Lekce 2 - Time management - Stanovení priorit a cílů

V minulé lekci, Time management - Význam a benefity, jsme si uvedli význam time managementu a proč bychom měli zvládnout jeho principy, abychom dosáhli kvalitnějšího života bez nadměrného stresu.

V této lekci si ukážeme, že stanovení osobních a profesních cílů a určení priorit je cestou k úspěšnému zvládnutí time managementu.

Není možné zvládnout vše, co po nás chce okolí nebo my sami. Zrovna tak není v našich silách být vždy a všude. Své aktivity se musíme naučit selektovat. Správný úkol by měl vždy vytvářet nějakou smysluplnou hodnotu.

Stanovení priorit a cílů

Leckdy zjistíme, že úkoly, které si stanovíme a považujeme za smrtelně důležité, vlastně vůbec důležité nejsou. Vezměme si typickou činnost, kterou děláme všichni a tou je úklid. Uklízet se dá všelijak. Jak uklízejí děti? Většinou spíše naoko, aby se neřeklo. Zatímco my dospělí máme tendenci mít vše dokonalé.

Má dorazit plánovaná návštěva. Kolik času si na zútulnění domova vyhradíme? Tři hodiny, ve kterých dokonce umyjeme i okna a naleštíme kliky od dveří? A co se stane v případě, kdy návštěva náhle zavolá, že stíhá dorazit dříve a je u nás už za dvacet minut?

V tu chvíli začneme pracovat efektivně. Uděláme totiž jen to nejdůležitější. Vyvětráme, rychle zameteme, usteleme, porovnáme pár rozházených věcí, v koupelně umyjeme wc, vyměníme ručník. A podívejme se, ono to vlastně nakonec doma vypadá docela dobře. Místo tří hodin jsme uklízeli pouhých dvacet minut. Návštěva je spokojená, my nakonec také. Nejsme za bordeláře a ještě jsme ušetřili čas. I to je time management.

Tím nikoho nenabádáme ke každodennímu povrchnímu úklidu, natož pak k nepořádku. Je ale důležité dát si na misku vah úsilí, které musíme dané činnosti věnovat a výsledek, který očekáváme nejen my, ale také okolí. Není třeba usilovně dřít a upracovat se. Záleží na výsledku, nikoliv na čase, který jsme úkolu věnovali. Sice je pravdou, že bez práce nejsou koláče, ale v dnešní době bychom mohli do známého přísloví vpašovat "bez efektivní práce".

Cíle

Cíle můžeme rozdělit na:

• krátkodobé - př.: vstát druhý den o hodinu dříve, zkusit uvařit nové jídlo,
• dlouhodobé - př.: studium, hubnutí.

Co je však zásadní - cíle, které si v životě stanovíme, mají být SMART:

• S = specifické - Je cíl dobře specifikovaný a pochopíme ho nejen my, ale všichni, kteří se ho budou snažit splnit společně s námi? Toto platí v případě pracovního týmu či rodiny.
• M = měřitelné - Jak bude probíhat hodnocení, zda se cíl povedlo splnit? Dá se cíl vůbec adekvátně změřit?
• A = akceptovatelné (nebo také ambiciózní) - Opravdu tento cíl toužíme udělat? Máme dostatek motivace?
• R = reálné - Je cíl reálný tedy splnitelný? Máme na něj dostatek energie či finančních prostředků?
• T = termínově ohraničené - Je vhodné splnění cíle ukotvit do konkrétního termínu. Tedy nestačí pouze "naučím se JavaScript", ale "naučím se JavaScript do konce tohoto čtvrtletí".

Ideální je si takový smart cíl zapsat, abychom ho měli pořád na očích. Můžeme tak učinit pomocí diáře či "to do" listu. Pokud ale máme cíl složitější a hodně po jeho splnění toužíme, může nám výborně posloužit vision board (nástěnka snů a cílů) nebo myšlenková mapa.

