Lekce 4 - Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu
V minulé lekci, Microsoft Outlook - Základní ovládání, jsme si vyzkoušeli ovládání poštovních složek v Microsoft Outlooku, vyhledávání e-mailů a přizpůsobení zobrazení v novém a klasickém Outlooku.
V tomto tutoriálu kurzu Microsoft Outlook pro začátečníky vytvoříme a odešleme e-mailovou zprávu. Naučíme se vyplnit příjemce, předmět a text, připojit soubor a zkontrolovat zprávu před odesláním. V novém a klasickém Outlooku pro Windows si také ukážeme, jak na přijaté e-maily odpovídat a přeposílat je.
Vytvoření a odeslání e-mailu
Na příkladu dotazu k objednávce si vyzkoušíme vytvoření e-mailu od začátku až po jeho odeslání. Ke zprávě připojíme také potvrzení objednávky ve formátu PDF.
Nová zpráva
Začneme vytvořením nové zprávy. Příslušný příkaz najdeme na kartě Domů.
-
Klikneme na hlavní část tlačítka Nové. Prostor pro napsání zprávy se otevře přímo v hlavním okně aplikace:
Šipka u tlačítka Nové nabízí také další typy položek. Pro vytvoření e-mailu vybereme Pošta:
-
Klikneme na tlačítko Nový e-mail:
Otevře se samostatné okno s poli pro příjemce, předmět a text zprávy:
Rozepsanou zprávu Outlook průběžně ukládá jako koncept. Pokud psaní přerušíme, najdeme ji ve složce Koncepty.
Odesílatel zprávy
Outlook obvykle automaticky vybere účet, ze kterého zprávu odesíláme. Pokud máme připojených více účtů, můžeme odesílatele změnit v poli Od.
-
Klikneme na adresu v poli Od a vybereme požadovaný účet:
Pokud pole nevidíme, na kartě Možnosti zapneme Zobrazení odesílatele.
-
Požadovaný účet vybereme z nabídky Od:
Pokud pole Od nevidíme, zobrazíme jej na kartě Možnosti pomocí tlačítka Od:
Pro náš příklad ponecháme předvolený účet.
Ve firemním prostředí můžeme s příslušným oprávněním odesílat zprávy také z jiné poštovní schránky, například ze sdílené schránky týmu.
Příjemce zprávy
Do pole Komu zadáme e-mailovou adresu příjemce. Adresu můžeme napsat ručně nebo vybrat z nabízených kontaktů. Před potvrzením vždy zkontrolujeme, že jde o správného příjemce.
Uložený kontakt můžeme vybrat také z adresáře.
-
Klikneme na tlačítko Komu. V okně Přidejte příjemce vybereme zdroj kontaktů a vyhledáme požadovanou osobu.
Po výběru kontaktu klikneme na Uložit:
Pokud kontakt nenajdeme, můžeme e-mailovou adresu zadat přímo do pole Komu.
-
Adresář otevřeme tlačítkem Komu nebo příkazem Adresář na kartě Zpráva:
Vyhledáme kontakt a přidáme jej mezi příjemce:
Do pole Komu můžeme zadat více příjemců. V novém Outlooku jednotlivé adresy potvrzujeme klávesou Enter, v klasickém je při ručním zadávání můžeme oddělovat středníkem.
Kopie a skrytá kopie
Další příjemce můžeme přidat také prostřednictvím nabídky Kopie a Skrytá kopie.
| Pole | Použití | Viditelnost adres |
|---|---|---|
| Komu | Hlavní příjemci | Viditelné ostatním |
| Kopie | Další informovaní příjemci | Viditelné ostatním |
| Skrytá kopie | Příjemci, jejichž adresy chceme skrýt | Ostatní jejich adresy nevidí |
Například při komunikaci s dodavatelem můžeme do pole Kopie přidat kolegu, kterého chceme informovat. Skrytou kopii využijeme při rozesílání zprávy více zákazníkům, kteří nemají navzájem vidět své adresy.
Potřebná pole zobrazíme v rozepsané zprávě.
-
Pole Kopie najdeme pod hlavním příjemcem, možnost Skrytá kopie na pravé straně řádku Komu.
Zobrazení polí můžeme upravit také na kartě Možnosti:
-
Pokud pole Skrytá nevidíme, zapneme jej na kartě Možnosti:
V okně zprávy se zobrazí další pole pro příjemce:
Skrytá kopie nezakrývá adresy v polích Komu a Kopie. Pokud chceme chránit celý seznam zákazníků, vložíme jejich adresy do pole Skrytá kopie. Do pole Komu můžeme zadat vlastní adresu.
Předmět a text zprávy
Do pole Předmět napíšeme stručné shrnutí obsahu zprávy. V našem příkladu použijeme:
Objednávka č. 111 – dotaz na termín doručení
V novém Outlooku bývá prázdné pole označené Přidat předmět, v klasickém Předmět.
