Lekce 3 - Klávesové zkratky a využití myši v aplikaci Excel 2

V minulé lekci, Klávesové zkratky a využití myši v aplikaci Excel 1, jsme si představili první příklad využití pokročilejších funkcí Excelu v podobě jednoduchého makra.

Dnes si představíme další zkratky a možnosti šíření vzorců a formátování.

Rozšíření znalostí z minulé lekce

Než se dostaneme k úplně novému tématu, rád bych uvedl dvě věci, které se do minulé lekce nevešly, ale úzce s ní souvisí.

• První poznatek zní, že chceme-li se pohybovat po horní liště čistě za pomoci klávesnice, a z minulé lekce víme, že tuto funkci zahajujeme stisknutím levého Alt, nemusíme úplně řešit zobrazená písmena a používat je jako klávesové zkratky, jelikož se ve stejnou chvíli aktivuje i možnost využití kurzorových kláves, která může být nakonec pohodlnější.
• Stiskneme tedy Alt a pak pokračujeme → a následně ↓, a nakonec opět → / ←. V momentě, kdy se dostaneme na požadovanou pozici a naše volba je zvýrazněna tmavě šedým podbarvením, stiskneme Enter a tím ji aktivujeme, nebo rozbalíme menu s jejími podrobnějšími možnostmi.

• Druhý poznatek se týká využití kombinace Ctrl + Shift + Mezerník. Je dobré tuto kombinaci použít pro prostý výběr buněk v souboru, ale ještě více vhod přijde při výběru oblasti buněk v rámci nějaké funkcionality, namátkou výběr dat pro kontingenční tabulku, rozšířený filtr nebo třeba podmíněné formátování. V takové situaci máte bílé pole na vložení adresy aktivních buněk (jeden z příkladů je na obrázku níže) a celé pole (říkejme mu tabulka) vybereme právě pomocí této kombinace kláves.

Obrázek č.1

Obrázek č.2

Další možnosti usnadnění ovládání Excelu

Nyní nadešel čas na další a další zkratky. Ty budou rozděleny do několika skupin.

Výběr oblasti buněk

Pro výběr vyplněné oblasti buněk jsme se již patřičné klávesové zkratky používat naučili. Určitě se nám budou hodit Ctrl , Shift , Mezerník a kurzorové klávesy. Nová možnost jejich kombinace je Ctrl + Mezerník, která vybere celý sloupec na dané listě, a její příbuzná kombinace Shift + mezerník, která vybere celý řádek. Oboje bez ohledu na vyplněné či nevyplněné buňky.

Zajímavou otázkou pak je, jak vybrat najednou úplně všechny buňky na dané listě. Variant je překvapivě mnoho, hlavně vzhledem k tomu, že taková operace nemá zas takové praktické využití, jelikož typicky se editují buňky jen v nějaké vybrané dostupné oblasti a co je daleko v pravém dolním rohu nás moc netrápí. Ale přesto.

Možnost číslo jedna je dvojnásobné stisknutí kombinace Ctrl + Shift + Mezerník. Pokud máme tedy aktivní buňku někde v prázdné oblasti, postačí tato kombinace jednou, jsme-li směrem vlevo nahoru od nějakých vyplněných buněk, je třeba Mezerník použít dvakrát. Úplně stejnou funkci v Excelu má i Ctrl + A, jsou to ekvivalenty.

Za zmínku stojí i situace, kdy jednu z těchto kombinací použiji v případě, kdy je aktivovaná buňka A1. Následně, pokud je v listu něco vyplněno, se aktivuje pouze oblast od počátku souřadnic do poslední vyplněné buňky a opětovné použití klávesové zkratky už nic neudělá, zkrátka v takové situaci není možné touto cestou vybrat všechny buňky.

Máme ale dvě jiné možnosti. Buď zadáme postupně Shift + Mezerník a ihned poté Ctrl + Mezerník (případně v opačném pořadí), nebo využijeme myš a klikneme na obdélníček vlevo od „A“ a nahoru od „1“, jak indikuje následující obrázek:

Distribuce obsahu a formátu

Prozatím jsme se učili, jak vybírat již vyplněné nebo nevyplněné buňky. Teď se přesuneme k možnosti vyplnit buňky obsahem (a případně formátem) na základě jiné již vyplněné buňky.

V následujícím příkladu budu využívat buňky vyplněné neznámou funkcí, prozatím je totiž jedno, čím buňky vyplňujeme, důležité je, že jde o nějaký excelovský vzorec. Detailněji si řadu vzorců a také jejich adresování probereme v dalších lekcích.

Výchozí situace je tedy následující:

V této situaci chci logicky vzorec aplikovat na zbývající buňky odpovídající hodnotám 2 až 10. Triviálním řešením je vzorec zkopírovat a ručně ho vkládat do nových buněk. To je technicky možné, ale velice nepraktické a my se přece chceme naučit něco lepšího.

