Lekce 3 - Příprava podkladů pro AI HR asistenta Nové

V minulé lekci, Workflow, AI agenti a multiagentní systémy, jsme si ukázali další možnosti automatizace pomocí workflow, AI agentů a multiagentních systémů.

V tomto tutoriálu kurzu AI automatizace a agenti pro firemní procesy si podrobněji představíme modelovou společnost EnergoSun s.r.o. a její personální agendu. Zaměříme se na to, jak připravit kvalitní podklady pro AI HR asistenta, který má pracovat podle skutečných firemních pravidel.

Seznámíme se se strukturou společnosti a s úkoly personálního oddělení. Poté si projdeme modelové HR dokumenty, které mohou tvořit znalostní základ asistenta. Ukážeme si také, které informace do společných podkladů patří a se kterými musíme pracovat opatrně.

Modelová společnost EnergoSun

Společnost EnergoSun s.r.o. navrhuje a instaluje fotovoltaické elektrárny, bateriová úložiště a související energetická řešení. Zaměřuje se na domácnosti a menší firmy v Česku.

Strukturu společnosti můžeme znázornit organizačním diagramem:

Ve společnosti pracuje 15 zaměstnanců:

Oddělení	Počet zaměstnanců	Hlavní činnost
Vedení	1	Strategické řízení společnosti
Obchodní management	1	Řízení obchodu, marketingu, HR a účetnictví
Technický management	1	Řízení technické přípravy a montáží
Obchod	2	Poptávky a komunikace se zákazníky
Technická příprava	2	Návrh řešení a technické posouzení
Montážní tým	5	Realizace zakázek
Marketing	1	Propagace a tvorba obsahu
HR a administrativa	1	Nábor, zaměstnanci a interní dokumenty
Účetnictví	1	Fakturace a ekonomická agenda

Jednatel přímo řídí obchodního a technického manažera. Obchodní manažer odpovídá za obchod, marketing, HR a účetnictví. Technický manažer vede technickou přípravu a montážní tým.

EnergoSun pravidelně řeší například:

• zpracování zákaznických poptávek,
• plánování prohlídek a montáží,
• přípravu marketingového obsahu,
• evidenci faktur a dokumentů,
• nábor a nástup zaměstnanců,
• interní otázky zaměstnanců.

Stejnou společnost budeme používat napříč kurzem. Jednotlivé automatizace tak budou pracovat se společným firemním prostředím.

Opakované úkoly personálního oddělení

Personální a administrativní agendu společnosti zajišťuje jeden zaměstnanec. Opakovaně vyhledává stejné informace a připravuje podobné podklady.

Mezi běžné úkoly patří:

• příprava pracovních inzerátů,
• porovnání životopisů s požadavky pozice,
• příprava otázek k pohovoru,
• organizace nástupu a odchodu zaměstnance,
• odpovídání na dotazy k docházce, dovolené a firemním pravidlům,
• tvorba návrhů dokumentů podle schválených vzorů.

Běžný chatbot interní pravidla společnosti nezná. Nestačí mu pouze zadat, aby se choval jako HR asistent. Bez kvalitních podkladů bude vycházet z obecných znalostí a jeho odpovědi nemusí odpovídat skutečným procesům firmy.

Připravíme proto podklady pro HR asistenta, který bude při práci vycházet z interních dokumentů společnosti. Jeho výstupy bude před použitím kontrolovat pracovník HR.

Příprava podkladů pro HR asistenta

Pro tento tutoriál je připraven balíček 20 modelových PDF dokumentů v archivu energosun_hr_asistent.zip. Dokumenty představují firemní pravidla, procesy, formuláře a testovací scénáře společnosti EnergoSun.

Všechny tyto PDF dokumenty byly vygenerovány pomocí AI jako ukázkové podklady pro kurz. Nejde o skutečnou personální dokumentaci ani o hotové vzory určené k použití v reálné společnosti. V praxi musí firma pracovat s vlastními aktuálními a schválenými dokumenty.

Soubory jsou rozdělené do tří složek podle svého účelu:

• 01_znalostni_baze/ – firemní pravidla, HR procesy a podklady ke konkrétním pracovním pozicím,
• 02_formulare_a_zaznamy/ – vzory formulářů, checklistů, dotazníků a evidenčních záznamů,
• 03_testovani/ – testovací scénáře pro ověření a ladění asistenta.

Dokumenty ve složce 01_znalostni_baze/:

• 01_firemni_profil_a_organizacni_struktura.pdf – představuje společnost, její oddělení, pracovní role, odpovědnosti a organizační strukturu,
• 02_zivotni_cyklus_zamestnance.pdf – popisuje práci se zaměstnancem od otevření pracovní pozice až po ukončení spolupráce,
• 03_standard_naboru_a_hiring_workflow.pdf – stanovuje postup náboru a odpovědnosti zapojených pracovníků,
• 04_zamestnanecka_prirucka.pdf – obsahuje základní firemní pravidla, provozní informace a zásady komunikace,
• 05_evidence_zamestnancu_a_one_to_one.pdf – určuje způsob vedení zaměstnaneckých karet a záznamů z individuálních schůzek,
• 06_spokojenost_a_retence.pdf – popisuje práci se spokojeností zaměstnanců, zpětnou vazbou a rizikem odchodu,
• 07_majetek_pristupy_a_opravneni.pdf – upravuje přidělování a odebírání vybavení, přístupů a oprávnění,
• 08_vzory_smluv_a_pracovnich_priloh.pdf – obsahuje modelové struktury pracovních dokumentů a pravidla jejich používání,
• pos-003_obchodnik_zivotni_cyklus.pdf – shrnuje požadavky, nábor, onboarding, rozvoj a ukončení spolupráce pro pozici obchodníka,
• pos-007_hr_administrativa_zivotni_cyklus.pdf – popisuje stejné oblasti pro pozici pracovníka HR a administrativy.

