Lekce 4 - Copilot v PowerPointu a základy promptování Nové

V minulé lekci, Základy PowerPointu - Vylepšení vzhledu prezentace, jsme se věnovali vylepšení vzhledu PowerPoint prezentací.

V tomto tutoriálu Microsoft PowerPointu se seznámíme s nástrojem Copilot, který využívá umělou inteligenci (AI) při tvorbě a úpravě prezentací. Ukážeme si, jak pomocí přirozeného jazyka připravit osnovu, upravit text snímku nebo využít podklady. Vysvětlíme si také, co je prompt a proč konkrétnější zadání obvykle vede k použitelnějšímu výsledku.

Microsoft Copilot v PowerPointu

Microsoft Copilot je AI asistent integrovaný do PowerPointu. Dokáže například vytvořit prezentaci nebo jednotlivé snímky, navrhnout obsah, přeformulovat text, shrnout prezentaci nebo odpovídat na otázky k jejímu obsahu. Pokyny mu zadáváme přirozeným jazykem.

Copilot může některé změny provést přímo v prezentaci, jindy nabídne návrh, který sami převezmeme. Výstupy však nemusejí být vždy správné nebo vhodné pro naše publikum, proto je před dalším použitím zkontrolujeme.

Dostupnost funkcí Copilotu závisí na typu účtu, předplatném, verzi PowerPointu a nastavení organizace. Některé funkce mohou využívat měsíční příděl AI kreditů. Aktuální informace o předplatném a kreditech najdeme v účtu Microsoft v části Služby a předplatná.

Generativní umělá inteligence

Generativní umělá inteligence vytváří na základě našeho zadání nový obsah nebo návrh řešení. V praxi může fungovat jako asistent, kterému popíšeme požadovaný výsledek a on připraví návrh.

Microsoft Copilot označuje několik nástrojů společnosti Microsoft využívajících generativní AI, podobně jako ChatGPT nebo Gemini. Nás bude zajímat především Copilot integrovaný přímo do Microsoft PowerPointu.

Textovému pokynu, který AI zadáváme, říkáme prompt. Můžeme si jej představit jako zadání úkolu kolegovi. Pokud mu pouze řekneme, že potřebujeme prezentaci o kyberbezpečnosti, necháváme mnoho rozhodnutí na něm. Přesnější instrukce mu pomohou lépe pochopit, co očekáváme.

Copilot při zpracování promptu využívá také kontext, například obsah otevřené prezentace, vybraný snímek, předchozí část konverzace nebo připojené podklady. Stejné či podobné zadání proto nemusí vždy přinést totožný výsledek.

Generativní AI můžeme využít také jako pomocníka při studiu PowerPointu. Může nám například vysvětlit funkci programu, navrhnout postup při úpravě prezentace nebo připravit otázky k procvičování.

Spuštění Copilotu a první prompt

Copilota v PowerPointu otevřeme pomocí jeho ikony v pravém dolním rohu okna aplikace:

Po kliknutí na ikonu se otevře podokno, do kterého můžeme zapisovat otázky a pokyny:

Pro první vyzkoušení nemusíme Copilota žádat o vytvoření celé prezentace. Necháme si pouze navrhnout její osnovu. Zadáme například:

Navrhni osnovu krátké prezentace o bezpečném používání internetu pro začátečníky. Prezentace má mít šest snímků.

Prompt odešleme pomocí šipky v zadávacím poli:

Copilot navrhne rozdělení tématu do šesti snímků. Zkontrolujeme, zda osnova odpovídá začátečníkům, zahrnuje důležité informace a neobsahuje zbytečně složitá témata.

Výsledek nemusíme přijmout beze změny. Pokud chceme upravit pouze část návrhu, navážeme dalším promptem:

Zkrať osnovu na pět snímků a poslední snímek věnuj praktickým doporučením.

Copilot by měl upravit předchozí návrh, nikoli začít zcela novou osnovu. Ověříme počet snímků a obsah posledního bodu.

Úprava existujícího snímku

Copilota můžeme využít také k úpravě existujícího snímku. Může například zkrátit nebo přeformulovat text, upravit nadpis nebo změnit způsob prezentace obsahu.

Otevřeme prezentaci se snímkem obsahujícím delší text nebo si takový snímek vytvoříme. Vybereme jej a zadáme:

Zkrať text na tomto snímku na tři stručné body a zachovej jeho význam.

