Lekce 1 - Komunikace s úřady

Vítejte u první lekce online kurzu E-government a internetové bankovnictví. V následujících lekcích si krok za krokem ukážeme, jak dnes bezpečně vyřizovat úřední záležitosti a spravovat své finance online, bez zbytečného stresu a složitostí.

V tomto tutoriálu Komunikace s úřady si představíme, jak můžeme komunikovat s úřady moderním způsobem – tedy elektronicky přes internet. Cílem je, abychom pochopili, že komunikace s úřady online je jednoduchá, bezpečná a zvládnutelná i pro člověka, který se s počítačem teprve učí. V kurzu se budeme věnovat nejen online službám státu, ale také základům práce s internetovým bankovnictvím, které tvoří důležitou součást dnešního digitálního světa.

Minimální požadavky

Pro pohodlné absolvování tohoto kurzu je vhodné mít základní zkušenosti s používáním počítače a mobilního telefonu. Pokud tyto základy ještě nemáte, doporučujeme projít si nejprve kurzy zaměřené na práce s počítačem a telefonem:

• Základní ovládání PC.
• Základní ovládání telefonu.

Úřady v online podobě

Ještě před několika lety jsme museli téměř kvůli všemu chodit na úřad osobně. Brali jsme si dovolenou, hledali parkování, čekali ve frontě a vyplňovali formuláře ručně. Dnes se velká část úředních záležitostí přesunula do online prostředí. To znamená, že stát nabízí své služby prostřednictvím webových stránek, které fungují podobně jako digitální přepážka.

Místo papírových formulářů dnes často vyplňujeme formuláře elektronické, místo osobní návštěvy úřadu se přihlašujeme do online služby a údaje odesíláme přes internet. Úřad tak získá stejné informace, jako kdybychom je předali na přepážce – jen bez nutnosti někam chodit.

Tento způsob vyřizování je založený na jednoduchých a srozumitelných krocích: otevřeme správnou stránku, přihlásíme se, zkontrolujeme údaje a odešleme žádost.

Díky tomu lze dnes z domova nebo z telefonu například:

• požádat o výpis z rejstříku trestů,
• nahlédnout do evidence bodů řidiče,
• zjistit informace o důchodu nebo pojištění,
• podat si daňové přiznání apod.

Nabídka online služeb se postupně rozšiřuje a jednotlivé systémy se propojují tak, aby bylo možné vyřídit co nejvíce věcí přehledně a na jednom místě.

Výhody elektronické komunikace

Elektronická komunikace s úřady přináší řadu výhod, které oceníme už při prvním použití. Nemusíme nikam chodit, ztrácet čas cestou ani řešit úřední hodiny. Stačí nám připojení k internetu a záležitosti můžeme vyřizovat ve chvíli, kdy se nám to hodí – doma, večer nebo o víkendu.

Velkou výhodou je také přehlednost. V online prostředí vidíme, co jsme vyplnili, kdy jsme žádost odeslali a v jakém je stavu. Dokumenty nejsou rozházené po šanonech, ale máme je uložené elektronicky a můžeme se k nim kdykoli vrátit. Podobný komfort dnes očekáváme i od dalších služeb, například při správě účtu v internetovém bankovnictví.

Dalším přínosem je rychlost a jistota. Po odeslání žádosti systém obvykle zobrazí potvrzení, že byla přijata, a my máme přehled o tom, že se s ní úřad zabývá. Nemusíme řešit, zda se formulář ztratil nebo zda jsme něco zapomněli doručit – vše probíhá elektronicky a je dohledatelné.

Elektronická komunikace je navíc navržena tak, aby byla bezpečná. Přenos údajů probíhá zabezpečeně a přístup k těmto službám je chráněný podobně jako u jiných citlivých systémů. Díky tomu můžeme mít jistotu, že s našimi údaji je nakládáno odpovědně a že online vyřizování má stejnou váhu jako osobní návštěva úřadu.

Právě tyto výhody – úspora času, přehlednost, pohodlí a bezpečnost – jsou důvodem, proč se elektronické služby státu postupně rozšiřují a proč se s nimi v běžném životě setkáváme stále častěji.

Potřeby pro práci s úřady online

K tomu, abychom mohli využívat online služby státu, nepotřebujeme žádné speciální vybavení ani technické znalosti. Základem je počítač, tablet nebo chytrý telefon a připojení k internetu.

Důležitou součástí elektronické komunikace je také bezpečné přihlášení. Úřad si potřebuje ověřit, že s ním skutečně jednáme my, a proto používá systémy, které naši totožnost potvrdí. Tento krok probíhá automaticky a obvykle trvá jen několik sekund.

Podobný princip ověřování se používá také u jiných online služeb, například u internetového bankovnictví. Vždy platí, že nejprve proběhne ověření totožnosti a až poté je možné pracovat s osobními údaji nebo odesílat žádosti.

Konkrétní způsoby přihlášení a ověření totožnosti si podrobně vysvětlíme v dalších lekcích. Pro tuto chvíli nám stačí vědět, že elektronická komunikace je navržena tak, aby byla jednoduchá, bezpečná a srozumitelná.

Elektronická žádost a odpověď úřadu

Když chceme úřad o něco požádat elektronicky, postup je ve většině případů podobný. Nejprve otevřeme oficiální webovou stránku příslušného úřadu nebo služby. Na stránce si vybereme, co potřebujeme vyřídit, a přihlásíme se:

Po přihlášení se zobrazí elektronický formulář, do kterého doplníme potřebné údaje. Často už bývá část informací předvyplněná, takže jen zkontrolujeme správnost a případně doplníme chybějící údaje. Systém nás obvykle sám upozorní, pokud něco chybí.

Jakmile máme formulář hotový, žádost odešleme. Systém nám zobrazí potvrzení o přijetí podání, díky kterému máme jistotu, že se žádost dostala na správné místo.

Odpověď od úřadu obdržíme také elektronicky – například přímo v dané online službě nebo jako dokument ke stažení. Elektronická odpověď má stejnou platnost, jako kdybychom ji obdrželi poštou nebo si ji vyzvedli osobně. Výhodou je, že ji máme k dispozici hned a můžeme si ji uložit.

Díky elektronickému podání máme přehled o tom, co jsme odeslali, kdy se tak stalo a jak úřad reagoval, aniž bychom museli cokoli složitě dohledávat.

Zabezpečený web

Důležité je používat pouze oficiální webové stránky. Bez ohledu na to, jaký prohlížeč používáme, platí tato pravidla:

• Adresa webu začíná na https://. Písmeno "s" znamená zabezpečené spojení.
• V adresním řádku je symbol zabezpečení. Nejčastěji jde o ikonu zámku, ale může vypadat různě podle prohlížeče nebo zařízení.
• Po kliknutí na adresu nebo ikonu vidíme informaci "Připojení je zabezpečené". Pokud prohlížeč hlásí, že web není zabezpečený, osobní údaje zde nezadáváme.

Pokud by byl web nezabezpečený najdeme tuto informaci v adresním řádku:

Elektronická komunikace s úřady je spolehlivý a pohodlný způsob, jak vyřídit běžné záležitosti bez návštěvy úřední přepážky.

V příští lekci, Internetové bankovnictví - Úvod a bezpečnost, si vysvětlíme, jak funguje internetové bankovnictví a jaké možnosti nabízí při správě účtu. Seznámíme se se základními bezpečnostními postupy, dvoufázovým ověřením i nejčastějšími podvodnými taktikami.