November Black Friday C/C++ week
Black Friday je tu! Využij jedinečnou příležitost a získej až 80 % znalostí navíc zdarma! Více zde
Pouze tento týden sleva až 80 % na e-learning týkající se C/C++

Lekce 4 - Správa pojmenovaných oblastí a práce s listy v Excelu

Unicorn College Tento obsah je dostupný zdarma v rámci projektu IT lidem.
Vydávání, hosting a aktualizace umožňují jeho sponzoři.

V minulé lekci, Klávesové zkratky a využití myši v aplikaci Excel 2, jsme si ukázali další možnosti využití klávesových zkratek a myši. V dnešní lekci toto téma dokončíme, dále probereme Správce názvů a načneme téma práce s listy v Excelu.

Uzavření klávesových zkratek

Klávesových zkratek existuje v Excelu celá řada, někdo říká, že jich je kolem 500, dost možná i víc. Naučíme se přece jen ještě některé z těch důležitějších nebo zajímavějších a další pak budou zmiňovány v jiných lekcích spíše průběžně, protože další samostatný článek na toto téma už by asi příliš záživným nebyl.

Tak tedy:

  • Do buňky A1 se nejlépe dostaneme pomocí Ctrl + Home
  • Mezi listy v souboru se přesouváme pomocí Ctrl + PgUp / PgDown
  • Samotné klávesy PgUp / PgDown slouží k posouvání obrazovky nahoru/dolů na další řádky
  • Máme-li označenu nějakou buňku, ale na obrazovce ji nevidíme, dostaneme ji na obraz kombinací Ctrl + Backspace
  • Vyplnění buňky obsahem se potvrzuje buď klávesou Enter, která nás posune o řádek dolů, nebo klávesou Tab, která nás posune o sloupec doprava
  • Aktuální datum do buňky vložíte kombinací Ctrl + ;

U klávesových zkratek se nebojte experimentovat, kombinujte výše zmíněné klávesy novými způsoby a sami objevujte, jaký to má efekt.

Nesouvislé oblasti buněk můžete vybrat i tak, že držíte Ctrl a myší vybíráte, co potřebujete.

Můžete tak třeba vykouzlit i podobný tvar:

Přibalím-li do výběru ještě jednu buňku, ve které je nějaký obsah a pak stisknu F2 a následně Ctrl + Enter, tak se každá z označených buněk vyplní daným obsahem. Upravím-li formát, projeví se tato změna rovněž na všech vybraných buňkách zároveň.

Pojmenování oblastí

Vypisovat zkratky bych tedy mohl donekonečna, ale pojďme se raději posunout o něco dál. S vybranou oblastí (a znovu, oblastí se rozumí všechny vybrané buňky, ať už tvoří řadu/sloupec/ta­bulku, nebo se jen tak vznáší v prostoru) můžu kromě hromadné editace provést ještě jednu zajímavou a často i potřebnou operaci – její pojmenování.

Každá samostatná buňka už je přirozeně pojmenovaná. Máme buňky A1, B73, a tak dále. Kromě toho ovšem můžeme pojmenovat i celé oblasti. Obvykle se pojmenování uplatňuje hlavně na tabulky a zdroje dat, ale omezeni nejsme.

Pojmenování oblasti je praktické hlavně v těchto případech:

  • Na danou oblast se odkazujeme často – je to třeba nějaký sloupec s daty, ze kterého chceme čerpat v řadě dalších buněk, kam se chystáme vkládat vzorce
  • Oblast se těžko vybírá, buď jde o nesouvisející buňky, nebo jsou třeba na více listech

Pojmenování oblasti provedeme jejím výběrem, kliknutím do pole s adresou buňky, vepsáním názvu a potvrzením klávesou Enter.

Tento výukový obsah pomáhají rozvíjet následující firmy, které dost možná hledají právě tebe!

Viz následující obrázek:

Od nynějška se přesně tyto buňky nazývají love a můžu je kdykoliv aktivovat znovu – po kliknutí do políčka s adresou se mi zobrazí i mnou definované názvy, jejichž výběr vede k aktivaci přesně definovaných buněk.

Při vybírání názvu oblasti je třeba se držet trochu zkrátka a vymýšlet spíše krátká, jednoznačná a logická hesla, např. data_prodej, customers01 apod. Nepoužíváme české znaky ani mezery (jen podtržítka), nezačínáme číslem a vyhneme se nejednoznačnému pojmenování typu data nebo tabulka, protože pokud budeme mít takových oblastí více, snadno nad nimi ztratíme přehled. Samozřejmě není dobré použít ani pojmenování typu DPH19 nebo new2, jelikož v listu existuje i buňka právě s takovou adresou.

Pokud používáme menší množství buněk, nehraje jejich pojmenování zas tak důležitou roli. Při větším počtu datových zdrojů nebo odvoláváme-li se na dané buňky často, jde však o věc zcela nezbytnou. Je tedy vhodné o jeho využití vždy zauvažovat.

