Lekce 10 - Funkce Najít a nahradit v Microsoft Wordu
V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 9. lekci Základů Microsoft Wordu, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto Microsoft Word tutoriálu se zaměříme na funkci Najít a nahradit. Ukážeme si, jak v dokumentu rychle dohledat potřebný obsah, hromadně upravit text i formátování a využít Copilot ke kontrole terminologie. Při práci si představíme také rozšířené možnosti vyhledávání včetně zástupných znaků.
Vyhledávání v dokumentu
Vyhledávání využijeme, když potřebujeme v dokumentu rychle najít konkrétní text, objekt nebo místo s určitým formátováním. Začneme jednoduchým hledáním a postupně si ukážeme možnosti, kterými můžeme výsledky zpřesnit.
Pokročilejší možnosti vyhledávání a nahrazování včetně dalších zástupných znaků najdeme v kurzu Microsoft Word pro pokročilé.
Základní vyhledávání
Základní vyhledávání otevřeme v podokně na levé straně obrazovky. Vyvoláme ho z karty Domů – Úpravy – Najít nebo pomocí Ctrl + F:
Do vyhledávacího pole napíšeme slovo nebo jeho část. Word zobrazí všechny odpovídající výskyty i jejich kontext. Kliknutím na výsledek se přesuneme na příslušné místo v dokumentu.
Možnosti vyhledávání
Kliknutím na lupu nebo šipku u vyhledávacího pole otevřeme nabídku, ve které můžeme zvolit položku Možnosti:
Tato nastavení základní vyhledávání dále zpřesňují:
Můžeme například rozlišovat malá a velká písmena, hledat pouze celá slova nebo ignorovat interpunkční znaménka.
Dále můžeme rozlišovat předpony a přípony. Word pak hledaný řetězec vyhodnotí pouze na začátku nebo na konci slova.
Vyhledávání můžeme dále rozšířit pomocí volby Použít zástupné znaky, ke které se vrátíme v samostatné části.
Hledání objektů
V nabídce u vyhledávacího pole můžeme hledat také objekty, například grafiku, tabulky, rovnice, poznámky pod čarou nebo komentáře:
Zvolíme požadovaný typ objektu a pomocí šipek přecházíme mezi jednotlivými výskyty.
Nadpisy a stránky
Podokno Navigace umožňuje kromě vyhledávání také procházet dokument podle nadpisů nebo stránek:
Na kartě Nadpisy vidíme osnovu dokumentu podle hierarchie stylů, například Nadpis 1 a Nadpis 2. Díky osnově se můžeme rychle přesouvat mezi částmi dokumentu. Na stejné hierarchii může být založen také automatický obsah.
Karta Stránky zobrazuje miniatury jednotlivých stránek. Slouží k rychlému přehledu a přesunu na konkrétní stránku.
Pokročilé vyhledávání
Pokročilé vyhledávání otevřeme přes Domů – Úpravy – Najít – Rozšířené hledání. Další nastavení zobrazíme tlačítkem Více:
Najdeme zde stejné možnosti jako u základního vyhledávání. Navíc můžeme vyhledávat také podle formátu textu.
Hledání podle formátu se zaměřuje na vzhled textu, nikoli pouze na jeho obsah. Můžeme například vyhledávat podle písma, řezu nebo stylu:
Typickým příkladem je hledání tučného textu, určitého stylu nebo kombinace obsahu a formátu.
Zástupné znaky
Zástupné znaky zastupují jiné, předem neznámé znaky. Představme si například, že chceme zkontrolovat různé podoby krátkého výrazu podle jeho začátku a konce.
Aby Word zástupné znaky vyhodnocoval, zapneme ve vyhledávání volbu Použít zástupné znaky.
Otazník ? zastupuje právě jeden libovolný znak. Při
hledání b?t proto Word může nalézt například
být, bát nebo bot.
Hvězdička * zastupuje libovolný počet znaků, a to i
žádný. Při hledání b*t tak Word může nalézt například
bt, bydlet, být nebo
balet.
