Java týden Body zdarma
Využij podzimních slev a získej od nás až 40 % bodů zdarma! Více zde
Pouze tento týden sleva až 80 % na Java e-learning!

Lekce 6 - Pokročilá práce s listy v aplikaci Excel 2

Unicorn College Tento obsah je dostupný zdarma v rámci projektu IT lidem.
Vydávání, hosting a aktualizace umožňují jeho sponzoři.

V návaznosti na předchozí článek, Pokročilá práce s listy v aplikaci Excel 1, v této lekci rozšíříme a prohloubíme znalost práce s více listy zároveň. Ukážeme si, jak hromadně měnit vlastnosti oušek listů a pak hlavně jak měnit formát nebo obsah v buňkách na více listech zároveň.

Výběr skupiny aktivních listů

Už víme, že pro simultánní výběr nesousedících prvků (souborů, buněk, oušek listů,…) se používá klávesa Ctrl. Toho tedy využijeme i tady. Pokud chceme měnit vlastnosti třeba prvního, třetího a čtvrtého ouška listu, vybereme tyto tři kliknutím myši při současném stisku klávesy Ctrl. Dostaneme následující výsledek:

Při výběru souvislé oblasti se naopak uplatňuje Shift. Klikneme na List2, přidržíme Shift a klikneme na List4 - tím se nám vybere souvislá řada listů od 2 do 4, což samozřejmě funguje i na jakoukoliv jinou kombinaci listů a zároveň téhož můžeme dosáhnout i pomocí klávesy Ctrl, jen je to pracnější, a proto v této situaci nevýhodné. Speciální situací je, když potřebujeme aktivovat úplně všechny listy najednou. K tomu slouží příkaz pravým tlačítkem myši, viz následující obrázek:

Zrušení výběru

Také může nastat situace, že některý z vybraných listů vybrat vlastně nechceme, ale nechceme ani zrušit celý výběr. Třeba chceme vybrat 11 listů z 12 a tak přímá cesta vede přes výběr všech listů a zrušení toho jednoho. K domu opět použijeme Ctrl, kdy současně klikneme na už vybraný jeden list a jeho výběr se tak zruší.

Druhou možností zrušení výběru je pak Shift, který pracuje trochu složitěji - a to tak, že: zruší výběr všech listů mezi aktivním listem a listem, na který právě klikneme. Ale není to žádná raketová věda. Ctrl a Shift dělají totiž s listy totéž, pokud jsou nebo nejsou vybrány, jde o inverzní operace.

V situaci, kdy jsou všechny listy aktivní (ať už toho bylo dosaženo jakkoliv), lze zrušit jejich výběr snadněji, stačí kliknout na kterýkoliv z nich a tím se výběr vícero listů zruší.

Aktivní list

V každé skupině aktivních listů musí být jeden hlavní, což je ten, který je graficky zvýrazněný a jehož obsah je zobrazen v buňkách.

Mezi aktivními listy vybíráme ten hlavní nejsnáze pomocí myši, jednoduše vybíráme levým tlačítkem mezi těmi aktivními, a to i v případě, kdy máme nesouvislý výběr, třeba jako na následujícím obrázku:

Pokud omylem klikneme na nevybraný list, tak celý výběr ztratíme a zbude jen ten jeden aktivní. Totéž se stane, pokud máme vybrané všechny listy, pak nelze na nic kliknout, neboť by to taktéž vedlo ke ztrátě výběru. V takovém případě hlavní listy vybereme tím druhým možným způsobem, a to je použití Ctrl + PgUP / PgDown.

Úprava formátu

Jedním z důvodů, proč bychom vůbec více listů najednou vybírali, je hromadná úprava jejich vzhledu.

Ouška listů

Tento výukový obsah pomáhají rozvíjet následující firmy, které dost možná hledají právě tebe!

Jedna z možností je úprava oušek listů, třeba jejich barvy. Vybereme tedy zároveň libovolný počet listů a na kterýkoliv z nich klikneme pravým tlačítkem a najdeme volbu barva ouška. Další operací, pro kterou se hromadný výběr hodí, je například Odstranění listů, pomocí níž můžeme odstranit třeba skoro všechny listy najednou.

Další smysluplnou operací s hromádkou listů je vložení listu. To na první pohled nemusí dávat smysl, ale věřte, že dojde k vložení tolika listů, kolik jich je aktivních – chcete-li tedy vložit tři nové listy najednou, nejlepší je vybrat tři listy existující a pak přistoupit k vložení nových.

Obdobně provedeme hromadou operaci Přesunout nebo zkopírovat - opět s využitím faktu, že se vtahuje na všechny vybrané listy najednou.

Poslední operací, která je smysluplná při hromadném výběru listů, je funkce Skrýt pro schování vícero listů naráz.

Formát buněk

Častějším důvodem k výběru listů je hromadná úprava formátu buněk. Praktickým příkladem je třeba příprava tabulky (zatím bez dat) pro několik období najednou s tím, že data se do ní budou postupně doplňovat později. To nám přirozeně může ušetřit hodně času. Alternativou je příprava tabulky na jednom listě a pak její zkopírování na další listy nebo zkopírování listů celých, to je ale většinou ta komplikovanější z možností.

