Lekce 4 - Copilot a základy promptování v aplikaci Excel Nové

V minulé lekci, Ukládání sešitů a práce s listy v aplikaci Excel, jsme si přiblížili práci s listy - jejich vytvoření, úpravu, odstranění a kopírování.

V tomto tutoriálu Microsoft Excelu se seznámíme s nástrojem Copilot, který využívá umělou inteligenci (AI) k práci s daty, vzorci a dalšími prvky sešitu. Ukážeme si, jak pomocí přirozeného jazyka upravovat tabulku, analyzovat data a vytvářet vzorce nebo grafy. Řadu běžných úloh tak můžeme zadat vlastními slovy místo ručního hledání jednotlivých příkazů a postupů. Vysvětlíme si také, co je prompt. Ukážeme, proč konkrétnější zadání obvykle vede k použitelnějšímu výsledku.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot je AI asistent, který nám v Excelu pomáhá pracovat se sešitem. Dokáže například upravovat data, vytvářet a vysvětlovat vzorce, filtrovat hodnoty, vytvářet grafy nebo hledat informace v datech. Pokyny mu zadáváme přirozeným jazykem.

Copilot může některé změny provést přímo v sešitu, například doplnit výpočet nebo vytvořit graf. Výstupy nemusí být vždy správné, proto je před dalším použitím zkontrolujeme a podle potřeby upravíme.

Rozsah dostupných funkcí Copilotu závisí na verzi Excelu, typu účtu a předplatném. Některé funkce se mohou započítávat do měsíčního přídělu AI kreditů. Aktuální dostupnost funkcí a stav kreditů najdeme v účtu Microsoft v části Služby a předplatná.

Generativní umělá inteligence

Generativní umělá inteligence vytváří na základě našeho zadání nový obsah nebo návrh řešení. V praxi může fungovat jako asistent: popíšeme požadovaný výsledek a nástroj připraví návrh dalšího postupu.

Microsoft Copilot označuje několik nástrojů společnosti Microsoft využívajících generativní umělou inteligenci, podobně jako ChatGPT nebo Gemini. Nás bude zajímat především Copilot integrovaný přímo do Microsoft Excelu.

V Copilotu je prompt textové zadání, podle kterého nástroj postupuje. Funguje podobně jako zadání úkolu kolegovi. Pokyn Analyzuj tabulku neříká, na které údaje se má Copilot zaměřit ani jaký výsledek očekáváme. Konkrétnější zadání může například požadovat porovnání tržeb poboček a určení nejvyšší a nejnižší hodnoty.

Copilot při zpracování promptu využívá také kontext, například data v sešitu, názvy sloupců, označenou oblast nebo předchozí část konverzace.

Stejné nebo podobné zadání proto nemusí vždy přinést totožný výsledek. Při hodnocení výsledku sledujeme, zda odpovídá zadání a správně pracuje se zdrojovými daty.

Generativní AI můžeme využít také jako pomocníka při studiu Excelu, například k vysvětlení vzorce nebo návrhu postupu při práci s daty.

Umístění Copilotu a první prompt

Copilota v Excelu spustíme pomocí příslušné ikony v pravém dolním rohu aplikace:

Po jejím stisknutí se zobrazí podokno Copilotu, do kterého můžeme zapisovat otázky a pokyny:

Budeme pracovat s jednoduchou tabulkou prodejů se sloupci Datum, Pobočka, Produkt, Kategorie, Tržby a Náklady. Jako první můžeme zadat například:

Shrň hlavní informace z této tabulky a upozorni na nejvyšší a nejnižší tržby.

Copilot data vyhodnotí a zobrazí odpověď. Pokud nám výsledek nevyhovuje, můžeme pokračovat dalším promptem a zadání zpřesnit.

Práce s daty v sešitu

Jednou z hlavních výhod Copilotu v Excelu je možnost zadávat běžné operace nad daty přirozeným jazykem. Můžeme například požádat o zvýraznění tří řádků s nejvyššími tržbami:

Podobným způsobem můžeme zadat například seřazení, filtrování nebo zvýraznění dat:

Seřaď tabulku podle tržeb od nejvyšších po nejnižší.