Nahrazování
Pokud potřebujeme stejnou úpravu provést na více místech dokumentu, využijeme funkci Nahradit.
Otevřeme ji přes Domů – Úpravy – Nahradit nebo pomocí Ctrl + H. Funkce umožňuje nahrazovat text i jeho formát. Můžeme například změnit určitý výraz v celém dokumentu nebo mu nastavit jiné formátování.
Otevřené okno vyplníme například takto:
Tím zajistíme, že všechny výskyty novák budou začínat
velkým písmenem. Formátování můžeme měnit například takto:
V tomto případě nastavíme vybraným nadpisům dvojité podtržení.
Prohození slov
Kombinací funkce Nahradit a zástupných znaků můžeme měnit
také pořadí částí textu. Z výrazu historická Praha
například vytvoříme Praha historická.
Nejprve zapneme volbu Použít zástupné znaky. Do pole
Najít zadáme (historická) (Praha) a do pole
Nahradit čím zadáme \2 \1. Závorky vytvoří dvě
skupiny a odkazy \1 a \2 určují jejich pořadí v
novém textu:
Po nahrazení získáme výraz Praha historická. Stejný
princip lze použít také u delších frází a více skupin.
Funkce Najít a nahradit pracuje s podmínkami, které jí zadáme. V delším dokumentu ale nemusíme snadno odhalit, že stejný pojem označujeme několika různými výrazy. Copilot nám může pomoci tyto nejednotnosti najít a připravit seznam termínů, které následně ve Wordu zkontrolujeme a případně sjednotíme.
Sjednocení terminologie pomocí Copilotu
Představme si dokument, který vznikal postupně nebo na něm spolupracovalo více lidí. Pro stejný pojem se proto mohou v různých částech používat odlišná označení.
Nejprve otevřeme Copilot v podokně na pravé straně Wordu a požádáme ho, aby dokument zkontroloval. Zadáme například:
Projdi tento dokument a najdi případy, kdy se pro stejnou věc používají různé výrazy nebo různé podoby stejného termínu. Výrazy seskup, u každé skupiny doporuč jednu jednotnou variantu a stručně vysvětli proč.
Copilot nás může upozornit například na různá označení stejného produktu, oddělení nebo procesu. Výsledek nejprve projdeme a sami rozhodneme, které výrazy skutečně označují stejný pojem. Podobně znějící termíny totiž nemusí mít v konkrétním dokumentu totožný význam:
Vybranou skupinu výrazů následně sjednotíme pomocí nástroje Najít a nahradit. Pomocí Ctrl + H otevřeme příslušné okno. Do pole Najít zadáme původní variantu a do pole Nahradit čím zvolený jednotný termín:
Před použitím tlačítka Nahradit vše několik nalezených výskytů projdeme jednotlivě. Ověříme tak, zda má hledaný výraz ve všech případech význam, který chceme nahradit.
Copilot můžeme využít také při přípravě složitějšího vyhledávání pomocí zástupných znaků. V zadání výslovně uvedeme, že potřebujeme vzor pro Microsoft Word se zapnutou volbou Použít zástupné znaky. Navržený výraz nejprve vyzkoušíme pomocí Najít na několika příkladech a až poté jej případně použijeme při hromadném nahrazování.
Shrnutí lekce
Pro rychlé hledání v dokumentu používáme Najít, při podrobnější práci pak Rozšířené hledání. Vyhledávání můžeme zpřesnit podle velikosti písmen, celých slov, formátu nebo pomocí zástupných znaků. Funkce Nahradit umožňuje hromadně měnit text i jeho formát a se zástupnými znaky můžeme měnit také pořadí zachycených částí textu. Copilot nám může pomoci odhalit nejednotnou terminologii a připravit výrazy k následné kontrole ve Wordu.
V následujícím kvízu, Kvíz - Odrážky, číslování a základní vyhledávání v MS Word, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
