Lekce 6 - Práce s odstavci v Microsoft Wordu

V předchozím kvízu, Kvíz - Typy souborů, základní operace, formátování v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V tomto Microsoft Word tutoriálu se naučíme formátovat celé odstavce. Ukážeme si jejich zarovnání, odsazení, řádkování a mezery. Správným nastavením odstavců vytvoříme přehledný dokument, aniž bychom jeho vzhled upravovali pomocí nadbytečných mezer nebo prázdných řádků.

Odstavce ve Wordu

Odstavec si můžeme představit jako samostatný blok textu. Ve Wordu jej ukončíme stisknutím klávesy Enter, čímž zároveň začneme nový odstavec. Formátování odstavce ovlivňuje celý tento blok, například všechny jeho řádky nebo vzdálenost od okolního textu.

Na rozdíl od formátování písma nemusíme vždy vybírat konkrétní slova. Když umístíme textový kurzor kamkoli do odstavce a změníme jeho zarovnání nebo řádkování, Word použije nastavení na celý odstavec.

Znak odstavce

Konce odstavců běžně nevidíme. Zobrazíme je pomocí tlačítka Zobrazit vše se symbolem ¶ na kartě Domů ve skupině Odstavec. Word poté ukáže také další netisknutelné znaky, například mezery a tabulátory. Tyto značky se při tisku nezobrazí.

Stisknutím klávesy Enter vytvoříme nový odstavec. Klávesovou zkratkou Shift + Enter pouze zalomíme řádek uvnitř stejného odstavce. Rozdíl je důležitý, protože řádkování, odsazení a další nastavení se vztahují k celému odstavci.

Nástroje pro formátování odstavců

Nejpoužívanější nástroje najdeme na kartě Domů ve skupině Odstavec. Můžeme zde například změnit zarovnání, vytvořit seznam, nastavit odsazení nebo upravit řádkování:

Podrobnější možnosti otevřeme pomocí spouštěče dialogového okna v pravém dolním rohu skupiny Odstavec. Zobrazí se dialogové okno Odstavec, ve kterém nastavíme zarovnání, odsazení, řádkování i mezery před a za odstavcem:

Některá nastavení jsou dostupná také na kartě Rozložení. Konkrétní umístění ovládacích prvků se může mírně lišit podle velikosti okna nebo používané verze Wordu.

Výběr odstavců

Celý odstavec vybereme trojitým kliknutím levým tlačítkem myši kdekoli uvnitř odstavce. Výběr můžeme rozšířit také pomocí klávesnice.

Když stojíme na začátku odstavce, kombinace Ctrl + Shift + ↓ vybere text směrem k následujícímu odstavci. Kombinace Ctrl + Shift + ↑ vybírá text opačným směrem. Pokud kurzor není na začátku nebo na konci odstavce, vybere se pouze odpovídající část textu.

Při změně vlastnosti celého odstavce však výběr často nepotřebujeme. Stačí umístit kurzor do odstavce a použít například příkaz pro zarovnání, odsazení nebo řádkování. Chceme-li upravit několik odstavců současně, musíme je nejprve vybrat.

Zarovnání odstavců

Zarovnání určuje vzhled levého a pravého okraje odstavce. Word nabízí zarovnání vlevo, na střed, vpravo a do bloku. Jednotlivé možnosti najdeme ve skupině Odstavec:

Zarovnání můžeme rychle měnit také klávesovými zkratkami: Ctrl + L zarovná text vlevo, Ctrl + E na střed, Ctrl + R vpravo a Ctrl + J do bloku.

Zarovnání vlevo

Při zarovnání vlevo začínají všechny řádky na stejném místě. Pravý okraj zůstává nepravidelný podle délky slov na jednotlivých řádcích. Jde o nejběžnější způsob zarovnání souvislého textu, protože se dobře čte.

Zarovnání na střed

Při zarovnání na střed se jednotlivé řádky umístí doprostřed prostoru mezi levým a pravým odsazením. Oba okraje odstavce zůstanou nepravidelné. Zarovnání na střed se hodí zejména pro krátké nadpisy, titulní stránky, pozvánky nebo oznámení. Pro delší souvislý text obvykle vhodné není.

Zarovnání vpravo

Při zarovnání vpravo končí všechny řádky na stejném místě a levý okraj zůstává nepravidelný. Toto zarovnání můžeme použít například pro datum, krátké označení nebo podpisovou část dokumentu.

Zarovnání do bloku

Při zarovnání do bloku Word upravuje mezery mezi slovy tak, aby byly řádky zarovnané k levému i pravému okraji. Poslední řádek odstavce zůstává běžně zarovnaný vlevo. Výsledkem jsou rovné okraje, ale v úzkých sloupcích nebo u dlouhých slov mohou vzniknout nápadně velké mezery.

