Lekce 3 - Time management - Techniky, jak lépe hospodařit s časem

V minulé lekci, Time management - Stanovení priorit a cílů, jsme si vysvětlili důležitost stanovení priorit a cílů, které jsou cestou k úspěšnému zvládnutí time managementu.

V této lekci se zaměříme na techniky, které nám umožní lépe si zorganizovat náš čas. Patří mezi ně např. pravidlo dvou minut, to do list, porcování slona aj.

Účinné techniky, jak lépe hospodařit s časem

Není rozhodně nutné praktikovat ve svém životě všechny tyto poučky a zásady. Zvolme si pouze ty, které nám budou vyhovovat. Ale používejme je skutečně svědomitě a pravidelně. Pouze tak nám přinesou kýžené výsledky.

To do list

Jedná se vlastně o obyčejný seznam úkolů. Ten může mít mnoho podob. Od papírového po elektronický ve formě aplikace v telefonu. Důležitá je přehlednost.

Někomu vyhovují papírky na pracovním stole, které postupně vyhazuje a nahrazuje novými. Papírková metoda, ačkoliv ji sem tam použije každý z nás, není ovšem to nejvhodnější řešení. Lepší je mít vše zapsáno na jednom místě. Například v diáři, nástěnném kalendáři nebo v již zmíněné appce. Lze si také udělat více "to do" listů. Pracovní, soukromý nebo i rodinný ve formě přepisovací tabulky na lednici.

Pravidlo dvou minut

Úkoly, které zvládneme udělat do dvou minut nezapisujme, ale udělejme hned. Jedná se typicky například o příkaz v internetovém bankovnictví nebo vynesení odpadků. Leckdy nám takový úkol totiž trvá kratší dobu vykonat než zapsat.

Spolkněme žábu

Nejedná se o nabádání ke konzumaci žabích stehýnek 😊 Každý den si stanovme jeden nepříjemný úkol. Ten hned ráno splňme. Vyřešme reklamaci, objednejme se k zubaři, zavolejme nepříjemnému zákazníkovi…

V praxi to znamená - pro nás nejsložitější nebo nejnepříjemnější věc vyřiďme ten den jako první. Budeme mít to nejhorší za sebou a do dalších povinností se vrhneme s o to větším elánem. Toto pravidlo aplikujme spíše na kratší úkoly, abychom nepříjemným úkolem nestrávili celé dopoledne a neztratili chuť do plnění povinností.

Multitasking

Je schopnost zvládat několik úkolů najednou. Což se někdy hodí. Například při žehlení si můžeme pustit audio s výukou jazyka, nebo si zavolat během jízdy autem (samozřejmě za použití handsfree). Multitasking lze praktikovat u věcí rutinních. Nové úkoly však řešme raději samostatně. A nepřeskakujme chaoticky od jedné věci na druhou.

Nepřerušujme řetěz

Ať už se rozhodneme pravidelně cvičit, nebo se každý den naučit 10 anglických slovíček, svůj každodenní úspěch si vyznačme do kalendáře. Kroužkujme, vybarvujme, škrtejme, jak je komu libo.

To podstatné je, že když se podíváme na své předchozí úspěchy (například dvacet odcvičených dní), nebude se nám chtít tuto řadu přerušit a vyhecujeme se k výkonu. Můžeme využít i aplikací v telefonu, které nás budou na daný úkol každý den upozorňovat.

Tato praktika je velice vhodná také pro děti. Naučí je zodpovědnosti a pravidelnosti a ještě u ní mohou projevit svou kreativitu (všechny ty barvičky v kalendáři 😊).

Rozporcujme slona

V praxi to znamená, že je vhodné si složité a zejména dlouhodobé úkoly dělit na úkoly dílčí. Pokud budeme plnit náročné úkoly po částech, je pravděpodobné, že vytrváme.

