Lekce 15 - Tabulky v Microsoft Wordu

V předchozím kvízu, Kvíz - Základní objekty v MS Word, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešním Microsoft Word tutoriálu se budeme věnovat tabulkám. Pro zpracování rozsáhlých a komplikovaných tabulek používáme spíše Excel, menší a jednodušší tabulky ale zvládá i Word. Nabízí řadu nástrojů pro jejich úpravu, které si podrobněji ukážeme.

Tabulky

Tabulka je mřížkovitá struktura tvořená buňkami uspořádanými do řádků a sloupců. Často má zvýrazněný první řádek, případně také první sloupec, podle toho, jaké informace obsahuje.

Dobře navržené tabulky dokážou informace zobrazit stručně a přehledně. Nevhodné formátování naopak může orientaci v datech ztížit. Jedna tabulka přitom často nahradí celý odstavec textu.

Tabulky samy o sobě neposkytují celý kontext, proto jejich význam podle potřeby vysvětlíme okolním textem. Při správném návrhu jsou vhodným způsobem prezentace organizovaných dat. Předpokladem je dodržení pravidel práce s tabulkami.

Vložení tabulky

Tabulku můžeme do dokumentu vložit zkopírováním již existující tabulky nebo vytvořením nové.

Novou tabulku nejčastěji vložíme pomocí Vložení – Tabulka. Pomocí připravené mřížky jednoduše zvolíme požadovaný počet řádků a sloupců:

Podrobnější možnosti nabízí příkaz Vložit tabulku. Otevře dialogové okno, ve kterém přesně zadáme počet sloupců a řádků. Můžeme zde také určit, jak se má šířka sloupců přizpůsobovat obsahu nebo dostupnému prostoru:

Pro nepravidelnou tabulku můžeme použít také volbu Navrhnout tabulku. Pomocí myši nejprve nakreslíme její vnější rámeček a následně doplníme jednotlivé řádky a sloupce. Jejich rozměry se mohou lišit, takže můžeme rovnou vytvářet složitější rozložení buněk.

Možnost Tabulka Excelu vloží do dokumentu interaktivní objekt. Volba Rychlé tabulky naopak nabízí předem připravené tabulky s určitým rozložením a formátováním. V nabídce najdeme například kalendáře:

Části tabulky

Základní skladební jednotkou tabulky je buňka. Buňky dohromady tvoří řádky a sloupce, přičemž tabulka může mít minimálně jeden řádek a jeden sloupec.

První řádek často slouží jako záhlaví a popisuje, jaké údaje jednotlivé sloupce obsahují. Záhlaví však není povinnou součástí každé tabulky. Některé tabulky používají také první sloupec pro popisy jednotlivých řádků. Další volitelnou částí je řádek souhrnů, který může obsahovat například součty, průměry nebo jiné souhrnné hodnoty.

Pravidla úpravy tabulek

Prohlédněme si jednoduchou tabulku se vzdálenostmi mezi městy:

Na její podobě si můžeme ukázat několik pravidel, která pomáhají zachovat přehlednost:

• textové popisky řádků obvykle zarovnáváme vlevo,
• záhlaví zarovnáváme jednotně, často doprostřed,
• záhlaví a důležité popisky můžeme zvýraznit například tučně,
• číselné hodnoty zpravidla zarovnáváme vpravo,
• šířku sloupců přizpůsobujeme jejich obsahu; sloupce se srovnatelným obsahem mohou mít stejnou šířku,
• chybějící nebo nepoužitelnou hodnotu označíme vhodným znakem, například pomlčkou.

Pokud v jednom sloupci uvádíme desetinná čísla, používáme u všech hodnot stejný počet desetinných míst, aby se daly snadno porovnávat.

U složitějších tabulek můžeme buňky také slučovat. Spojit můžeme buňky v jednom řádku, jednom sloupci nebo přes více řádků a sloupců. Sloučení se hodí například tehdy, když několik sloupců patří do společné kategorie. V naší tabulce jsou takto seskupené vzdálenosti v kilometrech a mílích. Vzniká tím víceúrovňové záhlaví, které zpřehledňuje vztah mezi jednotlivými sloupci.

