Lekce 2 - Microsoft Outlook - Základní ovládání Nové
V minulé lekci, Microsoft Outlook - Přidání a nastavení účtu, jsme si představili varianty Microsoft Outlooku, připojili e-mailový účet a seznámili se s prostředím aplikace a jeho základním nastavením.
V tomto tutoriálu kurzu Microsoft Outlook pro začátečníky si vyzkoušíme praktické ovládání poštovní schránky. Naučíme se přecházet mezi složkami, prohlížet a vyhledávat zprávy a používat příkazy na pásu karet. Ukážeme si také, jak v novém a klasickém Outlooku pro Windows upravit rozložení okna, umístění podokna čtení nebo zobrazení pásu karet.
Ovládání pošty v Microsoft Outlooku
Outlook otevřeme v části Pošta. V hlavním okně budeme pracovat především s poštovními složkami, seznamem zpráv a podoknem čtení. Na jednotlivých příkladech si ukážeme, jak tyto části využívat.
Základní orientace v hlavním okně
Nejprve se podíváme na celkové rozložení prostředí. Na následujících obrázcích jsou zvýrazněné nejdůležitější oblasti: navigace, vyhledávání, pás karet, podokno složek, seznam zpráv a podokno čtení.
Porovnejme jejich umístění v obou variantách Outlooku:
-
V novém Outlooku najdeme navigaci podél levého okraje okna. Vedle ní se nachází seznam poštovních složek, uprostřed seznam zpráv a napravo podokno čtení. Vyhledávací pole a pás karet jsou umístěné v horní části okna:
-
Klasický Outlook obsahuje podobné oblasti jako nový Outlook, liší se však jejich rozložením a podobou některých příkazů. Navíc zde najdeme stavový řádek ve spodní části okna:
Nyní si jednotlivé oblasti postupně projdeme a vyzkoušíme jejich ovládání.
Poštovní složky
V levé části okna najdeme podokno složek. Umožňuje přecházet mezi jednotlivými částmi naší poštovní schránky.
Mezi nejpoužívanější složky patří:
| Složka | Co v ní najdeme |
|---|---|
| Doručená pošta | Přijaté zprávy, které jsme nepřesunuli jinam |
| Koncepty | Rozepsané a dosud neodeslané zprávy |
| Odeslaná pošta | Uložené kopie odeslaných zpráv |
| Odstraněná pošta | Odstraněné zprávy před jejich trvalým vymazáním |
| Nevyžádaná pošta | Zprávy vyhodnocené jako nevyžádané |
Vyzkoušíme si přecházení mezi složkami. Nejprve klikneme na Doručenou poštu, potom na Odeslanou poštu a nakonec se vrátíme do Doručené pošty.
Umístění složek se v obou variantách Outlooku mírně liší:
-
V novém Outlooku najdeme podokno složek vedle svislé navigace na levém okraji okna. Nad seznamem účtů se může zobrazovat také oddíl Oblíbené s často používanými složkami:
-
V klasickém Outlooku se poštovní složky nacházejí v levém panelu. Pokud máme přidaných více účtů, můžeme jejich složky rozbalovat samostatně:
Pokud používáme více e-mailových účtů, před výběrem složky zkontrolujeme také název schránky.
Seznam zpráv a jejich prohlížení
Po výběru složky se zobrazí její seznam zpráv. U jednotlivých e-mailů vidíme odesílatele, předmět, datum přijetí a krátký náhled textu. Nepřečtené zprávy bývají zvýrazněné tučně.
Kliknutím na vybraný e-mail zobrazíme jeho obsah v podokně čtení. Dvojklikem můžeme zprávu otevřít také v samostatném okně. Tímto způsobem můžeme rychle procházet doručenou poštu.
Filtrování a řazení zpráv
Při větším množství e-mailů nám pomůže filtrování, které dočasně zobrazí pouze zprávy splňující určitou podmínku.