Praktická ukázka

Pojmenované buňky jsou snáze dohledatelné, což je dvakrát tak viditelné třeba při jejich využití ve vzorcích. Ukážeme si praktickou ukázku s triviálním využitím funkce svyhledat. Tato funkce je sama o sobě jednou z těch nejpoužívanějších, proto se jí jako takové věnovat nebudu, pouze jí využiji k ilustraci využití pojmenovaní oblasti.

Následující obrázky ilustrují dva provedené kroky:

  1. Pojmenování tabulky jako zdroj_svyhledat
  1. Její využití ve funkci svyhledat

Pojmenování:

Využití:

Ve fázi identifikace zdroje, u této funkce je to druhý řádek – Tabulka – zadáme náš slovní název místo toho, abychom myší na listu označovali nějaké buňky. Pokud máme pojmenovaných oblastí více, zavoláme si pomoc klávesou F3, která zobrazí malou tabulku se všemi pojmenovanými oblastmi a my následně myší vybereme tu, o kterou nám jde.

Význam pojmenování oblastí roste s počtem tabulek, na které se odvoláváme, s jejich velikostí (vybírat pokaždé tabulku o 10 000 řádcích není tak pohodlné, jak se může zdát) a také při zvážení toho, že tabulka může být na jiném listu než buňka s funkcí, nebo že dokonce tento list může být skrytý.

Správa pojmenovaných oblastí

Zatím jsme probrali vytvoření pojmenované oblasti. Musí však existovat i možnost její správy, tedy rozšíření, zúžení, přejmenování nebo smazání.

Pokud do zdrojové tabulky přidáme nové řádky a chceme se na ní nadále pohodlně odkazovat, můžeme i tuto tabulku s více řádky pojmenovat nově, není to však ale úplně chytré řešení. Lepší je oblast předefinovat.

K tomu slouží nástroj Správce názvů na kartě Vzorce.

Kolem něj jsou i tlačítka pro další možnosti, ale ty už umíme používat elegantněji. Samotný správce názvů se vyvolá přes Ctrl + F3. Jeho vzhled asi nikoho nepřekvapí, jedná se o prostou tabulku, kde jsou jen vyjmenované definované oblasti - tlačítka na jejich správu v rozsahu Nový – Upravit – Odstranit se pak používají očekávaným způsobem.

Důležité je vůbec možnost definice názvů znát a naučit se ji používat, i když zatím jen v menší míře. Až se však naplno dostaneme ke vzorcům v Excelu, věřte mi, že se tato funkcionalita bude hodit daleko více.

Úvod do práce s listy v Excelu

Příští článek, Pokročilá práce s listy v aplikaci Excel 1, se této problematice bude věnovat daleko detailněji, dnes se dostaneme už jen k úplnému úvodu. List je podmnožina sešitu (souboru), kdy každý soubor může mít libovolný počet listů, jakmile ale jejich počet dosáhne dvojciferných hodnot, stává se orientace mezi nimi docela složitá.

Listy jsou reprezentovány v dolní části souboru tzv. ouškem listu, přičemž v této oblasti vidíme jednak výpis všech listů a jednak zde můžeme provést základní operace.

V první řadě jde o přejmenování, které provedeme dvojklikem na název listu, po němž následuje zpřístupnění možnosti editace (text je zvýrazněn), změnu názvu pak potvrdíme klávesou Enter. V názvech listů se vyhýbáme mezerám a pokud možno i českým znakům, primárně to způsobuje problémy při programování ve VBA, ale potíže můžou nastat i jinde.

Uchopením listu za ouško a posunem vlevo/vpravo docílíme přesunutí listu na jinou pozici – z první třeba na třetí atd. Listy se snažíme řadit buď podle významu nebo četnosti využití (hlavní list je vlevo), nebo podle jiného logického klíče, například chronologie (jestliže každý list odpovídá nějakému časovému úseku).

Ilustrační obrázek ouška a přejmenování listu můžete vidět zde:

To je pro dnešní lekci vše. Další operace s listy si ukážeme až v lekci navazující, Pokročilá práce s listy v aplikaci Excel 1. Představíme si nejen kopírování či duplikaci listů, ale i například vzorce, které protínají několik listů zároveň.


 

 

Aktivity (5)

 

 

Komentáře

Avatar
Leona Koubková:30. července 14:23

Moc díky za další lekci. V excelu pracuji už spoustu let, v práci používáme velmi často sešit s více než 30 listy, ale jednoduchý klik pravého tlačítka v levém dolním rohu nikdo z nás dosud nepoužíval :). Moc díky za super tip!

 
Odpovědět
30. července 14:23
Děláme co je v našich silách, aby byly zdejší diskuze co nejkvalitnější. Proto do nich také mohou přispívat pouze registrovaní členové. Pro zapojení do diskuze se přihlas. Pokud ještě nemáš účet, zaregistruj se, je to zdarma.

Zobrazeno 1 zpráv z 1.