Lekce 3 - Microsoft Outlook - Práce se základními složkami

Psaní a tvorba e-mailu je jednoduchá věc. E-maily odesíláme a také jich spoustu obdržíme. Každá e-mailová aplikace nám umožní poštu třídit i stahovat. Pojďme se společně podívat, jak se v e-mailech jednoduše vyznat!

V aplikaci se dokážeme jednoduše orientovat pomocí složek, ve kterých jsou uloženy e-maily. Složky obsahují e-maily jak poslané, tak i doručené. Aplikace nám nabízí předem vytvořené složky, do kterých se e-maily automaticky po odeslání či doručení zařadí. My jako uživatele máme možnost vytvářet a spravovat i složky, které nově vytvoříme, ale těmto druhům složek náleží příští lekce.

Složky

Každý doručený e-mail se automaticky zařadí do složky Doručená pošta a e-mail, který odešleme nalezneme ve složce Odeslaná pošta. Pokud nezměníme nastavení, nebo e-maily ručně nepřesuneme, vždy je v těchto složkách najdeme.

Nejčastěji používané složky jsou:

Složka Koncepty obsahuje e-maily, které jsme vytvořili, ale nestihli jsme je odeslat. Jsou to v podstatě uložené rozpracované e-maily, u kterých máme možnost kdykoli je upravit a odeslat. Upravit lze text, příjemce, předmět i kopie.

V konceptech můžeme mít uloženou i šablonu e-mailu, pokud jeden konkrétní e-mail ve stejném znění posíláme častěji.

Složka Odstraněná pošta obsahuje všechny e-maily, které jsme se rozhodli smazat. Z téhle složky e-maily stále můžeme spravovat, tedy i obnovit nebo přesunout, ale také na ně odpovídat. Pokud e-mail smažeme z téhle složky, bude smazaný trvale.

Archiv obsahuje e-maily, které jsme sami archivovali. Nezobrazí se tedy v jiné složce, než zde.

Posílání a příjem

Nyní se budeme věnovat kartě Posílání a příjem. Funkce Poslat a přijmout u všech složek umožní poslat a přijmout, položky ve všech složkách:

Funkce se vztahuje nejen na emaily, ale také na události, kalendáře a úkoly.

Pokud chceme tuhle funkci využít pouze na konkrétní jednu složku, klikneme na možnost Aktualizovat složku:

Složku, kterou chceme aktualizovat musíme otevřít, jinak se aktualizuje jiná složka, ve které aktuálně jsme.

Průběh posílání a přijímání lze sledovat po kliknutí na pole Zobrazit průběh:

Veškerou aktivitu spojenou s posíláním a přijímáním zamezíme kliknutím na Zrušit vše:

Hromadné odesílání

Možnosti poslat všechno využijeme v situaci, kdy se chystáme odeslat veškerou poštu, která se neodeslala. Mohlo se tak stát například výpadkem internetu nebo elektrické sítě. Díky téhle funkci nemusíme každý e-mail odesílat zvlášť.

Dávejte si pozor, pokud máte uložené e-maily, které odeslat nechcete. Po využití téhle možnosti by se odeslaly veškeré e-maily, tedy i staršího data.

Skupiny

Podrobnosti posílání a přijímání e-mailů lze nastavit kliknutím na možnost Skupiny pro posílání a přijímání. Zobrazí se nám účty, které máme přidané v aplikaci MS Outlook. Zde můžeme také stáhnout adresář, definovat skupiny pro posílání a přijímání e-mailů nebo tuhle funkci úplně zakázat:

Možnost definovat skupiny pro posílání a přijímání e-mailů nám umožní nastavovat a zadávat úlohy, které se při odesílání a přijímání aktivují v nově otevřeném vyskakovacím okně. Lze vytvářet také nové skupiny kliknutím na tlačítko Nová... v pravé části okna:

Skupiny lze upravovat, kopírovat, odebírat či přejmenovat. Pokud dáváme přednost automatickým funkcím, jsme schopni naplánovat odesílání a příjem po konkrétním časovém intervalu v rámci minut (po 30 minutách, po 60 minutách, po 90 minutách...):

Stejné nastavení lze provést i v situaci, kdy je Outlook offline:

Stahování

Pokud potřebujeme mít fyzické potvrzení o e-mailu, můžeme si vytisknout záhlaví kliknutím na políčko Stáhnout záhlaví, kdy se nám vytisknou informace o e-mailech. Součástí tisku bude e-mailová adresa odesílatele, předmět a datum.

Při stahování záhlaví se stáhnou informace o všech e-mailech, které jsou obsaženy v aktuální složce.

Pokud chceme stáhnout záhlaví jednomu nebo malému množství e-mailů, poslouží nám funkce Označit ke stažení, kdy otevřeme e-mail, který chceme tisknout a zvolíme tuto možnost:

Pokud se okolnosti změní nebo se sami rozhodneme záhlaví e-mailu netisknout, lze tak zrušit otevřením e-mailu a kliknutím na Zrušit označení ke stažení:

Rozbalovací okno nám nabízí také možnost zrušení veškerého označení všech e-mailů:

Spuštění akce ke stažení označených e-mailů aktivujeme kliknutím na Zpracovat označené záhlaví. Zde je možnost spustit i zpracování ve všech složkách:

Je možné nastavit i to, zda chceme stahovat celé položky, jen záhlaví nebo nejdříve záhlaví a pak celé položky. Pokud během dne budeme na místě se slabým připojením k internetu, lze zaškrtnout poslední možnost, kdy se při pomalém připojení k internetu bude stahovat pouze záhlaví:

Offline mód

Pokud pracujeme na náročném projektu nebo prostě nechceme být rušení, máme tu možnost pracovat tzv. offline. Pokud tuhle možnost zvolíme na kartě Posílání a příjem, zajistíme tím odpojení od serveru a nebudeme dostávat žádné nové e-maily:

Přepnutí zpět do režimu online lze aktivovat opět kliknutím na stejné políčko Pracovat offline, kdy offline mód vypneme.

Závěr

Práce s e-maily je zase o něco jednodušší. Každý z nás dřív nebo později potřebuje najít starý e-mail, který jsme napsali nebo nám přišel. Staré e-maily často obsahují informace, které dokáží vyřešit problém v současnosti. Seznámili jsme se i s možností archivace e-mailů, kdy zprávy nebudou v doručených nebo v jiné složce, ale budou napořád ponechány bezpečně v archivu. Pracování offline nebo stahování e-mailů lze efektivně využívat zejména při práci.

V následující lekci, Microsoft Outlook - Značení e-mailu a složky, se zaměříme na téma značení e-mailu a složky.