Cíle je dobré si rozporcovat na dílčí části. Naším cílem bude například touha stát se programátorem. Tento záměr si můžeme rozkouskovat tak, že si dáme půl roku na to, abychom každý měsíc pronikli do jednoho programovacího jazyka. A v dalším čtvrtletí potom budeme trénovat každý den hodinu ten jazyk, který nás zaujal a chceme se mu věnovat intenzivně. Přesné časové rozvržení je samozřejmě na každém z nás.

Co když se splnění stanoveného cíle nepovede? Nic se neděje, nepodléhejme panice. Důležité je nekritizovat se, vytrvat a položit si otázku, proč se nám nepodařilo záměr splnit. Můžeme totiž zjistit, že jsme se s vytouženým cílem zmýlili. Potom není nutné naučit se za každou cenu korejsky jen proto, že jsme to sami sobě slíbili. Zejména pokud víme, že tuto dovednost stejně nikdy nevyužijeme.

Co je skutečně důležité?

Je vhodné si udělat tabulku, kde bude na ose X "naléhavé / nenaléhavé" a na ose Y "důležité / nedůležité". Vzniknou takto 4 políčka, do kterých si lze rozdělit úkoly:

Naléhavé jsou činnosti, které je třeba udělat ihned. Například vyzvednout dítě ze školy. To je důležité a naléhavé. Nelze to odložit ani vypustit.

Naléhavé, ale nedůležité jsou například naše oblíbené činnosti nebo odpočinek. Dejme tomu příjemná koupel. Tyto úkoly mohou počkat, ale je třeba je naplánovat. Znamená to, že až přivezeme dítě ze školy, vana je naše. Naléhavé, ale nedůležité úkoly případně delegujme na ostatní (třeba nákup potravin).

A co takové rozvíjení vztahů s našimi blízkými? Sice nenaléhavé, ale velmi důležité. V praxi to může vypadat tak, že uvaříme partnerovi večeři. Nemusí to ale být dnes, stačí zítra. Vztah to jistě posílí.

A pak tu máme kolonku nedůležité a nenaléhavé. To jsou tzv. zloději času, jako třeba televize nebo sociální sítě, bez kterých se hravě obejdeme. Snažme se tedy tuto kolonku co nejdříve vyprázdnit.

Zloději času

Zloději času kromě televize nebo sociálních sítí jsou ale také:

• nedefinované cíle, priority a plány,
• mnoho paralelních činností najednou,
• nedostatečná motivace,
• prokrastinace (odkládání úkolů),
• nedotažení úkolů do konce,
• přehnaný perfekcionismus,
• neefektivní komunikace (telefonování, porady),
• nedostatečné delegování na ostatní,
• nevyužívání pravidel time managementu.

Nedotažené úkoly vs. perfekcionismus

Ani jedno není dobře. Existuje spousta impulzívních lidí, kteří jak se rychle pro věc nadchnou, tak rychle je zájem opustí. Nedotáhnou nic do konce, což je škoda.

Naproti tomu být přísný puntičkář také není ideální stav. Nejen, že touto vlastností budeme pro své okolí nesnesitelní, ale můžeme být příliš přísní i sami k sobě a lpět zbytečně na nepodstatných věcech.

Nepřeceňujme se

Neměli bychom se bát životních výzev a občas není od věci vrhnout se do něčeho takzvaně po hlavě. Při plánování a přijímání úkolů bychom však měli zůstat realisté a umět odhadnout své limity. Je lepší některý úkol odmítnout hned na začátku, než ho v průběhu vzdát.

Nevíme co chceme

Specifická skupina lidí se životem protlouká, aniž by věděli, co od něj vlastně chtějí. Nemají své vize a cíle. Není to však žádná ostuda. Důležité je, si tento fakt přiznat a začít jednat. Často "nevím co chci" znamená, že ve skutečnosti nechci. Inspirace je všude kolem nás (internet, knihy, zájmové skupiny…). Převezměme proto odpovědnost za svůj život a zkusme se nad cíli a prioritami alespoň na chvíli zamyslet. Jistě nás něco napadne.

V příští lekci, Time management - Techniky, jak lépe hospodařit s časem, si uvedeme techniky, které nám umožní lépe si zorganizovat náš čas. Patřím mezi ně např. pravidlo dvou minut, to do list, porcování slona aj.