Lekce 5 - Microsoft Outlook - Práce se základními složkami
V předchozím kvízu, Kvíz - Přidání a nastavení účtu a tvorba e-mailu v Outlooku, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto tutoriálu kurzu Microsoft Outlook pro začátečníky si ukážeme, jak pracovat se zprávami v jednotlivých poštovních složkách. Naučíme se rozlišovat rozepsané, čekající a odeslané e-maily, obnovit omylem odstraněnou zprávu a ručně synchronizovat poštu. Vyzkoušíme si také přípravu nového i klasického Outlooku pro Windows na práci bez internetu.
Výchozí složky v Outlooku
Poštovní složky jsou jako přihrádky pro korespondenci. Některé zprávy do nich přesouváme sami, jiné Outlook zařazuje automaticky. Ukážeme si, jak podle složky poznáme stav e-mailu a co s ním můžeme udělat.
-
V levé části otevřeme Poštu, rozbalíme složky požadovaného účtu a kliknutím zobrazíme jejich obsah:
-
Složky jednotlivých účtů najdeme v levém panelu. Vybereme účet a požadovanou složku:
Koncepty, pošta k odeslání a odeslané zprávy
Při psaní e-mailu rozlišujeme tři stavy:
| Složka | Co znamená |
|---|---|
| Koncepty | Zprávu jsme rozepsali, ale ještě jsme ji neodeslali. |
| Pošta k odeslání | Zpráva čeká na odeslání, například kvůli chybějícímu připojení. |
| Odeslaná pošta | Outlook do této složky obvykle uložil kopii odeslané zprávy. |
Koncept můžeme kdykoli otevřít a doplnit, například o chybějící přílohu.
-
Vybereme složku Koncepty a otevřeme rozepsanou zprávu. Doplníme její text, případně příjemce nebo přílohu:
-
Ve složce Koncepty dvojklikem otevřeme rozepsanou zprávu v samostatném okně:
Pokud zprávu ještě odeslat nechceme, ponecháme ji ve složce Koncepty. Po kliknutí na Odeslat může při nedostupném internetu čekat v Poště k odeslání.
Zpráva v Poště k odeslání ještě nebyla úspěšně odeslána. Její pozdější výskyt v Odeslané poště však nepotvrzuje, že si ji příjemce přečetl.
Nevyžádaná pošta
Do složky Nevyžádaná pošta se ukládají zprávy vyhodnocené jako spam. Občas se sem však omylem dostane i běžný e-mail. Pokud nám chybí očekávaná zpráva, prohlédneme zde seznam odesílatelů a předmětů.
Jestliže bezpečně poznáme důvěryhodnou zprávu, můžeme ji přesunout do Doručené pošty nebo označit jako vyžádanou.
Podezřelé přílohy ani odkazy neotevíráme pouze proto, abychom zjistili, co zpráva obsahuje.
Odstraněná pošta a obnovení zprávy
Při běžném smazání se e-mail přesune do složky Odstraněná pošta. Pokud jej odstraníme omylem, můžeme jej odtud přesunout zpět.
Postup si vyzkoušíme na nepotřebné zkušební zprávě. Otevřeme Odstraněnou poštu a vybereme zprávu. Na kartě Domů klikneme na Přesunout a vybereme Doručenou poštu:
Pokud zprávu odstraníme i z Odstraněné pošty, běžné přesunutí už nepomůže. Některé účty umožňují obnovu ze serveru po omezenou dobu, nelze na ni však vždy spoléhat. Zprávy, které si chceme ponechat, proto nemažeme, ale přesuneme je do Archivu nebo jiné vhodné složky.
Archiv zpráv
Do archivu ukládáme vyřízené e-maily, které nechceme nechávat v doručené poště, ale můžeme je ještě potřebovat. Vybereme zprávu a klikneme na Archivovat. Outlook ji přesune do složky Archiv.
K archivované zprávě se vrátíme otevřením této složky nebo pomocí vyhledávání, které ji zahrnuje. Příkazem Přesunout ji můžeme vrátit do Doručené pošty.
Běžný archiv není záloha ani další úložný prostor. Přesunutí zprávy do této složky neuvolní místo v poštovní schránce. Odlišujeme jej od samostatného online archivu, který mohou používat některé organizace.
Odesílání a přijímání zpráv
Outlook automaticky stahuje poštu, odesílá připravené zprávy a přenáší změny mezi aplikací a serverem. Tomuto procesu říkáme synchronizace. Pokud například na jednom zařízení označíme zprávu jako přečtenou, u podporovaného účtu se změna obvykle projeví i na ostatních. U účtů Microsoft 365 nebo Exchange se mohou synchronizovat také kalendáře.
Ruční synchronizace pošty
Když čekáme na důležitý e-mail nebo se obnovilo připojení, spustíme synchronizaci ručně.
Před synchronizací zkontrolujeme Poštu k odeslání. Čekající zprávy se totiž mohou automaticky odeslat, včetně těch, které už poslat nechceme.
-
Otevřeme kartu Zobrazení a klikneme na Synchronizovat. Po spuštění se může ve spodní části seznamu zpráv zobrazit informace o průběhu aktualizace:
-
Na kartě Posílání a příjem vybereme Poslat a přijmout u všech složek. Outlook zpracuje účty a složky zahrnuté do této operace:
Pokud chceme aktualizovat pouze jednu složku, nejprve ji vybereme v seznamu vlevo a klikneme na Aktualizovat složku:
Aktualizace vybrané Odeslané pošty tedy automaticky nezkontroluje Doručenou poštu.
