Lekce 4 - Datová schránka v praxi Nové

V minulé lekci, Datová schránka - Základní pojmy, jsme si vysvětlili co je datová schránka, jak funguje, kdo ji používá, jaký je rozdíl oproti emailu, zmínili jsme i potvrzení pomocí doručenky a fikci doručení.

V tomto tutoriálu kurzu Portál občana a datová schránka se zaměříme na praktickou práci s datovou schránkou. Krok za krokem si popíšeme, jak se do schránky přihlásíme, jak vypadá její prostředí, jak čteme doručené zprávy, jak posíláme vlastní podání úřadům a jak si schránku nastavíme tak, abychom na nic důležitého nezapomněli. Cílem je, abychom se v prostředí datové schránky cítili jistě a zvládli základní úkony sami.

Přístup do datové schránky

Do datové schránky můžeme vstoupit několika způsoby. Nejčastěji používáme webovou adresu portálu datových schránek, kde se přihlásíme pomocí přístupových údajů, které jsme dostali při zřízení schránky. Stále častější je ale využívání stejných přihlašovacích prostředků, jako jsme poznali u Portálu občana – například bankovní identity, eObčanky nebo Mobilního klíče eGovernmentu. Díky tomu se nemusíme učit další hesla a postupy, ale používáme to, co už známe:

Jakmile se úspěšně přihlásíme, zobrazí se nám úvodní stránka datové schránky.

Úvodní obrazovka a základní části

Po přihlášení vidíme hlavní přehled naší datové schránky. V horním menu vidíme přepínání mezi možnosti Datová schránka, Datový trezor, Otevřít .ZFO a Nastavení. V boční části rozhraní je menu, ve kterém jsou položky Napsat zprávu, Přijaté zprávy, Odeslané zprávy, Historie a úložiště souborů. V hlavní části obrazovky pak vidíme seznam zpráv podle toho, kterou složku máme zrovna otevřenou:

Na první pohled je důležité si uvědomit, že datová schránka funguje podobně jako poštovní schránka elektronické pošty – v jedné části vidíme, co nám přišlo, v jiné, co jsme poslali, a v další můžeme nastavit chování schránky. V této lekci se budeme soustředit na práci s doručenými a odeslanými zprávami a na základní nastavení, které nám pomůže schránku hlídat.

Doručené zprávy – orientace a čtení

Když otevřeme složku Doručené zprávy, zobrazí se seznam všech zpráv, které do naší datové schránky dorazily. U každé zprávy vidíme odesílatele, předmět, datum dodání a ID zprávy. Nepřečtené zprávy jsou zvýrazněné tučně. Na první pohled tak vidíme, zda nás čeká nová pošta od úřadů.

Když na konkrétní zprávu klikneme, zobrazí se detail. V horní části vidíme odesílatele a datovou schránku, ze které byla zpráva odeslána, předmět, ID zprávy a datum doručení. Pod těmito údaji jsou přílohy, které můžeme otevřít nebo stáhnout. Nejčastěji jde o soubory ve formátu PDF, někdy také o speciální formát datových zpráv. Pak je zde ještě číslo jednací a spisová značka:

Je dobré si vytvořit zvyk, že po otevření důležité zprávy si její přílohy uložíme na bezpečné místo v počítači nebo jiném úložišti. Můžeme si založit složku Datová schránka a v ní pod-složky podle úřadu nebo roku, abychom se v dokumentech vyznali i za delší dobu.

Identifikace úřední zprávy

V seznamu doručených zpráv můžeme mít různé druhy pošty. Některé zprávy budou od orgánů veřejné moci – to jsou úřady, soudy, finanční úřady a další státní nebo veřejné instituce. Jiné zprávy mohou být od firem, bank, pojišťoven nebo dalších subjektů. Datová schránka nám obvykle u každé zprávy ukazuje, z jakého typu schránky pochází, takže snadno poznáme, zda jde o úřední dopis, nebo o sdělení od soukromého subjektu.

Právě zprávy od orgánů veřejné moci mají pro nás často zásadní význam. Mohou obsahovat rozhodnutí, výzvy, upozornění nebo jiné důležité dokumenty, se kterými se pojí lhůty a případné následky. Z toho důvodu je dobré úřední poštu kontrolovat přednostně a věnovat jí zvýšenou pozornost. Zprávy od firem nebo jiných subjektů mohou být důležité, ale obvykle nemají tak přímý dopad jako rozhodnutí od úřadu.

Odeslané zprávy – podání směrem k úřadům

Datová schránka není jen příchozí pošta. Můžeme z ní také sami posílat zprávy. Nejčastěji půjde o podání směrem k orgánům veřejné moci – například žádosti, vysvětlení, doplnění dokumentace nebo odpovědi na výzvy, které nám přišly. Podání tím získá stejnou váhu, jako kdybychom ho odeslali doporučeným dopisem, ale vše vyřídíme z počítače.