Například pokud chceme zkontrolovat nepřečtené e-maily, v nabídce filtru nad seznamem zpráv vybereme Nepřečtené. Po kontrole se vrátíme k zobrazení všech zpráv.
Zprávy můžeme také řadit například podle data přijetí nebo odesílatele. Výběrem požadovaného řazení změníme pořadí zpráv v seznamu, nikoli jejich obsah nebo umístění ve složkách.
-
V novém Outlooku najdeme nad seznamem zpráv ikony pro výběr, filtrování a řazení. Pomocí filtru můžeme například zobrazit pouze nepřečtené zprávy. Nabídka řazení nám umožní změnit jejich pořadí:
-
V klasickém Outlooku přepínáme mezi zobrazením Všechny a Nepřečtené přímo nad seznamem zpráv. Ve stejné oblasti najdeme také ovládací prvky pro změnu jejich řazení:
Vyzkoušíme si zobrazit pouze nepřečtené zprávy a následně obnovit zobrazení všech e-mailů. Potom změníme jejich řazení podle data a porovnáme výsledné pořadí.
Vyhledávání e-mailových zpráv
Pokud potřebujeme najít konkrétní e-mail, nemusíme postupně procházet všechny složky. Využijeme vyhledávací pole.
-
V novém Outlooku najdeme vyhledávací pole Hledat v horní modré liště aplikace:
-
V klasickém Outlooku se vyhledávací pole nachází nad seznamem zpráv. Vedle něj můžeme zvolit také rozsah hledání, například Aktuální poštovní schránka:
Vyzkoušíme si najít zprávu podle jejího předmětu:
- Klikneme do vyhledávacího pole.
- Napíšeme například
schůzkaa stiskneme Enter. - V seznamu výsledků vybereme požadovanou zprávu.
Outlook vyhledává zprávy odpovídající zadanému výrazu. Můžeme hledat také podle jména nebo e-mailové adresy odesílatele.
Pokud dostaneme příliš mnoho výsledků, zúžíme rozsah hledání například na aktuální složku. Pokud naopak požadovanou zprávu nenajdeme, zkontrolujeme, zda nehledáme pouze v části poštovní schránky.
U více připojených účtů sledujeme také to, ve kterém účtu hledáme. Zejména v novém Outlooku vyhledávání neprochází automaticky všechny přidané účty současně.
Po dokončení hledání se vrátíme k běžnému zobrazení pošty pomocí možnosti pro zavření výsledků hledání.
Pás karet a jeho příkazy
Pás karet najdeme v horní části Outlooku. Obsahuje příkazy pro práci s poštou a nastavení jejího zobrazení. Příkazy jsou rozdělené do skupin a karet. Jejich nabídka závisí na tom, zda právě pracujeme s poštou, kalendářem nebo jinou částí aplikace.
-
V novém Outlooku využijeme zejména kartu Domů pro běžnou práci se zprávami a kartu Zobrazit pro přizpůsobení prostředí.
Příkazy na pásu karet jsou uspořádané do skupin, například Nové, Odstranit nebo Odpovědět. Některé příkazy mohou být neaktivní, dokud nevybereme konkrétní zprávu:
-
V klasickém Outlooku najdeme více samostatných karet:
- Domů obsahuje běžné příkazy pro práci se zprávami.
- Odesílání a příjem nabízí možnosti související s načítáním a odesíláním pošty.
- Složka obsahuje nástroje pro správu poštovních složek.
- Zobrazení umožňuje měnit rozložení a vzhled jednotlivých částí okna:
Prozatím si vyzkoušíme přepínání mezi jednotlivými kartami. Všimneme si, že se pod jejich názvy mění dostupné příkazy.
Stavový řádek v klasickém Outlooku
Klasický Outlook obsahuje ve spodní části okna stavový řádek. Můžeme zde sledovat například stav připojení k poštovnímu serveru.
Pokud se pošta nenačítá, zkontrolujeme, zda Outlook nehlásí stav Odpojeno nebo Pracovat offline:
Nový Outlook nemá stejný stavový řádek jako klasická aplikace. Případné problémy s připojením oznamuje jiným způsobem přímo v prostředí aplikace.