Dokumenty ve složce 02_formulare_a_zaznamy/:

• formular_01_zadani_nove_pozice.pdf – slouží ke shromáždění informací pro otevření nové pracovní pozice,
• formular_02_hodnoceni_kandidata.pdf – sjednocuje hodnocení kandidátů a zápis výsledků výběrového řízení,
• formular_03_protokol_onboarding.pdf – kontroluje přípravu nástupu, předání vybavení, přidělení přístupů a průběh adaptace,
• formular_04_karta_zamestnance.pdf – poskytuje strukturu pro evidenci pracovního vztahu, pozice, cílů a rozvoje zaměstnance,
• formular_05_zaznam_one_to_one.pdf – zachycuje témata, závěry a úkoly z individuální schůzky zaměstnance s manažerem,
• formular_06_adaptacni_dotaznik.pdf – získává zpětnou vazbu zaměstnance na nástup a počáteční adaptaci,
• formular_07_pruzkum_spokojenosti.pdf – slouží ke zjišťování spokojenosti zaměstnanců a problémů v pracovním prostředí,
• formular_08_vystupni_dotaznik.pdf – zaznamenává důvody odchodu a zpětnou vazbu při ukončení spolupráce,
• formular_09_protokol_offboarding.pdf – kontroluje předání práce, vrácení majetku a odebrání přístupů při odchodu zaměstnance.

Dokument ve složce 03_testovani/:

• testovaci_sada_hr_asistenta.pdf – obsahuje testovací otázky, modelové situace a očekávané chování asistenta.

Podívejme se na titulní stránku zaměstnanecké příručky společnosti EnergoSun:

Přehled ukazuje, že znalostní bázi nevytváříme tak, že do ní pouze nahrajeme všechny dostupné soubory. Musíme promyslet, na jaké otázky má asistent odpovídat, jaké procesy má znát a jakou podobu mají mít jeho výstupy.

Formuláře neslouží jako skutečná personální databáze. Asistent podle nich může připravit návrh dokumentu, ale vyplněný záznam musí člověk zkontrolovat a uložit do určeného firemního systému.

Ukázka onboardingového protokolu obsahuje kontrolní seznam úkolů před nástupem zaměstnance:

Soubor ze složky 03_testovani/ do podkladů asistenta nenahráváme. Obsahuje otázky a očekávané výsledky, pomocí kterých budeme jeho odpovědi samostatně ověřovat. Kdyby měl testovací sadu k dispozici, výsledky testování by nebyly věrohodné.

Podklady v našem balíčku obsahují pouze modelová data. Ve skutečné firmě zpřístupníme asistentovi jen informace, které potřebuje ke konkrétním úkolům a ke kterým má mít přístup.

Skutečné životopisy, vyplněné zaměstnanecké karty ani záznamy z individuálních schůzek běžně nevkládáme do společné znalostní báze určené pro všechny dotazy asistenta. Pokud potřebujeme například porovnat životopis kandidáta s požadavky pozice, předáme jej AI pouze pro tento konkrétní úkol a v prostředí schváleném firmou. Údaje, které pro posouzení nepotřebujeme, můžeme před zpracováním odstranit. Výsledek následně zkontroluje pracovník HR a s dokumentem dále pracujeme podle firemních pravidel pro ochranu a uchovávání osobních údajů.

Reálná náročnost přípravy asistenta

Kvalitního firemního asistenta nevytvoříme jedním obecným promptem. Pokud firma nemá své postupy dobře popsané, musíme dokumenty nejprve vytvořit, sjednotit a schválit.

Nejvíce práce proto často nezabere samotné nastavení asistenta, ale příprava kvalitních a aktuálních podkladů. Kvalita odpovědí asistenta přímo závisí na kvalitě informací, které mu zpřístupníme.

Asistent navíc nenahrazuje pracovníka HR při citlivé komunikaci, nestandardních případech, právních otázkách ani konečných rozhodnutích. Před praktickým použitím proto musíme určit nejen jeho znalosti, ale také hranice úkolů, které smí vykonávat.

Shrnutí

Pro AI HR asistenta nejprve připravíme kvalitní, aktuální a schválené firemní podklady. Znalostní bázi sestavujeme podle konkrétních úkolů asistenta a nevkládáme do ní bez rozmyslu všechny dostupné dokumenty. U osobních údajů omezujeme jejich zpřístupnění na konkrétní účel a výsledky asistenta ponecháváme pod kontrolou pracovníka HR.

V další lekci, Vytvoření a testování AI HR asistenta v ChatGPT, si v ChatGPT vytvoříme HR asistenta EnergoSun, přidáme mu instrukce a firemní podklady a následně otestujeme jeho odpovědi.

 

Měl jsi s čímkoli problém? Stáhni si vzorové řešení níže a porovnej ho se svým projektem, chybu tak snadno najdeš.