Lekce 16 - Sloupce, tabulátory a zobrazení v Microsoft Wordu

V předešlém cvičení, Řešené úlohy ke 15. lekci Základů Microsoft Wordu, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešním Microsoft Word tutoriálu si rozšíříme znalosti základní práce s dokumenty o několik praktických nástrojů. Naučíme se rozdělit text do sloupců, správně používat tabulátory a jejich zarážky a projdeme také možnosti zobrazení dokumentu. Ukážeme si přitom nastavení, která nám pomohou text přehledněji uspořádat a usnadní práci s rozsáhlejšími dokumenty.

Rozložení, zarovnání a zobrazení dokumentu

Při úpravě delších dokumentů neřešíme jen vzhled textu, ale také jeho uspořádání a způsob, jakým se nám s dokumentem pracuje. V následujících částech si proto ukážeme nástroje, které nám v těchto oblastech pomohou.

Sloupce

Pokud rozložení do sloupců nenastavíme, text je standardně v jednom sloupci. Dokument ale můžeme rozdělit do více sloupců, nejčastěji používáme dva nebo tři:

Sloupce se nastavují v nabídce Rozložení – Sloupce:

Můžeme nejprve napsat text v jednom sloupci a následně jej rozdělit, nebo rozložení nastavíme předem. Výsledek je v obou případech stejný, liší se ale postup.

Rozdělení do sloupců se vztahuje na aktuální oddíl dokumentu. Pokud chceme sloupce použít jen na určitou část již napsaného textu, nejprve ji označíme. Pokud tedy text již existuje, můžeme ho celý vybrat kurzorem, přejít na Rozložení – Sloupce a vybrat požadovaný počet. Word umístí zalomení sloupců automaticky tak, aby byly přibližně stejně dlouhé.

Pokud chceme strukturu sloupců nastavit předem, musíme nejprve vytvořit nový oddíl. Oddíly jsou sekce dokumentu, které se z hlediska formátování chovají vzájemně nezávisle. Můžeme s jejich pomocí například nastavit orientaci na šířku pouze u části dokumentu. Konec oddílu (typů je více, ukážeme si ten nejjednodušší) vložíme přes Rozložení – Konce – Průběžné. V tomto novém oddílu můžeme rozdělit text do sloupců, aniž bychom ovlivnili předchozí část dokumentu.

Tabulátory

Tabulátory slouží k přesnému odsazování a zarovnávání textu na předem nastavené pozice. Pro odsazení proto nepoužíváme opakované mezery, protože takové zarovnání je nepřesné a při dalších úpravách dokumentu se může snadno rozpadnout. Tabulátory navíc můžeme různě nastavit a přizpůsobit jejich chování konkrétnímu způsobu zarovnání textu.

Výchozí poloha tabulátorů je nastavena automaticky, můžeme ji ale snadno změnit. Na horním pravítku nad stránkou jedním kliknutím určíme polohu tabulátoru. Zarážky můžeme později také posouvat:

Na obrázku vidíme zarážky na hodnotách 3 a 10. Přesnější nastavení otevřeme dvojitým kliknutím na pravítko v místě, kde je zarážka umístěna:

Zde vidíme již existující zarážky. Můžeme je vymazat nebo přidat nové. K dispozici jsou také dvě další nastavení. Zarovnání určuje, jak bude text u dané zarážky zarovnán, a Vodicí znak vyplňuje prostor před další tabulační zarážkou zvoleným symbolem.

Následující obrázek ilustruje, jak jednotlivá nastavení vypadají. Tabulátory jsou na 2 a 12 cm, zarovnání druhého tabulátoru je na desetinnou čárku a jako vodicí znak jsou použity tečky:

Výsledek připomíná jídelní lístek a zároveň názorně ukazuje možnosti tabulátorů. Na začátku každého řádku jsme stiskli klávesu Tab, napsali název jídla a znovu stiskli Tab. Nastavený vodicí znak vyplnil prostor tečkami až k další tabulační zarážce, na které jsou umístěné ceny.

U cen jsme použili zarovnání na desetinnou čárku. Nezáleží přitom na počtu číslic před ani za čárkou – desetinná čárka zůstává na všech řádcích ve stejné pozici.

Poslední řádek záměrně obsahuje výrazně delší číslo. I v tomto případě zůstává desetinná čárka na stejné pozici, zatímco číslice před ní se rozšiřují směrem doleva a zkracují prostor pro vodicí znak.

Takové zarovnání se proto hodí zejména pro ceny a další číselné hodnoty. V jiných situacích ale může být vhodnější některý z ostatních způsobů zarovnání.

Pro přesné zarovnávání textu používáme tabulátory místo opakovaných mezer. Tabulátory zachovávají strukturu zarovnání a umožňují využít také různé způsoby zarovnání nebo vodicí znaky.