Pod předmět napíšeme samotné sdělení. Začneme oslovením, vysvětlíme důvod zprávy a uvedeme požadavek.
Dobrý den,
prosíme o informaci k objednávce č. 111. Potvrzení objednávky přikládáme v příloze. Jaký je předpokládaný termín doručení?
Děkujeme za odpověď.
Text rozdělíme do odstavců a důležité informace můžeme podle potřeby zvýraznit tučně.
-
Označíme část textu a otevřeme kartu Formát textu. Najdeme zde možnosti změny písma, tučného zvýraznění nebo vytvoření seznamu. Základní formátování nabízí také plovoucí panel nad označeným textem:
-
Označíme požadovaný text. Běžné nástroje formátování najdeme na kartě Zpráva, další možnosti na kartě Formátování textu:
Tučné zvýraznění můžeme v obou aplikacích použít také pomocí Ctrl + B. Formátování volíme střídmě, aby zpráva zůstala přehledná.
Při vytváření nového e-mailu nemusíme začínat prázdnou stránkou. Copilotu popíšeme účel zprávy, důležité údaje a požadovaný tón. Připraví první návrh textu, který potom zkontrolujeme a upravíme.
Vytvoření nové zprávy pomocí Copilotu
Vyzkoušíme si přípravu poptávky kancelářských potřeb. V Outlooku použijeme zadání pro Copilota:
Napiš nový stručný e-mail dodavateli kancelářských potřeb. Požádej o cenovou nabídku na 20 balíků papíru A4, každý po 500 listech. Zeptej se na dostupnost, cenu včetně DPH a dopravy a termín dodání. Použij zdvořilý profesionální tón. Nevymýšlej naše kontaktní údaje.
Otevřeme chat s Copilotem, do kterého vložíme uvedené zadání a odešleme ho.
Copilot připraví několik variant návrhu nové zprávy. Pokud potřebuje doplnit informace, odpovíme na jeho otázky. Text můžeme upravit ručně nebo dalším pokynem v chatu:
Vybereme variantu, která nám bude nejvíce vyhovovat a zkopírujeme ji do nové zprávy:
Před odesláním ověříme obsah i adresáta. Zkontrolujeme zejména požadované množství a případné údaje doplněné Copilotem. Do pole Komu zadáme adresu dodavatele a doplníme předmět, například "Poptávka kancelářského papíru A4".
Po kontrole zprávu odešleme tlačítkem Odeslat. Pokud na ní chceme ještě pracovat, ponecháme ji uloženou v konceptech.
Připojení souboru k e-mailu
K dotazu připojíme potvrzení objednávky ve formátu PDF. Takový soubor nazýváme příloha.
Příjemce si přílohu může otevřít nebo uložit. Nejprve ji připojíme k rozepsané zprávě.
-
Na kartě Zpráva klikneme na Přiložit soubor a vybereme Procházet tento počítač:
Stejný příkaz najdeme také na kartě Vložit:
Vyhledáme dokument a potvrdíme jeho připojení. Nad textem zprávy se zobrazí soubor
Potvrzení objednávky.pdf:
-
Klikneme na Připojit soubor. Vybereme některou z posledních položek nebo možnost Procházet tento počítač:
Soubor vyhledáme a potvrdíme. Připojená příloha se zobrazí v rozepsané zprávě:
Soubor můžeme připojit jako kopii nebo sdílet pomocí odkazu, například z OneDrivu či SharePointu.
Příloha obsahuje kopii souboru v okamžiku připojení. Odkaz vede na sdílený dokument, proto musíme ověřit oprávnění příjemce. Sdílený odkaz se hodí také pro větší soubory, jejichž odeslání může omezovat poskytovatel pošty.
Vložení obrázku, tabulky a odkazu
Do těla zprávy můžeme vložit také obrázek, tabulku nebo hypertextový odkaz. Obrázky a tabulky se zobrazí přímo mezi odstavci. Odkaz nám umožní zobrazit webovou adresu jako krátký kliknutelný text.
Před vložením obrázku či tabulky klikneme na požadované místo v textu zprávy. Odkaz můžeme vložit také do již napsaného textu, který nejprve označíme.
-
Na kartě Zpráva najdeme příkazy Obrázky, Tabulka a Odkaz. Další možnosti nabízí karta Vložit:
Pro vložení odkazu klikneme na Odkaz. Otevře se dialog Vložit odkaz, ve kterém vyplníme:
- Zobrazit jako – text, který se zobrazí ve zprávě, například
ITnetwork s.r.o. - Webová adresa (URL) – cílovou adresu, například
itnetwork.cz.
