Lekce 9 - Odrážky a číslování v Microsoft Wordu
V předchozím kvízu, Kvíz - Formátování textu pomocí odstavce a styly v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto Microsoft Word tutoriálu si ukážeme, jak vytvářet a upravovat odrážkové, číslované a víceúrovňové seznamy. Naučíme se navázat číslování, upravit odsazení a seřadit položky seznamu. Ukážeme si také, jak nám Copilot může pomoci s logickým uspořádáním poznámek. Seznamy nám umožní zpřehlednit informace a uspořádat je podle jejich významu.
Jednoúrovňové seznamy
Seznamům, které mají všechny položky na stejné úrovni, říkáme jednoúrovňové. Mohou používat odrážky nebo číslování. Pokud některé položky odsadíme jako podřízené jiným položkám, vznikne víceúrovňový seznam.
Jednoúrovňové seznamy jsou pro práci jednodušší, ale jejich použití je omezené, protože nedokážou pokrývat složitější struktury.
Nástroje pro práci se seznamy najdeme na kartě Domů ve skupině Odstavec:
Odrážkové seznamy
Odrážky jsou jednoduché grafické symboly na začátku každého řádku seznamu. Nejčastěji se s nimi setkáme ve formě pomlček či puntíků.
Jejich použití je snadné a přirozené – vytvoříme si seznam, celý ho označíme a pak pomocí tlačítka na kartě Domů – Odstavec – Odrážky přidáme odrážky. Nebo naopak, nejprve vytvoříme odrážky a pak až píšeme seznam. Řádky pak oddělujeme jednoduše klávesou Enter.
Můžeme využívat stávající odrážky nebo si vytvořit vlastní. Novou odrážku vytvoříme ze symbolu, tedy existujícího textového znaku, nebo z libovolného obrázku, například vlastního.
Vytvoření odrážky můžeme provést kliknutím na šipku dolů vedle tlačítka Odrážky a volbou Definovat novou odrážku...:
Zobrazí se dialogové okno, kde můžeme odrážky nastavit:
Vidíme zde dvě příslušná tlačítka pro nové odrážky a vedle nich tlačítko Písmo.... To umožní úpravu velikosti, barvy, písma a dalších vlastností textových znaků použitých jako odrážky.
Ještě zde vidíme rozevírací seznam Zarovnání, kterým nastavíme umístění odrážky v jejím vyhrazeném prostoru. Nejde o zarovnání odstavce. Volba tedy nepřesune odrážku k pravému okraji dokumentu ani nezmění směr textu. Rozdíl mezi zarovnáním vlevo a vpravo je proto poměrně malý.
Číslované seznamy
Nastavení jednoduchého číslování funguje podobně. Aktivuje se tlačítkem napravo od toho pro odrážkové seznamy. Pro nový druh číslování zvolíme Definovat nový formát číslování...:
Otevře se nám okno podobné tomu, v jakém jsme pracovali u odrážkových seznamů:
Můžeme zde vybrat Styl číslování (1,
II, C, d,…), poupravit jeho formát a
následně vložit znak, který číslování ukončuje či mu předchází.
Typicky to bývá tečka, vložit ale můžeme cokoliv jiného, dokonce i celá
slova.
Navázání číslování
Speciální možností u číselného seznamu je napojení na předchozí seznam. Máme třeba tříbodový seznam, za ním běžný text nebo prázdný odstavec a poté další položky. Ty mají na předchozí číslování navazovat a nezačínat od začátku. Ukažme si to na následujícím příkladu:
Tuto situaci vyřešíme pravým tlačítkem myši, kterým klikneme na bod, jenž má navazovat, a zvolíme Pokračovat v číslování:
Číslování seznamu se automaticky naváže:
Pro kterýkoliv řádek seznamu kromě úplně prvního zároveň platí, že
v tomto menu máme i opačnou možnost – Znovu začít od 1. Pak se
číslo změní na 1 a body níže budou opět postupně
narůstat.
Na stejném místě najdeme i volbu Nastavit hodnotu číslování..., která umožňuje několik dalších možností:
Předně zde ještě jednou máme možnost navázat nebo začít znovu. Můžeme také několik hodnot přeskočit. Zadáme například, že seznam pokračuje, ale přeskočí dvě číselné hodnoty.
Na stejném místě pak můžeme nastavit počáteční hodnotu seznamu,
například začít číslování hodnotou 5.
Poslední možností je Upravit odsazení seznamu...:
V tomto okně upravíme odsazení seznamu od levého okraje. Samostatně můžeme nastavit pozici odrážky nebo čísla a místo, kde začne text jednotlivých položek. U číslovaných seznamů lze také určit, jaká mezera bude mezi číslem a textem.
Víceúrovňový seznam
Víceúrovňový seznam je takový seznam, který má vnitřní hierarchii – body více důležité a body vedlejší, které jsou zjevně oddělené. Vytvoříme ho třetím tlačítkem zleva v nabídce seznamů ve skupině Odstavec.