Zarovnání do bloku se používá například v knihách, časopisech nebo některých odborných dokumentech. Vždy se řídíme požadavky konkrétní školy, organizace nebo šablony. Z hlediska přístupnosti může být pro některé čtenáře vhodnější zarovnání vlevo.

Odsazení odstavců

Odsazení určuje vzdálenost odstavce od levého nebo pravého okraje textové oblasti. Nejde o totéž jako okraje stránky. Okraje nastavují prostor pro celý dokument, zatímco odsazení mění polohu vybraných odstavců uvnitř této oblasti:

Odsazení zleva a zprava

V dialogovém okně Odstavec nastavíme hodnoty Vlevo a Vpravo. Kladná hodnota posune příslušnou stranu odstavce směrem dovnitř. Odstavec se tím zúží a oddělí od okolního textu.

Odsazení využijeme například u delší citace, poznámky nebo části textu, kterou chceme vizuálně odlišit. Neměli bychom jej však nahrazovat opakovaným vkládáním mezer ani tabulátorů. Takto vytvořená úprava by se při změně písma nebo rozměrů stránky mohla rozpadnout.

První řádek a předsazení

V nabídce Speciální nastavíme odlišné odsazení některých řádků odstavce. Možnost První řádek posune pouze první řádek doprava. Tento způsob se často používá v souvislém knižním textu.

Možnost Předsazení ponechá první řádek blíže k levému okraji a odsadí všechny další řádky. Předsazení se hodí například pro seznam literatury nebo vysvětlující seznam, ve kterém potřebujeme zvýraznit úvodní údaj.

Pro pravidelné formátování větší části dokumentu nastavujeme odsazení prostřednictvím stylů. Ruční úprava každého odstavce zvlášť by byla zdlouhavá a mohla by vést k rozdílům v dokumentu.

Řádkování

Řádkování určuje svislou vzdálenost mezi řádky v odstavci. Větší řádkování může zlepšit čitelnost, ale současně prodlouží dokument. Nastavení změníme tlačítkem Řádkování a mezery mezi odstavci nebo v dialogovém okně Odstavec:

Možnosti řádkování

Word nabízí několik způsobů nastavení:

• Jednoduché přizpůsobuje výšku řádku použitému písmu a dalším prvkům na řádku.
• 1,5 řádku zvětší vzdálenost na jedenapůlnásobek jednoduchého řádkování.
• Dvojité nastaví dvojnásobnou vzdálenost.
• Nejméně určí minimální hodnotu, kterou Word v případě potřeby zvětší.
• Přesně nastaví pevnou vzdálenost v bodech bez ohledu na velikost obsahu řádku.
• Násobky umožní zadat vlastní násobek, například 1,15.

Výchozí hodnota se může lišit podle použité šablony a stylu dokumentu. Než ji změníme, ověříme si požadavky dokumentu. Škola nebo zaměstnavatel může například vyžadovat konkrétní řádkování.

U možnosti Přesně postupujeme opatrně. Pokud nastavíme příliš malou hodnotu, vysoké znaky nebo vložené objekty se mohou částečně oříznout.

Mezery mezi odstavci

Mezery před a za odstavcem oddělují jednotlivé bloky textu. V dialogovém okně Odstavec je nastavíme pomocí polí Před a Za. Stejné hodnoty můžeme upravit také na kartě Rozložení.

Pro vytvoření větší mezery mezi odstavci nevkládáme další prázdný odstavec opakovaným stisknutím klávesy Enter. Použijeme přímo nastavení Před nebo Za. Dokument pak zůstane konzistentní a mezery můžeme později snadno změnit.

Odstavce nemusíme vždy oddělovat současně mezerou i odsazením prvního řádku. V souvislém knižním textu se často používá odsazení prvního řádku, zatímco v obchodních dokumentech nebo článcích bývá vhodnější mezera za odstavcem. Důležité je zvolit jeden způsob a používat jej v dokumentu jednotně.

Shrnutí lekce

Odstavec je ve Wordu samostatný blok textu ukončený znakem odstavce. Zarovnání určuje vzhled jeho okrajů, odsazení mění vzdálenost od okrajů textové oblasti a řádkování nastavuje vzdálenost mezi řádky. Pomocí mezer před a za odstavcem oddělíme jednotlivé části textu bez vkládání prázdných řádků. Jednotné nastavení odstavců pomáhá vytvořit přehledný a profesionálně působící dokument.

V příští lekci, Pravítko a pokročilé formátování v Microsoft Wordu, se naučíme upravovat odsazení pomocí pravítka, pracovat s různými jednotkami a využít Copilot při členění textu.