Lekce 9 - Základy PowerPointu - Grafy
V předchozím kvízu, Kvíz - Obrazce, ikony a tabulky v PowerPointu, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto Microsoft PowerPoint tutoriálu se zaměříme na tvorbu a úpravu grafů, pomocí kterých můžeme přehledně znázornit číselná data a jejich vzájemné porovnání. Ukážeme si, jak graf vložit, vybrat vhodný typ a upravit jeho zdrojová data. Naučíme se také měnit vzhled grafu, jeho rozložení, barvy a jednotlivé prvky tak, aby byl v prezentaci přehledný a snadno čitelný.
Grafy
Grafy nám umožňují převést číselná data do názorné podoby. Můžeme pomocí nich například porovnávat hodnoty mezi několika kategoriemi, sledovat jejich vývoj v čase nebo znázornit podíl jednotlivých částí na celku.
Grafy vytváříme a upravujeme přímo v PowerPointu. Práce s jejich zdrojovými daty a řada nástrojů pro jejich úpravu přitom vychází z prostředí Microsoft Excelu.
Vložení grafu
Graf vložíme na kartě Vložení ve skupině Ilustrace pomocí tlačítka Graf:
Otevře se dialogové okno, ve kterém vybereme typ a konkrétní podobu grafu.
Výběr typu grafu
Typ grafu volíme podle charakteru dat a informace, kterou chceme posluchačům sdělit. Mezi často používané patří například:
- Sloupcový graf pro porovnání hodnot mezi několika kategoriemi,
- Spojnicový graf pro znázornění vývoje hodnot v čase,
- Výsečový graf pro zobrazení podílu jednotlivých částí na celku.
V našem příkladu budeme porovnávat výdaje čtyř oddělení za roky 2018 a 2019. Pro tento účel zvolíme Sloupcový graf. V nabídce se zobrazí několik variant, například Skupinový sloupcový nebo Skládaný sloupcový. Podle připravené ukázky vybereme Prostorový skupinový sloupcový a výběr potvrdíme tlačítkem OK:
Pokud si nejsme jistí, jaký typ grafu zvolit, můžeme se poradit s Copilotem. Popíšeme mu, jaká data máme a co chceme grafem posluchačům sdělit. Můžeme například zadat: Mám údaje o měsíčních výdajích jednotlivých oddělení za dva roky. Chci jednoduše porovnat výdaje mezi odděleními i mezi jednotlivými roky. Jaký typ grafu by byl nejvhodnější a proč? Doporučení Copilotu vždy posoudíme podle původních dat a účelu prezentace.
Úprava zdrojových dat
Po vložení grafu se otevře tabulka se zdrojovými daty. Přednastavené hodnoty nahradíme údaji, které chceme v grafu zobrazit.
V našem příkladu potřebujeme čtyři oddělení a dva roky. Oddělení budou tvořit čtyři kategorie a roky 2018 a 2019 dvě datové řady. Rozsah použitých dat upravíme pomocí úchytů kolem označené oblasti. Nepotřebné hodnoty můžeme také přímo odstranit.
Následně přepíšeme názvy kategorií, datových řad a jejich hodnoty podle připravených údajů. Název grafu změníme kliknutím na zástupný text Název grafu a zadáním vlastního názvu:
Návrh grafu
Po označení grafu se zpřístupní kontextové karty Návrh grafu a Formát. Na kartě Návrh grafu můžeme pracovat především s typem grafu, zdrojovými daty, jeho rozložením, styly a barvami.
Změna typu grafu
Pokud po vložení zjistíme, že by naše data lépe vystihl jiný typ grafu, nemusíme graf vytvářet znovu. Na kartě Návrh grafu ve skupině Typ použijeme tlačítko Změnit typ grafu.
V otevřeném dialogovém okně zvolíme nový typ a změnu potvrdíme tlačítkem OK.
Při výběru můžeme využít náhled jednotlivých variant a porovnat, která z nich znázorňuje naše data nejpřehledněji.
Filtry grafu
Po označení grafu se vedle něj zobrazí také tlačítko Filtry grafu se symbolem trychtýře. Pomocí něj můžeme určit, které datové řady a kategorie se mají v grafu zobrazovat.
