Lekce 3 - Datová schránka - Základní pojmy Nové

V minulé lekci, Portál občana - Služby portálu v praxi, jsme si vysvětlili veškeré funkce a možnosti Portálu občana v praxi - kde co najít, jak propojit datovou schránku či jak využít mobilní aplikaci.

V tomto tutoriálu kurzu Portál občana a datová schránka si dnes vysvětlíme, co je datová schránka, proč vznikla a jakou roli hraje v elektronické komunikaci s úřady. Cílem je, abychom si dokázali datovou schránku představit, rozuměli základním pojmům a věděli, co pro nás znamená mít ji zřízenou.

Datová schránka jako úřední poštovní schránka

Datovou schránku si můžeme představit jako elektronickou poštovní schránku, kterou používají úřady a další instituce, aby nám posílaly úřední dopisy v elektronické podobě. Místo papírové obálky s pruhem, která dříve končila na poště nebo v naší fyzické schránce, přijde dnes dokument do naší datové schránky. Má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, jen se neukládá na poště, ale do zabezpečeného systému veřejné správy.

Datová schránka není běžný e-mail. Nezřizujeme si ji anonymně, není veřejná a nikdo nám na ni nemůže psát bez jasné identifikace. Každá datová schránka je pevně svázaná s konkrétní osobou, firmou nebo úřadem. Právě díky tomu je možné zprávy z datové schránky používat jako důkaz o doručení a o tom, kdo co komu poslal a kdy se to stalo.

Najdeme ji na stránkách mojedatovaschran­ka.cz a takto vypadá:

Datová schránka, Portál občana a papírová pošta

Je užitečné si ujasnit, jak datová schránka zapadá do ostatních nástrojů, které jsme v kurzu poznali. Portál občana vnímáme jako rozcestník a pracovní prostředí – místo, kde vyhledáváme služby, vyplňujeme formuláře, žádáme o výpisy a sledujeme informace o sobě. Datová schránka naproti tomu funguje jako elektronická poštovní schránka – do té nám úřady doručují svá rozhodnutí, výzvy, oznámení nebo potvrzení a z ní můžeme naše dokumenty posílat zpět.

Papírová pošta zůstává v pozadí jako starší způsob doručování. Dokud jsme datovou schránku neměli, nosil nám úřední dopisy pošťák nebo jsme chodili na poštu pro doporučené zásilky. Jakmile máme datovou schránku zřízenou, může úřad většinu důležitých dokumentů posílat právě do ní a papírové dopisy se stanou spíš výjimkou. To je hlavní rozdíl – datová schránka postupně nahrazuje doporučené dopisy, ale Portál občana nenahrazuje, ten doplňuje.

Uživatelé datové schránky

Datové schránky nepoužíváme jen my jako občané. Ve skutečnosti se jedná o rozsáhlý systém, do kterého jsou zapojeny:

• orgány veřejné moci, tedy různé úřady, soudy, státní instituce,
• firmy a právnické osoby,
• podnikající fyzické osoby, například většina OSVČ,
• a dobrovolně i běžní občané, kteří si chtějí komunikaci s úřady zjednodušit.

Pro náš kurz je nejdůležitější poslední skupina, tedy obyčejní lidé. Datovou schránku si můžeme zřídit dobrovolně, i když nepodnikáme. V takovém případě ji používáme jako občané - fyzické osoby a můžeme přes ni komunikovat s různými úřady. Mnoho lidí má už datovou schránku povinně, například proto, že podnikají. Často ale nevědí, co přesně to pro ně znamená, a bojí se, že něco zmeškají. Naším cílem je pochopit principy, abychom měli situaci pod kontrolou.

Rozdíl oproti e-mailu

Na první pohled může datová schránka vypadat jako e-mail – vidíme seznam zpráv, každá má odesílatele, předmět, datum a přílohy. Ve skutečnosti ale mezi nimi existuje několik zásadních rozdílů. E-mail může poslat téměř kdokoli odkudkoli a jen obtížně se prokazuje, že danou zprávu skutečně odeslala konkrétní osoba. U datové schránky je odesílatel vždy jasně identifikovaný systémem – víme, že jde například o konkrétní úřad, firmu nebo osobu.

Dalším rozdílem je právní váha. Zpráva z datové schránky není jen informační e-mail. Je to oficiální doručení dokumentu se všemi právními následky. To znamená, že pokud nám úřad pošle rozhodnutí nebo výzvu prostřednictvím datové schránky, počítá se to, jako by nám poslal doporučený dopis do vlastních rukou. Systém si navíc vede přesné záznamy o tom, kdy byla zpráva odeslána, kdy doručena a zda byla otevřena.

