Lekce 1 - Komunikace s úřady Nové

V tomto tutoriálu Komunikace s úřady si dnes představíme, jak můžeme komunikovat s úřady moderním způsobem – elektronicky přes internet. Ukážeme si, co to znamená, jaké výhody to přináší, co k tomu potřebujeme a jak vypadá běžná situace, kdy s úřadem jednáme z domova. Cílem je, abychom pochopili, že komunikace s úřady online je jednoduchá, bezpečná a zvládnutelná i pro člověka, který se s počítačem teprve učí.

Minimální požadavky

Pro tento kurz nejsou potřeba žádné předchozí znalosti, stačí nám základní ovládání PC a internetového prohlížeče.

Úřady v online podobě

Ještě před několika lety jsme museli téměř kvůli všemu chodit na úřad osobně. Brali jsme si dovolenou, hledali parkování, čekali ve frontě a vyplňovali formuláře ručně. Dnes se velká část úřední agendy přesunula na internet. Znamená to, že stát nám umožňuje vyřídit většinu věcí elektronicky – tedy přes webové stránky, které fungují jako digitální přepážka.

Místo papírových dokumentů máme elektronické formuláře, místo úřední pečeti elektronický podpis a místo osobního předání se dokument odesílá elektronicky. Když úřad obdrží naši žádost, systém ji zpracuje stejně, jako kdybychom ji donesli osobně. Takto lze dnes například:

• požádat o výpis z rejstříku trestů,
• nahlédnout do evidence bodů řidiče,
• zjistit informace o důchodu nebo pojištění,
• podat daňové přiznání,
• nebo si nechat vystavit potvrzení o studiu dítěte.

Každý rok přibývají nové služby a stát je postupně propojuje, abychom vše měli dostupné z jednoho místa.

Výhody elektronické komunikace

Elektronická komunikace s úřady má mnoho výhod, které oceníme už při prvním použití. Nemusíme nikam chodit, ztrácet čas cestou nebo hledat, kdy má úřad otevřeno. Stačí nám internet a můžeme vyřizovat věci ve chvíli, kdy se nám to hodí – třeba večer, o víkendu nebo z chalupy. Velkou výhodou je i přehlednost. Všechny dokumenty máme uložené elektronicky a můžeme se k nim kdykoli vrátit. Pokud podáme žádost, systém nám pošle potvrzení o doručení. O výsledku nás informuje e-mailem nebo přes datovou schránku. Díky tomu máme jistotu, že úřad naši žádost obdržel a pracuje na ní.

Dalším přínosem je bezpečnost. Naše údaje se přenášejí zabezpečeně, takže je nikdo nemůže zneužít. Elektronická komunikace je navíc oficiální – všechny elektronické dokumenty mají stejnou platnost jako papírové. Pokud úřad vydá potvrzení v elektronické podobě, můžeme ho vytisknout nebo uložit, podle potřeby.

Potřeby pro práci s úřady online

K tomu, abychom mohli využívat elektronické služby státu, stačí několik základních věcí. Potřebujeme počítač, tablet nebo chytrý telefon, připojení k internetu a přístup k elektronické identitě. Aby úřad věděl, že s ním opravdu jednáme my, používá systém ověření totožnosti - elektronickou identitu. Při přihlášení se naše identita ověří přes banku, eObčanku nebo jinou službu. Tento proces trvá jen několik sekund a probíhá automaticky.

Ověření identity je pro nás jistota, že nikdo jiný nemůže jednat naším jménem. Pokud by se někdo pokusil přihlásit bez našeho vědomí, systém to rozpozná a přístup zablokuje. Elektronická identita chrání jak nás, tak i úřad.

Na elektronickou identitu se důkladně podívám v kurzu Elektronická identita.

Může to tedy být například přihlášení přes Bankovní identitu, eObčanku s čipem, Mobilní klíč eGovernmentu nebo MojeID.

Všechny tyto způsoby jsou bezpečné a snadné na používání.

Pokud používáme internetové bankovnictví, už máme bankovní identitu automaticky zřízenou, takže se můžeme přihlásit ke státním službám stejným způsobem, jako když se přihlašujeme do banky.

Elektronické podání

Když chceme úřadu něco odeslat, otevřeme jeho oficiální webovou stránku a přihlásíme se. Po přihlášení se nám zobrazí nabídka služeb. Vybereme tu, kterou potřebujeme, například výpis z rejstříku trestů.

Po kliknutí se otevře informace o přihlášení pomocí datové schránky, my ale po stisku tlačítka Přihlásit můžeme ještě vybrat zda se přihlásím jménem a heslem k datové schránce, nebo zvolíme možnost Zvolit jiný způsob přihlášení:

Pak nás čeká vyplnění formuláře, kde uvedeme své údaje – jméno, datum narození, adresu – a zkontrolujeme správnost. Na konci stránky je tlačítko Odeslat žádost. Po odeslání nám systém zobrazí hlášení, že podání bylo přijato. Toto potvrzení si můžeme uložit nebo vytisknout.

Odpověď na žádost se objeví v elektronické podobě – například jako dokument ke stažení. Můžeme ho uložit do počítače nebo přeposlat e-mailem. Celý proces trvá několik minut a je plně oficiální.

Elektronické potvrzení a odpověď úřadu

Každé elektronické podání má potvrzení o doručení, tzv. doručenku. Je to elektronický doklad, který potvrzuje, že úřad naši zprávu přijal. Když žádost odešleme, zobrazí se nám okno s informací "Podání bylo úspěšně doručeno". Tento dokument má stejnou platnost jako potvrzení z přepážky.

Úřad nám po zpracování žádosti pošle odpověď – buď do datové schránky, nebo e-mailem s upozorněním, že je dokument připraven ke stažení. Někdy nás také informuje prostřednictvím Portálu občana, kde si můžeme zobrazit přehled všech svých podání. Pokud máme datovou schránku, upozornění nám přijde automaticky a o nových zprávách se dozvíme ihned. Všechny dokumenty můžeme bezpečně uložit do svého počítače nebo vytisknout.

Bezpečnost elektronické komunikace

Elektronická komunikace je chráněná několika úrovněmi zabezpečení. Přenos dat probíhá po šifrovaném spojení, takže nikdo třetí nemá přístup k obsahu. Tento způsob komunikace je dnes standardem nejen u státu, ale i v soukromém sektoru. Používají ho pojišťovny, banky i školy. Cílem je chránit občany a zároveň jim usnadnit přístup ke službám.

Úřady nikdy nepožadují, abychom poslali hesla, PIN nebo kopii dokladů e-mailem. V případě podezřelých zpráv je nejlepší kontaktovat oficiální infolinku úřadu nebo svou banku. Nikdy nezadáváme osobní údaje nebo hesla do odkazů, které nám někdo pošle e-mailem nebo SMS zprávou.

Důležité je, abychom používali pouze oficiální webové stránky. Ty mají adresu začínající na https a vedle ní ikonu zámku:

Elektronická komunikace s úřady je spolehlivý a pohodlný způsob, jak vyřídit běžné záležitosti bez návštěvy úřední přepážky.

V příští lekci, Digitální služby státu, si ukážeme, jak komunikovat s úřady a kde co najít. Vysvětlíme si, jak fungují online úřady, kde najít potřebné formuláře a jak bezpečně pracovat s úředními dokumenty.