Copilot může obsah upravit přímo nebo navrhnout kratší formulaci. V druhém případě text do snímku vložíme sami. Zkontrolujeme, zda je výsledný snímek přehlednější a zda zkrácením nezmizela žádná důležitá informace.

Přidání dalšího kontextu

Copilotu můžeme předat také podklady, ze kterých má vycházet. Při tvorbě prezentace tak například využijeme dokument se základními informacemi o určitém tématu.

V poli pro zadávání promptu otevřeme nabídku Přidat obsah pomocí ikony plus:

Pomocí možnosti Přidat pracovní obsah můžeme vybrat podklady z prostředí Microsoft 365. Volba Nahrát obrázky a soubory umožňuje přidat obsah z našeho zařízení. Dostupné možnosti se mohou lišit podle účtu.

Po připojení dokumentu můžeme zadat například:

Navrhni osnovu pěti snímků podle přiloženého dokumentu. Vycházej pouze z jeho obsahu a nevymýšlej chybějící informace.

V navržené osnově ověříme, zda Copilot skutečně vycházel z přiloženého dokumentu. Pokud se objeví údaje, které v podkladu nejsou, musíme je před použitím prověřit.

Zásady promptování

Aby Copilot vytvořil použitelný výsledek, zadání formulujeme jasně a konkrétně. Příliš obecný prompt ponechává mnoho rozhodnutí na AI. Výsledek pak může mít nevhodný rozsah, zaměřit se na jiné informace nebo používat styl, který našemu účelu neodpovídá.

Na několika příkladech si ukážeme, jak můžeme zpřesnit různé části zadání.

Téma a rozsah

Porovnejme nejprve dvě zadání pro stejnou prezentaci:

První prompt určuje pouze téma. Ve druhém jsme doplnili požadovaný rozsah a strukturu. Copilot tak má jasnější představu o tom, jak podrobně má téma zpracovat.

Cílová skupina

Úroveň vysvětlení přizpůsobíme také lidem, kterým bude prezentace určena:

Druhá varianta zohledňuje znalosti posluchačů. Místo odborného výkladu požadujeme jednoduché vysvětlení doplněné příkladem z praxe.

Podoba výsledku

Promptem můžeme určit také množství a uspořádání textu:

Takové zadání pomáhá omezit množství textu a vytvořit přehlednější snímek. Bez tohoto upřesnění by Copilot mohl připravit dlouhé odstavce, které se pro prezentaci nehodí.

Omezení v promptu

Pokud pracujeme s konkrétními údaji, můžeme Copilotu určit také hranice, které nesmí překročit:

Omezení je důležité zejména tehdy, když Copilot pracuje s fakty, čísly nebo jinými údaji, které nesmíme doplnit odhadem. Samotný pokyn ovšem správnost nezaručuje, proto výsledek porovnáme s podklady.

Dobrý prompt nemusí být dlouhý. Důležité je uvést informace potřebné ke splnění úkolu. Nemusíme vše popsat v jediném zadání, protože požadavek můžeme dále zpřesňovat navazujícími prompty.

Bezpečná práce s Copilotem

Při práci s Copilotem chráníme osobní, citlivé a důvěrné údaje. Do promptů ani přiložených souborů nevkládáme informace, které v dané službě nesmíme zpracovávat. U pracovních či školních účtů se řídíme také pravidly organizace.

Pokud podklady obsahují osobní údaje, ověříme si oprávnění k jejich zpracování. Nepotřebné údaje odstraníme nebo anonymizujeme.

Do Copilotu nikdy nevkládáme hesla, přístupové kódy ani jiné údaje, jejichž zneužití by mohlo způsobit škodu.

Copilot může některé informace vynechat, nesprávně vyložit nebo si je domyslet. Jeho výstup proto vždy zkontrolujeme a porovnáme s původními podklady, zejména důležitá fakta, jména, data, částky a termíny. Zkontrolujeme také změny provedené přímo na snímcích. Za konečnou správnost prezentace odpovídáme my.

Shrnutí lekce

Vyzkoušeli jsme si zadání prvního promptu, navazující úpravu osnovy i změnu textu snímku. Na příkladech jsme poznali, jak přesnější pokyny ovlivňují výsledek a proč je někdy potřeba přidat další kontext. Při práci s Copilotem vždy ověřujeme správnost vytvořeného obsahu a chráníme důvěrné informace.

V příští lekci, Základy PowerPointu - Obrázky v prezentaci, se naučíme, jak pracovat s obrázky přímo v prezentaci.