Lekce 1 - Microsoft Outlook - Přidání a nastavení účtu
Vítejte u první lekce e-learning kurzu Microsoft Outlook pro začátečníky. Naučíme se pracovat s e-maily, udržovat přehled v poštovní schránce, plánovat schůzky a spravovat kontakty.
V dnešním tutoriálu se seznámíme s prostředím aplikace, připojíme e-mailový účet a ukážeme si, kde najdeme poštu, kalendář a nastavení.
Minimální požadavky
Pro tento kurz nepotřebujeme předchozí zkušenosti s Outlookem. Stačí běžná práce s počítačem.
Microsoft Outlook a elektronická pošta
Outlook si můžeme představit jako pracovní místo s poštovní schránkou, kalendářem a adresářem. Vyřídíme zde zprávy, naplánujeme poradu a najdeme kontakt na kolegu.
Program pro práci s elektronickou poštou označujeme jako e-mailový klient. Zprávy v něm odesíláme, přijímáme, vyhledáváme a uspořádáváme. Připojený soubor, například dokument nebo fotografii, nazýváme příloha.
E-mailový účet a aplikace Outlook
E-mailový účet nám zajišťuje přístup k poštovní schránce. Patří k němu e-mailová adresa pro přijímání zpráv. Účet nám poskytuje například zaměstnavatel, škola nebo služba jako Outlook.com či Gmail.
E-mailový účet není totéž co aplikace Outlook. Ke stejné schránce můžeme přistupovat různými způsoby, například z počítače, webového prohlížeče nebo telefonu.
Přidáním účtu do Outlooku připojíme již existující schránku. Nevytváříme tím novou e-mailovou adresu. V aplikaci můžeme používat více účtů, například pracovní a osobní.
Kalendář, kontakty a úkoly
Další části Outlooku využijeme při organizaci času a spolupráci:
- V kalendáři evidujeme události a plánujeme schůzky s dalšími účastníky.
- V kontaktech uchováváme jména, e-mailové adresy a další údaje.
- Úkoly a Microsoft To Do slouží ke sledování povinností a termínů. Jejich zapojení se liší podle varianty Outlooku.
Dostupnost sdílení kalendářů a dalších funkcí závisí také na připojeném účtu.
Podoby Microsoft Outlooku
Microsoft Outlook můžeme používat jako desktopovou aplikaci, webovou aplikaci nebo mobilní aplikaci. Všechny umožňují pracovat s elektronickou poštou, ale liší se způsobem spuštění, ovládáním a dostupnými funkcemi.
Mobilní Outlook pro Android a iOS umožňuje pracovat s poštou a kalendářem na cestách. Jeho ovládání je přizpůsobené dotykové obrazovce.
Klasický Outlook a nový Outlook pro Windows
Ve Windows se setkáme se dvěma samostatnými desktopovými aplikacemi: novým Outlookem (Outlook New) a klasickým Outlookem (Outlook Classic):
Na novějších počítačích s Windows 11 bývá nový Outlook již předinstalovaný. Pokud jej nemáme, můžeme si ho zdarma stáhnout z Microsoft Storu. Klasický Outlook lze samostatně stáhnout z webu Microsoftu.
Klasický Outlook nabízí pokročilé možnosti správy pošty, datových souborů a firemních doplňků. Hodí se proto zejména pro náročnější práci ve firmách. K jeho používání však potřebujeme odpovídající licenci.
Nový Outlook má modernější prostředí podobné webové verzi Outlooku. Pro běžnou práci s e-maily, kalendářem a kontakty nám zpravidla postačí. V tomto kurzu budeme primárně používat nový Outlook pro Windows.
Microsoft postupně směřuje k přechodu uživatelů na nový Outlook pro Windows. Klasický Outlook však zůstává nadále podporovaný.
Outlook na webu
Webový Outlook otevíráme přímo v internetovém prohlížeči, například v Microsoft Edge nebo Google Chrome. Nemusíme instalovat desktopovou aplikaci. Stačí se přihlásit ke svému účtu.