Zobraz pouze prodeje pobočky Brno.

Zvýrazni řádky, ve kterých jsou náklady vyšší než tržby.

V promptu uvedeme, kterých dat se změna týká. Doplníme také pravidlo, podle kterého má Copilot postupovat.

Vytváření a vysvětlování vzorců

V Excelu používáme pro výpočty vzorce. Můžeme pomocí nich například sečíst hodnoty, vypočítat průměr nebo určit rozdíl mezi dvěma částkami. Copilotu můžeme požadovaný výpočet popsat vlastními slovy.

Do tabulky například chceme přidat nový sloupec Zisk. Zadáme:

Přidej sloupec Zisk a vypočítej jej jako rozdíl mezi tržbami a náklady.

Copilot podle zadání připraví potřebný výpočet:

Copilot nám může pomoci také s pochopením již existujícího vzorce. Označíme příslušnou buňku a zadáme například:

Vysvětli mi, co dělá vzorec v označené buňce.

Analýza dat a grafy

Copilot můžeme využít také k hledání informací a souvislostí v datech. Stačí vlastními slovy popsat, co chceme z tabulky zjistit.

Můžeme se například zeptat:

Která pobočka má nejvyšší celkové tržby?

Porovnej tržby jednotlivých kategorií produktů.

Najdi v datech neobvykle vysoké nebo nízké hodnoty.

Copilot může podle otázky připravit shrnutí nebo upozornit na zajímavé hodnoty a souvislosti:

Výsledek můžeme také převést do vizuální podoby. Například zadáme:

Vytvoř sloupcový graf porovnávající celkové tržby jednotlivých poboček.

Copilot nám na základě zadání vytvoří graf:

Zásady promptování

Aby Copilot vytvořil použitelný výsledek, zadání formulujeme jasně a konkrétně. Příliš obecný prompt ponechává Copilotu mnoho prostoru k vlastnímu výkladu.

Druhá varianta přesněji určuje požadovaný údaj i očekávaný výsledek.

Ve druhém promptu přesně určujeme požadovaný výpočet. Zároveň uvádíme sloupce, se kterými má Copilot pracovat.

Dobrý prompt nemusí být dlouhý. V Excelu je vhodné určit především data nebo sloupce, se kterými pracujeme. Doplníme požadovanou operaci a očekávaný výsledek. Pokud nám první odpověď nevyhovuje, můžeme pokračovat krátkým navazujícím pokynem.

Bezpečná práce s Copilotem

Při práci s Copilotem chráníme osobní, citlivé a důvěrné údaje. U pracovních či školních účtů se řídíme také pravidly organizace.

Pokud sešit obsahuje osobní údaje, ověříme si oprávnění k jejich zpracování. Nepotřebné údaje odstraníme nebo anonymizujeme.

Do Copilotu nikdy nevkládáme hesla, přístupové kódy ani jiné údaje, jejichž zneužití by mohlo způsobit škodu.

Copilot může sešit měnit přímo, proto po provedené úpravě porovnáme změněná data, vzorce nebo grafy s původním zadáním. Nesprávnou změnu vrátíme.

Při analýze může Copilot některé informace vynechat nebo nesprávně vyhodnotit. U důležitých částek a výpočtů proto porovnáme jeho výstup také s původními daty. Za konečnou správnost sešitu odpovídáme my.

Shrnutí lekce

Copilot v Microsoft Excelu nám pomáhá upravovat a analyzovat data, vytvářet a vysvětlovat vzorce nebo připravovat grafy. Požadavky zadáváme pomocí promptů, ve kterých přesně popíšeme data, požadovanou operaci a očekávaný výsledek. Při práci s důležitými údaji dbáme také na jejich ochranu a správnost výsledků.

V příští lekci, Tvorba tabulky v aplikaci Excel, si vytvoříme naši první tabulku.