Lekce 8 - Práce se styly v Microsoft Wordu

V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 6. - 7. lekci Základů Microsoft Wordu, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V tomto Microsoft Word tutoriálu se seznámíme se styly. Ukážeme si práci s přednastavenými styly, vytvoříme vlastní styl nadpisu podle vzoru používaného na našem webu a vysvětlíme si, jak připravené styly uchovat pro další dokumenty.

Práce se styly

Styl je sada předem definovaných vlastností formátování, kterou můžeme na text použít najednou. Styly nám usnadňují práci s nadpisy, běžným textem a dalšími částmi dokumentu. U nadpisů navíc obvykle používáme několik úrovní, abychom vytvořili přehlednou strukturu.

Podívejme se například na nadpisy článků na našem webu. Hlavní nadpis je výraznější než běžný text a také nadpisy jednotlivých částí mají jednotný vzhled. Podobného výsledku můžeme dosáhnout i v Microsoft Wordu. Místo ručního nastavování stejných vlastností u každého nadpisu použijeme styl.

Práce se styly se dělí na použití existujících stylů a tvorbu vlastních stylů.

Existující styly

Styly najdeme na kartě Domů ve skupině Styly:

Galerii existujících stylů rozbalíme pomocí zvýrazněné šipky. Ani rozbalená galerie však nemusí obsahovat všechny dostupné styly.

Styl Normální

Základním stylem běžného textu je styl Normální. Nový text v dokumentu obvykle píšeme právě tímto stylem, pokud jsme nezvolili jiný. Jeho konkrétní vzhled se může lišit podle použité šablony a motivu dokumentu.

Styl můžeme doplnit také ručním formátováním. Pokud například části textu nastavíme tučný řez, změníme pouze vzhled vybraného textu. Samotná definice stylu Normální se tím nezmění.

Styl Normální využijeme také tehdy, když chceme odstavci znovu přiřadit základní vzhled dokumentu. Pokud ale text obsahuje ručně nastavené formátování, samotné přiřazení stylu nemusí všechny tyto úpravy odstranit. V takovém případě můžeme nejprve použít příkaz Vymazat veškeré formátování a potom požadovaný styl znovu přiřadit.

Aplikace stylů

Odstavcový styl použijeme jednoduše tak, že umístíme kurzor kamkoli do odstavce a klikneme na požadovaný styl. Word potom naformátuje celý odstavec. Chceme-li stejný styl použít na více odstavců současně, nejprve je označíme.

Ve Wordu rozlišujeme několik typů stylů. Odstavcové styly formátují celý odstavec a mohou určovat například písmo, zarovnání, odsazení, řádkování nebo mezery. Znakové styly používáme pouze na označenou část textu, například na slovo nebo větu. Některé styly jsou propojené a podle způsobu použití mohou ovlivnit celý odstavec nebo jen vybraný text. Word nabízí také styly pro seznamy a tabulky.

Nový styl

Pokud nám předdefinovaná sada stylů nestačí, můžeme vytvořit vlastní. Klikneme na možnost Vytvořit styl a v otevřeném okně zvolíme Změnit:

Alternativně můžeme použít klávesovou zkratku Alt + Ctrl + Shift + S a potom zvolit Nový styl. V obou případech se otevře dialogové okno, ve kterém nový styl nastavíme:

Základní nastavení stylu

Do pole Název zadáme výstižné pojmenování stylu. Pro naši ukázku použijeme název ITNadpis1.

V poli Typ stylu ponecháme hodnotu Odstavec. Tento typ se hodí pro formátování celých bloků textu a nadpisů, což v našem případě potřebujeme.

Návaznost na ostatní styly

Možnost Styl založený na určuje, ze kterého existujícího stylu nový styl převezme výchozí vlastnosti. Nemusíme tak nastavovat všechny parametry od začátku. Náš styl založíme na stylu Normální a upravíme pouze vlastnosti, které potřebujeme změnit.

Pomocí možnosti Styl následujícího odstavce určíme styl, který Word automaticky použije po stisknutí klávesy Enter. Protože vytváříme styl nadpisu a pod ním chceme pokračovat běžným textem, zvolíme opět styl Normální.

Vzhled nadpisu

V prostřední části dialogového okna najdeme známé možnosti formátování písma a odstavce. Pro náš nadpis zvětšíme písmo, použijeme tučný řez, nastavíme šedou barvu a zarovnání vlevo.

