Pouze tento týden sleva až 80 % na e-learning týkající se C# .NET
Nauč se s námi víc. Využij 50% zdarma na e-learningové kurzy.
C# week

Lekce 3 - Microsoft Outlook - Práce se základními složkami Nové

V předchozí lekci, Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu, jsme se věnovali tématu tvorba a odesílání e-mailu.

Psaní a tvorba e-mailu je jednoduchá věc. E-maily odesíláme a také jich spoustu obdržíme. Každá e-mailová aplikace nám umožní poštu třídit i stahovat. Pojďme se společně podívat, jak se v e-mailech jednoduše vyznat!

V aplikaci se dokážeme jednoduše orientovat pomocí složek, ve kterých jsou uloženy e-maily. Složky obsahují e-maily jak poslané, tak i doručené. Aplikace nám nabízí předem vytvořené složky, do kterých se e-maily automaticky po odeslání či doručení zařadí. My jako uživatele máme možnost vytvářet a spravovat i složky, které nově vytvoříme, ale těmto druhům složek náleží příští lekce.

Složky

Každý doručený e-mail se automaticky zařadí do složky Doručená pošta a e-mail, který odešleme nalezneme ve složce Odeslaná pošta. Pokud nezměníme nastavení, nebo e-maily ručně nepřesuneme, vždy je v těchto složkách najdeme.

Nejčastěji používané složky jsou:

Složka Koncepty obsahuje e-maily, které jsme vytvořili, ale nestihli jsme je odeslat. Jsou to v podstatě uložené rozpracované e-maily, u kterých máme možnost kdykoli je upravit a odeslat. Upravit lze text, příjemce, předmět i kopie.

V konceptech můžeme mít uloženou i šablonu e-mailu, pokud jeden konkrétní e-mail ve stejném znění posíláme častěji.

Složka Odstraněná pošta obsahuje všechny e-maily, které jsme se rozhodli smazat. Z téhle složky e-maily stále můžeme spravovat, tedy i obnovit nebo přesunout, ale také na ně odpovídat. Pokud e-mail smažeme z téhle složky, bude smazaný trvale.

Archiv obsahuje e-maily, které jsme sami archivovali. Nezobrazí se tedy v jiné složce, než zde.

Posílání a příjem

Nyní se budeme věnovat kartě Posílání a příjem. Funkce Poslat a přijmout u všech složek umožní poslat a přijmout, položky ve všech složkách:

Funkce se vztahuje nejen na emaily, ale také na události, kalendáře a úkoly.

Tento výukový obsah pomáhají rozvíjet následující firmy, které dost možná hledají právě tebe!

Pokud chceme tuhle funkci využít pouze na konkrétní jednu složku, klikneme na možnost Aktualizovat složku:

Složku, kterou chceme aktualizovat musíme otevřít, jinak se aktualizuje jiná složka, ve které aktuálně jsme.

Průběh posílání a přijímání lze sledovat po kliknutí na pole Zobrazit průběh:

Veškerou aktivitu spojenou s posíláním a přijímáním zamezíme kliknutím na Zrušit vše:

Hromadné odesílání

Možnosti poslat všechno využijeme v situaci, kdy se chystáme odeslat veškerou poštu, která se neodeslala. Mohlo se tak stát například výpadkem internetu nebo elektrické sítě. Díky téhle funkci nemusíme každý e-mail odesílat zvlášť.

Dávejte si pozor, pokud máte uložené e-maily, které odeslat nechcete. Po využití téhle možnosti by se odeslaly veškeré e-maily, tedy i staršího data.

Skupiny

Podrobnosti posílání a přijímání e-mailů lze nastavit kliknutím na možnost Skupiny pro posílání a přijímání. Zobrazí se nám účty, které máme přidané v aplikaci MS Outlook. Zde můžeme také stáhnout adresář, definovat skupiny pro posílání a přijímání e-mailů nebo tuhle funkci úplně zakázat:

Možnost definovat skupiny pro posílání a přijímání e-mailů nám umožní nastavovat a zadávat úlohy, které se při odesílání a přijímání aktivují v nově otevřeném vyskakovacím okně. Lze vytvářet také nové skupiny kliknutím na tlačítko Nová... v pravé části okna:

Skupiny lze upravovat, kopírovat, odebírat či přejmenovat. Pokud dáváme přednost automatickým funkcím, jsme schopni naplánovat odesílání a příjem po konkrétním časovém intervalu v rámci minut (po 30 minutách, po 60 minutách, po 90 minutách...):

Stejné nastavení lze provést i v situaci, kdy je Outlook offline:

Stahování

Pokud potřebujeme mít fyzické potvrzení o e-mailu, můžeme si vytisknout záhlaví kliknutím na políčko Stáhnout záhlaví, kdy se nám vytisknou informace o e-mailech. Součástí tisku bude e-mailová adresa odesílatele, předmět a datum.

Při stahování záhlaví se stáhnou informace o všech e-mailech, které jsou obsaženy v aktuální složce.

Pokud chceme stáhnout záhlaví jednomu nebo malému množství e-mailů, poslouží nám funkce Označit ke stažení, kdy otevřeme e-mail, který chceme tisknout a zvolíme tuto možnost:

Pokud se okolnosti změní nebo se sami rozhodneme záhlaví e-mailu netisknout, lze tak zrušit otevřením e-mailu a kliknutím na Zrušit označení ke stažení:

Rozbalovací okno nám nabízí také možnost zrušení veškerého označení všech e-mailů:

Spuštění akce ke stažení označených e-mailů aktivujeme kliknutím na Zpracovat označené záhlaví. Zde je možnost spustit i zpracování ve všech složkách:

Je možné nastavit i to, zda chceme stahovat celé položky, jen záhlaví nebo nejdříve záhlaví a pak celé položky. Pokud během dne budeme na místě se slabým připojením k internetu, lze zaškrtnout poslední možnost, kdy se při pomalém připojení k internetu bude stahovat pouze záhlaví:

Offline mód

Pokud pracujeme na náročném projektu nebo prostě nechceme být rušení, máme tu možnost pracovat tzv. offline. Pokud tuhle možnost zvolíme na kartě Posílání a příjem, zajistíme tím odpojení od serveru a nebudeme dostávat žádné nové e-maily:

Přepnutí zpět do režimu online lze aktivovat opět kliknutím na stejné políčko Pracovat offline, kdy offline mód vypneme.

Závěr

Práce s e-maily je zase o něco jednodušší. Každý z nás dřív nebo později potřebuje najít starý e-mail, který jsme napsali nebo nám přišel. Staré e-maily často obsahují informace, které dokáží vyřešit problém v současnosti. Seznámili jsme se i s možností archivace e-mailů, kdy zprávy nebudou v doručených nebo v jiné složce, ale budou napořád ponechány bezpečně v archivu. Pracování offline nebo stahování e-mailů lze efektivně využívat zejména při práci.

V následující lekci, Microsoft Outlook - Značení e-mailu a složky, se zaměříme na téma značení e-mailu a složky.


 

Předchozí článek
Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu
Všechny články v sekci
Microsoft Outlook
Článek pro vás napsala Jarmila Kollová
Avatar
Jak se ti líbí článek?
Ještě nikdo nehodnotil, buď první!
Aktivity

 

 

Komentáře

Děláme co je v našich silách, aby byly zdejší diskuze co nejkvalitnější. Proto do nich také mohou přispívat pouze registrovaní členové. Pro zapojení do diskuze se přihlas. Pokud ještě nemáš účet, zaregistruj se, je to zdarma.

Zatím nikdo nevložil komentář - buď první!