Dá se toho docílit i jednodušším způsobem, který je následující:

  • Vybereme požadované listy
  • Aplikujeme formátování

Obrazovka pak vypadá jako na následujícím příkladu. Všimněme si hlavně spodní části, kde jsou ouška listů s charakteristickým zdůrazněním a také horní lišty, kde oproti normálu přibylo slovo Skupina – to se stane pokaždé, když vybereme skupinu listů a slouží to jako připomenutí tohoto faktu, neboť tím získáme možnost upravovat více listů zároveň, a to s sebou nese riziko, že na hromadný výběr po chvíli zapomeneme a poškodíme si úpravami obsah některých listů.

Jednu věc je ovšem třeba mít na paměti. I když upravujeme více listů najednou, tak se listy chovají poměrně inteligentně a nezávisle, takže pokud použijeme nástroj Kopírovat formát a na aktivním listu vidíme např. buňku se žlutým zvýrazněním, ale na jiných listech je zvýraznění jiné, tak se použije pro každý list to, které je na buňce se stejnou adresou.

Pokud je tedy například na prvním listě buňka C4 žlutá a na druhém listě buňka C4 modrá, tak pokud vybereme tyto dva listy zároveň a zkopírujeme formát z C4 do D4, tak na jednom listu bude D4 vyplněna žlutě a na druhém modře, přestože se to stalo najednou. To je zároveň výhoda i nevýhoda, jde o to to vhodně využít.

Obsah buněk

Stejně jako formát se dá hromadně upravovat i to, co je v buňkách obsaženo.

Text

Pokud chceme do buněk na více listech vložit text, postupujeme stejně jako při úpravě formátu.

Při rozšiřování řad platí opět upozornění na nezávislost listů. Řady jsme ještě neprobírali, ale vězte, že pokud napíšete do buněk pod sebou čísla 1, 2 a 3 a pokusíte se buňky rozšířit zatažením za pravý dolní roh, tak řada bude pokračovat do nových buněk s logickým přírůstkem, v tomto případě samozřejmě +1.

Jsou-li na více různých listech různé řady a my je rozšíříme pomocí výběru více listů najednou, rozšiřuje se každá řada svým vlastním přírůstkem. Řadám bude věnován samostatný článek, výše popsaný fakt si nyní pouze ukážeme na souhrnném výřezu:

Funkce

Samostatnou kapitolou je používání funkcí na více listech.

Vložíme-li nějakou funkci, třeba Součet a vybereme buňky, kterých se součet týká, dostaneme pro každý list výsledek odpovídající součtu buněk na téže adrese pro každý list zvlášť. A to včetně možnosti, že výsledek bude nula, protože se v oblasti nenachází nic nebo jen nečíselné hodnoty.

Toto použijeme, pokud chceme součet pro každý list zvlášť. Co když ale chceme vidět na jednom listu součet napříč listy? Například součet buněk A2 ze všech pěti listů se zobrazením výsledku v buňce A1 na prvním listu?

Toho docílíme následujícím postupem:

  • na prvním listě v buňce A1 otevřeme vzorec =SUMA(
  • klikneme na buňku A2 na prvním listu, získáme =SUMA(A1
  • s přidržením Shift klikneme na List5 a tam na pole A2, získáme =SUMA('List1:List5'!A1
  • potvrdíme klávesou Enter

Tento postup je aplikovatelný na všechny funkce napříč listy. Obecná struktura takového vzorce je =FUNKCE('první_list:poslední_list'adresa_buňky).

Několik moudrých rad

Výše popsané postupy se dají ještě vylepšit zohledněním následujících faktů:

  • Sdružování listů lze ovládat bez myši správným kombinováním kláves Shift, Ctrl a PgUp / PgDown. Kombinace kláves Ctrl + Shift + PgUp například přidá do výběru následující list a přes Ctrl + PgUp / PgDown mezi nimi vybíráme ten hlavní
  • K hromadnému výpočtu napříč listy slouží i speciální nástroj Sloučit, který nalezneme na kartě Data – Datové nástroje – Sloučit. Jeho použití je intuitivní a pro součet buněk A1 na prvních třech listech jeho vyplnění ilustruje přiložený obrázek. Kromě součtu obsahuje i další číselné operace jako průměr, počet, směrodatná odchylka apod. Výsledkem je pevné číslo, nikoliv funkce.
  • Se vzorci napříč listy lze pracovat efektivněji pokud využijeme Pojmenované oblasti, o kterých pak pojednává Lekce 4
  • U vzorců obecně není problém přepínat mezi listy a dohledávat buňky ručně, takže pokud chcete sečíst několik čísel na různých adresách, není to žádný velký problém zpracovat manuálně.
  • Excel celkově vzato podporuje práci s více listy zároveň i kombinování listů (viz graf, který se může nacházet jinde než jeho data), ale narážíme i na výjimky, jako třeba rozšířený filtr, kde kombinování listů není úplně snadné

V příští lekci, Vzorce, funkce a adresování v aplikaci Excel 1, si ukážeme ještě několik drobností ohledně listů a hlavně načneme téma adresování, které je prerekvizitou ke studiu pokročilejších funkcí, kterým se budeme věnovat posléze.


 

 

Aktivity (4)

 

 

Komentáře

Děláme co je v našich silách, aby byly zdejší diskuze co nejkvalitnější. Proto do nich také mohou přispívat pouze registrovaní členové. Pro zapojení do diskuze se přihlas. Pokud ještě nemáš účet, zaregistruj se, je to zdarma.

Zatím nikdo nevložil komentář - buď první!