Budík

Nečekejme, až se sami vzbudíme a používejme budík. Ať už klasický nebo ten v telefonu. Když budík zazvoní, vstaňme ihned. Neposunujme buzení, ať je jakkoliv lákavé si ještě pár minut pospat. Dostali bychom se zbytečně do časové tísně. Dobrým trikem je dát si budík do jiné místnosti. To nás donutí skutečně vstát. Předejdeme tím situaci, kdy bychom se hned od rána zbytečně vystresovali pozdním odchodem z domova. To platí i v případě studia nebo home office. Znáte to o ranním ptáčeti 🙂

Časování

Stanovme si u našich povinností termíny, do kterých mají být hotové. Definujme si úkoly denní, týdenní či čtvrtletní.

Časově ohraničené schůzky

Ať už se jedná o setkání pracovní, či soukromé, definujme si s protistranou čas, který budeme schůzce věnovat. Setkání tak bude efektivnější. To platí zejména v případě pracovní schůzky, kdy nebudeme marnit čas zbytečným "vykecáváním".

Pořádek

Řád ve věcech překvapivě přinese rovněž ušetřený čas. Vyhoďme věci, které nepotřebujeme. Například oblečení ve skříni, které nenosíme. Zredukujme šatník, který se tak stane přehledným. Každé ráno tak ušetříme vzácné minuty nad přemýšlením, co si vzít na sebe.

Ukliďme si na pracovním stole, v šanonech, ale i v telefonu a počítači. Odstraňme nepotřebné aplikace či soubory. Udělejme pořádek všude tam, kde cítíme určitý chaos. Když budeme vědět, kde jakou věc najít, ušetříme tím každý den spoustu času.

Vypněme notifikace

Nemusíme ihned vyřešit každý mail, který nám zrovna přistane ve schránce. Zrovna tak není bezpodmínečně nutné koukat na svůj smartphone co deset minut.

Pokud přestaneme sledovat upozornění na nové zprávy na WhatsAppu či Messnegeru, budeme se moci na svůj úkol plně soustředit. A to nám pomůže k jeho rychlejšímu vyřešení. Na sociální sítě, maily, telefonáty si vyhraďme omezený čas, který jim budeme věnovat. Zde pravidlo dvou minut neplatí.

Paretovo pravidlo 80/20

Pravidlo říká, že osmdesát procent úsilí, které v nejrůznějších oblastech vynaložíme, přináší jen dvacet procent výsledků, kterých jsme na jeho základě dosáhli.

Příklad? Představme si firemní poradu, kde 80 % času diskutuje pouze 20 % účastníků. Nebo fakt, že většinou 80 % firemních zisků generuje 20 % zákazníků. Případně 80 % času věnujeme činnostem, které nás těší pouze z 20 %.

Co z těchto tvrzení plyne? Naše úsilí je potřeba zaměřit tam, kde lze očekávat největší efekt.

Žijme v přítomnosti

Zdá se to možná samozřejmé, ale při hospodaření s časem je důležité žít tady a teď. Je sice vhodné poučit se z minulých chyb, ale neřešme zbytečně dlouho to, co bylo. Protože to už stejně nezměníme.

Co se týče budoucnosti, je výhodné plánovat a být na ni připraveni. Neměli bychom ovšem utíkat do budoucnosti až příliš. Známa klišé "až bude čas", "až budu mít dost peněz" a podobně.

Stíhat znamená přestat spěchat

Stíhat znamená přestat spěchat, říká sympatický kouč Mark Dzirasa. Více spěchat, neznamená více stíhat. Občas je dobré se zastavit a ujasnit si, proč vlastně spěcháme a co nám to přináší. Upustit z myšlenkového modelu "nestíhám", který se v naší společnosti nadužívá. "Mám dost času." To je ode dneška naše kouzelná mantra. Když zůstaneme v klidu, budeme efektivnější.

Analýza stráveného času

Pokud máme i přesto stále pocit, že nestíháme, zhodnoťme si zpětně svůj čas. Veďme si deník, kam si budeme poctivě zapisovat činnosti, které jsme celý den dělali. Jistě najdeme kostlivce ve skříni, se kterými se budeme moci s klidným srdcem rozloučit (hraní her na PC, seriály…).

Případně zjistíme, že některé nepodstatné povinnosti plníme ze setrvačnosti a můžeme je hravě delegovat na někoho jiného.

V příští lekci, Time management - Správné načasování práce a úkolů, si uvedeme význam denní doby pro zvládání našich úkolů a proč bychom měli znát naše biologické nastavení.