Lekce 4 - Jak v MS Word najít a nahradit prakticky cokoliv 2

V minulé lekci, Jak v MS Word najít a nahradit prakticky cokoliv 1, jsme si ukázali jak najít a nahradit text a formát a pověděli si něco blíže k zástupným znakům hvězdičce, poté si představili i některé další.

V této lekci Wordu si ukážeme další vyhledávací znaky, specifická nastavení, přidání textu při nahrazení a některé praktické příklady.

Vyhledávací znaky

K již známým netisknutelným znakům, které můžeme použít pro vyhledávání míst v textu, tedy tabulátoru a odstavci, si dnes přidáme některé další. Všimněte si, že k nahrazovaní lze využít jen některé, k vyhledávání všechny. Přesto jde o jiné vyhledávání než v minulé lekci. Všechny se zapisují napřed se stříškou (^p, ^# apod.). Máme k dispozici třeba symboly pro:

• libovolné číslo (#)
• libovolné písmeno ($)
• konec řádku (l) – ručně zadaný kombinací Shift + Enter
• konec stránky (m) – ručně zadaný kombinací Ctrl + Enter
• konec oddílu (b)
• nedělitelná mezera (s)

Toto vyjmenovávání je ovšem trochu jako nošení dříví do lesa, jelikož Word nabízí seznam všech těchto znaků k vložení rovnou pomocí výběru myši. Najdeme tedy možnost Najít a nahradit (děkuji všem, kteří rovnou stiskli Ctrl + H), přejdeme na Více a dole vidíme tlačítko Zvláštní, které odkazuje na zvláštní symboly, které můžeme rovnou vložit do vyhledávacího pole a je jich poněkud více než těch, které jsem vyjmenoval. To jsou ovšem ty základní, o kterých je dobré vědět trochu více.

Další nastavení

Funkce Najít a nahradit nabízí vícero možností nastavení, tak si je nyní připomeneme. V první řadě zaškrtávací políčka.

• Možnost Rozlišovat malá a velká písmena slouží k tomu, aby se při vyhledávání hledělo i na velká a malá písmena ve slovech, což se samo o sobě neděje. Bez této volby jsou slova „svoboda“ a „Svoboda“ vyhledávacím algoritmem brána jako totožná. Pokud chceme najít (a třeba nahradit) jen příjmení Svoboda, nikoliv už svobodu jako podstatné jméno, použijeme tuto volbu. Avšak slova na začátku vět mohou situaci trochu komplikovat.

• Hledat jen celá slova je druhá užitečná možnost, kterou zapínáme, pokud známe přesné znění slova/fráze a nechceme hledat jen na základě podobnosti. Vepíšeme-li do vyhledávání „svobod“, tak obvykle dostaneme všechna slova s tímto kmenem, ale při zaškrtnutí této volby jen a pouze toto jedno slovo, pokud je v textu obsaženo.

Tato možnost se deaktivuje, pokud do vyhledávání vložíme zástupný symbol (třeba hvězdičku *), protože pak už logicky o přesném znění nemůže být řeč.

• Používat zástupné znaky je volba, která řeší dilema ohledně hvězdiček a otazníků. Tyto dva symboly, jak už víme, jsou zástupné znaky pro nějaký text, ale můžou existovat i samy o sobě v původním významu (otazník vždy na konci otázky…). Zaškrtnutím tohoto políčka dáváme najevo, že otazník/hvězdička mají mít svou speciální – zástupnou – funkci a nejde o běžný znak.

• Samotná volba Hledat určuje, zda se text bude prohledávat nahoru, nebo dolů od aktuální pozice kurzoru. Word obsahuje tzv. líné vyhledávání, tedy prohledává znak za znakem a zastaví se při každém dalším výskytu. Proto nenajdeme nic jako tlačítko najít vše, hledá se kus od kusu.

Nahrazovat hromadně ovšem Word dokáže. Standardně Word prohledává celý soubor, a to tak, že jde nejprve od aktuální pozice kurzoru dolů až na konec souboru, pak přeskočí na začátek a postupuje opět směrem dolů, až k pozici kurzoru.

