Lekce 9 - Najít a nahradit v aplikaci MS Word

V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 8. lekci Word pro začátečníky, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

Tato lekce bude zaměřena na funkci Najít a nahradit, která umožňuje v dokumentu vyhledávat textové řetězce a v případě potřeby je hromadně upravovat nebo nahrazovat.

Toto téma je důkladně popsáno ve článcích pro pokročilé, neboť vyhledávání i nahrazování využívá různé zástupné symboly a znaky, kterých je veliká spousta a jen jejich správná kombinace někdy vede k vysněnému cíli.

Tady si ukážeme skutečné základy, princip a možnosti této funkcionality, avšak zazní i něco, co jinde zatím nepadlo. Následně není nic lepšího než plynule navázat čtením výše inzerovaných článků.

Hledání v dokumentu

Funkcionalita Najít a nahradit dokáže přesně to, co by se z jejího názvu dalo očekávat. Hledání a nahrazování jsou však dva samostatné procesy a nemusí být vlastně vůbec spojeny. Projdeme si nejprve detaily ohledně vyhledávání.

Základní vyhledávání

Základní okno pro vyhledávání má tvar sloupce, který se rozprostírá na levé straně obrazovky, tak jako na obrázku níže:

Vyvoláme ho z karty Domů – Úpravy – Najít, nebo přes Ctrl + F. V základním nastavení funguje velice jednoduše – napíšeme slovo a veškeré výskyty tohoto slova (může být jen částí slova jiného) se zobrazí. Vidíme i jejich kontext a kliknutí na dlaždici nás odkáže na tu část textu, kde se slovo nachází.

Z nějakého důvodu jsem si toto vyhledávání nikdy neoblíbil, přišlo mi takové těžkopádné a raději jsem využíval jiné možnosti. Časem ale přibyly nové možnosti a toto vyhledávání získalo na kvalitě. Mezi tyto možnosti (ať už nové či staré) patří tři následující body.

Možnosti vyhledávání

Kliknutí na lupu či šipku zvýrazněné na prvním obrázku se nám otevře možnost aktivovat Možnosti. Tyto možnosti sice nestaví tento druh vyhledávání na stejnou úroveň, jakou nabízí rozšířené vyhledávání, které si představíme níže (a které se spouští tlačítkem hned pod tímto), ale možnosti dozajista rozšiřuje.

Máme zde třeba klasické upřesnění vyhledávání – (ne)rozlišování malých a velkých písmen, hledání jen celých slov a ignorování interpunkčních znamének.

Dále pak zde nacházíme možnosti rozlišování předpon a přípon, tj. hledá daný řetězec jen pokud se nachází na začátku/na konci slova, uprostřed slova ho ignoruje.

Do třetice všeho dobrého tu najdeme možnost zástupných znaků. O zástupných znacích si povíme více ve druhé polovině článku.

Hledat objekty

Ještě níže pod zvýrazněnou šipkou se nabízí možnost vyhledávání objektů, a to konkrétně Grafiky, tabulky, rovnice, poznámky pod čarou a komentáře.

Funguje to jednoduše, navolíte ty objektu a malými šipečkami procházíte k dalším nebo se vracíte zpět, hezky jeden po druhém, pokud jsou v dokumentu přítomny.

Nadpisy a Stránky

Tato možnost souvisí s vyhledáváním dost okrajově, nicméně stále se nachází v levém sloupci Navigace. Jde o možnost prohlížení dokumentu souhrnně.

První vidíme Nadpisy, což je vlastně osnova dokumentu podle hierarchie nadpisů (Nadpis 1, Nadpis 2 atd.). Jde o efektivní způsob procházení dokumentu. Něco velmi podobného dostaneme, pokud vygenerujeme seznam stránek – obsah. O tvorbě obsahu se budeme bavit zanedlouho.

Stránky jsou miniatury stránek dokumentu a slouží k velmi hrubému přehledu nebo k cestování na konkrétní stranu. Žádné další možnosti, například skryté pod pravým tlačítkem myši, už tu nejsou.

Pokročilé vyhledávání

Pokročilé vyhledávání najdeme o kousek vedle, pod Domů – Úpravy – Najít – Rozšířené hledání. Na první pohled vypadá až příliš stroze, to proto, že možnosti jsou skryté pot tlačítkem Více.

Vidíme tu úplně stejné vyhledávací možnosti, jako u předchozího hledání. Rozdíl je v tom, co je ještě o řádek níže – toto hledání totiž umožňuje vyhledávání podle formátu.

