Lekce 2 - Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu
V předchozí lekci, Microsoft Outlook - Přidání a nastavení účtu, jsme se věnovali tématu přidání a nastavení uživatelského účtu.
V aplikaci Outlook již máte vlastní účet a jste připraveni na hlavní a nejdůležitější funkci, kterou vám aplikace umožní - vytváření a odesílání emailů příjemcům. V této lekci se zaměříme na e-maily samotné, ale i na konverzace, které jsou tvořeny z několika na sebe navazujících e-mailů.
Aplikace je řešena velmi jednoduše a především přehledně, aby uživatel cítil maximální pohodlí a plynulost práce při používání. Dnes se v lekci seznámíme se základem, jehož znalosti jsou pro používání aplikace nepostradatelné. I přes svou jednoduchost je potřeba věnovat čas a pozornost každému prvku, který je součástí MS Outlook.
Tvorba zprávy
Informování o událostech, oznamování změn, dotazy a další desítky důvodů proč psát e-mail. V dnešní době má e-mail téměř každý - no minimálně ten, kdo používá chytrý telefon a chodí do práce nebo do školy. E-mail je rychlý, spolehlivý, jednoduchý a jeho odeslání je zdarma.
V aplikaci MS Outlook nám psaní e-mailové zprávy umožní vyskakovací okno, které otevřeme kliknutím na Nový e-mail na kartě Domů:
Vyskakovací okno se okamžitě otevře:
Odesílatel
Aplikace MS Outlook nám nabízí tu jednoduchost i v tom, že pokud zde máme uložených více účtů, nemusíme mezi nimi přepínat, ale pouze stačí změnit odesílatele během vytváření e-mailu. Klikneme na pole Od a rozbalovací pole nám zobrazí na výběr účty, ze kterých si vybereme právě jeden, ze kterého se chystáme odeslat e-mail:
Pokud zde e-mail není uložený, klikneme na jiná e-mailová adresa:
Následně nám aplikace umožní nový e-mail zadat a uložit:
Příjemce
Zvolit příjemce není o nic složitější. Často se stane, že máme e-mailovou adresu zkopírovanou ve schránce a vložíme je klávesovou zkratkou CTRL+V nebo ručně pravým tlačítkem myši a výběrem vložit. Pokud si konkrétní e-mail pamatujeme, stačí jej pouze napsat. Další možnost a zároveň ta nejzajímavější a velmi užitečná je vložení e-mailové adresy z Adresáře. Pole Adresář nalezneme v horní části okna nebo jej otevřeme klávesovou zkratku CTRL+SHIFT+B:
Zobrazí se nám adresář jmen, které máme buďto uložené, nebo jsou členy organizace, do které patříme i my. V adresáři lze vyhledávat podle jména:
Adresář není jen jeden, takže nám vzniká další možnost - změna adresáře. Učiníme tak rozkliknutím rozbalovacího pole Adresář v horní části okna.
Příjemců může být i více a v téhle situaci můžeme příjemce vložit i do pole Kopie. Ale pozor, odesláním se vytvoří skupina lidí, kde každý může vidět, komu e-mail odesíláme.
Kopie
Z upozornění už víte, že příjemců naší e-mailové zprávy může být více, než jen jeden. To nám velice zpříjemňuje proces, kdy bychom jednu zprávu museli posílat vícekrát každému zvlášť. Ovšem pokud nechceme, aby bylo znát, kdo vše e-mail obdržel, stačí adresáty vložit do Skryté kopie. Pokud tahle možnost není nastavená hned pod polem Kopie, nastaví se na kartě Možnosti zakliknutím možnosti Skrytá:
Nyní se nám ve tvorbě zprávy skrytá kopie již zobrazuje:
Předmět zprávy
Předmět zprávy vždy obsahuje klíčové slovo, které je velmi stručným popisem toho, co se v e-mailu příjemce dočte. Například pokud jste se rozhodl koupit nemovitost a reagujete na inzerát, kde není cena nemovitosti jasně určena a rozhodli jste se realitního makléře kontaktovat prostřednictvím e-mailové zprávy, napíšete do předmětu zprávy klíčový výraz "cena nemovitosti". Druhý příklad uvedu takový, že jste vytvořili objednávku na nějaké zboží a nepřišel Vám několik dní žádný informační e-mail. Rozhodli jste se napsat e-mail e-shopu a do předmětu napíšete "objednávka č. 111" nebo vhodné je i "informace o objednávce" s tím, že číslo objednávky uvedete v textu.