Jednotlivé položky můžeme zapínat a vypínat a průběžně sledovat, jak se změna projeví v grafu:
Filtrováním zdrojová data nemažeme. Pouze určujeme, která z nich se mají v grafu aktuálně zobrazit.
Data grafu
Zdrojová data můžeme upravovat také na kartě Návrh grafu ve skupině Data. K dispozici máme například tyto příkazy:
- Vybrat data – nastavíme zdrojový rozsah grafu, datové řady a kategorie;
- Upravit data – otevřeme tabulku se zdrojovými hodnotami a můžeme je přímo změnit.
Díky tomu můžeme graf upravovat i později bez nutnosti jeho opětovného vložení.
Styly a barvy grafu
Ve skupině Styly grafů najdeme předdefinované vzhledy, které můžeme na vybraný graf rychle použít. Pomocí tlačítka Změnit barvy upravíme barevnou paletu grafu.
Styly můžeme vybírat také pomocí tlačítka Styly grafu se symbolem štětce, které se zobrazí vedle označeného grafu:
Při výběru stylu nebo barev dbáme především na čitelnost grafu. Jednotlivé datové řady by měly být snadno rozlišitelné a zvolené barvy by neměly odvádět pozornost od zobrazovaných údajů.
Rozložení grafu
Ve skupině Rozložení grafu najdeme příkazy pro úpravu prvků a celkového uspořádání grafu. Patří mezi ně především Přidat prvek grafu a Rychlé rozložení.
Přidání prvků grafu
Pomocí nabídky Přidat prvek grafu můžeme do grafu přidávat nebo upravovat například:
- osy a jejich názvy,
- název grafu,
- legendu,
- popisky dat,
- tabulku dat.
U jednotlivých prvků můžeme vybrat také jejich umístění nebo způsob zobrazení. Nabídka Další možnosti otevře podrobnější nastavení vybraného prvku:
Po označení grafu můžeme využít také tlačítko Prvky
grafu se symbolem +. Pomocí něj jednotlivé prvky rychle
zobrazíme nebo skryjeme. Šipka vedle názvu některých prvků zpřístupní
další možnosti jejich nastavení.
Rychlé rozložení
Pokud nechceme jednotlivé prvky nastavovat samostatně, můžeme použít nabídku Rychlé rozložení. Obsahuje několik přednastavených kombinací názvu grafu, legendy, os a dalších prvků.
Vybrané rozložení můžeme následně dále upravit podle potřeb prezentace.
Formátování grafu
Karta Formát slouží především k úpravě vzhledu grafu a jeho jednotlivých částí. Můžeme zde měnit například výplň, obrys nebo další vizuální vlastnosti vybraného prvku.
Výběr části grafu
Pokud chceme upravit konkrétní část grafu, nejprve ji označíme. Může jít například o název grafu, legendu, osu nebo datovou řadu.
Prvek můžeme vybrat přímo kliknutím v grafu. Další možností je použít rozevírací seznam ve skupině Aktuální výběr na kartě Formát.:
Po označení požadovaného prvku můžeme využít například:
- Formátovat výběr – otevře podrobné možnosti formátování označeného prvku;
- Obnovit podle stylu – vrátí vzhled označeného prvku do podoby odpovídající aktuálnímu stylu grafu.
Podrobné formátování
Podrobné možnosti můžeme otevřít také poklepáním na konkrétní část grafu. Stejného výsledku dosáhneme kliknutím pravým tlačítkem myši na daný prvek a výběrem příkazu Formátovat [název prvku].
V otevřeném panelu se nabídka nastavení přizpůsobí označenému prvku. Jiné možnosti proto uvidíme například u datové řady a jiné u názvu grafu nebo osy.
Shrnutí lekce
Graf v PowerPointu vložíme na kartě Vložení pomocí tlačítka Graf a jeho typ vybíráme podle charakteru zobrazovaných dat. Zdrojové hodnoty upravujeme v přidružené tabulce nebo pomocí nástrojů na kartě Návrh grafu. Můžeme zde také změnit typ grafu, jeho rozložení, prvky, styly a barvy, zatímco tlačítko Filtry grafu umožňuje řídit zobrazení jednotlivých řad a kategorií. Na kartě Formát upravujeme vzhled celého grafu nebo jeho konkrétních částí.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 8.-9. lekci v PowerPointu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