Zobrazení

Ve spodní pravé části okna Wordu najdeme ovládání přiblížení a oddálení dokumentu. Měřítko upravujeme pomocí tlačítek se symbolem plus a minus. Při zvětšení se náhled přibližuje, ale kvalita písma zůstává zachována. Na zobrazení 100 % se můžeme vrátit také pomocí klávesové zkratky Ctrl + 0.

Stejné možnosti najdeme také na kartě Zobrazení. Ta obsahuje další nástroje, které si postupně představíme.

Režimy zobrazení

V levé části karty najdeme režimy zobrazení. Běžně pracujeme v režimu Rozložení při tisku, praktický je ale také Režim čtení. V něm se zobrazují dokumenty, ve kterých nelze provádět běžné úpravy. Dokument se pak zobrazuje především pro pohodlné čtení.

Pro nerušené zobrazení dokumentu můžeme využít také Soustředěné čtení, tedy režim celé obrazovky. Kromě obsahu dokumentu nevidíme běžné ovládací prvky kolem pracovní plochy.

Zobrazení pravítka, mřížky a navigace

Na kartě Zobrazení můžeme určit, které pomocné prvky budou viditelné. Pravítko zobrazuje měřítko stránky nad dokumentem. Pro přesnější umístění objektů na stránce můžeme dočasně využít také Mřížku. Navigační podokno zobrazuje přehled nadpisů nebo stránek v dokumentu a umožňuje rychle mezi nimi přecházet.

Přiblížení dokumentu

Karta Zobrazení nabízí také další možnosti nastavení měřítka. Kromě zobrazení 100 % můžeme zvolit zobrazení jedné nebo více stránek najednou. Volba Šířka stránky upraví přiblížení tak, aby dokument využil dostupnou šířku pracovního prostoru.

Po úpravě rozložení, zarovnání a způsobu zobrazení můžeme dokument před dokončením ještě obsahově zkontrolovat. Copilot nám při této závěrečné kontrole může pomoci posoudit srozumitelnost, tón a strukturu textu, upozornit na opakující se formulace nebo nejednotnou terminologii a navrhnout vhodné úpravy.

Kontrola dokumentu pomocí Copilotu

Nejprve otevřeme Copilot. V aktuální verzi Wordu se zobrazí v podokně na pravé straně dokumentu. Pokud chceme, aby mohl provádět změny přímo v dokumentu, ujistíme se, že máme zvolenou volbu Povolit úpravy:

Před samotnou úpravou je ale vhodné nechat si nejprve pouze vypsat doporučení. Pokud chceme zkontrolovat jen určitou část dokumentu, označíme ji. Poté můžeme do pole Copilotu zadat například:

Zkontroluj označený text. Posuď jeho srozumitelnost, tón, strukturu a celkovou účinnost. Upozorni na místa, která by bylo vhodné upravit, ale text zatím neměň.

Copilot nám následně vypíše doporučení, která sami vyhodnotíme. AI totiž nemusí vždy správně odhadnout účel dokumentu nebo význam konkrétní formulace, proto není vhodné přijímat všechny návrhy automaticky.

Kontrola opakování a terminologie

Copilot můžeme využít také k hledání problémů, které se v delším dokumentu snadno přehlédnou. Patří mezi ně například opakující se formulace, nejednotné používání pojmů nebo stylisticky problematická místa.

Můžeme zadat například:

Projdi dokument a najdi opakující se formulace, nejednotnou terminologii a možné jazykové nebo stylistické nedostatky. U každého problému stručně vysvětli, v čem spočívá, a navrhni vhodnou úpravu. Text zatím neměň.

Jednotlivé návrhy znovu projdeme a rozhodneme, které skutečně zlepší výsledný dokument. Vybrané úpravy můžeme provést ručně, případně Copilotu přesně určit, které změny má do dokumentu zapracovat.

Můžeme například pokračovat:

Zapracuj doporučení týkající se opakování a sjednocení terminologie. Význam textu ani jeho základní strukturu neměň.

Po provedení změn dokument znovu projdeme a zkontrolujeme, zda úpravy odpovídají našemu záměru.

Shrnutí lekce

Text můžeme přes Rozložení – Sloupce rozdělit do více sloupců a pomocí oddílů určit, na kterou část dokumentu se toto rozložení použije. Tabulátory slouží k přesnému zarovnání textu bez opakovaných mezer, jejich polohu nastavujeme pomocí zarážek na pravítku a můžeme určit také způsob zarovnání nebo vodicí znak. Na kartě Zobrazení měníme režim práce s dokumentem, zobrazujeme pravítko, mřížku či navigační podokno a pomocí nastavení přiblížení upravujeme velikost zobrazení stránky.

V následujícím kvízu, Kvíz - Tabulky a další užitečné možnosti v MS Word, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.