme dříve sloučené buňky znovu oddělit, postupujeme takto:
- Nejprve si označíme buňku, kterou budeme rozdělovat.
- Na kartě Domů ve skupině Zarovnání vybereme možnost Oddělit buňky.
Pokud sloučíme buňky, v nichž jsou vložena data, zobrazí se ve výsledné buňce pouze data z levé horní buňky. Při oddělení buněk je text vložen také do levé horní buňky.
Styly tabulky
Styly tabulek nám umožňují nastavit celé oblasti buněk vlastnosti jako jsou písmo, ohraničení a výplň. Rychlé styly tabulky mají velkou výhodu v tom, že přidání nebo odstranění sloupců nebo řádků nezmění výsledný vzhled tabulky. Tyto nové sloupce a řádky se již nastavenému stylu přizpůsobí.
Přidání stylu tabulky
Přednastavený styl tabulky použijeme následovně:
- Vytvoříme si tabulku, která bude obsahovat data (tu máme hotovou z předchozích lekcí).
- Označíme si celou oblast naší tabulky.
- Na kartě Domů ve skupině Styly vybereme možnost Formátovat jako tabulku.
- Otevře se nám nabídka jednotlivých stylů tabulky a vybereme ten, který chceme použít:
Poté se nám zobrazí dialogové okno Vytvořit tabulku s výběrem oblasti dat, kterou chceme formátovat:
Zkontrolujeme, zda je vybraná oblast správná a zda je zaškrtnuté políčko Tabulka obsahuje záhlaví, pokud tabulka záhlaví má. Vše potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
Styly tabulek jsou rozděleny do tří skupin (Světlá, Středně sytá, Tmavá) podle odstínu barvy.
Přednastavený styl má zapnutou funkci filtr, které se budeme více věnovat v příštích lekcích. Můžeme ji však prozatím vypnout na kartě Data, ve skupině Seřadit a filtrovat, kde klikneme na tlačítko Filtr:
Úprava a odstranění stylu tabulky
Dodatečné vlastnosti tabulky můžeme nastavit na nově zobrazené kartě Návrh tabulky, která se zobrazí po označení tabulky se zvoleným stylem:
Formátování tabulek můžeme odstranit stejně jako u buněk, tedy pomocí možnosti Vymazat formáty na kartě Domů, ve skupině Úpravy.
Pokud však pouze chceme zrušit styl tabulky, klikneme na kartu Návrh tabulky a ve skupině Styly tabulky vybereme první z nabízených stylů, a to styl Žádný:
Vytvoření nového stylu tabulky
Stejně jako u stylů buněk lze i u tabulek vytvářet vlastní styly.
Do této nabídky se dostaneme následovně:
- Na kartě Domů ve skupině Styly vybereme Formátovat jako tabulku.
- Poté vybereme možnost Nový styl tabulky:
V nově otevřeném okně zadáme název stylu, vybereme část tabulky, na níž se má styl aplikovat, a klikneme na tlačítko Formát.
V dialogovém okně Formát buněk poté nastavíme požadované parametry v záložkách Písmo, Ohraničení a Výplň:
Nakonec klikneme na tlačítko OK a nový styl se tím uloží mezi ostatními styly a zobrazí se v kategorii Vlastní.
Podmíněné formátování
Podmíněné formátování nám umožňuje přehledně prohlížet a analyzovat data v buňkách. Když použijeme podmíněné formátování, budou buňky v dané oblasti dat formátovány podle určitého pravidla, které si nastavíme.
Po zvolení pravidla záleží na tom, zda hodnota v buňce splňuje nebo nesplňuje podmínku, která nastavuje formát dané buňky. Pokud ano, buňka se naformátuje podle nastaveného pravidla. Pokud ne, buňka se naformátuje podle jiného nastaveného pravidla, nebo zůstane naformátována, jak je.
Na první pohled tak můžeme rozlišit například záporné a kladné výsledky různých výpočtů. Pravidla můžeme vybírat z předem připravených, nebo si vytvořit svá vlastní.
Rychlé podmíněné formátování
Rychlé formátování nám umožňuje vybírat z již vytvořených pravidel. Tato pravidla najdeme na kartě Domů ve skupině Styly v části Podmíněné formátování:
V otevřené nabídce vidíme několik typů pravidel, která si nyní popíšeme.
Pravidla zvýraznění buněk – U těchto pravidel se formátování použije pouze v případě, že hodnota v buňce splní zadanou podmínku (je větší nebo menší než určité číslo, obsahuje text apod.):
Pravidla pro nejvyšší a nejnižší hodnoty – Formátování se použije v případě, že hodnota v buňce patří mezi nejvyšší nebo nejnižší hodnoty v označené oblasti (např. nejvyšší hodnota, horních 10 % apod.):
Datové pruhy – Hodnoty jsou znázorněny pomocí barevných pruhů uvnitř buněk, přičemž delší pruh označuje větší hodnotu a kratší pruh hodnotu menší:
Barevné škály – Hodnoty jsou v označené oblasti barevně odstíněny podle své velikosti, přičemž barvy obvykle označují nejnižší, střední a nejvyšší hodnoty:
Sady ikon – Hodnoty buněk jsou rozlišeny pomocí tří až pěti ikon, které se přiřazují podle porovnání hodnoty buňky s ostatními hodnotami v oblasti:
Podmíněné formátování buněk můžeme nastavit s jedním nebo i více pravidly. Počet pravidel není nijak omezen a aplikují se podle priority.
Vytvoření vlastního pravidla
Nové pravidlo vytvoříme pomocí správce pravidel následovně:
- Na kartě Domů ve skupině Styly vybereme Podmíněné formátování.
- Vybereme možnost Spravovat pravidla.
- Klikneme na Nové pravidlo:
V novém okně vybereme typ pravidla a nastavíme mu Formát. V kolonce Náhled pak vidíme, jak bude naše pravidlo vypadat. Nastavení potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
Jakmile aplikujeme více pravidel, je vhodné zkontrolovat v dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování, jestli jsme nenastavili některá pravidla zbytečně, nebo jestli nejsou ve vzájemném konfliktu.
Odstranění podmíněného formátování
Podmíněné formátování můžeme odstranit z jednotlivých buněk, oblasti buněk nebo z celého listu najednou.
Podmíněné formátování odstraníme následovně:
- Nejprve si označíme oblast buněk, u kterých chceme formátování odstranit.
- Na kartě Domů ve skupině Styly vybereme Podmíněné formátování.
- Vybereme možnost Vymazat pravidla.
- Z nabízených možností dále vybereme tu, kterou právě potřebujeme:
Podmíněné formátování využijeme především při práci s rozsáhlejšími tabulkami, kde nám pomůže rychle rozlišit důležité hodnoty.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1.-7. lekci Excel pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
