Funkce Gmailu, které budete milovat - Druhá část

Odesílání e-mailů pod aliasy

V minulém článku jsme si nastavili přeposílání a připravili doménové alisy, pod kterými chceme odesílat emaily z gmailu. Dnes je nastavíme a také si ukážeme notifikace.

Pokud nám přijde zpráva z nějakého e-mailového účtu a my na ni odpovíme, přijde dotyčnému zpráva, kde odesílat bude náš gmail účet. Takže si teď ukážeme, jak to udělat, abychom naučili gmail odeslat zprávu pod stejným e-mailem, pod kterým přišla

Po přihlášení na gmail.com zvolíme , klikneme na tlačítko "Zobrazit všechna nastavení" a pak na záložku Účty a Import (Accounts and Import). Kousek od začátku je Odeslat e-mail jako (Send mail as), kde klepneme na možnost Přidat další e-mailovou adresu, kterou vlastníte (Add another email address that you own).

1. Zobrazí se nám okénko s formulářem
   • První kolonka je jméno, které se zobrazí příjemci. Pokud se jedná o osobní e-mail, napište své jméno, pokud o nějaký firemní či projektový, který spravuje více lidí, můžete uvést např. název projektu či firmy.
   • Druhá je e-mailová adresa, kterou chcete přidat.
   • Další možnost, která je pro nás klíčová, je přidání aliasu. Toto nám umožní používat přidávaný účet pomocí gmailu. Tuto možnost nechte zaškrtnutou.
   • Je zde ještě skrytá možnost nastavit si jinou odpovídací adresu. Pokud zašlete e-mail z firemní schránky, kterou spravuje více lidí a nechcete, aby odpověď přišla na tu stejnou schránku a přečetli si ji všichni, kteří schránku spravují, pak si zde můžete zvolit osobní e-mail, na který vám má přijít odpověď.
2. V dalším kroku vyplníme SMTP server
   1. Pokud se jedná o e-mailový alias nebo je to veřejná schránka, nejjednodušší možnost je použít SMTP gmailu:
      • SMTP: smtp.gmail.com
      • Port: 587
      • Jméno: já@gmail.com - Vaše gmailová adresa
      • Heslo: vaše heslo - vaše gmail heslo nebo heslo pro aplikace, viz dále
      • Vybereme zabezpečení TLS
   2. Pokud máme vlastní SMTP server - Druhá možností jest použití přiděleného SMTP serveru. Pokud se jedná o školní či firemní e-mail, který má být použit výhradně pro interní komunikaci, doporučuji vyplnit přidělené údaje nebo pokud je nevíte, zjistit si je, jelikož jsou většinou nastavené tak, aby přijímaly zprávy odeslané výhradně přes interní SMTP server. A mohlo by se tedy stát, pokud použijete jiný, že vaše zpráva nikomu nepřijde.

Může se stát, že přidání skončí chybou, pokud se nepodaří úspěšně dokončit zkuste nastavit "Přístup aplikací třetích stran", čemuž se věnuje kapitola níže.

Jakmile si toto nastavíte, velmi doporučuji zaškrtnout možnost Odpovědět ze stejné adresy, na kterou byl e-mail zaslán (Reply from the same address to which the message was sent), která se nachází hned pod přidanými účty.

Pokud nyní zvolíte napsat zprávu a klepnete na svou e-mailovou adresu, uvidíte několik dalších účtu, které můžete použít.

Přístup aplikací třetích stran

Pro možnost vygenerovat heslo pro přístup aplikací třetích stran je nutné zapnout 2 fázové ověření a následně na stránce Bezpečnost: https://myaccount.google.com/security vytvořit Heslo pro přístup aplikací třetích stran:

Po kliknutí budete vyzváni k opětovnému zadání Gmail hesla v rámci bezpečnosti. Následně vybereme Ostatní a zadáme nějaké vlastní označení:

Potvrdíme a vygeneruje se nám unikátní heslo. Toto heslo si bezpečně uložíme, nelze se k němu následně již dostat. Můžeme pouze přístup smazat a vygenerovat nový.

