Lekce 1 - Úvod do tvorby prezentací v Microsoft PowerPointu

Vítám vás u první lekce e-learning kurzu Microsoft PowerPoint pro začátečníky. V kurzu se naučíme plánovat a vytvářet prezentace, pracovat s obsahem snímků a používat nástroje pro tvorbu přehledných a profesionálně působících prezentací. Začneme základními pravidly plánování a postupně přejdeme k praktické práci v PowerPointu.

V dnešním tutoriálu si vysvětlíme, jak prezentaci správně naplánovat ještě před tvorbou snímků. Zaměříme se na obsah, strukturu, časové rozvržení a cílovou skupinu posluchačů. Ukážeme si také základní pravidla pro čitelnost, jednotný vzhled a přístupnost snímků.

Minimální požadavky

Pro tento kurz není třeba žádných speciálních dovedností, vše si postupně ukážeme a vysvětlíme. Stačí běžná práce s počítačem

Prezentace v Microsoft PowerPointu

Prezentace je soubor snímků, pomocí kterých přehledně předáváme informace posluchačům. Využíváme ji například při výuce, pracovních poradách, obchodních jednáních nebo představování projektů. Snímky mohou kombinovat text, obrázky, grafy, tabulky, videa a další prvky.

Podle způsobu použití můžeme rozlišit dva základní typy prezentací:

• prezentace doprovázející mluvený projev, kde snímky podporují výklad přednášejícího,
• prezentace určené k samostatnému čtení, které musí obsahovat dostatek informací i bez výkladu.

V tomto kurzu se zaměříme především na prezentace doprovázející mluvený projev.

Účel prezentací v PowerPointu

Prezentace nám umožňuje spojit různé druhy obsahu do přehledného celku a předávat informace postupně. V PowerPointu můžeme kombinovat text, obrázky, grafy, diagramy, tabulky, videa i zvuk. Snímky nám zároveň pomáhají držet strukturu výkladu.

Můžeme využít také animace a přechody mezi snímky. Používáme je však střídmě a pouze tehdy, když podporují sdělení. Příliš mnoho efektů odvádí pozornost od obsahu.

Příprava prezentace

Představme si, že máme připravit prezentaci. Než začneme vytvářet snímky, ujasníme si několik základních věcí:

• Co vše musíme v prezentaci obsáhnout?
• Kolik času máme na prezentování?
• Jaká je cílová skupina posluchačů?

Pokud téma známe jen okrajově, nejprve si doplníme potřebné informace. Při prezentování vlastního projektu zpravidla téma dobře známe, přesto se připravíme na možné dotazy. Detailní znalost tématu nám pomůže mluvit jistěji a srozumitelněji.

Plánování jednotlivých snímků

Téma rozdělíme do smysluplných částí a určíme jejich pořadí. Můžeme si je nejprve sepsat na papírky nebo vytvořit v PowerPointu snímky pouze s pracovními nadpisy a později je přeskládat.

Na jeden snímek se obvykle snažíme umístit jednu hlavní myšlenku. Všechny prvky na snímku by měly tuto myšlenku podporovat. Často začneme obecnějším úvodem a postupně přecházíme k podrobnějším informacím.

U delší prezentace můžeme na začátku přidat stručnou osnovu. U krátké prezentace ji většinou nepotřebujeme. V závěru shrneme nejdůležitější sdělení. Samostatný snímek s nápisem "Děkuji za pozornost" není nutný. Závěrečný snímek můžeme využít například pro shrnutí, dotazy nebo kontaktní údaje. Pokud čerpáme z externích materiálů, uvedeme také použité zdroje.

Časové rozvržení prezentace

Je lepší skončit o několik minut dříve než překročit stanovený čas. Pokud je prezentace příliš dlouhá, zkrátíme méně důležité části nebo některé informace vypustíme. Počítáme také s časem na dotazy posluchačů.

Do přípravy zahrneme rešerši, tvorbu snímků, kontrolu i nácvik projevu. Nácvik nám pomůže ověřit skutečnou délku prezentace a odhalit místa, která potřebujeme zkrátit nebo lépe vysvětlit.

Přizpůsobení prezentace posluchačům

Obsah přizpůsobíme znalostem a potřebám posluchačů. Stejné téma budeme jinak představovat odborníkům a jinak lidem, kteří se s ním setkávají poprvé.

Kolegové programátoři například ocení technické podrobnosti o programu a použitých technologiích. Koncového zákazníka budou více zajímat hlavní funkce, ovládání a přínosy programu. Podle publika proto volíme také slovní zásobu a množství odborných termínů.

