Lekce 1 - Úvod do pokročilého využívání aplikace MS Excel

Vítám vás u první lekce kurzu Microsoft Excel pro pokročilé. Lekce v tomto kurzu navazují na kurz Excelu pro začátečníky, proto v případě, že si nejste při práci s tímto populárním zeleným programem ještě úplně jistí, doporučuji nejprve nastudovat ten.

Mým cílem bude pochopitelně naučit vás spoustu nových věcí a za neméně důležitý cíl považuji ukázat vám skutečnou krásu Excelu tak, abyste si práci s ním upřímně oblíbili a aby pro vás už nikdy nebyl nepřítelem, ale pouze dobrým kamarádem.

V Excelu často platí, že ke stejnému cíli lze dojít vícero cestami. Někdy je pak výsledek úplně totožný, někdy podobný. Avšak je užitečné umět se při každém konkrétním použití Excelu zamyslet, zda neexistuje ještě nějaká jiná cesta a jestli třeba náhodou není efektivnější. Součástí dobře zvládnuté práce s Excelem je totiž i vnímání silných a slabých stránek jednotlivých řešení a volba toho v danou chvíli nejlepšího.

Toliko slovo úvodem, pojďme se podívat Excelu na zoubek.

Víc, než se zdá

Možnosti využití

Excel je velice užitečný kancelářský program pro uchovávání a zpracovávání dat, hlavně ve formě tabulek. Tím ovšem jeho možnosti zdaleka nekončí.

Moderní verze Excelu (s každým dalším vydáním se jeho možnosti rozšiřují) obsahují například přes 450 funkcí (vzorců), široké možnosti datového propojení a grafické prezentace. Ukažme si nyní některá specifická využití, která moderní verze Excelu nabízejí:

• Statistická analýza dat – Kromě určení základních kategorií, jako je součet nebo počet u číselných hodnot, obsahuje Excel řadu statistických funkcí, které nás provedou celou statistikou minimálně na úrovni vysokoškolského základu. Excel dokáže pracovat s percentily, statistickým rozdělením, a dokonce provádět i lineární regresi včetně patřičného grafického znázornění. Není tedy žádnou hanbou udělat si domácí úkol ze statistiky v Excelu, je na to zcela připraven.

• Řešení rovnic – Pokud platí, že 2x = 2, není těžké se dopídit, že x = 1. Co když ale máme k řešení složitější matematické rovnice, z nichž potřebujeme vyjádřit nějakou proměnnou? Pomůže Excel? Samozřejmě! K řešení celé řady matematických i praktických optimalizačních úloh (cenové kalkulace, plánování zásob apod.) slouží takzvaný Řešitel, což je nativní doplněk Excelu.

• Zdroje z internetu – Věděli jste, že Excel má vlastní internetový prohlížeč? Používá se ke stahování tabulek přímo z webových stránek (taková lepší verze Ctrl + C, Ctrl + V). Dokonce lze vytvořit trvalé propojení, kdy při změně zdroje na internetu se změní i čísla v excelovské tabulce.

• Propojení na databáze – Pokud jste někdy slyšeli o SQL, tak vězte, že do Excelu lze vložit jakýkoliv select napojený na datový sklad a z něj tak přímo čerpat data. Nebo se třeba podobným způsobem napojit na Microsoft Access. Práce s daty se tím pak velmi usnadňuje.

• Dialogy – Může to znít neuvěřitelně, ale lze vytvořit funkční excelovský soubor bez jediné viditelné vyplněné buňky. Excel totiž nabízí možnost tvorby dialogů, tj. „šedých okének s tlačítky a dalšími ovládacími prvky“, které mohou být jedinou možností interakce uživatele s programem. Po výběru požadovaného se třeba zobrazí výsledek z databáze, o které uživatel ani neví, že ji excel obsahuje.

• Cokoliv dalšího – To nejlepší na závěr. Excel díky svému nativnímu programovacímu jazyku VBA nabízí možnost přidat si do něj v podstatě jakékoliv další možnosti. VBA je velice mocný nástroj, dosáhne i na soubory, složky a nastavení ve Vašem počítači – proto je to dobrý sluha, ale špatný pán. VBA se pak budeme detailněji věnovat v samostatné lekci.

Možnosti Excelu rostly s každou novou verzí. Velkou změnou prošel Excel v roce 2007 zavedením pásu karet místo jednoduchých tlačítek a v roce 2016 přechodem na Excel 365, který je nabízen jako služba, tedy za pravidelnou úhradu. O těchto detailech pak pojednává jeden z článků v sekci určené pro začátečníky.

Každodenní realita...