Podle typu účtu rozlišujeme dvě služby:
- Outlook.com používáme především pro osobní účty
Microsoft, například adresy končící na
@outlook.comnebo@hotmail.com. - Outlook na webu využíváme zejména s pracovními a školními účty Microsoft 365.
Obě webová prostředí se svým ovládáním podobají novému Outlooku pro Windows.
Výhody desktopového Outlooku
Pro běžné čtení a odesílání e-mailů nám často postačí webový Outlook. Jeho výhodou je snadný přístup z různých počítačů bez instalace programu.
Desktopový Outlook se nám hodí zejména při každodenní práci ve Windows. Můžeme jej spouštět přímo z hlavního panelu, využívat oznámení systému a mít část pošty dostupnou i bez připojení k internetu.
Spuštění aplikace Microsoft Outlook
Praktické postupy si vyzkoušíme na počítači s Windows. Pro připojení poštovní schránky budeme potřebovat internetové připojení a přístup k existujícímu e-mailovému účtu.
Outlook spustíme prostřednictvím nabídky Start. Do
vyhledávání napíšeme Outlook a z výsledků vybereme
požadovanou aplikaci. Pokud máme nainstalované obě varianty, mohou se
zobrazit dvě samostatné položky:
Aplikaci můžeme spustit také z hlavního panelu Windows nebo dvojklikem na zástupce na pracovní ploše.
První nastavení e-mailového účtu
Při prvním spuštění Outlooku se obvykle automaticky otevře průvodce připojením e-mailového účtu. Připravíme si svou e-mailovou adresu a přihlašovací údaje. Outlook se pokusí rozpoznat poskytovatele pošty a účet nastavit automaticky.
První krok se mezi novým a klasickým Outlookem mírně liší:
-
V novém Outlooku se nám zobrazí okno Přidejte všechny své e-mailové účty.
V nabídce Navrhované účty vybereme požadovanou e-mailovou adresu, případně zadáme jinou. Poté klikneme na Pokračovat:
-
V klasickém Outlooku se zobrazí úvodní okno s polem E-mailová adresa. Zadáme adresu schránky, kterou chceme používat.
Následně klikneme na Připojit:
Možnost Upřesnit možnosti slouží k ručnímu nastavení účtu. Při běžném připojení ji nepotřebujeme.
V dalším kroku se přihlásíme ke svému e-mailovému účtu. Podle poskytovatele může být potřeba zadat heslo, potvrdit přihlášení v mobilní aplikaci nebo povolit Outlooku přístup k poště.
Po úspěšném připojení začne Outlook načítat zprávy a další dostupná data. První synchronizace může chvíli trvat. Následně se zobrazí hlavní okno aplikace, ve kterém budeme pracovat.
Typy e-mailových účtů
Outlook dokáže většinu běžných e-mailových účtů nastavit automaticky. Patří mezi ně například pracovní a školní účty Microsoft 365, osobní účty Outlook.com nebo Gmail od Googlu. V těchto případech stačí zadat e-mailovou adresu a dokončit přihlášení.
Pokud automatické nastavení nefunguje nebo pokud používáme schránku od jiného poskytovatele, je potřeba ruční konfigurace. V takovém případě získáme potřebné údaje od poskytovatele e-mailu nebo správce firemní pošty.
Při ruční konfiguraci potřebujeme určit způsob přijímání a odesílání zpráv. Setkáme se především s následujícími komunikačními protokoly, tedy pravidly pro přenos e-mailů:
- IMAP synchronizuje zprávy a složky mezi poštovním serverem a našimi zařízeními. Pokud například zprávu v Outlooku označíme jako přečtenou, změna se projeví i na dalších zařízeních.
- POP slouží ke stahování příchozích zpráv do počítače. Na rozdíl od IMAP běžně nesynchronizuje stav zpráv ani uspořádání složek mezi zařízeními.
- SMTP zajišťuje odesílání e-mailů z Outlooku na poštovní server.
Při nastavování zadáváme také další údaje:
- Server příchozí a odchozí pošty – adresy serverů, se kterými Outlook komunikuje. Pro příchozí poštu použijeme server IMAP nebo POP, pro odchozí server SMTP.