Toto heslo následně použijte v dialogu pro nastavení SMTP aliasu na místo svého hesla. Jedno heslo lze využít na více aliasů, není třeba generovat přístupy pro každý alias nové.

Následně je ještě v posledním kroku potřeba zadat potvrzující kód, který vám přišel emailem:

Máme hotovo

Nastavení filtrů

Po přihlášení na gmail.com zvolíme a klepneme na záložku Filtry a blokované adresy (Filters and Blocked Addresses).

Zde zvolíme Vytvořit nový filtr (Create new filter).

Zobrazí se nám okénko s formulářem, zde vyplníme kritéria, podle kterých se budou vybírat e-maily, na které se aplikují následně zadaná pravidla.

• Od (From): E-mailová adresa (adresy - oddělené čárkou), ze kterých e-mail přišel (lze použít zástupný znak * pro označení všech e-mailů z konkrétní domény)
• Pro (To): E-mailová adresa (adresy - oddělené čárkou), na kterou byl e-mail zaslán (lze použít zástupný znak * pro označení všech e-mailů z konkrétní domény)
• Předmět (Subject): Co se má hledat v předmětu (např. "faktura", pro filtrování zaslaných faktur)
• Obsahuje/Neob­sahuje: co má nebo nemá obsahovat (lze psát více oddělené čárkou)
• Tlačítko zda obsahuje přílohu je jasné (+ možnost nastavení velikosti)
• Nezahrnovat chat znamená, že se filtry nebudou aplikovat na chat (Google+ všechny zprávy, které přes něj posíláte kamarádům ať už z mobilu nebo přímo ze stránky ukládá do gmailu).

Pokud jsme si vše vyplnili dle potřeby, můžeme se přesunout k dalšímu okénku, kde vyplníme, co se má s e-mailem stát.

• Archivovat (neobjeví se v Inboxu) v podstatě se skryje a budete jej moci najít pouze přes vyhledávání
• Hvězdička - doporučuji pokud se jedná o důležitý e-mail - zobrazí se u něj hvězdička a je možné jej najít přes vyhledávač pomocí is:starred
• Označit (label), zde si můžete zvolit označování e-mailů resp. řazení do složek, které se vám zobrazí nalevo v menu. Velice užitečné, pro rychlou orientaci, pokud máte napojených více účtů a chcete mít rozdělenou práci od osobního života apod. Labely lze spravovat opět v nastavení pod položkou Labels (druhá zleva).
• Přeposílání zpráv na gmailu je stejné jako výše uvedeno u seznamu, ovšem je třeba nejprve přidat adresu, na kterou se budou e-maily přeposílat, tu je třeba poté potvrdit a asi 7 nebo 14 dní uvidíte v gmailu červenou notifikaci, která bude informovat o napojení nové schránky.

Další možnosti předpokládám, že jsou zřejmé. Co doporučuji nepřehlédnout je tlačítko Použít pro xxx stávajících e-mailů a rovnou nastavit tento filtr i u již přijatých e-mailů.

Notifikace

Nebaví vás neustále kontrolovat, zda vám přišel nový e-mail? Doporučím vám rozšíření pro Chrome a aplikaci pro Android, které používám.

Desktopové

Checker Plus for Gmail (https://chrome.google.com/…emjljbihmemj?…)

Takto to vypadá. Při přijatém emailu se zobrazí notifikace, která tam zůstane, dokud neprovedete na počítači nějakou interakci a zazní hudba. Poté již zůstane pouze zvýrazněná ikonka prohlížeči.

Ikonky, akce a zvuk si dle potřeby můžete nastavit pravým klepnutím na ikonku rozšíření v položce Options.

Android

Používám aplikaci Gmail (https://play.google.com/…apps/details?…)

Ta umožňuje používat vše co jsme si v tomto článku nastavili a informuje vás o všech e-mailech na telefonu.

Doufám, že vám tento článek pomohl a budu rád, pokud se v komentářích podělíte o nějaké své další vychytávky