Někteří lidí e-maily bez předmětu neotevírají, nebo se e-mail ani nezařadí do doručených. Dávejte si pozor na to, jestli jste předmět řádně uvedli.
Přílohy
Základem e-mailu je kvalitní text, který dokáže příjemce informovat o všem, co odesílatel chtěl sdělit. Často ale pouhý text nestačí a je potřeba příjemci sdělit informace prostřednictvím jiných médií, jako například obrázky, grafy, PDF soubory a další. Pro tuhle situaci je MS Outlook připraven a do každé zprávy můžeme vložit potřebný soubor. Při tvorbě e-mailu se navigujeme na kartu Vložení, kde se nám zobrazí široká nabídka možností:
Kurzor myši mějte při vkládání souboru vždy v textovém poli pro zprávu. Pokud by byl kurzor jinde, nemusely by se zobrazit všechny možnosti.
Připojení souboru
Nejčastěji připojujeme například soubory Excelu, Wordu, Powerpointu, Accessu, PDF a další. Pro tyhle přílohy v kartě Vložení klikneme na Připojit soubor a máme možnost přidat poslední položky nebo procházet tento počítač, kde si najdeme příslušnou složku a soubor:
Připojení ostatních položek
Máme i tu možnost připojit například podpis, tabulku, také je možné připojit i svoji vizitku, pokud ji máme vytvořenou, nebo veškeré události našeho kalendáře, což je užitečná funkce, pokud někdo z Vašich kolegů plánuje například důležitou událost nebo poradu a potřebuje znát Vaše volné hodiny:
Do textové pole můžeme vložit i obrázek, obrazec, ikonu, graf nebo i WordArt. Tyhle možnosti vložení jsou velice podobné jako u aplikace MS Word nebo MS PowerPoint, kdy i jejich vkládání je téměř totožné:
Vložení odkazu
Pokud používáte MS Outlook pro osobní účely a píšete často e-maily, možná jste se setkali se situací, kdy jste v textu odkazovali na nějakou webovou stránku. Na kartě Vložení můžete část textu naformátovat přesně tak, aby příjemce po kliknutí na link byl přesměrován na konečnou webovou adresu.
Označte tedy část textu, kterou chcete odkázat a klikněte na pole Odkaz a do pole Adresa: vložte nebo napište adresu webové stránky:
Lze odkazovat i na soubory nebo části zprávy.
Konverzace
Konverzace je přehledný systém třídění e-mailů v e-mailové aplikaci. Umožňuje příjemci i odesílateli číst i předchozí e-maily, které si během časového období poslali. Na konverzaci navážete tak, že při odpovědi nevytvoříte novou zprávu, ale vždy kliknete na odpovědět:
Pokud zvolíte možnost Odpovědět, odpovíte pouze tomu jednomu odesílateli e-mailu. Jestliže chcete, aby odpověď přišla všem, zvolíte možnost Odpovědět všem.
Přeposláním e-mailu přepošlete celou konverzaci bez toho, aniž by ostatní věděli, že konverzace byla poslaná. Jednoduše řečeno - e-mail obdrží pouze noví příjemci.
Závěr
Nejdůležitější funkci e-mailových aplikací nyní hravě zvládnete. Tvorba e-mailů a formátování zpráv je velice jednoduché téma a určitě se vyplatí znát všechny možnosti, které aplikace nabízí. Nejen že e-mail bude esteticky lépe vypadat a bude přehlednější, ale řada funkcí nám i usnadní práci.
V následujícím kvízu, Kvíz - Přidání a nastavení účtu a tvorba emailu v MS Outlook, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