Na začátku je vždy seznam položek, které se nacházejí na téže (hlavní) úrovni. Na nižší úroveň bod posuneme tak, že klikneme na začátek textu odrážky a zmáčkneme klávesu Tab. Tím se bod odsune více vpravo a přiřadí se mu příslušná (nižší) odrážka:
Těchto úrovní přitom může být až 9, nicméně to pak bývá odsazení zleva tak velké, že nezbývá dost místa na samotný text. Tři až čtyři úrovně však nejsou vůbec žádný problém. Dostaneme-li se omylem na nižší úroveň, než jsme chtěli, vede cesta zpět přes Shift + Tab.
Pozor na to, že některé seznamy obsažené rovnou v MS Word mají jen tři úrovně. Další úroveň používá opět stejné odrážky jako ta první, což není příliš praktické. Tomu se vyhneme buď použitím jiného, nebo definicí vlastního.
Typy víceúrovňových seznamů
Můžeme vypozorovat z již definovaných seznamů, že existuje několik logických kombinací odrážek a číslování použitelných pro tyto seznamy. V zásadě se setkáváme s:
- posloupností číslo – písmeno – římské číslo
(tj. např.
1.–b.–iii.), - víceúrovňovým číslováním s rozpadem (tj. např.
1–1.2–1.2.3), - systémem různorodých odrážek, kde pořadí je čistě na nás, protože významnost je obecně stejná.
Mezi další obecná pravidla patří:
- textový znak za aktivním symbolem je libovolný, avšak vyplatí se
zůstat konzervativní a používat hlavně tečky
.a závorky), - první řádek seznamu by měl vždy být na nejvyšší úrovni,
- nadřazenost položek určuje jejich úroveň a odsazení.
Při práci s neuspořádanými poznámkami nemusí být vždy zřejmé, které informace patří k sobě a které mají být hlavní nebo podřízené. Copilot nám může pomoci obsah logicky seskupit a navrhnout z něj jednoúrovňový nebo víceúrovňový seznam. Výslednou strukturu ale vždy zkontrolujeme a samotný seznam následně upravíme pomocí nástrojů Wordu. Nyní si ukážeme postup, jak pomocí Copilotu převést neuspořádané poznámky do přehledného víceúrovňového seznamu.
Vytvoření struktury seznamu pomocí Copilotu
Představme si dokument s několika stručnými poznámkami. Zapisovali jsme je bez pevného pořadí. Jednotlivé informace spolu souvisejí, ale zatím netvoří přehlednou strukturu:
Nejprve označíme text s poznámkami a otevřeme Copilot v podokně na pravé straně Wordu. Zadáme například:
Uspořádej označené poznámky do přehledného víceúrovňového seznamu. Hlavní témata použij jako první úroveň a související informace jako podřízené položky. Zachovej všechny původní informace, nic nového nepřidávej.
Copilot navrhne, které informace mají tvořit hlavní položky a které je vhodné umístit na nižší úroveň. Výsledek nejprve projdeme a zkontrolujeme, zda seskupení odpovídá významu původních poznámek:
Pokud nám struktura nevyhovuje, můžeme ji pomocí dalšího zadání upravit. Můžeme například napsat:
Zjednoduš strukturu na maximálně dvě úrovně. Spoj položky, které se významově překrývají, ale žádnou původní informaci nevynechávej.
Jakmile jsme s návrhem spokojeni, upravíme původní text ve Wordu podle navržené struktury. Hlavní položky ponecháme na první úrovni a podřízené položky přesuneme pomocí klávesy Tab na druhou úroveň. Podle potřeby následně zvolíme odrážky, číslování nebo víceúrovňový seznam.
AI nám tak pomůže především s logickým uspořádáním obsahu, zatímco konkrétní podobu seznamu a jeho úrovně nastavíme pomocí nástrojů Wordu.
Řazení
Položky v seznamu můžeme navíc i řadit. Využijeme k tomu tlačítko zvýrazněné na obrázku níže:
Otevře se nám nabídka s velkým počtem možností, z nichž nás bude zajímat pouze první úroveň. V ní zvolíme řazení dle odstavce, typu text a vzestupnost/sestupnost už je na nás.
Pokud první řádek seznamu představuje záhlaví, označíme ve spodní části dialogového okna možnost pro záhlaví. Word pak první řádek při řazení vynechá a ponechá jej na původní pozici.
Shrnutí lekce
Jednoúrovňové seznamy ve Wordu mohou používat odrážky nebo číslování a jejich vzhled i odsazení můžeme dále upravovat. U číslovaných seznamů jsme si ukázali také navázání číslování a řazení položek. Víceúrovňové seznamy nám umožňují přehledně zachytit hierarchii informací a s jejich uspořádáním nám může pomoci také Copilot.
V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 9. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