Základní pravidla tvorby prezentace

Při tvorbě prezentace myslíme především na srozumitelnost, čitelnost a jednotný vzhled snímků. Důležitá je také přístupnost, aby obsah mohlo pohodlně sledovat co nejvíce posluchačů.

Text v prezentaci

Snímky slouží jako vizuální podpora výkladu. U prezentace doprovázející mluvený projev proto na snímky nevkládáme vše, co chceme říct. Důraz klademe na stručnost, přehlednost a jasnou hierarchii informací.

Můžeme se inspirovat orientačními pravidly typu 5x5, tedy přibližně pět řádků po pěti slovech. Nejde však o pevný limit. Důležitější je, zda lze snímek rychle pochopit a pohodlně přečíst z místa, odkud jej posluchači sledují.

Pokud potřebujeme předat více informací, rozdělíme obsah mezi více snímků nebo část vysvětlíme ústně. Kde je to vhodné, můžeme text nahradit grafem, schématem, obrázkem nebo tabulkou.

Pro doplňující informace využijeme poznámky prezentujícího. Při prezentování na druhé obrazovce můžeme mít poznámky a ovládání prezentace před sebou, zatímco publikum vidí pouze samotný snímek.

Volného prostoru se nemusíme obávat. Pomáhá oddělit jednotlivé prvky a zlepšuje orientaci v obsahu. Snímek proto nevyplňujeme dekorativními prvky pouze proto, abychom využili celé místo.

Porovnejme dva návrhy snímku:

Vhodnější varianta používá méně textu, dostatečně velké písmo a přehlednější rozložení prvků. Díky tomu můžeme obsah snímku rychleji přečíst a pochopit.

Jednotný vzhled prezentace

Pro celou prezentaci si nastavíme jednotná pravidla. Sjednotíme vzhled nadpisů, odrážek, barev a použitých písem. U odrážek například zvolíme, zda budou obsahovat celé věty, nebo stručná hesla, a tento způsob používáme v celé prezentaci stejně.

Písmo v prezentaci

Písmo volíme dostatečně velké, aby bylo čitelné i z větší vzdálenosti. U běžného textu můžeme jako orientační spodní hranici považovat přibližně 18 bodů. Ve větší místnosti zpravidla použijeme 24 bodů nebo více. Nadpisy budou ještě větší.

Pokud se text při dobře čitelné velikosti na snímek nevejde, nejprve ho zkrátíme nebo rozdělíme mezi více snímků.

Vhodná jsou jednoduchá a snadno čitelná bezpatková písma, například Aptos, Arial nebo Calibri. Zbytečně nestřídáme mnoho různých fontů. Pro běžné zvýraznění používáme především tučné písmo. Podtržení používáme střídmě, protože bývá spojováno také s odkazy.

Barvu textu volíme tak, aby vytvářela dostatečný kontrast s pozadím. Informaci nepředáváme pouze pomocí barvy. Například dvě skupiny v grafu odlišíme kromě barvy také popiskem nebo tvarem.

Přístupnost prezentace

Při návrhu myslíme také na přístupnost. Obrázkům, které nesou důležitou informaci, přidáváme alternativní text. Dbáme na čitelné písmo, dostatečný kontrast a logické pořadí prvků na snímku.

PowerPoint obsahuje nástroj pro kontrolu přístupnosti, který pomáhá odhalit některé problémy. Najdeme jej na kartě Revize v nabídce Zkontrolovat přístupnost.

Formát snímků v PowerPointu

Mezi běžné poměry stran patří 4:3 a 16:9. PowerPoint používá pro nové prezentace jako výchozí širokoúhlý formát 16:9, který odpovídá většině současných monitorů, televizorů a projektorů. Formát 4:3 využijeme tehdy, pokud prezentujeme v prostředí určeném pro tento poměr stran.

Poměr stran je vhodné zvolit ještě před vytvořením většího množství obsahu. Pozdější změna může ovlivnit velikost a rozmístění textu, obrázků a dalších prvků, proto snímky po změně vždy zkontrolujeme.

Shrnutí lekce

Při tvorbě prezentace si nejprve ujasníme téma, cílovou skupinu a čas, který máme k dispozici. Obsah rozdělíme do logicky navazujících snímků a na každém se soustředíme na jednu hlavní myšlenku. Snímky udržujeme stručné, čitelné, přístupné a vizuálně jednotné. Prezentace má především podporovat náš výklad, proto na snímky nevkládáme vše, co chceme posluchačům říct.

V příští lekci, Základy PowerPointu - Jednoduchá prezentace, vytvoříme první jednoduchou prezentaci v Microsoft PowerPointu.