Lekce 2 - Práce s dokumenty a typy souborů v Microsoft Wordu

V minulé lekci, Úvod do programu Microsoft Word, jsme se seznámili s Microsoft Wordem, jeho podobami a hlavními ovládacími prvky včetně pásu karet a panelu Rychlý přístup.

V dnešním Microsoft Word tutoriálu se zaměříme na práci s dokumenty a soubory. Ukážeme si, jak dokument vytvořit nebo otevřít, bezpečně pracovat se souborem z internetu a uložit provedené změny. Vysvětlíme si také nejčastější formáty dokumentů a postup při zavírání souboru s neuloženými změnami.

Vytváření a otevírání dokumentů

Dokument můžeme získat několika způsoby. Můžeme otevřít existující soubor, vytvořit nový soubor přímo ve složce nebo založit prázdný dokument ve Wordu.

Otevření existujícího dokumentu

Existující dokument můžeme dostat například e-mailem nebo ho stáhnout z webu. Soubor uložíme do zvolené složky a otevřeme ho dvojklikem.

Soubor můžeme ve složce také přejmenovat. Označíme ho, stiskneme klávesu F2, zadáme nový název a potvrdíme klávesou Enter. Stejnou možnost najdeme po kliknutí pravým tlačítkem na soubor pod položkou Přejmenovat.

Dokument jen pro čtení a chráněné zobrazení

U cizích nebo stažených souborů může Word omezit úpravy. Režim jen pro čtení nám umožňuje dokument prohlížet, ale běžně neumožňuje měnit původní soubor. Podle situace můžeme úpravy povolit nebo dokument uložit jako nový soubor.

Chráněné zobrazení se používá zejména u souborů z internetu nebo e-mailu. Dokud úpravy nepovolíme, dokument pouze prohlížíme. Pokud souboru důvěřujeme, klikneme v informačním pruhu na Povolit úpravy.

Vytvoření dokumentu ve složce

Nový dokument můžeme vytvořit přímo ve vybrané složce. Klikneme v ní pravým tlačítkem myši a vybereme Nový → Dokument Microsoft Wordu:

Poté zadáme název dokumentu, potvrdíme ho klávesou Enter a soubor otevřeme dvojklikem.

Vytvoření prázdného dokumentu ve Wordu

Běžnější je nejprve spustit Word a dokument založit přímo v programu. Na úvodní obrazovce klikneme na dlaždici Prázdný dokument. Nový dokument pojmenujeme a vybereme pro něj umístění při prvním uložení.

Ukládání dokumentů

Při práci rozlišujeme mezi běžným uložením změn a vytvořením nové varianty souboru. Uložení mění právě otevřený soubor, zatímco Uložit jako nebo Uložit kopii použijeme pro jiný název, umístění nebo formát.

Běžné uložení dokumentu

Změny uložíme klávesovou zkratkou Ctrl + S nebo přes Soubor → Uložit. U nového dokumentu při prvním uložení zadáme název a vybereme jeho umístění.

Pokud je dokument uložený na OneDrivu nebo SharePointu, může být zapnuté automatické ukládání. Word pak změny ukládá průběžně. U souborů uložených pouze v počítači změny pravidelně ukládáme pomocí Ctrl + S.

Automatické obnovení může pomoci získat rozpracovaný dokument po neočekávaném ukončení Wordu. Nenahrazuje však běžné uložení.

Uložení jako a vytvoření kopie

Novou variantu dokumentu vytvoříme přes Soubor → Uložit jako. U cloudových dokumentů se může zobrazit také položka Uložit kopii. Zobrazí se možnosti uložení:

Po kliknutí na Procházet se otevře dialogové okno, ve kterém vybereme umístění, název a typ souboru. Ve Wordu pro Windows můžeme dialog Uložit jako otevřít také klávesou F12:

U cloudového dokumentu s automatickým ukládáním vytvoříme kopii před zahájením úprav, pokud chceme původní soubor zachovat beze změn.

Typy souborů ve Wordu

Dokument můžeme uložit v různých formátech. Přípona souboru určuje jeho vlastnosti a možnosti dalšího použití. Formát vybíráme podle toho, zda chceme dokument dále upravovat, přenést do jiného programu nebo například vytisknout.

Dokumenty .docx a .doc

Výchozím formátem současného Wordu je dokument .docx. Ukládá text, styly, obrázky, tabulky a další běžné prvky. Pro nový dokument proto zpravidla používáme právě .docx.

Přípona .doc označuje starší formát dokumentů Wordu. Současný Word jej dokáže otevřít i vytvořit kvůli kompatibilitě se staršími soubory. Některé moderní funkce však mohou být omezené.

Formáty .rtf a .txt

Formát .rtf neboli Rich Text Format uchovává text a základní formátování. Dokáže ho otevřít řada textových editorů, ale pokročilé prvky Wordu se při převodu nemusí zachovat přesně.

Formát .txt obsahuje pouze prostý text. Neuchovává běžné formátování písma, obrázky ani další objekty.

Šablony .dotx a dokumenty s makry .docm

Šablonu si můžeme představit jako předtištěný formulář, který používáme jako základ dalších dokumentů. Běžná šablona Wordu má příponu .dotx a může obsahovat připravené styly, rozložení nebo opakující se text.

Formát .docm může navíc obsahovat makra, tedy uložené postupy pro automatizaci opakovaných činností. Makra mohou obsahovat nebezpečný kód, proto je povolíme pouze v dokumentu z důvěryhodného zdroje.

Formát PDF

Formát .pdf používáme především pro sdílení, tisk a odevzdání hotového dokumentu. Zachovává rozložení stránky a je vhodný v situaci, kdy už dokument nepotřebujeme běžně upravovat.

PDF vytvoříme stejně jako jiný formát. Otevřeme Soubor → Uložit jako, vybereme umístění a jako typ souboru zvolíme Formát PDF.

Uložením do PDF vznikne samostatný soubor a původní dokument Wordu zůstane zachovaný. Pokud později zdrojový dokument upravíme, musíme novou verzi PDF vytvořit znovu.

Zavření dokumentu

Po dokončení práce můžeme zavřít samotný dokument nebo celou aplikaci Word. Pokud dokument obsahuje neuložené změny, Word nám umožní rozhodnout, co s nimi chceme udělat.

Zavření dokumentu a ukončení Wordu

Aktuální dokument zavřeme pomocí Ctrl + W nebo přes Soubor → Zavřít. Word přitom může zůstat spuštěný.

Klávesová zkratka Alt + F4 ukončuje aplikaci Word. Stejného výsledku dosáhneme kliknutím na křížek v pravém horním rohu okna.

Neuložené změny při zavírání

Pokud dokument obsahuje ručně neuložené změny, Word při zavírání zobrazí dialogové okno. V něm rozhodneme, zda změny uložíme, zahodíme nebo se vrátíme zpět do dokumentu:

U dokumentu s aktivním automatickým ukládáním se podobná výzva nemusí zobrazit, protože změny už mohou být uložené v cloudu.

Shrnutí lekce

Dokument ve Wordu můžeme otevřít jako existující soubor, vytvořit ve složce nebo založit přímo v aplikaci. Změny ukládáme pomocí Ctrl + S a novou variantu vytvoříme přes Uložit jako nebo Uložit kopii. Dokument můžeme podle potřeby uložit například jako .docx, .doc, .rtf, .txt nebo .pdf. Při zavírání souboru s neuloženými změnami rozhodneme v dialogovém okně, zda je chceme uložit.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 1. - 2. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.