V obou variantách můžeme použít také klávesu F9. Běžně však Outlook poštu synchronizuje automaticky.
Po dokončení synchronizace můžeme v Odeslané poště ověřit, zda byly čekající zprávy skutečně odeslány.
Když se pošta neaktualizuje
Pokud očekávaná zpráva nepřichází nebo se e-maily neodesílají, projdeme několik jednoduchých kontrol:
- Internet: Ověříme, zda můžeme v prohlížeči otevřít běžnou webovou stránku.
- Správný účet: U více schránek zkontrolujeme, ve které hledáme, a prohlédneme také Nevyžádanou poštu.
- Synchronizace: Spustíme ruční aktualizaci a sledujeme případná chybová hlášení.
- Webová pošta: Přihlásíme se ke stejné schránce přes web. Pokud tam zprávy vidíme, může být problém v desktopovém Outlooku.
Klasický Outlook navíc umožňuje podrobněji zkontrolovat průběh synchronizace. Na kartě Posílání a příjem klikneme na Zobrazit průběh. V otevřeném okně můžeme sledovat jednotlivé operace a případné chyby:
Pokud problém přetrvává, obrátíme se na poskytovatele pošty nebo správce účtu. Nastavení serverů bez potřebných údajů raději neměníme.
Práce offline v Outlooku
Outlook můžeme omezeně používat také bez internetového připojení, například při cestování. Abychom měli ke zprávám přístup, musí být jejich kopie předem uložené v počítači.
Nastavení offline přístupu určuje, které zprávy se budou ukládat do počítače. Díky tomu si je můžeme přečíst i bez spojení s poštovním serverem.
Co můžeme dělat bez internetu
Bez připojení můžeme číst uložené e-maily a jejich přílohy, upravovat koncepty nebo připravovat nové zprávy. Po kliknutí na Odeslat zpráva počká v Poště k odeslání.
Nové e-maily mezitím mohou přicházet na server, ale odpojený Outlook je zatím nestahuje. Některé funkce vyžadující připojení, například přístup ke sdíleným položkám, také nemusejí být dostupné.
Nastavení ukládání zpráv pro práci offline
Ještě před odpojením nastavíme, které zprávy chceme uchovávat v počítači. Rozsah ukládané pošty můžeme upravit podle svých potřeb a dostupného místa na disku.
-
Otevřeme Nastavení → Obecné → Offline. Zkontrolujeme, zda je zapnutá volba Povolit offline přístup k e-mailu, kalendáři a lidem. Pokud máme více účtů, vybereme ten, jehož nastavení chceme upravit.
Následně zvolíme složky, jejichž obsah se má ukládat do počítače, a období pro ukládání e-mailů. K dispozici máme 7, 30, 90 nebo 180 dní. Výchozí hodnota je 30 dní.
Nastavení potvrdíme tlačítkem Uložit:
Nový Outlook ukládá vybraná data průběžně při připojení k internetu. Pokud připojení ztratíme, můžeme s těmito daty dále pracovat.
-
Klasický Outlook může uchovávat místní kopii poštovní schránky. U podporovaných účtů Microsoft 365 a Exchange se rozsah ukládané pošty nastavuje prostřednictvím režimu mezipaměti.
Otevřeme Soubor → Nastavení účtu → Nastavení účtu. Vybereme požadovaný účet a klikneme na Změnit.
V nastavení offline pošty zvolíme období, za které se mají zprávy ukládat do počítače, například poslední tři měsíce nebo možnost Vše:
U ostatních typů účtů se možnosti ukládání mohou lišit.
Změnou rozsahu ukládané pošty nemažeme starší zprávy ze serveru. Pouze určujeme, kolik jich bude dostupných v počítači bez připojení. Před cestou proto ověříme, že máme potřebné zprávy a přílohy skutečně stažené.
Přepnutí do režimu offline
Nový Outlook využívá místně uložená data automaticky při výpadku nebo nedostupnosti internetu. Samostatný příkaz pro ruční odpojení od serveru nenabízí.
V klasickém Outlooku se naopak můžeme záměrně přepnout do režimu offline, i když internetové připojení funguje.
Na kartě Posílání a příjem klikneme na Pracovat offline. Aktivní režim poznáme podle zvýrazněného tlačítka a informace ve stavovém řádku. Přepnutí se týká všech připojených účtů:
Pokud chceme klasický Outlook znovu připojit k serveru, klikneme na Pracovat offline ještě jednou. Tím offline režim vypneme.
Po obnovení spojení Outlook synchronizuje změny a pokusí se odeslat čekající zprávy. V novém Outlooku probíhá návrat k běžné synchronizaci automaticky, jakmile je internet opět dostupný.
Shrnutí lekce
Naučili jsme se rozlišovat rozepsané zprávy, poštu čekající na odeslání a skutečně odeslané e-maily. Vyzkoušeli jsme si také obnovení odstraněné zprávy, archivaci a ruční synchronizaci pošty. Ukázali jsme si, jak připravit nový i klasický Outlook na práci bez internetu a jak bezpečně obnovit synchronizaci pošty.
V příští lekci, Microsoft Outlook - Značení e-mailu a složky, se naučíme v Microsoft Outlooku označovat zprávy kategoriemi a příznaky, pracovat s vlastními složkami a automaticky třídit příchozí poštu pomocí pravidel.