Nakonec doplníme modrou čáru vlevo. V levé dolní části okna rozbalíme nabídku Formát, která zpřístupní podrobnější nastavení písma, odstavce, ohraničení a dalších vlastností:

Zvolíme možnost Ohraničení. V našem případě nastavíme pouze levé ohraničení. Vybereme modrou barvu, větší tloušťku čáry a v náhledu aktivujeme levý okraj:

Tím je vlastní styl připravený. Nadpis nyní vypadá podobně jako nadpis používaný na našem webu. Jde pouze o zjednodušenou variantu, takže se některé detaily mohou lišit:

Efektivní práce se styly

Jednou vytvořený styl můžeme kdykoli upravit. Klikneme na něj pravým tlačítkem a zvolíme Změnit. Po potvrzení se nová definice projeví ve všech částech dokumentu, ve kterých je daný styl použitý.

Právě možnost hromadně změnit vzhled celého dokumentu patří mezi hlavní výhody stylů. U delšího textu proto jednotlivým částem průběžně přiřazujeme odpovídající styly. Pokud později změníme například vzhled hlavních nadpisů, nemusíme upravovat každý z nich samostatně.

U delších dokumentů se vyplatí systém stylů promyslet co nejdříve. Důležité je určit, které části dokumentu mají stejný význam a mají proto používat stejný styl, například hlavní nadpisy, podnadpisy, běžný text nebo poznámky.

Uložení stylů do šablony

Vlastní styl vytvořený v dokumentu se automaticky neobjeví ve všech dalších nových dokumentech. Pokud chceme stejnou sadu stylů používat opakovaně, můžeme připravený dokument uložit jako šablonu Wordu.

Vlastní šablona se hodí například pro seminární práce, firemní zprávy nebo jiné dokumenty, ve kterých opakovaně používáme stejné formátování.

Otevřeme Soubor → Uložit jako a jako typ souboru zvolíme Šablona Wordu (.dotx). Do šablony se spolu s dalším nastavením dokumentu uloží také naše vlastní styly. Když později vytvoříme nový dokument z této šablony, budeme mít připravené styly ihned k dispozici.

U delšího dokumentu nestačí jen zvolit pěkné písmo. Důležité je také určit, které části dokumentu mají mít stejný význam a vzhled – například hlavní nadpisy, podnadpisy, běžný text nebo poznámky. Copilot nám může pomoci navrhnout jednoduchý a konzistentní systém stylů podle typu dokumentu. Nyní si ukážeme postup, jak pomocí Copilotu připravit návrh struktury stylů pro konkrétní dokument.

Návrh struktury stylů pomocí Copilotu

Nejprve si ujasníme, jaký dokument vytváříme. V našem příkladu budeme připravovat delší firemní zprávu, která obsahuje hlavní název, několik úrovní nadpisů, běžný text a krátké poznámky.

Otevřeme Copilot v podokně na pravé straně Wordu a zadáme například:

Navrhni jednoduchý a konzistentní systém stylů pro delší firemní zprávu. Dokument obsahuje hlavní název, hlavní kapitoly, podkapitoly, běžný text a krátké poznámky. U každé části navrhni, jakou má mít úlohu a jak se má vizuálně lišit. Použij maximálně pět různých stylů a zachovej střídmý profesionální vzhled.

Copilot může navrhnout například samostatný styl pro název dokumentu, nadpis první úrovně, nadpis druhé úrovně, běžný text a poznámku. U jednotlivých částí může doporučit rozdílnou velikost písma, řez, barvu nebo mezery:

Výsledek bereme jako návrh. Zkontrolujeme především, zda jednotlivé úrovně dávají smysl a zda dokument neobsahuje zbytečně mnoho různých stylů. Pokud je návrh příliš složitý, můžeme pokračovat například:

Zjednoduš návrh tak, aby dokument používal pouze jeden styl běžného textu, dvě úrovně nadpisů a jeden styl poznámky. Zachovej jasnou vizuální hierarchii.

Podle výsledného návrhu následně využijeme existující styly Wordu nebo vytvoříme vlastní. Pokud například Copilot doporučí dvě úrovně nadpisů, můžeme jim přiřadit styly Nadpis 1 a Nadpis 2 a jejich vzhled podle potřeby upravit.

AI nám tedy pomůže především s návrhem systému a hierarchie stylů. Samotné styly následně nastavíme ve Wordu, díky čemuž zůstane formátování celého dokumentu jednotné a snadno upravitelné.

Shrnutí lekce

Styl je sada předem definovaných vlastností formátování, kterou můžeme opakovaně použít na text. Odstavcové a znakové styly nám pomáhají udržet jednotný vzhled různých částí dokumentu a změna definice stylu se může projevit ve všech jeho použitích. Vlastní styly můžeme spolu s dokumentem uložit do šablony .dotx a využívat je také v dalších dokumentech. Copilot nám může pomoci navrhnout vhodný systém a hierarchii stylů.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 8. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.