Triky při nahrazování

Ještě je třeba připomenout, že najít i nahradit lze text kromě obsahu i podle formátu – zda je tučný nebo má nějaký jiný konkrétní Styl. K tomu slouží volba Formát – Písmo/Styl. Můžeme třeba vyhledávat jen písmo psané tučně, zadání takového nastavení pak vypadá následovně:

Nebo třeba pokud chceme najít všechny nadpisy stylem Nadpis 1, postupujeme následovně:

Při zapojení nahrazování můžeme tedy určovat formát písma před (vyhledání) i po (nahrazení). To bude předmětem prvního praktického příkladu v další části článku.

Před praktickými ukázkami musíme ještě dodat jednu kombinaci symbolů. Dosud totiž nebylo zmíněno, že můžeme něco nají a nahradit se zachováním původního textu, takže vlastně můžeme text přidat. Např. vyhledáme jméno „Novák“ a jedním kliknutím z něj v textu uděláme zdvořilejší verzi, tedy „p. Novák“. Symbol, který zachovává text v nahrazovací části, je ^&.

Nastavení pak vypadá následovně:

Praktické příklady

Veškeré znalosti z této i předchozí lekce, před přechodem na téma jiné v lekci následující, si shrneme v ukázkových příkladech.

Příklad 1 – tučné číslovky

Představme si větu Dnes bylo naměřeno 12 °C, což je nejvyšší teplota za posledních 34 dní. a dále si představme, že v ní chceme mít všechny číslovky psány tučně. Kromě číslovek ale i jednotky k nim příslušící, v tomto případě stupně Celsia. Budeme na to potřebovat schopnost vyhledávání číslovek a úpravy řezu nahrazeného písma. Pokud věc nastavíme správně, dostaneme následující okno:

A také následující výsledek: Dnes bylo naměřeno 12 °C, což je nejvyšší teplota za posledních 34 dní.

Čísla tedy „ztučníme“ snadno, ale co se stupni Celsia? Vzpomeňme si, jak jsme na to šli minule, když jsme chtěli zadat specifické znaky pro nahrazení. Použili jsme hranaté závorky. Proto, pokud chceme najít a upravit čísla a symbol „°C“ v této větě, poslouží nám nejlépe zadání [°C].

Pole pro nahrazování necháváme prázdné, pouze do něj vložíme, že písmo má být nově tučné.

Ale pozor. Čtete-li pozorně, tak vás už možná rovnou napadlo, že toto řešení není vhodné, jelikož nahradí jakýkoliv znak stupně ° nebo C, takže i „C“ kdekoliv jinde ve větě - a to nechceme. Takže v této situaci si vystačíme jednoduše s nahrazením řetězce °C, který vyplníme bez uvozovek či jiných speciálních znaků.

Vidíme tak, že někdy základní metoda zadání je plně dostatečná.

Příklad 2 – nadpisy pro redakční systém

Nyní si představme, že přispíváme na nějaký web a že se ke vkládání příspěvků používá redakční systém. Ten umí pracovat jen s prostým textem a veškeré nadpisy a další podobné prvky se vkládají přes určené symboly. Pro účely tohoto příkladu předpokládejme, že:

• hlavní nadpis se rozliší tak, že řádek pod ním je symbol <H1> a nic jiného
• vedlejší nadpis se rozliší tak, že řádek pod ním je symbol <H2> a nic jiného

My už máme napsaný nějaký text a chceme ho publikovat na webu.

Text samotný upravovat nemusíme, ale nadpisy ano. V textu jsou třeba tři hlavní a dvacet vedlejších nadpisů, a to ručně upravovat nebudeme, použijeme automatiku.

Budeme potřebovat znalost vyhledávání stylů (výše v tomto článku) a pak znalost nahrazování, konkrétně symbol pro ponechání jakéhokoliv textu ^& a symbol pro nový řádek ^p.

Nastavíme si vyhledávání na styl Nadpis 1 a do nahrazení napíšeme potřebné znaky:

Nezapomeneme, že redakčnímu systému je náš styl nadpisu ukradený, a proto nadpis degradujeme rovnou na styl Normální, proč také ne. Výsledek je žádoucí. Všimněte si, že jsem zatím nemusel použít znak pro nový řádek, protože nahradíme-li Nadpis 1 stylem Normální, rovnou se jeden řádek přidá. Pro Nadpis 2 bychom postupovali analogicky. Pokud bychom chtěli dosáhnout náhrady textu bez změny stylu, museli bychom znak pro nový řádek přidat.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1. - 4. lekci Word pro pokročilé, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.