Datová zpráva a doručenka

V datovém světě pracujeme s pojmem datová zpráva. Je to elektronický balík, který obsahuje samotný dokument (nebo několik dokumentů) a také metadata – údaje o odesílateli, adresátovi, čase odeslání a doručení a další technické informace. My jako uživatelé většinou vidíme především obsah zprávy a přílohy, ale systém zároveň ukládá i tyto skryté údaje, aby bylo možné doručení kdykoli prokázat.

K datovým zprávám se pojí tzv. doručenky. Doručenka je potvrzení, které vzniká automaticky při doručování. Když úřad odešle zprávu do naší datové schránky, systém vytvoří záznam o tom, že byla dodána. Pokud se přihlásíme a zprávu otevřeme, vznikne další informace, že jsme se se zprávou seznámili. V praxi to znamená, že úřad i my máme jasný elektronický důkaz, co se kdy stalo.

Je dobré si zapamatovat, že datová zpráva je něco víc než soubor v příloze. Z právního hlediska je důležité uchovat pokud možno celou datovou zprávu (včetně obálky a potvrzení), nejen samotný text nebo PDF dokument.

Fikce doručení – co to pro nás znamená

Datová schránka přináší velké pohodlí, ale s ním i odpovědnost. Důležitým principem je fikce doručení. To znamená, že doručení úředního dokumentu nezávisí jen na tom, jestli si zprávu skutečně přečteme. Jakmile úřad odešle zprávu do naší datové schránky a systém ji tam uloží, začne běžet lhůta. Pokud se přihlásíme a zprávu otevřeme, je doručena v ten okamžik. Pokud se nepřihlásíme vůbec, po určité době (typicky po deseti dnech) se zpráva považuje za doručenou i bez našeho otevření.

Prakticky to znamená, že si nemůžeme pomoci tím, že datovku neotevíráme. Úřad splnil svou povinnost doručit dokument už tím, že ho poslal do naší datové schránky. Jakmile nastane okamžik doručení, ať už skutečným otevřením nebo fikcí, začínají běžet všechny zákonné lhůty – například pro podání odvolání, zaplacení částky nebo jiné reakce. Proto je velmi důležité brát datovou schránku vážně a nenechat ji "ležet ladem".

Uchování zpráv

Datová schránka není archiv na dlouhé roky. Zprávy v ní zůstávají jen omezenou dobu, obvykle 90 dní od doručení. Po uplynutí této doby jsou automaticky mazány z centrálního systému. Datová schránka je tedy spíš jako poštovní schránka na dopisy, které si vyzvedneme, než jako šanon, kde si uchováváme dlouhodobé dokumenty.

Pro nás z toho plyne jednoduché pravidlo - důležité zprávy si včas stahujeme a ukládáme do vlastního archivu – ať už do složek v počítači, do cloudového úložiště, nebo do jiného systému, který používáme. V praxi to znamená, že když přijde rozsudek, rozhodnutí, výpis nebo jiný významný dokument, nenecháme ho jen "ležet" v seznamu doručených zpráv, ale uložíme si ho k sobě.

Výhody datové schránky v běžném životě

Když pochopíme, co datová schránka je a jak funguje, začnou se ukazovat její výhody. Nemusíme chodit na poštu pro doporučené dopisy ani čekat, až nás pošťák zastihne doma. Dokumenty od úřadů k nám dorazí během několika minut, kdykoli během dne nebo noci. Podání směrem k orgánům veřejné moci máme zpravidla zdarma a vždy k nim vznikne elektronické potvrzení, které můžeme kdykoli doložit.

Datová schránka nám pomáhá mít v úředních věcech pořádek. Vše souvisí s naším jménem nebo firmou a díky tomu si snadno dohledáme, co nám který úřad poslal. Zároveň dává větší jistotu úřadům – mají důkaz, že dokument opravdu doručily. Někdy to může působit přísně, ale v konečném důsledku to chrání i nás, protože doručování je přesné a dohledatelné.

Možná úskalí a čeho se nebát

Kolem datových schránek koluje řada obav. Někdo se bojí, že jakmile si schránku založí, bude stále zahlcen úředními dopisy. Jiný se bojí, že něco přehlédne nebo že nezvládne technickou stránku. V této lekci jsme si ukázali, že principy nejsou složité – datová schránka je ve své podstatě jen bezpečná schránka na úřední dopisy.

Je důležité vědět, že v tom nezůstáváme sami. Pokud si datovou schránku zřídíme nebo ji už máme, můžeme se vždy obrátit na blízkého člověka, odborníka nebo podporu systému.

V příští lekci, Datová schránka v praxi, si vysvětlíme, jak se do datovky přihlásit, jak samotná schránka vypadá, jak přečteme i napíšeme zprávu včetně využití notifikací či ukládání zpráv.