Vložení potvrdíme tlačítkem OK:
- Zobrazit jako – text, který se zobrazí ve zprávě, například
-
Na kartě Vložení najdeme příkazy pro vložení obrázků, tabulek i dalších objektů:
Pro vložení odkazu klikneme na Odkaz. V otevřeném dialogu vyplníme pole Zobrazený text a Adresa. Vložení potvrdíme tlačítkem OK:
V obou aplikacích můžeme k vložení odkazu použít také klávesovou zkratku Ctrl + K.
Pro sdílení dokumentu, který máme pouze v počítači, použijeme přílohu nebo jej nejprve nahrajeme do sdíleného úložiště.
Další možnosti při psaní zprávy
Outlook nabízí i pokročilejší možnosti, například připojení dalšího e-mailu nebo informací z kalendáře. Pro běžné odeslání zprávy je nepotřebujeme, ale můžeme si je prohlédnout v následující části.
Připojení další zprávy nebo kalendáře
Ke zprávě můžeme připojit i jiný e-mail nebo informace související s plánováním schůzek.
-
Jiný e-mail připojíme přetažením ze seznamu zpráv do rozepsané zprávy. Pro pohodlnější práci ji můžeme otevřít v samostatném okně:
Při domlouvání schůzky můžeme sdílet kalendář nebo uvést navrhované termíny přímo v textu.
-
Na kartě Vložení můžeme ke zprávě připojit například jiný e-mail, elektronickou vizitku nebo informace z kalendáře:
U kalendáře vybereme potřebné období a úroveň podrobností, aby příjemce získal pouze relevantní informace.
Kontrola a odeslání zprávy
Před odesláním zkontrolujeme připravený e-mail. Ověříme zejména:
- Odesílatele a příjemce – zda používáme správný účet a adresy v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie.
- Předmět a text – zda je zpráva srozumitelná a obsahuje všechny potřebné informace.
- Přílohy a odkazy – zda jsme připojili správný dokument a případné sdílené soubory jsou příjemci přístupné.
Před odesláním musí být vyplněné pole Komu. Pokud si chceme postup bezpečně vyzkoušet, můžeme poslat zkušební zprávu na vlastní e-mailovou adresu.
Po kontrole klikneme na tlačítko Poslat nebo Odeslat. Zprávu následně najdeme ve složce Odeslaná pošta. Pokud odeslání nedokončíme, zůstane jako koncept.
Odpovědi a přeposílání zpráv
Na přijatý e-mail často potřebujeme reagovat nebo jej předat dalšímu člověku. K tomu využijeme příkazy Odpovědět, Odpovědět všem a Přeposlat.
Odpověď a odpověď všem
Při odpovídání na zprávu vybíráme podle toho, komu chceme odpověď odeslat:
- Odpovědět připraví odpověď původnímu odesílateli.
- Odpovědět všem zahrne také ostatní viditelné příjemce, tedy osoby uvedené v polích Komu a Kopie.
Před použitím odpovědi všem vždy zkontrolujeme seznam adresátů. Ne každé sdělení je určené celé skupině.
Nejprve vybereme přijatou zprávu a zvolíme požadovaný příkaz.
-
Příkazy Odpovědět, Odpovědět všem a Přeposlat najdeme nad obsahem vybrané zprávy:
-
Na kartě Domů najdeme příkazy Odpovědět, Odpovědět všem a Přeposlat:
Po výběru příkazu Outlook připraví odpověď. Doplníme text, ověříme příjemce a zprávu odešleme. Přílohy původní zprávy se do běžné odpovědi automaticky nepřipojují.
Přeposlání zprávy
Příkazem Přeposlat předáme přijatý e-mail dalšímu člověku. Vybereme zprávu, klikneme na Přeposlat, zadáme nového příjemce a případně doplníme vlastní vysvětlení.
Při přeposlání Outlook obvykle zahrne původní text i přílohy. Nepřeposíláme však automaticky celou konverzaci, pouze vybranou zprávu a obsah, který je v ní zahrnutý.
Před odesláním zkontrolujeme citovaný text a přílohy. Odstraníme informace, které novému příjemci předávat nechceme.
Související zprávy mohou tvořit konverzaci neboli vlákno e-mailů, například náš dotaz k objednávce a následnou odpověď e-shopu. Outlook je podle nastavení může v seznamu seskupovat.
Shrnutí lekce
Naučili jsme se vytvořit e-mailovou zprávu, zadat příjemce, předmět a text a připojit soubor. Rozlišili jsme kopii a skrytou kopii a seznámili se s možnostmi vkládání dalšího obsahu. Vyzkoušeli jsme si také kontrolu před odesláním, odpovědi a přeposílání zpráv v novém i klasickém Outlooku.
V následujícím kvízu, Kvíz - Přidání a nastavení účtu a tvorba e-mailu v Outlooku, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