Přizpůsobení prostředí Outlooku
Prostředí Outlooku si můžeme upravit podle velikosti obrazovky a vlastních potřeb. Vyzkoušíme si několik nastavení, která nám usnadní čtení zpráv a orientaci v poštovní schránce.
Rozložení podokna čtení a dalších panelů
Začneme podoknem čtení, které můžeme umístit napravo od seznamu zpráv, přesunout pod něj nebo skrýt. Upravíme také zobrazení složek a dalších panelů.
Potřebné možnosti najdeme na pásu karet.
-
V novém Outlooku otevřeme kartu Zobrazit. Ve skupině Rozložení najdeme následující možnosti:
- Podokno čtení umožňuje zobrazit obsah vybrané zprávy vpravo od seznamu e-mailů nebo pod ním. Podokno můžeme také skrýt.
- Podokno složky slouží k úpravě zobrazení levého panelu se složkami a oddílu Oblíbené.
- Můj den zobrazí panel s kalendářem a úkoly.
- Hustota umožňuje upravit rozestupy mezi položkami v seznamu zpráv.
Ve stejné skupině najdeme také nabídku Pás karet, které se budeme věnovat samostatně:
-
V klasickém Outlooku otevřeme kartu Zobrazení. Pomocí nabídky Podokno čtení můžeme vybrat jednu ze tří možností:
- Vpravo zobrazí obsah zprávy vedle seznamu e-mailů.
- Dole přesune obsah zprávy pod seznam.
- Vypnuté podokno čtení skryje.
Na stejné kartě najdeme také nabídku Podokno složek, pomocí které můžeme levý panel zobrazit, minimalizovat nebo vypnout. Nabídka Panel úkolů slouží k zobrazení dalších informací, například nadcházejících událostí nebo úkolů:
Vyzkoušíme si změnit umístění podokna čtení tak, aby se obsah zprávy zobrazoval pod seznamem e-mailů. Potom jej vrátíme na pravou stranu.
Stejným způsobem můžeme kdykoli upravit i ostatní části prostředí podle velikosti obrazovky a vlastních potřeb.
Úprava zobrazení pásu karet
Pás karet obsahuje příkazy pro práci s Outlookem, ale zároveň zabírá místo v horní části okna. Pokud chceme získat více prostoru pro zprávy, můžeme změnit jeho zobrazení.
-
V novém Outlooku najdeme na pravém dolním okraji pásu karet malou šipku s nápovědou Přepnout rozložení.
Kliknutím na šipku přepneme mezi rozšířeným a úspornějším zobrazením pásu karet. V úspornějším zobrazení zabírají příkazy méně místa a některé najdeme v rozbalovacích nabídkách.
Opětovným kliknutím na šipku se vrátíme k původnímu rozložení:
-
V klasickém Outlooku klikneme na šipku v pravém dolním rohu pásu karet. Otevře se nabídka s několika možnostmi:
- Klasický pás karet zobrazuje příkazy v několika řádcích.
- Zjednodušený pás karet zobrazuje nejpoužívanější příkazy v jednom řádku.
- Zobrazit pouze karty skryje příkazy a ponechá viditelné jen názvy karet, například Domů nebo Zobrazení.
Pokud chceme, aby pás karet zůstal trvale viditelný, vybereme Vždy zobrazovat pás karet:
Shrnutí lekce
Naučili jsme se přecházet mezi poštovními složkami, prohlížet zprávy a využívat filtrování i vyhledávání. Seznámili jsme se s příkazy na pásu karet a rozdíly mezi novým a klasickým Outlookem. Vyzkoušeli jsme si také přizpůsobení prostředí, zejména umístění podokna čtení, zobrazení složek a úpravu pásu karet.
V příští lekci, Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu, si ukážeme vytváření a odesílání e-mailů v Microsoft Outlooku. Vyzkoušíme si práci s příjemci, přílohami, odpověďmi a přeposíláním zpráv.
