Lekce 4 - Písmo a jeho formátování v Microsoft Wordu

V minulé lekci, Copilot a základy promptování v Microsoft Wordu, jsme se seznámili s Microsoft Copilotem ve Wordu, naučili se formulovat prompty, pracovat s dokumenty a kontrolovat vytvořené výstupy.

V tomto tutoriálu Microsoft Wordu se zaměříme na formátování písma. Naučíme se vybrat vhodný druh písma, nastavit jeho řez a velikost a použít tučné písmo, kurzívu, podtržení nebo horní a dolní index. Tyto úpravy nám pomohou vytvořit přehledný a dobře čitelný dokument.

Podle typu dokumentu upravujeme jeho obsah, strukturu i vzhled. Úpravu vzhledu označujeme jako formátování. Ve Wordu rozlišujeme formátování písma, které zahrnuje například druh, velikost, barvu a řez písma, a formátování odstavce, které se týká zarovnání, odsazení nebo řádkování.

Formátování písma ve Wordu

Písmo významně ovlivňuje vzhled i čitelnost dokumentu. Při jeho výběru zohledňujeme účel textu a způsob jeho použití. Jiná úprava se hodí pro úřední dokument a jiná například pro plakát nebo pozvánku.

Nejprve se seznámíme se základními vlastnostmi písma a poté si ukážeme, kde je ve Wordu nastavíme.

Druh písma neboli font

Druh písma neboli font určuje základní vzhled písmen, číslic a dalších znaků. Různé druhy písma můžeme přirovnat k různým rukopisům. Obsah sdělení zůstává stejný, ale jeho vzhled může působit například formálně, moderně nebo neformálně.

Text napsaný písmem Aptos bude vypadat například takto:

Stejný text napsaný písmem Cavolini:

Druh písma ovlivňuje také množství místa, které text zabere. Dvě písma se stejnou nastavenou velikostí proto mohou působit rozdílně velká.

Patková a bezpatková písma

Písma můžeme rozdělit například na patková a bezpatková. Patková písma mají na okrajích znaků drobné zakončovací tahy a často působí tradičněji. Mezi běžná patková písma patří například Times New Roman, Georgia, Garamond nebo Cambria:

Bezpatková písma zakončovací patky nemají a obvykle působí jednodušeji. Patří mezi ně například Aptos, Arial, Calibri nebo Verdana:

Při výběru se řídíme především čitelností a účelem dokumentu. V jednom dokumentu používáme omezený počet písem. Obvykle si vystačíme s jedním druhem, případně zkombinujeme písmo pro nadpisy s písmem pro běžný text.

Podpora české diakritiky

Při výběru méně známého písma ověříme, zda správně zobrazuje českou diakritiku. Některá dekorativní písma nemusí obsahovat všechny potřebné znaky, například ě, š, č, ř, ž nebo ů.

Při sdílení dokumentu může nastat také situace, kdy příjemce zvolené písmo nemá nainstalované. Word jej potom může nahradit jiným písmem a tím změnit vzhled dokumentu. Proto je vhodné používat běžně dostupná písma nebo výsledný dokument převést do formátu PDF.

Příliš dekorativním písmům se v dlouhých textech vyhýbáme. Mohou zhoršit čitelnost a odvádět pozornost od obsahu.

Nastavení písma ve Wordu

Nástroje pro úpravu písma najdeme na kartě Domů ve skupině Písmo. Můžeme zde vybrat druh a velikost písma, změnit jeho barvu nebo použít různé způsoby zvýraznění:

Písmo můžeme nastavit před začátkem psaní. Následně napsaný text pak použije zvolené nastavení.

Chceme-li upravit již napsaný text, nejprve jej označíme a potom vybereme požadované písmo. Celý dokument označíme klávesovou zkratkou Ctrl + A.

Při práci s delšími dokumenty není vhodné ručně měnit písmo každého nadpisu nebo odstavce zvlášť. Pro jednotné formátování rozsáhlejších dokumentů používáme předdefinované styly Wordu.

Výběr vhodného písma může být obtížný, pokud nemáme jasnou představu o výsledném vzhledu dokumentu. Copilot nám může podle účelu dokumentu a cílového čtenáře doporučit několik variant a vysvětlit jejich rozdíly. Doporučení vždy ověříme přímo ve Wordu, protože dostupnost písem se může mezi zařízeními lišit. Nyní si ukážeme, jak Copilot při výběru písma využít.

Výběr písma pomocí Copilotu

Nejprve otevřeme dokument, pro který chceme písmo vybrat, a zobrazíme Copilot.

Copilotu popíšeme účel dokumentu, jeho cílového čtenáře a požadovaný dojem. Můžeme zadat například:

Připravuji formální životopis. Doporuč mi tři vhodná písma pro běžný text a případně jedno písmo pro nadpisy. U každého stručně vysvětli, proč se pro tento typ dokumentu hodí. Upřednostni dobře čitelné a běžně používané varianty.