Tabulku můžeme dále upravit tak, aby se v ní čtenář snadno orientoval. Doplníme například název a související skupiny údajů můžeme odlišit vhodným formátováním:

Při přípravě tabulky pro další čtenáře myslíme také na následující:

• tabulku uvedeme výstižným názvem, který vysvětluje její obsah,
• u údajů uvedeme jednotky, například v záhlaví sloupců,
• pokud používáme symboly nebo značky se zvláštním významem, jejich význam vysvětlíme,
• u převzatých údajů uvedeme zdroj informací, například pomocí odkazu nebo poznámky pod čarou.

Základní úpravy tabulek

Když už víme, jakého vzhledu chceme dosáhnout, ukážeme si základní nástroje pro jeho nastavení. Na vloženou tabulku klikneme pravým tlačítkem myši. Některé úpravy jsou dostupné přímo v místní nabídce, my ale zvolíme možnost Vlastnosti tabulky:

V dialogovém okně můžeme nastavit základní rozměry tabulky, sloupců, řádků a buněk. U buněk můžeme upravit také zarovnání obsahu. Pokud před otevřením dialogu vybereme více sloupců nebo řádků, můžeme stejné nastavení použít pro všechny vybrané části.

Na kartě Tabulka najdeme také tlačítko Ohraničení a stínování. Pomocí něj upravujeme vzhled čar kolem tabulky a jejích buněk nebo jejich stínování. Na druhé vzorové tabulce vidíme, že výrazné barvy nemusíme používat vždy, pokud informace dostatečně oddělíme vhodným ohraničením:

Stejně jako jinde můžeme i u tabulek některé formátování měnit přímo pomocí tlačítek na kartě Domů, například zarovnání nebo ohraničení.

Úprava struktury

Existující tabulky můžeme měnit také po stránce struktury. Chceme-li celou tabulku odstranit, vybereme ji a pod pravým tlačítkem zvolíme Odstranit tabulku. Pokud vybereme pouze část tabulky, můžeme pomocí volby Odstranit buňky určit, které prvky chceme odebrat:

Podobně funguje volba Vložit, pomocí které přidáváme nové části tabulky. Word vloží stejný počet řádků nebo sloupců, jaký jsme předem označili. Pokud tedy chceme vložit tři nové sloupce, nejprve označíme tři sloupce a následně použijeme příslušnou volbu Vložit.

Pokročilé úpravy

Po kliknutí do tabulky se zobrazí také karty Návrh tabulky a Rozložení. První z nich se zaměřuje především na vzhled tabulky, druhá na její strukturu. Najdeme zde kromě základních nástrojů také funkce vhodné pro rozsáhlejší tabulky.

Tabulka s mnoha řádky může pokračovat přes několik stránek. V takové situaci je užitečné zobrazit záhlaví na každé stránce, aby bylo stále zřejmé, co jednotlivé sloupce znamenají. Použijeme k tomu volbu Opakovat řádky záhlaví:

Na kartě Rozložení najdeme také možnost Převést na text. Ta odstraní tabulkovou strukturu, ale zachová její obsah ve formě běžného textu odděleného zvolenými znaky.

Shrnutí lekce

Tabulku vkládáme přes Vložení – Tabulka a její velikost určujeme počtem řádků a sloupců. Základem tabulky jsou buňky, které tvoří řádky a sloupce; pro dobrou přehlednost dbáme na vhodné zarovnání, zvýraznění záhlaví, jednotné formátování a uvedení jednotek či zdroje. Strukturu tabulky můžeme měnit vkládáním a odstraňováním řádků, sloupců a buněk nebo jejich slučováním. Na kartě Návrh tabulky upravujeme především vzhled a na kartě Rozložení strukturu, včetně opakování řádků záhlaví na dalších stránkách.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy ke 15. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.