Excel je jedním z nejpoužívanějších programů na světě. Lze ho použít pro domácí účely, ale tam se typicky nedostaneme dál než na tvorbu několika tabulek s výpočty. Větší využití nachází v pracovní sféře, kdy pro spoustu (i výše vyjmenovaných) účelů samozřejmě existují další programy, možná dokonce lepší než Excel, nicméně Excel je často poráží svou univerzálností, jednoduchostí ovládání a možnostmi sdílení výsledků.

...a jak si ji zpříjemnit:

Pokud se naučíte ovládat Excel na profesionální úrovni, tak vám může pomoci ušetřit spoustu času použitelného pro něco jiného a ve firmě budete za hvězdu. Zvažte třeba následující:

Pracujete ve finančním oddělení a velmi často potřebujete formátovat čísla určitým způsobem. Řekněme s oddělenými tisíci, jedním desetinným místem a bez zobrazení měny nebo čehokoliv dalšího. Pochopitelně takový formát můžete pokaždé nastavit ručně, ale to by vás mělo za docela krátkou dobu omrzet a měli byste se zamyslet, zda není nějaký lepší způsob – a on je.

V Excelu existuje Nahrávač maker, tedy vlastně nástroj k tvorbě automatizovaných procedur. Najdeme ho vlevo dole na stavovém řádku, viz:

Pokud se zde jeho ikona nenachází, je nejprve nutné si její zobrazení zapnout, viz:

Nyní, když už víme, kde se nachází, na něj klikneme a zkusíme si vytvořit nové makro, které pojmenujeme třeba na MyNumberFormat, nezapomeneme ani na klávesovou zkratku (namátkou třeba Ctrl + Shift + M), potvrdíme - tím se nám spustí nahrávání.

To, že se makro opravdu nahrává, nám napoví i stav ikony, který se změní takto:

Následně vybereme buňku (lhostejno zda s vyplněným číslem nebo bez) a nastavíme požadovaný formát, tj. číslo, s oddělením tisíců a jedním desetinným místem.

Nahrávání makra následně opět dole vlevo malým tlačítkem zastavíme (stav ikony se pak automaticky změní a bude vypadat tak, jako na prvním obrázku, kde jsme si makro spouštěli).

Čeho jsme takto docílili? Vlastně jsme naučili Excel, že pokud nyní vybereme kteroukoliv buňku s vyplněným číslem a stiskneme onu zkratku Ctrl + Shift + M (kterou si můžeme definovat jakkoliv), tak se číslo naformátuje nadefinovaným způsobem.

Může se to zdát jako příliš malá pomoc, ale vězte, že pokud nějaké číslo máte formátovat, byť třeba jen několikrát každý den, tak se taková pomoc hodí. Navíc není na vytvoření ani moc složitá a naučíte se při ní něco nového. Představením této funkcionality to navíc zdaleka nekončí - naopak začíná. Postupně probereme i další funkce, které vám díky jejich využití práci s Excelem zpříjemní.

Přiznávám, že výsledek má jistá omezení. Jednak funguje jen v tom souboru, kde byl vytvořen, a navíc je soubor třeba uložit jako formát podporující makra (tedy nikoliv .xlsx, nýbrž .xlsm, případně .xlsb). Ale pro začátek, jako malá ochutnávka, to zatím postačí. Časem se naučíme, jak si takové zjednodušení připravit pro spoustu jiných činností a jak ho používat napříč soubory, anebo ho dokonce sdílet s kolegy. Co si můžete odnést z tohoto cvičení je hlavně nebát se jít vždy o kousek dál a že ani makra v Excelu nejsou ničím strašidelným, naopak.

Na makra tu bude zaměřen samostatný seriál, což se však nevylučuje s tím, že o nich budu průběžně informovat i v této sérii článků.

Tímto bych uzavřel první článek nových lekcí, ve kterém se budu pokoušet vám nenápadně vnutit myšlenku, že Excel je nejlepší program na světě a že se bez něj už neobejdete. A mimo to se možná i přiučíte, že skoro vše, co už znáte, se dá ještě vylepšit, a kromě toho je řada dalších způsobů, jak Excel přimět pracovat pro vás, aby vám ušetřil čas a výsledek dosahoval nečekané kvality. V příštím díle, Klávesové zkratky a využití myši v aplikaci Excel 1, si probereme pokročilé možnosti ovládání Excelu pomocí klávesnice a myši.

V příští lekci, Klávesové zkratky a využití myši v aplikaci Excel 1, jsme si ukázali ovládání čistě pomocí klávesnice, představili jsme si klávesové zkratky pro pohyb po listě a výběr buněk a totéž také pomocí myši.