Copilot nám nabídne několik možností a vysvětlí jejich rozdíly:

Jeho návrhy bereme jako doporučení, nikoli jako pevné pravidlo. Zkontrolujeme především čitelnost a vhodnost pro daný dokument. Ověříme také, zda máme navržené písmo ve Wordu k dispozici.

Pokud chceme výběr dále zúžit, můžeme pokračovat například:

Vyber z navržených písem dvě nejvhodnější varianty. U každé doporuč velikost běžného textu a nadpisů a stručně porovnej, jakým dojmem bude dokument působit.

Poté jednu z doporučených variant vyzkoušíme přímo v dokumentu. Označíme text a na kartě Domů ve skupině Písmo nastavíme vybraný druh a velikost. Nakonec dokument prohlédneme jako celek. Pokud nám výsledek nevyhovuje, vyzkoušíme jinou doporučenou variantu nebo požádáme Copilota o další možnosti.

Zvýraznění důležitých částí textu

V dokumentu můžeme některé části textu vizuálně odlišit. Nejčastěji používáme tučný řez, kurzívu a podtržení.

Zvýraznění používáme střídmě a jednotně. Pokud odlišíme příliš velkou část textu, důležité informace přestanou být na první pohled patrné.

Tučný řez

Tučný řez používáme pro výrazné zdůraznění klíčových slov, hodnot nebo hlavních myšlenek. Nastavíme jej tlačítkem Tučné ve skupině Písmo nebo klávesovou zkratkou Ctrl + B.

Vhodné použití může vypadat například takto:

Objednávku je nutné odeslat nejpozději do pátku.

Tučným řezem nezvýrazňujeme celé dlouhé odstavce, protože by text působil nepřehledně.

Kurzíva

Kurzíva text mírně nakloní a používá se pro jemnější zvýraznění. Využijeme ji například pro cizojazyčné výrazy nebo názvy knih a filmů:

Román Babička napsala Božena Němcová.

Nebo:

Výsledky můžeme vyhodnotit pouze ex post.

Kurzívu nastavíme tlačítkem Kurzíva nebo klávesovou zkratkou Ctrl + I.

Podtržení

Podtržení přidá pod vybraný text vodorovnou čáru. Použijeme jej pomocí tlačítka Podtržení nebo klávesové zkratky Ctrl + U.

V běžných dokumentech používáme podtržení opatrně. Podtržený text může připomínat hypertextový odkaz, zejména pokud je zároveň modrý.

Přehled tlačítek pro tučný řez, kurzívu a podtržení vidíme na následujícím obrázku:

Jednotlivé způsoby zvýraznění můžeme také kombinovat. Více úprav však použijeme pouze tehdy, když mají jasný význam a nenarušují čitelnost.

Velikost písma

Velikost písma se udává v typografických bodech. Vyšší počet bodů zpravidla znamená větší text, jednotlivá písma však mohou při stejné nastavené velikosti působit rozdílně.

Velikost volíme podle účelu textu a jeho postavení v dokumentu. Nadpisy bývají větší než běžný text a vytvářejí tak přehlednou vizuální hierarchii.

Pole pro nastavení velikosti najdeme na kartě Domů ve skupině Písmo vedle pole pro výběr druhu písma:

Velikost můžeme zadat přímo do pole Velikost písma nebo ji vybrat ze seznamu. Tlačítky Zvětšit písmo a Zmenšit písmo měníme velikost po přednastavených krocích.

Při volbě velikosti vždy zkontrolujeme čitelnost výsledného textu.

Horní a dolní index

Horní a dolní index jsou zmenšené znaky posunuté vůči základnímu řádku. Používáme je například v matematických, fyzikálních nebo chemických zápisech.

Horní index je posunutý nad základní řádek. Použijeme jej například v zápisech m² nebo 5¹⁰. Nastavíme jej tlačítkem Horní index nebo klávesovou zkratkou Ctrl + Shift + +.

Dolní index je posunutý pod základní řádek. Setkáme se s ním například ve vzorcích H₂O nebo CO₂. Nastavíme jej tlačítkem Dolní index nebo klávesovou zkratkou Ctrl + Shift + -.

Tlačítka pro oba typy indexu najdeme ve skupině Písmo:

Shrnutí

Při formátování písma vybíráme především vhodný druh, řez a velikost písma. Patková i bezpatková písma mohou být dobře čitelná, pokud je používáme jednotně a s ohledem na účel dokumentu. Důležité informace zvýrazňujeme tučným řezem, kurzívou nebo podtržením, ale vyhýbáme se jejich nadměrnému kombinování. Pro matematické a chemické zápisy můžeme využít horní a dolní index.

V příští lekci, Pokročilé formátování písma v Microsoft Wordu, si ukážeme pokročilé možnosti formátování písma, kopírování formátu a odstranění ručních úprav textu.