Lekce 2 - Klávesové zkratky a výběr buněk v Excelu

V minulé lekci, Úvod do pokročilého využívání aplikace MS Excel, jsme se věnovali úvodu do aplikace Excel a jeho pokročilým možnostem využití.

V tomto tutoriálu Excelu pro pokročilé se zaměříme na efektivní ovládání pomocí klávesnice a myši. Tyto dvě periferie jsou základním způsobem, jak pracujeme s Excelem, ačkoliv je možné používat i dotykové ovládání (třeba na tabletu). To je však v praxi méně pohodlné a některé funkce pak ani nejsou dostupné.

Naším cílem bude naučit se postupy, které nám při každodenní práci s Excelem dokážou výrazně zrychlit a zpříjemnit ovládání. Ukážeme si, jak se obejít úplně bez myši a pracovat čistě s klávesnicí, a poté doplníme, jak nám kombinace s myší dokáže ušetřit ještě více času.

Ovládání Excelu bez myši

Excel, stejně jako další programy Microsoft Office, je možné ovládat i bez použití myši. Není nutné znát stovky zkratek, stačí využít tzv. přístupové klávesy.

Po stisknutí levého Alt se nad kartami na pásu karet zobrazí malé značky s písmeny nebo čísly. Tyto značky určují, kterou klávesu je třeba stisknout, aby se otevřela vybraná karta nebo spustil konkrétní příkaz:

Ovládání pak probíhá čistě pomocí klávesnice. Například volba karty Data se provede stiskem klávesy označené nad touto kartou, tedy klávesou W. Následně se zobrazí nové značky pro příkazy na dané kartě a je možné pokračovat dalšími klávesami:

V dialogových oknech, například Najít a nahradit (otevřeného pomocí kláves Ctrl + H), se princip mírně liší. Místo značek jsou zde jednotlivé volby označeny podtrženým písmenem, které se aktivuje kombinací Alt a příslušné klávesy:

V jiných jazykových verzích Excelu se tato písmena mohou lišit podle lokalizace.

Tento způsob práce je běžný ve všech aplikacích Microsoftu, včetně samotného Windows.

V praxi se plné ovládání bez myši příliš nepoužívá, ale u často používaných příkazů se vyplatí osvojit si klávesové zkratky. Příkladem je Ctrl + Shift + L pro zapnutí nebo vypnutí filtru či Ctrl + S pro uložení souboru. Takové zkratky umožní provádět běžné úkoly rychleji než při hledání příslušného tlačítka myší:

Ovládání Excelu pomocí myši

Použití myši patří k nejpohodlnějším způsobům práce v Excelu. Klávesové zkratky umožňují rychlý a přesný pohyb, myš však nabízí větší přehled a snadnější orientaci, zejména při práci s rozsáhlými tabulkami.

Pohyb po listu

Každá buňka v Excelu má svou adresu určenou písmenem sloupce a číslem řádku, například B23. Kliknutím lze vybrat libovolnou buňku, ale u větších tabulek se vyplatí využít kombinaci myši a klávesnice.

Při práci s delšími seznamy dat se osvědčuje kombinace Ctrl a směrových šipek. Kurzorem se tak lze přesunout vždy na hranici vyplněné oblasti. Začíná-li se například v buňce B2 a použije se Ctrl + →, Excel přeskočí na konec souvislého úseku. Další stisk provede skok na začátek následující oblasti. Stejný princip platí i při pohybu dolů (Ctrl + ↓) a v ostatních směrech. Pokud už žádná vyplněná oblast nenásleduje, kurzor se přesune až na konec listu, což je v moderním Excelu sloupec XFD nebo řádek 1 048 576:

Výběr buněk

Do pohybu se dá zapojit také klávesa Shift, která rozšíří vybrané buňky. Pokud je kurzor v buňce B2 a stiskne se Ctrl + Shift + →, vyberou se všechny buňky až po konec oblasti v daném řádku, například B2:D2. Následné stisknutí Ctrl + Shift + ↓ rozšíří výběr o celý blok pod ním, tedy na B2:D6.

Celou tabulku je možné vybrat i jedním příkazem, a to Ctrl + Shift + Mezerník:

Tento postup je zvlášť užitečný při práci s většími datovými sadami, kde by ruční označování pomocí myši zabralo mnoho času.

Klávesová zkratka Ctrl + A vybírá oblast podle aktuální pozice kurzoru. Pokud se kurzor nachází uvnitř tabulky, první stisk označí pouze souvislý blok vyplněných buněk, zatímco druhý stisk vybere celý list. Celý list lze označit také kliknutím myší na čtvercové pole s malým trojúhelníkem v levém horním rohu listu, které se nachází na průsečíku popisků řádků a sloupců. Na rozdíl od klávesové zkratky však toto kliknutí vždy označí celý list bez ohledu na pozici kurzoru.

Práce s rámečkem buňky

Další možnosti představuje dvojklik na zelený rámeček, který obklopuje aktivní buňku:

Dvojklik na spodní, horní, levou nebo pravou hranu rámečku přesune kurzor na kraj dat v daném směru. Pokud se použije například spodní hrana, Excel skočí na poslední vyplněnou buňku sloupce.

V kombinaci s klávesou Shift lze tímto způsobem označit celou oblast buněk od původního výběru až po místo, kde se kurzor zastaví. Stejná technika funguje nejen v jednom směru, ale také na více sloupcích nebo řádcích současně.

Tato možnost šetří čas při hromadné úpravě obsahu nebo formátu buněk. Úpravy, které by jinak bylo nutné provádět po jedné buňce, lze díky ní provést najednou.

V této lekci jsme se naučili, jak se v Excelu rychle pohybovat a vybírat buňky pomocí klávesnice i myši. Vyzkoušeli jsme si přístupové klávesy, praktické zkratky pro práci s oblastmi buněk a také techniky, které usnadňují orientaci v rozsáhlých tabulkách. Díky těmto postupům zvládneme každodenní práci v Excelu rychleji a efektivněji.

V příští lekci, Rozšiřování vzorců a formátů v Excelu, si ukážeme další klávesové zkratky pro výběr souvislých i nesouvislých oblastí buněk a distribuci vzorců.