Když chceme poslat novou zprávu v menu zvolíme možnost Napsat zprávu. Po kliknutí se otevře formulář, kde vyplníme adresáta. Vyhledáme název úřadu nebo instituce a systém nám nabídne odpovídající datovou schránku příjemce. Poté zadáme předmět a text zprávy. Do příloh přiložíme dokumenty, které chceme odeslat – například vyplněný formulář, sken potvrzení nebo jiné podklady.

Po odeslání se naše zpráva objeví ve složce Odeslané zprávy. Kromě samotného obsahu zprávy zde vidíme i potvrzení o odeslání a později doručenky, které dokazují, že zpráva byla příjemci doručena. Díky tomu máme kdykoli k dispozici důkaz, že jsme podání skutečně odeslali a že úřad naši zprávu obdržel.

Doručenky v praxi

Doručenky jsou v praxi velmi užitečné. Když odešleme zprávu, systém nejprve vytvoří potvrzení o tom, že byla zpráva přijata k doručení. Jakmile je zpráva doručena do datové schránky adresáta, vznikne další informace, která dokládá, že se tak stalo. V některých případech navíc vidíme, že se adresát do své schránky přihlásil a zprávu si přečetl.

Pro nás jako odesílatele je důležité vědět, že se na doručenky můžeme spolehnout. Pokud bychom někdy potřebovali dokázat, že jsme něco úřadu poslali včas, stačí si otevřít detail odeslané zprávy a zobrazit si její doručenky. Není už potřeba schovávat papírové podací lístky nebo se obávat, že se dopis ztratil cestou.

Notifikace

Protože datová schránka funguje nepřetržitě a úřady ji mohou kdykoli využít pro doručování dokumentů, je důležité mít přehled o tom, co se v ní děje. Nejjednodušší způsob je vytvořit si zvyk schránku pravidelně kontrolovat – například jednou týdně. Ještě pohodlnější je využít notifikace, které nám datová schránka umožňuje nastavit.

V nastavení schránky najdeme část Notifikace, kde si zadáme e-mailovou adresu nebo telefonní číslo pro zasílání upozornění. Můžeme si zvolit, zda chceme informaci o každé nové doručené zprávě, nebo jen o zprávách od úřadů, případně si nastavit jiná pravidla. E-mailové upozornění bývá zpravidla zdarma, SMS zprávy mohou být v některých případech zpoplatněné, to ale záleží na konkrétním nastavení a podmínkách.

Důležité je pochopit, že notifikace nejsou doručením samotným. E-mailové upozornění nám jen připomene, že v datové schránce máme novou zprávu. Skutečné doručení probíhá v systému datových schránek – tam je potřeba se přihlásit a dokument si přečíst. Přesto nám upozornění výrazně pomohou, abychom nic nepřehlédli.

Ukládání a archivace zpráv

Jak jsme si vysvětlili, zprávy v datové schránce nezůstávají navždy. Proto je důležité mít jednoduchý způsob, jak si důležité dokumenty ukládat. Když otevřeme doručenou zprávu, většinou máme možnost stáhnout si jak samotný dokument (například PDF soubor), tak i celou datovou zprávu v podobě souboru, který obsahuje obálku, doručenky a všechny potřebné údaje. Pro běžného uživatele často stačí uložit si PDF dokument, pro případ sporu je ale užitečné mít k dispozici i kompletní datovou zprávu.

Bezpečné používání v každodenní praxi

Datová schránka pracuje s citlivými údaji – často obsahuje informace o našich příjmech, majetku, zdravotním stavu nebo rodinné situaci. Proto je důležité chovat se k ní stejně opatrně jako k internetovému bankovnictví. Přihlašovací údaje nikomu nepředáváme, nepíšeme je na papír, který leží na stole, a neposíláme je e-mailem. Když nám s obsluhou datové schránky pomáhá někdo blízký, snažíme se využít možnosti oficiálních oprávnění, pokud je systém nabízí, a ne jen sdílet jedno heslo více lidem.

Stejně tak dbáme na to, abychom se po práci ze schránky odhlásili, zejména pokud používáme počítač, který sdílíme s někým dalším. Odhlášení je dostupné v pravém horním rohu obrazovky pod naším jménem a ikonou osoby. Jednoduché kliknutí na Odhlásit se nám zajistí, že k našim zprávám nikdo cizí bez přihlášení nepřistoupí.

Datová schránka může na první pohled působit složitě, ale když ji rozdělíme na jednotlivé kroky, zjistíme, že její používání je logické a přehledné. Cílem není, abychom se stali odborníky na všechny pokročilé funkce, ale abychom zvládli běžné situace – přečíst si dopis od úřadu, poslat odpověď, uložit si důležitý dokument a mít jistotu, že nic důležitého nepřehlédneme. Když si vytvoříme základní návyk práce s datovou schránkou, stane se z ní užitečný pomocník, který nám ušetří čas, cestování i starosti s papíry.

V příští lekci, Czech POINT, si vysvětlíme, co je Czech POINT, jaké služby nám může poskytnout, kde ho hledat a jak ho co nejlépe využít.