- Port – číslo určující, jakým způsobem se aplikace k serveru připojuje.
- Zabezpečení připojení – zpravidla SSL/TLS nebo STARTTLS, které chrání komunikaci se serverem.
- Přihlašovací údaje – uživatelské jméno a způsob ověření, případně heslo nebo heslo pro aplikaci podle požadavků poskytovatele.
Pokud máme na výběr mezi IMAP a POP, pro běžné používání pošty na více zařízeních obvykle zvolíme IMAP. Konkrétní adresy serverů, porty a zabezpečení vždy převezmeme z pokynů poskytovatele e-mailu.
Základní orientace v prostředí Outlooku
Po připojení e-mailového účtu se zobrazí hlavní okno Outlooku. Seznámíme se s jeho základními částmi, které budeme při práci s poštou pravidelně používat.
Prostředí obou variant obsahuje několik důležitých oblastí:
- Pás karet v horní části okna nabízí příkazy pro práci se zprávami, například vytvoření nového e-mailu, odpověď nebo odstranění zprávy.
- Seznam složek umožňuje přecházet mezi doručenou a odeslanou poštou, koncepty a dalšími složkami.
- Seznam zpráv zobrazuje e-maily ve vybrané složce. Kliknutím na některou zprávu ji otevřeme.
- Podokno čtení zobrazuje obsah vybrané zprávy, aniž bychom museli otevírat samostatné okno.
Outlook nabízí také kalendář pro plánování schůzek a část Lidé pro správu kontaktů. Mezi těmito částmi přecházíme pomocí navigačních ikon.
Porovnejme, jak jsou jednotlivé oblasti uspořádané v novém a klasickém Outlooku:
-
V novém Outlooku najdeme navigační ikony podél levého okraje okna. Pomocí nich můžeme přepínat mezi poštou, kalendářem a kontakty.
Vedle navigace se nacházejí poštovní složky, uprostřed seznam zpráv a napravo podokno čtení:
-
V klasickém Outlooku najdeme poštovní složky vlevo, seznam zpráv uprostřed a podokno čtení napravo. Hlavní příkazy jsou uspořádané na pásu karet v horní části okna.
Výrazným rozdílem je umístění navigace mezi poštou, kalendářem a kontakty. Na našem obrázku se nachází v levém dolním rohu:
Přestože obě aplikace vypadají odlišně, základní práce s poštou je podobná. Vybereme složku, otevřeme požadovanou zprávu a pomocí příkazů na pásu karet s ní dále pracujeme.
Nastavení aplikace Outlook
Po seznámení s hlavním oknem se podíváme také na nastavení aplikace.
-
V novém Outlooku otevřeme nastavení pomocí tlačítka Nastavení s ikonou ozubeného kola v pravé horní části okna. Zde můžeme spravovat účty, vzhled aplikace a další předvolby:
-
V klasickém Outlooku otevřeme většinu pokročilých nastavení přes kartu Soubor. Z ní můžeme pokračovat například do nabídky Možnosti nebo Nastavení účtu:
Pokročilé nastavení pošty a účtů
Outlook umožňuje pracovat s poštou i bez internetového připojení a nabízí pokročilé možnosti správy e-mailových účtů a místních datových souborů. Při běžném používání tato nastavení zpravidla nemusíme měnit.
Pokud však potřebujeme například zpřístupnit více zpráv offline nebo upravit nastavení účtu, postupujeme podle instrukcí v rozbalovací nabídce.
Práce s poštou bez internetu
Desktopový Outlook může ukládat část zpráv do počítače, abychom k nim měli přístup i bez internetu. Rozsah ukládané pošty lze upravit podle potřeby. Kratší období šetří místo na disku, delší nám umožní prohlížet více starších zpráv offline.
-
V novém Outlooku otevřeme Nastavení → Obecné → Offline.
Zde můžeme zapnout nebo vypnout offline přístup, vybrat ukládané složky a nastavit rozsah pošty na posledních 7, 30, 90 nebo 180 dní. Výchozí období je 30 dní:
-
U účtů Microsoft 365 a Exchange používá klasický Outlook režim Cached Exchange Mode. Ten uchovává místní kopii synchronizovaných dat.