Máme k dispozici myš a z minulé lekce víme, jak funguje ohraničení aktivní buňky. Nyní se seznámíme s tím malým zeleným čtverečkem, který na nás nesměle svítí z pravého dolního rohu, pro připomenutí se podívejte na následující obrázek:

Tento čtvereček se používá právě k aplikaci (roztažení) vzorce na nové buňky. Označíme tedy buňky se vzorcem, chytneme je za pravý dolní roh a stáhneme směrem dolů tolik řádků, kolik je třeba. Stejné funkcionality pak lze dosáhnout i tak, že na čtvereček dvakrát klikneme.

Pouze musíme počítat s omezením, že vzorce se dvojklikem aplikují jen pokud bezprostředně přiléhají k vyplněnému sloupci nalevo od nich, a to na tolik řádků, kolik je nalevo od nich vyplněno.

V našem případě dostaneme následující výsledek:

Teď si ovšem vezměme tabulku podobnou, leč přece jen mírně odlišnou, jelikož obsahuje formátování. Upozorňuji, že tabulka slouží k demonstraci některých funkcí, ale sama o sobě je dost nevzhledná a doufám, že takhle by ji nikdo reálně naformátovat nechtěl.

Každopádně, po použití postupu popsaného výše (ať už tažení, nebo dvojklik), získáme tento výsledek:

Výsledek není uspokojivý, protože tento postup slouží k distribuci vzorce i formátu buňky najednou. V tomto případě to ovšem vedlo k porušení formátování, jinými slovy - tento postup je nevhodný. Vrátíme se tedy na začátek, kdy máme vyplněnou jednu buňku se vzorcem a naformátovanou tabulku. Vzorec dostaneme do ostatních buněk novou metodou, která ignoruje formátování.

Tato metoda spočítá v použití kombinace Ctrl + Enter. Postup se zde mírně liší. Nejprve musíme vybrat všechny buňky, kam se má vzorec dostat a tu, kde už je – v našem případě jednoduše deset buněk ve druhém sloupci, ve složitějších případech je třeba zapnout mozkové závity a oblast vybrat s použitím kláves Ctrl, Shift atd.

Pozor, buňka se vzorcem musí být vybrána jako první.

Následně buňku se vzorcem aktivujeme (klikneme do řádku vzorců nebo stiskneme F2) a pak konečně Ctrl + Enter. Tím je dílo dokonáno.

Ctrl + Enter je jedna z těch klávesových zkratek, která odlišuje začátečníky od pokročilejších uživatelů, proto s ní strávíme ještě trochu času. Může nám pomoci použít vzorec na nesouvisející, nesousedící buňky. Třeba jako v situaci na následujícím obrázku:

Kde v buňce E4 je vzorec spočívající v desetinásobku čísla ve vedlejším sloupci, tedy 10*1 = 10. Pro zbylá čísla chceme tento vzorec aplikovat též a chceme to udělat chytře. Opět opakuji, že takto jednoduchý vzorec se dá po listě rozšířit i jinou metodou, ale u složitější funkce už je jiná možnost prakticky vyloučena. Rovněž přiznávám, že takovéto rozložení buněk je krajně nelogické, nicméně jsme nyní zaměřeni na trénink, proto jsem list vytvořil tak, jak jsem ho vytvořil.

Postup je tedy takový, že vybereme myší všechny buňky, kam vzorec patří a taky tu, kde už vzorec je. Není úplně pravda, že tu musíme vybrat jako poslední, protože ve vybraných buňkách se můžeme pohybovat klávesou Tab, a tím si postupně buňku se vzorcem „nalistovat“.

Každopádně buňka musí být tou aktivní buňkou (má šedé ohraničení, ale uvnitř je bílá, na rozdíl od ostatních plně šedých), následuje stisknutí F2 a pak distribuce vzorce pomocí Ctrl + Enter.

Váš výsledek by pak měl být totožný s mým, viz:

Sdílení formátu buněk

Rovnou vidíme, že formátování první a ostatních buněk se liší a v tomto případě je škoda, že se formátování (zarovnání) neaplikovalo taktéž, nicméně pro nesouvislé buňky taková metoda prakticky neexistuje, a navíc spíše nastanou případy, kdy by to bylo ke škodě. Formát buněk upravíme ve stylu naší vzorové buňky E4 pomocí kopírování formátu, což je známá ikona „štětečku“ v sekci Domů – Schránka.

Co už o ní ovšem tak známo není je, že na nesouvislou oblast buněk se aplikuje pomocí dvojkliku – vybereme vzorovou buňku, dvojklikem aktivujeme onu ikonu a pak uplatníme na všechny buňky, kde je třeba, v neomezeném počtu. Nakonec zakončíme stiskem klávesy Esc.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1. - 3. lekci Excel pro pokročilé, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.