Tento malý rozdíl ve skutečnosti je rozdílem klíčovým. Hledání podle formátu je hledáním podle toho, jak text vypadá, ne jaký má obsah. Můžeme zde vyhledávat podle libovolné kombinace formátů, může být použito vše, co je dostupné z vybraného menu:

Klasickým příkladem je vyhledávání tučného písma, písma určitého stylu, případně kombinace obsahu a formátu.

Zástupné znaky

Zástupné znaky jsou znaky, které zastupují znaky jiné, neznámé nebo nepodstatné. Představme si třeba, že jsme neměli zrovna nejlepší den a chceme se ujistit, zda jsme skutečně ve slově „být“ použili všude ypsilon. Budete tedy vyhledávat b?t. Přirozeně to povede ke všem slovům, která mají na začátku „b“, pak jeden znak a pak „t“, tedy třeba i bát, bot, atd. Pointou je, že se vyhledává konkrétní sekvence s jedním neznámým znakem uprostřed.

Aby to bylo jednoznačné – zástupným znakem pro jeden neznámý symbol je otazník ?. Druhým zástupným symbolem, který se dnes naučíme, je hvězdička *. Ta slouží pro jakýkoliv počet neznámých znaků včetně možnosti, že žádný znak tam není.

Zadáme-li do vyhledávání b*t, klidně můžeme ve výsledcích objevit i výraz „bt“, stejně tak ovšem třeba výraz „bramborák je v Česku oblíbený recept“, protože i toto splňuje podmínku počátečního „b“, následného libovolného počtu znaků a koncového „t“.

Nyní tedy už dokážete nalézt více než jen konkrétní text. Pro další možnosti (a že jich není málo) zavítejte do článků pro pokročilé.

Nahrazování

Pokud už v textu něco najdu a je tam nějaký nedostatek, mohl bych se pokusit tento nedostatek odstranit, a to tak, že v ideálním případě hromadně, pro celý text najednou.

K tomu slouží funkcionalita Nahradit, která opět funguje jak na obsah, tak i na formát. Otevřeme ji přes kartu Domů – Úpravy – Nahradit nebo klávesy Ctrl + H. Můžeme tím nahrazovat slova i jejich formát – třeba udělat konkrétní slovo v celém textu tučně.

Vyplníme otevřené okno následujícím způsobem:

Takto zajistíme, že všechny výrazy „novák“ budou nyní začínat velkým písmenem. Nebo takto:

čímž zajistíme, že veškeré hlavní nadpisy budou nyní i dvakrát podtržené.

Chování okna

Pokud jste možnost Najít a nahradit už párkrát využili, možná jste si všimli, že okno se chová tak trochu „neposedně“. Pokud přepínáte mezi okny (např. Alt + Tab), tak okno NaN je tam dokonce vidět jako samostatné a můžete si třeba zobrazit prohlížeč a přes něj toto okno, ovšem pozor, stále má vliv na soubor, ve kterém bylo otevřeno.

Pokud vyhledáváme ve více souborech najednou, může se toto okno stát poněkud otravným, ale příliš se s tím dělat nedá. Vždy je dobré si zkontrolovat, které okno je aktivní a vyhledává či nahrazuje se v něm – pokud máme okna vedle sebe, nemusí to být vždy to, nad kterým je nabídka NaN zobrazena.

Prohození slov

Ačkoliv tento článek je tematicky předskokanem článků pro pokročilé, chronologicky vzato byl napsán později a stalo se mi, že jsem se mezi tím dozvěděl o jedné zajímavé možnosti, která předtím nezazněla, tak ji zmíním tady. Jde o možnost prohození slov.

Z výrazu historická Praha snadno uděláme výraz Praha historická (který je archaický, někdy se hodit může). Do řádku Najít vyplníme slova do závorek a do řádku Nahradit výrazy se zpětnými lomítky, které určují nové pořadí. Vše potvrdíme tlačítkem:

Slova jsou nyní v novém, obráceném pořadí. Takto lze pracovat i s delšími frázemi a upravovat i malá a velká písmena, ale to už jde nad rámec této lekce. Jen je třeba vždy zaškrtnou použití zástupných znaků, neboť zpětná lomítka mezi ně spadají.

V následujícím kvízu, Kvíz - odrážky, číslování a základní vyhledávání v MS Word, si vyzkoušíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.