Otevřeme Soubor → Nastavení účtu → Nastavení účtu. Vybereme příslušný účet a klikneme na Změnit.
V nastavení offline pošty zvolíme požadované období, například poslední tři měsíce nebo možnost Vše:
Změnou rozsahu offline pošty nemažeme starší e-maily ze serveru. Zprávy, které nejsou uložené v počítači, zůstávají v poštovní schránce a při připojení k internetu k nim můžeme přistupovat.
Správa e-mailových účtů
V obou variantách Outlooku můžeme zobrazit připojené účty, spravovat jejich nastavení nebo je z aplikace odebrat. Klasický Outlook navíc nabízí podrobnější možnosti konfigurace a správy místních dat.
-
V novém Outlooku otevřeme Nastavení → Účty → Vaše účty:
Zobrazí se seznam připojených e-mailových účtů. Zde máme možnost přidat nový účet nebo vybraný stávající účet Spravovat. Podle typu účtu zde můžeme například změnit jeho některé vlastnosti, nastavit jej jako primární nebo jej z Outlooku odebrat.
Nový Outlook nabízí omezené možnosti práce se soubory
.pst, například jejich otevření a export dat. Některé funkce vyžadují odpovídající licenci a instalaci klasického Outlooku. -
V klasickém Outlooku otevřeme Soubor → Nastavení účtu → Nastavení účtu.
Zobrazí se dialogové okno se seznamem připojených účtů. Po výběru účtu můžeme změnit jeho nastavení nebo jej z aplikace odebrat:
Klasický Outlook nabízí také další možnosti správy dat a služeb:
- Datové soubory slouží ke správě místních souborů Outlooku.
Soubor
.pstmůžeme využít například k archivaci e-mailů, zatímco.ostobsahuje místní kopii synchronizovaných dat. - Informační kanály RSS umožňují odebírat novinky z webových stránek přímo v Outlooku. Tato funkce není v novém Outlooku podporovaná.
- Adresáře slouží ke správě zdrojů kontaktů pro výběr příjemců zpráv.
- Datové soubory slouží ke správě místních souborů Outlooku.
Soubor
Odebráním účtu z aplikace Outlook nerušíme samotnou e-mailovou schránku u poskytovatele. Ukončíme pouze její používání v Outlooku. Při odebírání účtu si vždy přečteme upozornění, zejména pokud aplikace nabízí odebrání z více zařízení.
Copilot v Microsoft Outlooku
V podporovaných variantách Outlooku se můžeme setkat také s Copilotem. Využívá umělou inteligenci například k vytvoření návrhu e-mailu, úpravě jeho formulace nebo shrnutí delší komunikace.
Dostupnost funkcí závisí na licenci, účtu, variantě aplikace a nastavení organizace. Copilota můžeme využít například při přípravě odpovědi na pracovní e-mail. Zadáme mu požadovaný obsah a následně upravíme vytvořený návrh.
Praktické tipy pro práci s umělou inteligencí jsou v kurzu označené fialovými AI boxy. Najdeme v nich postupy, ve kterých nám může AI ušetřit čas nebo usnadnit běžnou práci.
Návrhy vytvořené umělou inteligencí před použitím zkontrolujeme. U e-mailů ověříme zejména jména, termíny a případné přísliby. Shrnutí porovnáme s původními zprávami.
Shrnutí lekce
Microsoft Outlook propojuje práci s elektronickou poštou, kalendářem a kontakty. Můžeme jej používat jako nový nebo klasický desktopový program pro Windows, webovou aplikaci či mobilní aplikaci. Vysvětlili jsme si rozdíly mezi jednotlivými variantami a postup připojení existujícího e-mailového účtu.
V příští lekci, Copilot v Microsoft Outlooku, si ukážeme, jak pomocí Microsoft Copilotu v Outlooku vytvářet a upravovat e-maily, shrnovat korespondenci a zadávat účinné prompty.
